Handbuch

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[ [File:Handbuch.png] ] FOSSGIS-Konferenz-Handbuch

Unterseiten

• Thema der Konferenz
• Zeitraster
• Inhaltliches Programm
• Rahmenprogramm
• Ausstellung
• Sponsoren
• Teilnehmerbetreuung
• Catering
• Tagungsband
• Räumlichkeiten
• Technik
• Werbung und Öffentlichkeitsarbeit
• Teilnehmerbefragung
• Zeitplanung
• Finanzen
• Arbeitsteilung und Aufgabenkatalog
• Online-Event
• Nachhaltigkeit
• Lessons Learned

Anhang

• Info an Vortragende
• Rundmail an Aussteller kurz vor Konferenzbeginn
• Rundmail an Teilnehmer kurz vor Konferenzbeginn
• Aufgaben des Session-Leiters
• Hinweise zur Nutzung des Vortragsverwaltungssystems für das PK

Vorlagen

• Konferenz 2013/Workshop Orga

Einleitung

Dieses Handbuch enthält die Erfahrungen und Beschlüsse aus mehreren Jahren FOSSGIS-Organisation. Es soll helfen, die Organisation zukünftiger FOSSGIS-Konferenzen übersichtlicher und einfacher zu gestalten.

In diesem Dokument wird vieles mit Begriffen wie „soll“ oder „muss“ festgelegt. Damit soll ein verlässlicher Rahmen geschaffen werden. Jeder soll wissen, was seine Aufgaben sind und welche Entscheidungen er innerhalb des Rahmens treffen darf und verantworten muss. Dies soll aber nicht als Einschränkung unserer Freiheit verstanden werden, die Dinge so zu ändern, wie wir es für richtig halten. Natürlich kann auch in Zukunft alles geändert werden. Das Dokument soll aber den „Normalzustand“ dokumentieren: Wenn es so läuft wie hier beschrieben, muss man nicht mehr diskutieren.

Erklärungen zum Hintergrund verschiedener Entscheidungen sind wie dieser Paragraph im Notiz-Stil gekennzeichnet. Sie sind vor allem für Leute interessant, die frühere Versionen der FOSSGIS gekannt haben und sich wundern, warum sich Dinge geändert haben.

Thema der Konferenz

Die FOSSGIS ist eine Konferenz für Anwender und Entwickler von Open Source Software im GIS-Bereich, für Open Data und OpenStreetMap.

Sowohl Anwender als auch Entwickler nutzen die FOSSGIS-Konferenz, um sich über bewährte Anwendungen und neue Entwicklungen im Hinblick auf Software, OpenData und OpenStreetMap zu informieren und sich untereinander auszutauschen. Die Konferenz bietet mit der Ausstellung die Möglichkeit mit Firmen aus diesem Bereich in Kontakt zu treten.

Der Communitycharakter, der die FOSSGIS prägt, bietet Entwicklern persönlichen Kontakt zu Entwicklern ihres und anderer Projekte. Der Blick über den Rand ihres eigenen Projektes und das Verfolgen neuer Entwicklungen der Szene werden damit einfacher. Der Kontakt zu den Anwendern hilft, die Software-Entwicklung an der Praxis zu orientieren.

Die FOSSGIS ist auch der Treffpunkt der FOSSGIS-Community. Hier tauschen sich die Macher der Projekte aus.

Alleinstellungsmerkmale

• Direkter Kontakt Anwender zu Entwicklern
• Direkter Kontakt Entwickler zu Entwicklern
• Kontakt Anwender zu Anwender
• Austausch von Beitragenden und Nutzern von OpenStreetMap
• Blick über den Tellerrand zu anderen Projekten
• Fokus auf Open Source / Open Data
• Deutschsprachig, Fokus auf Deutschland, Österreich und die Schweiz
• Organisiert von der FOSSGIS-Community, firmenunabhängig
• Bringt kommerzielle Welt, Behörden und Forschung und Lehre zusammen
• Die meisten Firmen im Open-Source-GIS-Bereich sind auf der Ausstellung vertreten
• Präsentation des OpenStreetMap-Projekts

Vergleich mit anderen Konferenzen/Messen

Zum Vergleich einige Konferenzen und Messen mit verwandten Themen und wie die FOSSGIS sich von ihnen unterscheidet:

FOSS4G	FOSS4G ist das weltweite, englischsprachige, jährlich stattfindende Meeting of the Tribes der OSGeo. Hier treffen sich Entwickler aller Open Source GIS Projekte, Dienstleister, global tätige Unternehmen. Die FOSS4G stellt in gewisser Weise die internationale Schwester der FOSSGIS dar. Der FOSSGIS e.V. ist als deutschsprachiges OSGeo Local Chapter vertreten.
State of the Map	Die SotM ist die weltweite, englischsprachige, jährlich stattfindende Konferenz der OpenStreetMap Community. Sie richtet sich an OSM-Aktive, aber auch an Externe, die etwas über OSM lernen wollen. Es gibt auch lokale SotM-Konferenzen, bspw. in Frankreich, Polen.
FroSCon	Die Hochschule Bonn-Rhein-Sieg veranstaltet jedes Jahr im Spätsommer die FroSCon, als Konferenz für Freie und Open Source Software. Der FOSSGIS e.V. und OSM sind regelmäßig vertreten.
Intergeo	...ist die (weltweit) größte GIS-Messe. Der Fokus liegt klar auf kommerziellem Geschäft und Handel. Der FOSSGIS e.V. ist mit dem OSGeo-Park auf der Intergeo etabliert und jedes Jahr vertreten.
AGIT	Die AGIT ist die größte GIS-Konferenz und Messe mit wissenschaftlichem Anspruch in Österreich. FOSSGIS e.V. und OSGeo sind mit einem eigenen Track und Projektständen vertreten.
GEOSummit	Der GEOSummit ist die grösste GIS-Konferenz und Messe in der Schweiz. Sie ist anwendungsorientiert, weniger wissenschaftlich im Vergleich zur AGIT und findet alle 2 Jahre statt. OSGeo ist mit einem Stand vertreten. Open Source hat da aber seinen Platz noch nicht ganz richtig gefunden. 2014 werden FOSS-Beiträge wohl ganz in die thematischen Blöcke integriert.

Für die Zeitpunktplanung ist wichtig zu beachten, dass zeitgleich keine Veranstaltungen stattfinden, die potentielle Teilnehmer abziehen könnten (z.B. Cebit, Geoinformatik...)

Zeitraster

Die FOSSGIS-Konferenz findet von Mittwoch bis Samstag statt. Mittwoch bis Freitag ist die Zeit der klassischen FOSSGISS-Konferenz. Der Samstag ist als Tag der OSM-Community (Unkonferenz) konzipiert. Der Dienstagnachmittag vor der Konferenz wird vom Local-Team für den Aufbau der Konferenzinfrastuktur genutzt. Der Mittwochvormittag wird von den Ausstellern für den Aufbau genutzt. Gleichzeitig startet ein Konferenzvorprogramm mit einer allgemeinen Einführungsveranstaltung in die Welt von Open Source und Open Data. Die eigentliche Eröffnungsveranstaltung findet am Mittwochmittag statt. Vorträge und Workshops laufen nach der Eröffnungsveranstaltung in parallelen Sessions. Zusätzliche Veranstaltungen, wie weitere Workshops, Communitytreffen können sowohl vor als auch nach der Konferenz organisiert werden.

Für das Video-Team ist bereits ab Dienstag Vormittag Zugang zu den Hörsälen zu gewähren. Auch kann das Finalisieren der Videoaufzeichnungen sowie der Abbau am Freitag bis Mitternacht dauern. Der Zeitraum kann sich bei Videoaufzeichnungen am OSM-Samstag auch bis zum Samstag ausdehnen. Diese Zeiten müssen mit Hausmeister, Wach- und Schließpersonal geklärt sein.

Drei Vorträge (á 30 min) bilden zusammen eine Session, wobei das Programmkommitee um korrespondierende Inhalte bemüht ist. Vorträge sind in der Regel 20 Minuten lang, mit 5 Minuten Frage-Anwort-Runde und 5 Minuten Umbauzeit und Wechselzeit insgesamt 30 Minuten. Es gibt drei parallele Tracks, die jeweils 90 Minuten lang sind. Zeitgleich finden kostenpflichtige Workshops statt. Zwischen den Sessions sind morgens und nachmittags jeweils eine Kaffeepause von 30 Minuten und mittags eine Mittagspause von 60 Minuten einzuplanen. Nach Ende des offiziellen Programms am späten Nachmittag und Abend bzw. ggf. auch parallel zum Programm gibt es Sonderveranstaltungen wie Anwendertreffen, Birds of a feather (Bofs), usw.

Da die Teilnehmer jederzeit (also auch innerhalb einer Session) zwischen den Tracks wechseln können, müssen die festgelegten Vortragszeiten innerhalb eines Tracks eingehalten werden. Fragen werden nach jedem Vortrag gestellt, NICHT am Ende einer Session.

Je nach räumlicher Situation vor Ort kann es notwendig sein die für den Wechsel zwischen den Hörsälen notwendigen Zeiten (Standard 5 Minuten) zu verlängern. Dies hat Auswirkungen auf das gesamten Zeitraster und muss vom Programmkomitee bei der Aufstellung des Zeitplans berücksichtigt werden.

Jede Session wird von einem Session-Leiter moderiert und von einem Hörsaalhelfer unterstützt.

Beispiel des Zeitraster Marburg 2022

Je nach Standortbedingungen kann die Konferenz auch an abweichenden Wochentagen stattfinden, z.B. Sonntag bis Mittwoch, wie im Jahr 2021.

Inhaltliches Programm

Vorträge

Die Vorträge, Lightning Talks und Demo Sessions sind der inhaltliche Kern der Veranstaltung. Der Schwerpunkt liegt auf anwendernahen, technischen und nicht-technischen Themen aus dem Bereich von Open Source Software, OpenStreetMap und Open Data. Ergänzende Vorträge richten sich an Entwickler und das akademische Umfeld. Die Einreichung von Vorträgen ist offen und unbeschränkt, soweit sie sich im Rahmen von FOSS und Open Data bewegen. Für die Auswahl ist ein unabhängiges Programmkomitee zuständig.

Aufgabe des Programmkomitee ist es, daraufhin zu wirken, dass ein ausgewogenes und interessantes Programm angeboten wird.

Dabei sollte auch darauf geachtet werden, dass die Konferenz auch für Einsteiger grundlegende Vorträge anbietet, z.B.:

• OSM für FOSSGISler
• FOSSGIS für OSMler
• Grundlagen Free Software - Open Source - Open Data
• Wir funktioniert ein Open Source-Projekt
• Geschäftsmodelle zu Open Source

Call for Participation

Der Call for Participation wird vom Programmkomitee initiiert und versendet.

Im Call for Participation stellt das Programmkomitee gewünschte Themen und Inhalte für die Konferenz zusammen. Der Call for Participation enthält alle Termine und Informationen rund um das Einreichen der Vorträge.

Der Call for Participation sollte die folgenden Informationen enthalten:

• alle Termine im Zusammenhang mit der Vortragseinreichung:
  • Termin für Einreichung des Vortrags,
  • Termin für die Annahme/Ablehnung des Vortrags
  • Termin für Einreichung des Beitrags für den Tagungsband).
• nur Inhalte aus dem Bereich FOSS, OpenStreetMap und Open Data werden berücksichtigt,
• zur Vortragslänge von maximal 20 Minuten,
• zur Einreichung eines Beitrags für den Tagungsband,
• zur (notwendig) offenen Lizenz des Konferenzbeitrags/der Vortragsfolien und
• zur geplanten Videoübertragung bzw. -aufzeichnung,
• bei den Vortragsfolien möglichst die untere rechte Ecke nicht zu nutzen (dort wir der Sprecher bei der Videoaufzeichnung eingeblendet).

Die eigentliche Lizenzvereinbarung erfolgt bei der Vortragseinreichung im Vortragsverwaltungssystem. Die Einwilligung in die Viedeoübertragung und -aufzeichnung erfolgt im Vortragsverwaltungssystem bzw. vor Beginn des Vortrags direkt auf der Konferenz.

Der Call for Papers ist rechtzeitig Zeitplanung zu veröffentlichen.

Einreichen der Vorträge

Vorträge werden von den Vortragenden über das Webinterface des Vortragsverwaltungssystems eingereicht. Die Einreichung muss einen Titel, einen Abstract und eine inhaltliche Beschreibung enthalten. Der Abstract hat einen Umfang von 200 bis 500 Zeichen und dient dem Abdruck im Konferenzprogrammheft. Die Inhaltsbeschreibung sollte 1.000 bis 2.000 Zeichen lang sein und dient dem Programmkomitee als Grundlage für die Bewertung des Vortrags und findet Verwendung im Tagungsband, sofern die Vortragende keinen Beitrag zum Tagungsband liefert.

Das Vortragsverwaltungssystem wird durch den FOSSGIS e.V. betrieben und gepflegt. Seit 2019 nutzen wir Pretalx.

Einführungsvorträge (Vorkonferenz)

Vor dem eigentlichen Konferenzstart findet am Mittwochvormittag Einführungsvorträge in Open Source Software im weitesten Sinne und eine Vorstellung des FOSSGIS e.V. statt. Für diese Vorträge muss ein Vortragender aus des Reihen des FOSSGIS e.V. durch das Programmkomitee gefunden werden.

Bewertung der Vorträge

Das Programmkomitee (PK) sichtet alle Vorträge und bewertet sie.

Die Bewertung erfolgt in einem ersten Schritt durch jedes Mitglied des Programmkomitees auf Basis der eingereichten Inhaltsbeschreibungen im Vortragsverwaltungssystem. Hierfür stellt das Vortragsverwaltungssystem entsprechende Funktionen bereit.

(siehe auch Hinweise zur Nutzung des Vortragsverwaltungssystems für das PK.)

Die Vorträge werden nach den folgenden Kriterien bewertet:

• Vorträge müssen sich mit Open Source oder Open Data beschäftigen. Vorträge, die sich rein mit prorietärer Software und Daten beschäftigen, werden abgelehnt. Vorträge, die sich teilweise mit prorietären Elementen und teilweise mit offenen Elementen beschäftigen können zugelassen werden, sind aber als weniger relevant zu beurteilen.
• Vorträge müssen thematisch zur FOSSGIS bzw. zu den gewünschten Themen passen.
• Das Programmkomitee achtet auch auf eine ausgeglichene Verteilung (einführend vs. fortgeschritten, akademisch vs. praktisch, Open Source vs. Open Data, verschiedene Projekte, ...)
• Die Qualität der eingereichten Inhaltsbeschreibung und des Abstracts in sprachlicher und inhaltlicher Hinsicht.
• In die Bewertung darf auch die Qualität des Sprechers (z.B. auf Basis von Videos oder früheren Vorträgen) einfließen. Dabei geht es sowohl um das fachliche Wissen als auch um die Fähigkeit dieses strukturiert und interessant zu vermitteln. Auch hier sollte auf Ausgewogenheit geachtet werden zwischen bekannt guten Sprechern und neuen Sprechern, denen auch eine Chance gegeben werden muss.

Die Entscheidung des Programmkomitee ist unabhängig von einem etwaigen Sponsoring. Vorträge können nicht „gekauft“ werden. Die bis 2017 übliche kurze Präsentation des Gold-Sponsors in der Auftaktveranstaltung findet seit 2018 nicht mehr statt.

Community-Voting (Öffentliche Abstimmung) der Vorträge

Seit dem Jahr 2021 ist ein Community-Voting für die eingereichten Vorträge über Pretalx möglich. Das Community-Voting muss als Modul freigeschaltet werden. Das Ergebnis wird vom Programm-Komitee als Meinungsbild aus der Community in die Bewertung einbezogen.
Ablauf:
1. Den Link zur Öffentlichen Abstimmungklicken, um sich dafür anzumelden: https://pretalx.com/fossgis2021/p/voting/signup/
2. Sie erhalten eine E-Mail mit Ihrem persönlichen Link zur Öffentlichen Abstimmung
3. Einreichungen anschauen und bewerten, dies kann in Etappen erfolgen.

Auswahl der Vorträge (Treffen des Programmkomitees)

Nach der Bewertung der einzelnen Vortrage wird in einem zweiten Schritt bei einem persönlichen Treffen bzw. einem Videotreffen der Mitglieder des Programmkomitees das vollständige Konferenzprogramm erstellt.

In einer ersten Durchsicht geht das Programmkomitee alle eingereichten Vorträge durch und nimmt eine abschließende Bewertung vor. Dabei sind die im im ersten Schritt (Bewertung durch die Mitglieder des Programmkomitees) abgegebenen Bewertungen und Kommentare sehr nützlich. Wurden mehrere Beiträge (Workshop/Vortrag) von einer Person eingereicht, so finden maximal zwei Beiträge im Konferenzprogramm berücksichtigt.

Nach der ersten Durchsicht sortiert man die Einreichungen grob nach OSM/GIS bzw. Vorträge/Workshops/Lightning Talks/Demo Sessions etc.

Anschließend wird ein Zeitplan erarbeitet und die Vorträge thematisch in passende Tracks und Sessions verteilt.

Dabei ist zu beachten:

• Nicht alle Hörsäle sind gleich groß. Voraussichtlich beliebtere Vorträge gehören in größere Räume
• Ein Wechsel zwischen den Hörsälen innerhalb einer Session sollte so weit wie möglich unnötig sein. Sinnvollerweise sind in einer Session also mehrere Vorträge, die das gleiche Publikum interessieren.

Mitglieder im PKO (Programmkommittee):

0. Das PKO wählt aus seiner Mitte eine Leitung, die das PKO moderiert und organisiert und als Ansprechpartner für das Organisationsteam und die Koordinierungsstelle dient.

1. Jedes PK-Mitglied ist seinem Gewissen und der Konferenz verpflichtet! Jeder der im PKO mitmachen möchte, muß sich daher von Firmeninteressen frei sprechen und zum Zwecke eines guten und konsistenten Programms verpflichtet fühlen. Daher ist die Voraussetzung für die Mitarbeit im PK, dass für alle Mitglieder gilt "Vorträge fair zu bewerten"! Um dies zu unterstreichen, sollten alle Mitglieder des PKs auf eine Selbstverpflichtung diesbezüglich abgeben.

2. Keiner aus dem PKO darf seine eigenen, noch Einreichungen von Kollegen aus derselben Firma bewerten.

3. Pro Firma/Institution wird nur ein Mitglied im PKO zugelassen.

4. Generell wird die Bewertung vereinfacht: 0 (Default), 1 (gut), 2 (super, will ich sehen). Für absolut ungewollte Vorträge, gibt es die Möglichkeit des Vetos. Ein Veto muss immer begründet werden und wird auf der Sitzung des PKO diskutiert.

5. Alle Mitglieder des PKO sollten alle anderen Vorträge bewerten (Hintergrund: Wir haben sehr heterogene Bewertungszahlen. Manchmal vier, manchmal 10 Bewertungen). Da es gewünscht ist, im neuen System eine "0" als Default zu haben, kann man sich aber so auf die Vorträge (mittels 1 und 2) konzentrieren, die man wirklich bewerten möchte (s.u. Punkt 5)! Damit wäre dieser Punkt hinfällig.

6. Die Bewertung berechnet sich generell aus Punkten/Anzahl der Mitglieder des PKO. Eigene Beiträge werden für das jeweilige Mitglied mit dem Durchschnitt der anderen Bewertungen bewertet (falls das irgendwie geht).

7. Zusätzlich zur Einzelbewertung gewichtet das PKO die Ausgewogenheit des Programms (Projekte, Firmen, etc.)

8. Die Bewertung ist für die Sitzung des PKO bindend und kann nur in Einzelfällen zugunsten besserer Programmzusammenstellung (Blöcke) verändert werden. Hierbei sind die jeweils höher bewerteten Vorträge vorzuziehen. Dazu findet wie gehabt die Sitzung des PKO statt.

Unterteilung Rollen im Programmkomitee

• Programmkoordinator
• Protokollierung
• Lightning-Talk-Koordinator
• Beitragenden Betreuung
• Programmzusammenstellung Reviewer
• Academic Track (Abgrenzung zum PKO: PKO entscheidet, ob Beitrag ins Programm passt, Academic Track Team macht Review)

Aufgaben der Rollen

• Aufgaben der Rolle Programmkoordinator
  • Moderation der Treffen
  • Organisation
    • Terminorga (1 Ticket für gesammelte Termine im GitLab)
    • Festlegung wer macht Protokollführung
    • Verbindung zur Konferenzorganisation (Core)
  • Ansprechpartner

• Aufgaben Academic Track Team
  • Review des eingereichten Full Papers im "Academic Track"
  • Abwicklung im Gitlab des FOSSGIS e.V.

• Aufgaben Protokollierung
  • Protokolle im Gitlab (.md-File im Repo)
  • Aufgaben/Zuständigkeiten Ticket erstellen und zuweisen

• Aufgaben Beitragenden Betreuung
  • Ticket-System Zammad für Mails an programm@fossgis.de
  • Beantwortung von Fragen während des CfP bis hin zu Fragen während der Konferenz (z.B. Absagen von Vortragenden)
  • Rückmeldung/-Fragen an PKO oder andere Teams

• Aufgaben Lightning-Talks (LT)
  • Planung "Spontane Lightning-Talks" im Programm
  • Einsortierung / Zusammen der LTs nach Themas im Programm
  • Registrierung/Sammlung und Aufnahme der spontanen LTs vor Ort, Eintrag in Konferenzprogramm
    • Blöcke GIS / OpenStreetMap / Gemischt

• Aufgaben Programmzusammenstellung Reviewer
  • Prüfung der Einreichungen, passen sie ins Programm?
  • Review/Bewertung der Vorträge
  • Einsortierung / Gruppierung der Vorträge zu Themenblöcke
  • Gemeinsam zeitliche Einsortierung

Organisation der PKO-Arbeit

Im Wiki wird in der Orga-Übericht dann für jeden Person des PKO die Zuständigkeit/Interesse (OSM, QGIS, Academic, ...)

Austausch per Mail:

• intere Mailingliste: pko@fossgis.de
• Anfragen für Beitragende über: programm@fossgis.de

Im FOSSGIS-Gitlab gibt es die Gruppe Programmkomitee FOSSGIS, alle die im PKO mitwirken, sind in die Gruppe eingeladen. Für jede Konferenz wird ein Projekt angelegt (für 2022 lautet der Projektname Programm FOSSGIS 2022), in diesem Projekt werden Tickets (Issues) zur Bearbeitung angelegt. Die Protokolle zu jedem Treffen werden im Repository abgelegt, während der Termine wird das Protokoll Live im chaospad geschrieben und am Ende dorthin übertragen.

CfP / Kriterienkatalog

• nur kleiner Teil des PKO diskutiert
• Wieviel Freiheit für das PKO, z.B. Schwerpunke / engl. Vorträge? - Entscheidung durch Vorstand
• Wie schreiben wir die Richtlinie?
  • ehm. PKO Mitglieder, keine Neulinge
  • Teilnahme vom Vorstand um Ziele des Programms festzulegen
  • Keine Grundsatzdiskussion im gesammten PKO => extra Termin Zusammenstellung / Erstellung CfP

Einteilung von Vorträgen in Sessions

Die Vorträge müssen passend nach Thema und zu erwartendem Publikum in Sessions verteilt werden.

Hier sind ein paar Ideen für mögliche Themenblöcke:

• GDI Geoportale
• Metadaten
• Desktop GIS
• OpenGeodata
• OpenStreetMap
• Sensor Web
• WebGIS
• Sicherheit
• Forschung Lehre
• Geschäftsmodelle
• INSPIRE
• Bewährte und neue Software
• GIS-Art (Kunst)
• GeoDaten-Journalismus
• GeoDaten-Visualisierung

Information der Vortragenden und Veröffentlichung des Programms

Nachdem das Programmkomitee das Programm zusammengestellt hat, informiert es die Vortragenden, ob ihre Vorträge angenommen wurden oder nicht. Ggf. gibt es Wünsche, wie Titel und/oder Abstract des Vortrages noch verbessert werden können. Die Vortragenden sollten diese Änderungswünsche umsetzen.

Kurz danach stellt das Programmkomitee das Programm online zur Verfügung. Zusätzlich wird das Programm als PDF-Datei und HTML Seiten bereitgestellt. Das Layout sollte übersichtlich sein.
Beispiel Programm 2014

Projektneuigkeiten

Diese Rubrik ist neu und wird voraussichtlich 2015 eingeführt. Dieser Block ist bekannten Software- und Community-Projekten vorbehalten, um ihnen ein Forum zu geben in dem sie über Neuigkeiten oder den aktuellen Stand berichten können. "Bekannte Projekte" sind z.B. graduierte OSGeo Projekte, bekannte OSM Werkzeuge und Community-Projekte mit besonderem Bezug zum Raum D-A-Ch. Die Beiträge müssen wie gewohnt durch den Call for Papers eingereicht werden und haben keine Bevorzugung vor anderen Projekten. Wer zuerst einreicht hat eine größere Chance auf Erfolg.

Hintergrund

Es geht hauptsächlich darum, immer wiederkehrenden Titeln wie "Neuigkeiten aus dem Projekt XY" ein Zuhause zu geben und Doppelvorträge herauszufiltern. Den Projekten wird empfohlen sich vor der Einreichung intern abzustimmen und einen guten Vortragenden zu bitten das Projekt vorzustellen. Dieser Block ist kein Freibrief für schlechte Vorträge oder kurzfristiges nicht-erscheinen. Projekte, die durch Unzuverlässigkeit auffallen oder im Vortrag schlechte Bewertungen bekommen haben erhalten bei der Bewertung in der nächsten Konferenz Abzüge.

Workshops

Workshops finden parallel zu den Sessions über die ganze Zeit ggf. auch am Mittwoch Vormittag und am Freitag Nachmittag statt.

Die Workshops bilden eine zentrale Einnahmequelle des FOSSGIS und erfordern daher besondere Beachtung und Fürsorge.

Workshops behandeln ein Thema vertieft. Meist sind sie als Hands-On konzipiert, d.h. die Teilnehmer arbeiten direkt am Rechner. Die Workshops sind kostenpflichtig. Ein 90-Minuten-Workshop kostet derzeit 120 EUR für jeden Teilnehmer. Ein Workshop mit normalerweise maximal 20 Teilnehmern pro Workshop ist 90 Minuten bzw. 2x90 Minuten lang und findet ab einer Teilnehmerzahl von 5 Personen statt. Gewöhnlich sind die Workshops immer 90 Minuten lang. Wenn sich geeignete Themen ergeben, die eine längere Workshopzeit erfordern, können diese als halbtägige Workshops, d.h. 2x90 min eingerichtet werden.

Jeder Workshop hat mindestens einen verantwortlichen Workshop-Leiter, bewährt hat sich auch, zwei Leiter oder mehrere Helfer zur Verfügung zu haben. Die Workshop-Leiter kümmern sich darum, dass jedem Teilnehmer Unterlagen, Folien, Links zum jeweiligen Workshop zur Verfügung gestellt werden. Die Workshop-Leiter erhalten vom FOSSGIS eine Anmeldeliste, die Namen und E-Mailadressen aller Workshop-Teilnehmer enthält. Ein Helfer kontrolliert anhand der Anmeldeliste die Teilnehmer am Workshop. Teilnehmer können spontan teilnehmen, wenn noch noch Plätze frei sind. Der Helfer notieren die Namen und weitere Informationen und kümmern sich darum, dass diese Informationen nachträglich in das Anmeldesystem eingepflegt werden. Die Einnahmen daraus kommen in die Handkasse und sind auf einer Liste und im Quittungsblock nachzuweisen.

Technisch können die Hands-On Workshops auf der OSGeoLive aufbauen. Das Lokal-Team muss prüfen, ob das Image auf USB-Sticks laufen soll oder auf dem Rechner installiert ist. Extrawünsche von Workshop-Leitungen werden im Vorfeld abgefragt und beachtet. Als Beispiele können die Dokumentation Workshop-Organisation 2012 oder Workshoporga 2015 dienen.

Teilnehmer können auf Anfrage beim Konferenzorgateam eine Bestätigung für die Workshopteilnahme erhalten.

weitere Formate

Community Sessions

In Community Sessions trifft man sich, um irgendwelche Themen ausführlich zu diskutieren. Eingeführt wurden sie 2010 als OSM Community Sessions. Community Sessions sind typischerweise 90 Minuten lang. Dafür sollten am Konferenzstandort Räumlichkeiten (Seminarraum) mit Stühlen und Tischen zur Verfügung stehen.

Birds of a Feather Sessions (BoF)

Neben den geplanten Vorträgen und Workshops gibt es auch die Möglichkeit sogenannte Birds-of-a-Feather-Sessions (BoF) anzumelden. Dort treffen sich einfach Leute, die an einem selbst bestimmten Thema interessiert sind. Es bleibt den Teilnehmern überlassen, wie sie die BoF organisieren wollen. Entsprechende Räumlichkeiten (z.B. Seminarräume) sollten dafür bereit gehalten werden. Über eine entsprechende technische Ausstattung ist den Online-Teilnehmer:innen eine Teilnahme zu ermöglichen.

BoFs können spontan angemeldet werden. Eine vorherige Einreichung über Pretix empfiehlt sich jedoch, da so die Anzeige im Tagungsband und der Fahrplan-App gewährleistet ist und so eine größere Reichweite erreicht werden kann.

Vorschlag, wie spontane Organisation erleichtert werden kann:

• Schwarzes Brett für Sammlung von interessanten Themen für mögliche Diskussionsrunden (geeignete Räume sollten vorher dafür identifiziert werden),
• Teilnehmer tragen sich für interessantes Thema ein,
• am Nachmittag/Abend können sich daraus kleine Diskussionsgruppen bilden.

Anwendertreffen

Ein Softwareprojekt kann im Rahmen der Konferenz ein Anwendertreffen organisieren, dies kann dem Austausch zum Projekt oder der Weiterentwicklung dienen oder zur Etablierung einer Anwendergruppe.

Demosessions

Demo-Sessions dauern in der Regel, inklusive Fragen - 55 Minuten. In ihnen wird eine bestimmte Software oder ein Workflow vorgestellt.

Expert:innen-Fragestunden

Expert:innen-Fragestunden sind ähnlich wie eine BoF strukturiert. Allerdings steht hier der Experte / die Expertin im Mittelpunkt und beantwortet Fragen zum jeweiligen Spezialgebiet.

Poster

Es sollte die Möglichkeit geben Poster aufzuhängen. Dafür sollten im Foyer Flächen zur Verfügung gestellt werden. Wenn das Poster im Tagungsband veröffentlicht werden soll, muss dafür ein Abstract eingereicht werden und der Inhalt entsprechend der Tagungsbandvorgaben geliefert werden.

Poster-Sessions sollten in Zukunft nur unter diesen Bedingungen stattfinden:

• im CfP besonders bewerben
• Bewertung der Poster mit Preisvergabe
• Programmkomitee muss Poster-Session extra bewerben / aktiv werden
• extra Poster-Session-Slot, Autoren stehen am Poster Rede und Antwort
• Es muss sich jemand finden, der sich darum verantwortlich kümmert!
• deutliche Trennung von Sponsoren-Postern

Leider hat es bisher zur FOSSGIS-Konferenz keine Poster-Sessions gegeben.

Eröffnung der Konferenz

Mittwochmittag ist der offizielle Beginn der Konferenz (einige Workshops finden u.U. aber schon davor statt.). Die Eröffnung besteht aus:

• Formelle Begrüßung durch den Veranstalter (FOSSGIS e.V.), zum Beispiel durch den Vorsitzenden des Vorstandes
• Bekanntgabe von organisatorischen Informationen durch den Teilnehmer-Koordinator
• Grußworte von Honoratioren (z.B. von der lokalen Hochschule)

Die Eröffnung findet im größten Hörsaal mit allen Teilnehmern statt.

Keynotes

Keynotes sind Vorträge von interessanten Sprechern zu besonders wichtigen Themen, die vom Programmkomitee speziell ausgewählt wurden. Eingereichte Vorträge können zu einer Keynote „befördert“ werden, aber häufig werden Keynotes auch speziell angefragt bei besonders bekannten Sprechern und zu Themen, die das Programmkomitee für besonders wichtig hält.

Eine oder mehrere Keynotes finden im Anschluß an die Eröffnung im größten Hörsaal statt.

Abschlußvortrag

Am Freitagmittag schließt die Konferenz mit den Schlußworten und dem Abschlußvortrag. Die Schlußworte enthalten:

• Dankesworte (Orga-Team, Lokal-Team, Helfer*innen, PKO, ausrichtende Institution, Sprecher, Teilnehmer, Sponsoren ...)
• (Verlosung mit Bekanntgabe Gewinnen und Preisen) seit 2020 findet keine Verlosung mehr statt
• Hinweise auf die nächste Konferenz

Der Abschlußvortrag findet nach den Abschlußworten statt, sonst kommen die häufig zu kurz, wenn alle Leute schnell nach Hause wollen.

Die Abschlussveranstaltung findet mit allen Teilnehmern zusammen statt.

Rahmenprogramm

Vorabend (Dienstagabend) – unofficial start

Am Dienstagabend vor Konferenzbeginn sind üblicherweise bereits einige Teilnehmer sowie Organisatoren und Aussteller am Tagungsort. In einer geeigneten Kneipe oder Restauration findet an diesem Abend der „unofficial Start-Up“ der Konferenz statt. Das Lokal-Team muss hierzu eine geeignete Lokation finden und eine größere, nicht exakt festlegbare Gruppe (ca. 20-30 Personen) ankündigen und die Teilnehmer, Organisatoren und Aussteller vorab über den Ort informieren.

Falls die Konferenz als Onlineevent stattfindet, wird ein geeignetes Format gefunden.

Social Event

Am Mittwochabend findet der Social Event statt, der dem informellen Austausch der Konferenz-Teilnehmer untereinander dient. Der Social Event ist im Konferenzticket enthalten.

Der Social Event findet typischweise in einem Restaurant oder vergleichbarer Location statt, kann aber auch am Konferenzort stattfinden, wenn ein geeigneter Caterer gefunden wird. Im Preis inbegriffen sind Essen (Buffet) und Getränke (übliche nicht-alkoholische Getränke, Kaffee, Bier und Wein). Wenn der Caterer keine Flatrate anbietet, dann muss der Verbrauch abgeschätzt werden und dann mit dem Caterer einzeln abgerechnet werden. Das birgt ein gewisses finanzielles Risiko, wird sich aber in den meisten Fällen nicht vermeiden lassen. Um den Verbrauch zu begrenzen, kann vereinbart werden, dass nur bis zu einer bestimmten Uhrzeit alles inbegriffen ist und danach selbst gezahlt werden muss. Um den Verbrauch besser zu kalkulieren, können für jeden Teilnehmenden 3 Getränkegutscheine zur Verfügung gestellt werden, nicht verbrauchte Gutscheine können am selben Abend noch verbraucht werden.

Für den Social Event meldet sich Teilnehmer:in im Rahmen der Konferenzanmeldung an. Auch während der Konferenz können noch einzelne Anmeldungen entgegengenommen werden. Zwei Helfer kontrollieren am Eingang zum Social Event die Tickets.

Das Lokal-Team kümmert sich um eine Anfahrtsbeschreibung für den Social Event. Ggf. sind Busse einzuplanen oder dergl. um dorthin und abends wieder weg zu kommen. Dabei ist zu berücksichtigen, dass einige Leute mit eigenem PKW anreisen werden, andere auf ÖPNV angewiesen sind. Viele Teilnehmer wollen nach der Konferenz erst ins Hotel, um ihre Sachen loszuwerden, bevor sie zum Social Event kommen.

Mitgliederversammlung

Traditionell am Donnerstag Abend findet die Mitgliedersversammlung (MV) des FOSSGIS e.V. statt. Die MV ist auch für Besucher bzw. Gäste offen.

Das Lokal-Team muss eine passende Lokalität für ca. 60-80 Personen finden, idealerweise den Nebenraum eines Restaurants, um vor der Besprechung noch essen zu können. Es muss ein Beamer und Leinwand zur Verfügung stehen.

Wenn die MV in einem Hörsaal oder dergl. stattfindet, dann müssen Pizza (oder dergl.) und Getränke in ausreichender Zahl bestellt werden.

Donnerstagabend

Da nicht alle Teilnehmer an der Mitgliederversammlung des FOSSGIS e.V. teilnehmen, kann für sie am Donnerstagabend ein Alternativprogramm geplant werden. Bewährt haben sich Ausgehempfehlungen des Lokal-Teams. Die empfohlenen Lokalitäten sind gegebenfalls darüber zu informieren, dass sie von mehreren Konferenzteilnehmern aufgesucht werden könnten.

Verlosung

Am Ende der KOnferenz erfolgt eine Verlosung unter allen noch anwesenden Teilnehmern, die den Fragebogen der Teilnehmerbefragung ausgefüllt haben. Das hilft, die Teilnehmer bis zum Ende der Veranstaltung zu halten. Als Preise bieten sich Fachbücher, Tassen, Kompaß, USB-Sticks, Boullespiel, GPS-Gerät z.B. als Hauptpreis an. Es hat sich bewährt eine Mitnehmselkiste zu stellen (Kugelschreiber, Karabiner, Schoggi, Bonbons, Magneten, brauchbarer Kleinkram). Die Preise können Teil eines Sponsorpakets sein, als Gegenleistung Nennung des Sponsors am Ende der Veranstaltung (idealerweise kann der Sponsorenbeauftragte die Preise aushandeln).

Seit 2020 ist die Verlosung ausgesetzt. Im Jahr 2021 gab es zwei sehr unterhaltsame Jeopardy-Veranstaltungen, ein witziges Quiz-Format mit Fachfragen, bei dem Preise gewonnen werden können.

Ausstellung

In vergangenen Konferenzen wurden Aussteller und Sponsoren häufig synonym verwendet, in Zukunft soll das getrennt betrachtet werden. Die aktuellen Konditionen sind unter Sponsoren und Aussteller bzw. in der Sponsoringbroschüre erläutert.

Die Ausstellung bildet einen wichtigen Teil der FOSSGIS-Konferenz und wird üblicherweise im Foyer platziert. Freie und Open Source-Projekte können sich kostenfrei zur Ausstellung anmelden, Firmen gegen eine Gebühr. Ein Stand wird für den FOSSGIS e.V., das OpenStreetMap-Projekt und OSGeo bereitgestellt, hier können auch Projekte unterkommen. Stände werden am Mittwochmorgen aufgebaut und am Freitag nach der letzten Pause abgebaut.

Die Koordination der Stände und den Aufbau des FOSSGIS Standes übernimmt der Ausstellungs-Koordinator. Anträge für Stände werden per E-Mail an den Koordinator gesendet bzw. im Rahmen der Sponsoringvereinbarung vereinbart.

Aussteller erhalten in der Regel einen Tisch (min. 60x120cm), 2 Stühle und zwei Meter Stellwand/Pinnwand für Plakate, sowie Strom und einen Internet-Zugang (optimal per Ethernet-Kabel). Größere Stände können ausgehandelt werden, wenn entsprechender Platz vorhanden ist. Aussteller können natürlich auch das allgemeine WLAN benutzen.

Im Fall der Online-Konferenz in Jahr 2021 wurde eine virtuelle Expo im Rahmen der Netzwerkwelt zur Verfügung gestellt. Leider waren die Besucherströme dort eher ernüchternd.

Sponsoren

siehe Sponsoren und Aussteller

Teilnehmerbetreuung

Für die Betreuung der Teilnehmer ist der Teilnehmer-Koordinator zuständig.

Anmeldung zur Konferenz

Die Anmeldung zur Konferenz findet online über das Pretixsystem statt. Das System stellt nach Abschluss der Ticketbuchung automatisch eine Rechnung über den Buchungslink zur Verfügung.

Der Finanzvorstand sorgt für die regelmäßige Überprüfung der Zahlungseingänge und Markierung der entsprechenden Anmeldungen im Vorfeld und kurz nach der Konferenz. Für nicht eingegangene Beträge sind Mahnungen zu schreiben.

Es muss klar kommuniziert werden, wann Anmeldeschluß ist und was man machen soll, wenn man sich nicht mehr rechtzeitig angemeldet hat. Neben dem Hinweis, dass die Anmeldung geschlossen ist, sollten Hinweise erscheinen, was man tun kann, wenn man sich nicht rechtzeitig angemeldet hat.

Registrierung der Teilnehmer auf der Konferenz

Es gibt eine Anmeldung, die ausreichend dimensioniert sein muss, um mehrere Teilnehmer gleichzeitig bedienen zu können. Zu den Hochzeiten beim Beginn der Konferenz (Mittwochfrüh (Salzburg Montag) für Workshop-Teilnehmer, Mittwochmittag (Salzburg Montag) kurz vor Konferenz-Beginn, Donnerstagmorgen (Salzburg Dienstag) für Leute, die Mittwoch noch nicht dabei waren) müssen hier mehrere Helfer die Registrierung durchführen. Zu anderen Zeiten sind ein bis zwei Personen ausreichend.

Ablauf und Organisation des Welcome Desk:

Aufgaben Welcome Desk

• • Registierung der TN:
    • Vergabe T-Shirt an TN wenn bestellt
    • Vergabe Tagungsband wenn bestellt
    • Namensschildausgabe
  • Infopoint für sämtliche Fragen
  • Handkasse für Verkäufe (T-Shirts, Barzahlung TN-Gebühr, WS-Gebühr)
    • wichtig: Belege erstellen und registrieren (Quittung, Liste).
  • Sammlung TN-Feedbackbogen (Zwei Sammelboxen notwendig, eine für die Feedbackbögen und eine für die Namen zur Verlosung, Schere zur Verfügung stellen)

• Schnittstelle zu den Helfern bei Vorträgen und Workshops
  • Programmänderungen
  • Teilnehmerbetreuung
  • Catering

Ablauf Checkin Teilnehmer:innen

• Teilnehmer in Pretix über eingerichtete Checkliste registrieren. Per Pretix-App oder im Web.
• Bezahlung Teilnehmergebühr über das Pretixsystem (um Aufwand für Handkasse am Welcome Desk zu minimieren (Handkasse, Quittung, Dokumentation)
• Teilnehmer kann Workshops buchen beim Fossgisstand / Pretix-Backoffice (Handkasse, Quittung, Dokumentation), diese müssen trotzdem im Pretix eingebucht werden.
• Namensschild wird einige Tage vorher über Pretix gedruckt und beim Checkin übereicht
• Ausgabe Konferenz-Tasche mit Inhalt, Tagungsband, wenn bestellt - wird in der Pretix-App angezeigt
• Konferenzteilnehmer:innen, die bei der Anmeldung ein T-Shirt bestellt haben, bekommen dies in ihrer bestellten Größe - wird in der Pretix-App angezeigt
• Teilnehmer:in bekommt Hinweise, Informationen, die er/sie braucht

Das Welcome-Desk-Team stellt den Servicebreich für die Teilnehmer:innen möglichst unbürokratisch zur Verfügung (Fragen beantworten, Probleme lösen, Ansprechpartner:innen finden, Ausgaben zurückerstatten)

Ausstattung Welcome Desk

Der Welcome Desk ist der Dreh- und Angelpunkt für sämtliche Fragen und Anliegen und sollte gut zugänglich und ausreichend dimensioniert sein.

• Tisch, Stauraum für Taschen, T-Shirts, Büromaterial, Namensschilder
• Laptop, Internetanschluss, Drucker
• Büromaterial

Welcome Desk sortieren

Das Lokal-Team organisiert die Vorbereitung des WelcomeDesks am Dienstag vor der Konferenz. Dabei können natürlich bereits anwesende Orga-Mitglieder helfen.

Es ist sinnvoll vor der Konferenz eine Liste aller empfangenen Materialien zu haben (Sponsorenmaterial, Blöcke, Kugenschreiber, Taschen, T-Shirts, ...). Der Ausstellungs- und Sponsorenkoordinator sollte wissen, welche Sponsoren welche Dinge schicken wollen (manchmal schicken Aussteller auch Pakete mit Prospekten und dergl. die nicht für die Taschen gedacht sind, sondern für den Ausstellerstand bestimmt sind).

Ein Teil des Welcome Desks ist der Empfang, wo die Registrierung passiert und Namensschild, Tasche und Programmheft, gegebenfalls Internetzugang überreicht werden. In einem weiteren Teil gibt es die Materialien, die sich die TN selbst nehmen (Block, Kugelschreiber, Sponsoren und Projektinformationen).

Da einige Mengen an Material kurz vor der Konferenz ankommen, braucht dieser Aufbau 2- 3 Stunden.

Programm

Die Teilnehmer brauchen Informationen über das Programm. Sowohl im Vorfeld, um sich entscheiden zu können, was für sie interessantes dabei ist, als auch auf der Konferenz selbst.

Das Programm wird in mehreren Varianten zur Verfügung gestellt:

• Online auf der Konferenz-Webseite. Es gibt hier für jeden Tag eine Programmübersicht und zu jedem Vortrag eine Detailseite mit Abstract.
• Die Fahrplan-App stellt das Programm für das Android-Smartphone zur Verfügung.
• Jeder Teilnehmer bekommt ein Programmheft.
• An strategischen Stellen im Konferenzbereich (Anmeldung, Catering-Bereich, vor den Hörsälen) wird jeweils ein groß ausgedrucktes Programm ausgehängt. Ggf. wird nur das Programm für den aktuellen Tag ausgehängt (und natürlich abends dann ausgetauscht), das spart Platz und macht es einfacher, schnell die nötige Information zu finden.

Da sich das Programm auch sehr kurzfristig ändern kann (z.B. wenn ein Vortragender ausfällt), sollten die Programme möglichst spät gedruckt werden. Nach dem Druck müssen sie manuell aktualisiert werden, z.B. durch Überschreiben von Hand oder auch durch Überkleben. Änderungen müssen auch bei der Begrüßung oder von den Sessionleitern bekanntgegeben werden. Alternativ kann das Progamm an großen Bildschirmen angezeigt werden, dann ist es immer aktuell.

Konferenz-Tasche

Jeder Konferenzteilnehmer erhält eine Konferenz-Tasche.

Tasche

Es wird eine bedruckte Stofftasche verwendet. Kriterien für die Auswahl der Tasche sind:

• geeignet für Inhalte in A4-Format
• bedruckbar

Um die Organisation der Konferenz-Tasche kümmert sich der Taschen-Beauftragte.

Inhalt

Nichts

Die Teilnehmer bekommen überreicht:

• Namesschild
• Tasche
• Teilnehmerfeedbackbogen
• Internet-Zugang
• Programmheft

Die Teilnehmer können sich folgendes mitnehmen:

• Kugelschreiber (eventuell gesponsort, siehe unter Sponsoring)
• Schreibblock (eventuell gesponsort, siehe unter Sponsoring)
• Programmheft
• Prospekte, Flyer usw. der Sponsoren (siehe unter Sponsoring)
• Social Event Infos
• Stadtplan, Lageplan
• Vom FOSSGIS e.V. / OSGeo:
  • Prospekt FOSSGIS e.V.
  • Anmeldeformular FOSSGIS-Mitgliedschaft
  • Flyer zu FOSSGIS/OSGeo-Projekten
  • OSGeoLive USB-Stick
  • Informationen zu kommenden Veranstaltungen und dergl.

T-Shirts

Teilnehmer bestellen bei bedarf ein T-Shirt über die Online-Anmeldung, ist im Konferenzbeitrag enthalten. Am Welcome Desk vor Ort können T-Shirts gekauft werden.

Infos zu Erfahrungen, wieviele T-Shirts wir brauchen (welche verschiedenen Größen) und wie das mit Design und Druck so läuft.

• die Anzahl der Taschen und T-Shirts richtet sich nach der geschätzten Teilnehmerzahl

• Die Druckvorlagen werden nach Absprache mit der Druckerei geliefert (png, pdf). Es muss genau gesagt werden, welche Größe der Druck haben soll. Am besten telefonisch mit dem jeweiligen Ansprechpartner aushandeln.

• Für die Konferenzen in den letzten Jahren wurden die Taschen bei Greenpromotion: https://www.greenpromotion.de/ Ansprechpartner: Herr Klett, Taschenmodell: Cotton CityBag (Fairtrade / Bio);

• Die T-Shirts wurden bei http://www.spreeprint.de/ bestellt sowie ab 2018 auch die Taschen als Turnbeutel.

• Es sollte T-Shirts für Organisationsteam/Lokalteam/Hiwis in einer anderen Farbe geben, damit sie auf der Konferenz leicht zu erkennen sind. Damit das Lokalteam nicht 3 Tage lang dasselbe T-Shirt anziehen muss, sollte es mehrere Exemplare geben.

• T-Shirt Bestellungen der letzten Konferenzen

2010: 500 T-Shirts (hauptsächlich M und L)

2011: 350 T-Shirts (hauptsächlich M und L) + 40 fürs Orga Team

2012: 275 T-Shirts (40 x S, 95 x M, 95 x L, 45 x XL) + 25 fürs Orgateam (8 x M, 10 x L, 7 x XL) Hinweis zu 2012: es waren zu wenig T-Shirts, weil am Anfang jeder Teilnehmer eins bekommen hatte. Zur Größenauswahl: es waren wohl zu wenig große T-Shirts.

2013: 300 T-Shirts + 50 für das Lokal Team

2014: 350 T-Shirts + 50 für das Lokal Team

2015: 350 T-Shirts + 50 für das Lokal Team

2016: 230 T-Shirts + 28 für das Lokal Team + 20 VOC-Team

2017: 155 T-Shirts + 30 für das Lokal Team + 36 VOC-Team

2018: 357 T-Shirts + 60 für das Local Team + 74 VOC-Team

2019: 366 T-Shirts + 101 für das Local Team + 60 VOC-Team

2020: 575 T-Shirts + 88 für das Local Team + 66 VOC-Team

2021: Shop

Fazit: wenn die Motive für den Druck rechtzeitig zur Verfügung stehen, sollte bedruckten T-Shirts- und Taschen nichts im Wege stehen - es muss sich jemand drum kümmern --> T-Shirt-Koordinator [1].

Lageplan, Anfahrtsbeschreibung

Es ist Aufgabe des Lokal-Teams Stadtpläne, Lagepläne oder Anfahrtsbeschreibungen zu allen wichtigen Orten (Konferenz, Social Event, ggf. Hotel usw.) zusammenzustellen (bevorzugt OpenStreetMap). Sowohl für die Webseite als auch gedruckt für die Teilnehmer vor Ort.

Hotels

Das Lokalteam erkundet im Vorfeld, welche Hotels oder anderen Übernachtungsmöglichkeiten es gibt. Dabei kann es auch mit der Tourismusinformation oder dergl. zusammenarbeiten.

Eventuell können auch Kontingente in dem einen oder anderen Hotel gebucht werden. Der typische Deal dabei ist, dass Teilnehmer die Zimmer verbilligt bekommen, wenn sie angeben, dass sie zur Konferenz gehören. Dafür wird das Hotel auf den Webseiten der Veranstaltung beworben. Vorteil eines solchen Vorgehens ist auch, dass viele Teilnehmer im gleichen Hotel sind und daher mehr Gelegenheit zur Interaktion haben.

Weitere lokale Informationen

Das Lokalteam sollte Informationen zusammenstellen zu:

• ÖPNV-Anbindung mit Infos und Empfehlungen zu Zonen, Ticketkategorien und Preisen.
• Wo bekommt man was zu Essen? Wo kann man abends ausgehen, wenn man nicht am offiziellen Abendprogramm teilnimmt?
• Nett sind auch ein paar touristische Informationen zu Sehenswürdigkeiten oder Besonderheiten der Stadt, wenn Teilnehmer vielleicht noch das anschließende Wochenende bleiben wollen.

Internet-Zugang

• Alle Teilnehmer können kostenfrei und unbeschränkt über WLAN Internet nutzen (siehe Technik).
• Aus dem Konferenz-WLAN sollte Port 1935, Port 80 und Port 443 nicht geblockt werden, um die Streams empfangen zu können

Garderobe

Es sollte eine Garderobe für Jacken und Taschen bereitgestellt werden. Insbesondere am letzten Tag haben viele Teilnehmer bereits aus dem Hotel ausgecheckt und kommen mit ihren Taschen. Eine echte bewachte Garderobe ist zu aufwändig, aber eventuell gibt es einen Raum in der Nähe der Anmeldung, der wenigstens halbwegs im Blickfeld der dortigen Hiwis ist.

Catering

Zu den wichtigen Dingen der Konferenz gehört die Versorgung der Teilnehmer mit Essen und Getränken.

• Die Versorgung findet in den Pausen statt.
• Bewährt hat sich hier, dass in den Pausen zwischen den Vorträgen belegte Brötchen oder Häppchen sowie Getränke (Wasser, Saft, Kaffee, Tee) gereicht werden.
• Zu Mittag wird außerdem ein warmes Mittagessen (Suppe oder dergleichen) angeboten.
• Dazu kann die Unimensa oder ein regionaler Cateringanbieter angefragt werden (Angebote dokumentieren]).

Tagungsband

Für die Konferenz wird ein Tagungsband zusammengestellt, der die Beiträge der Vortrags-Referenten enthält.

• Jede Teilnehmer:in erhält einen Tagungsband,, wenn dieser bei der Anmeldung bestellt wurde als gedrucktes Exemplar. Er ist außerdem
• als PDF öffentlich zum Download erhältlich.
• Der Tagungsband hat eine ISBN.

• Ziel des Tagungsbandes ist eine Konferenzdokumentation sowie auch eine Zusammenfassung für Interessenten, die nicht an der Konferenz teilnehmen konnten und für Teilnehmer, die einen Vortrag nicht hören konnten.
• Der Tagungsband liefert die Kerninfomationen zum jeweiligen Vortrag.
• Jeder Vortragende ist aufgefordert, einen Text, der die Kerninformation des Vortrages enthält zu verfassen und abzuliefern. Wenn der Vortragende mehr Informationen, weitere Details und Bilder beitragen möchte so ist das möglich.
• Der Text wird zusammen mit einem Vorwort in einem gebundenen Heft jedem Teilnehmer zur Verfügung gestellt sowie als PDF-Download veröffentlicht.
• Wenn kein Text kommt, wird die Beschreibung zur Vortragseinreichung verwendet.
• Letzter Abgabetermin des Textes sind 8 Wochen vor Konferenzbeginn.

E-Mail an die Vortragenden

die folgenden Autorenhinweise stehen in der Dokumentvorlage (s.u.), bitte auch in die Email an die Autoren bei der Vortragszusage aufnehmen:

• Dateiname bitte nach folgendem Muster: fossgis_jahr_titel_Nachname.odt/doc. Beispiel: fossgis_2013_Berühmte_klingonische_Geoinformatiker_Picard.odt. Bei langen Titeln genügen die ersten Worte, bei mehreren Autoren bitte der im Programm zuerst genannte.
• Grafiken bitte einfügen, nicht verknüpfen
• Bitte verwenden Sie nur die vorhandenen Formatvorlagen und ändern diese nicht
• Abbildungen bitte manuell nummerieren (automatische Nummerierung ist zwar praktisch, aber ergibt aber erfahrungsgemäß im zusammengefügten Tagungsband Chaos)
• Abbildungsbeschriftungen mit der Abbildung verknüpfen, wenn die durcheinander purzeln, haben wir kaum eine Chance sie wieder richtig zu zu ordnen (in OpenOffice / Libre Office rechter Mausklick auf Abbildung, 'Beschriftung' wählen, Text eingeben, OK klicken und anschließend Nummerierung von Hand ersetzen (s.o.)
• Beachten Sie dass der Tagungsband in s/w gedruckt wird, Abbildungen sollten also auch in Graustufen lesbar sein
• Bitte achten Sie auf korrekte Grammatik und Rechtschreibung, denn für die Kontrolle dessen bleibt meist keine Zeit.

Die Beachtung dieser Hinweise vereinfacht uns die Erstellung des Tagungsbandes, erspart uns langwierige Formatierungsarbeiten und erleichtert die Zusammenstellung der Beiträge in der richtigen Reihenfolgen. Da wir die Zusammenstellung des Tagungsbandes nicht nach Zeit bezahlt bekommen, sondern ihn ehrenamtlich in unserer Freizeit erstellen, sind wir Ihnen mehr als dankbar!

Dokumentvorlage für Autoren

• gute Erfahrung mit OpenOffice-Vorlage (es fragt regelmäßig ca. 1 Autor warum nicht latex, aber damit könnten die meisten nichts anfangen).

• auch Word-Vorlage verteilen, einige wenige nutzen das, weil Sie (im Dienst) keine OO haben
• Autoren deutlich darauf hinweisen, die Formatvorlagen zu benutzen und nichts manuell zu formatieren
• Autoren sollten außerdem eine Empfangsbestätigung für den eingesandten Beitrag erhalten und im Vorfeld darauf hingewiesen werden, dass sie nachfragen sollten, wenn Sie keine erhalten (es gab schon Beiträge, die nicht gedruckt wurden, weil diese aus technischen Gründen nicht angekommen sind, das ist ärgerlich und muss nicht passieren).

Vorlage:

Die Tagungsband-Templates 
* für MS Word (dotx): FOSSGIS-Tagungsband-Template.dotx 
* LibreOffice (ott): FOSSGIS-Tagungsband-Template.ott

Einband

• bekommt die Druckerei als gesondertes PDF
• ist als 1 Seite zu liefern: Rückseite, Rücken, Vorderseite nebeneinander auf DIN A3 + Rückenstärke
• rechtzeitiges Einfordern der Sponsorenlogos im druckfähigen Format, es hat sich bewährt, das über den 'Sponsoren-Beauftragten' zu machen, da der die Kontaktdaten hat
• bei den Logos beachten, wer Sponsor und wer Veranstalter ist
• Titelbild: Es bietet sich an das Taschen- oder T-Shirtlogo zu verwenden. Gerne kann innerhalb des Orgateams auch ein Tagungsbandlogo entstehen.

Druckerei

• bisher gute Erfahrung mit http://www.schaltungsdienst.de/, Ansprechpartner: Herr Bischof
• Rechnung geht direkt an den Verein
• zukünftig bei der Beauftragung darauf hinweisen, dass die Bücher nicht einzeln eingeschweißt werden sollen.

ISBN

• muss vom Verein beantragt und bezahlt werden (Konferenzorga)
• Wichtig: ISBN muss auf den Einband / von außen sichtbar sein

Impressum

Der Tagungsband muss ein Impressum nach dem Landespressegesetz bzw. Landesmediengesetz haben: Druckwerk müssen Name oder Firma und Postanschrift des Druckers und des Verlegers, beim Selbstverlag des Verfassers oder des Herausgebers, genannt sein.

Zeitplan

• Autoren sollten 6-8 Wochen Zeit haben ihren Beitrag zu verfassen, aber auch länger
• Einreichungsschluss mind. 2 Wochen vor Drucktermin, 4 Wochen vor Konferenz, je eher desto besser
• Drucktermin ca. 2 Wochen vor Konferenz (Andruck), genaueres mit Druckerei besprechen
• ISBN spätestens 4 Wochen vor Drucktermin beantragen
• Kontaktaufnahme mit Druckerei (Angebot, Drucktermin, Versand) mind. 4 Wochen vor Druck
• Bis zu Druckfreigabe Klärung mit Lokalteam, wohin die Tagungsbände geliefert werden sollen

Tagungsbände der FOSSGIS-Konferenz

Tagungsband 2008

Tagungsband 2009

Tagungsband 2010

Tagungsband 2011

Tagungsband 2012

Tagungsband 2013

Tagungsband 2014

Tagungsband 2015

Tagungsband 2016

Tagungsband 2017

Tagungsband 2018

Tagungsband 2019

Tagungsband 2020

Tagungsband 2021

Tagungsband 2022

Tagungsband 2023

Tagungsband 2024

Räumlichkeiten

Die Räumlichkeiten müssen vom Lokalteam organisiert werden. Dazu ist eine schriftliche Vereinbarung mit der Hochschule erforderlich (es ist schon vorgekommen, dass sich von der Univerwaltung plötzlich niemand erinnern wollte und gebuchte Räumlichkeiten doch nicht zur Verfügung standen).

Foyer

Der Foyerbereich stellt neben den Vorträgen und Workshops einen zentralen Bereich der FOSSGIS-Konferenz dar, denn hier findet Kommunikation, Austausch und Essensversorgung statt. Es sollte mind. 600qm Platz für Aussteller, Projektstände, Catering und Rezeption zur Verfügung stehen. Es hat sich als günstig erwiesen, dass dieser Bereich nicht räumlich getrennt wird.

Anmeldung

Am Eingang wird eine Rezeption/WelcomeDesk für die Anmeldung zur und Betreuung während der Konferenz aufgebaut (empfohlen mindestens 5 Meter Tisch). Die Anmeldung braucht Stromversorgung, Rechner, Drucker. In der Nähe der Anmeldung gibt es sinnvollerweise Pinnwände für diverse Informationen (Programm, Communitytreffen,...).

Ausstellungsbereich

Alle Stände im Ausstellerbereich der Sponsoren und der Projekte müssen über einen Ethernetanschluss mit Internetzugang sowie ausreichend dimensionierte Stromversorgung verfügen. Der Sponsoren/Aussteller Koordinator kümmert sich um die Details und die Kommunikation mit den Ausstellern.

Pausenbereich

In den Pausen werden Getränke sowie belegte Brötchen, Häppchen oder Kuchen sowie das Mittagessen gereicht (siehe Catering). Es muss ausreichend Platz an Tischen oder Stehtischen zur Verfügung stehen. Für das Mittagessen sollte es ausreichend Sitzgelegenheiten geben. Die Pausenversorgung sollte in unmittelbarer Nähe zu den Ausstellern angeboten werden.

Im Pausenbereich sollte für die Stromversorgung der Mobiltelefone oder Laptops der Teilnehmer gesorgt werden.

Hörsäle

Es werden mindestens 3 Hörsäle mit folgenden Kapazitäten benötigt:

• HS1 mind. 400 Sitzplätze,
• HS2 mind. 250 Sitzplätze,
• HS3 mind. 150 Sitzplätze,
• in allen Hörsälen sollten mit zeitgemäßer Vortragstechnik ausgestattet sein:
  • Vortragsrechner - Linux + aktuelles LibreOffice + PDF-Viewer + Netzwerkanbindung mit Browser.
  • Mikrofonanlage (idealerweise Funkmikrofon für den Vortragenden + wenigstens eins, besser zwei tragbare Mikrofone für Rückfragen aus dem Publikum und Sessionleiter.
  • Projektor/ Beamer.
  • Alle nötigen Kabel zum Anschließen an den Beamer via DVI (im Notfall auch VGA) werden als vorhanden vorausgesetzt
  • Referenten sollten auch die Möglichkeit haben, einen eigenen Vortragsrechner anzuschließen.
• Um den Videomitschnitt der Konferenz zu gewährleisten, muss der Ton aus der Mikrofonanlage des Hörsaals für das Video-Team zur Verfügung stehen.
• Die Hörsäle müssen mit kabelgebundenem Internet für Video-Upload und Video-Streaming ausgestattet sein
  • Für jeden Raum muss mindestens eine feste, öffentliche IP verfügbar sein
  • Über das Kabelnetz müssen auch noch weitere Rechner ins Internet kommen. Wenn's dafür kein DHCP/NAT gibt, werden je Raum noch 3 zusätzliche feste IPs benötigt (Mixer, Cutter, Management)
  • Aus dem Internet müssen wenigstens Port 22, 80, 443 und 1935, jeweils TCP und UDP zu diesen IPs möglich sein, idealerweise sollte überhaupt kein Port geblockt sein
  • Es muss ausreichend Bandbreite zum Streamen und Uploaden der Videos zur Verfügung stehen. Wenigstens 3 MBit Uplink / Raum sind erforderlich.

Workshop-Räume

Während der gesamten Konferenzzeit werden Workshops zu speziellen Themen angeboten. Dazu bedarf es 3 Workshop-Räumen mit jeweils 20 Rechnern. Für die Durchführung der Workshops wird üblicherweise ein Linuxsystem von einem Live-Medium gebootet. Jeder Workshop-Raum muss folgende Komponenten enthalten: 20 Teilnehmer-Rechner mit Bootmöglichkeit von DVD (Live-Medium) u. mind. 2GB RAM, Netzwerkanschluss und DHCP. Die aktuelle OSGeo-Live DVD (http://live.osgeo.org/de/index.html) kann als Hardwaretest verwendet werden, denn hierauf bauen die Workshops auf. Zusätzlich sollte für den Workshop-Leiter ein Rechner mit der gleichen Rechnerkonfiguration und ein Projektor zur Verfügung stehen. Einige Workshops brauchen spezielle Installationen, die der beauftragte Workshop-Organisator des Local-Teams mit dem Workshop-Koordinator des FOSSGIS-Vereins abstimmt (Spezialinstallationen sollten eine Ausnahme bilden, da sie sehr viel zusätzliche Arbeit erzeugen).

• Das Workshop-Komitee kümmert sich um die Workshoporganisation.

Lagerraum

Während der Veranstaltung müssen diverse Dinge gelagert werden. Für „Wertsachen“ sollte ein abschließbarer und für alles andere (Kisten, Konferenztaschen, Garderobe, Catering-Lager usw.) ein adäquater Raum zur Verfügung stehen. Idealerweise sollten sich die Lagerräume in der Nähe der Rezeption befinden. Der Schlüssel für den abgeschlossenen Raum gehört an den Empfang/Rezeption in die Verantwortung des dortigen Helfers. Er wird nur an Personen abgegeben, die der Helfer als zum Organisationsteam zugehörig kennt, und muss sofort wieder an den Helfer zurückgegeben werden. Abends geht er an den Leiter des Lokal-Teams.

Zugang zu den Räumlichkeiten

Zu beachten sind die Gebäudeschließzeiten, die sollten mit Hausmeister und Wachpersonal abgestimmt werden.

Hausmeister

Hausmeister sind wichtige Personen. Sie haben Schlüssel zu allen Räumen und wissen, wo es Strom gibt. Sie wissen vorher, wenn es Bauarbeiten gibt oder wo es andere Schwierigkeiten geben kann. Er kann helfen, Dinge aufzuhängen, kann Leitern und Werkzeug beschaffen. Er weiss, wer bei Problemen anzusprechnen ist. Es lohnt sich, sich schon im Vorfeld mit dem Hausmeister bekannt zu machen und ihm in Planungen zu involvieren. Er kann alles nach Dienstvorschrift machen oder mal ein Auge zudrücken. Und natürlich lädt man ihn ein, doch vorbeizukommen, wenn es Kaffee und Kuchen oder Mittagessen gibt.

Technik

• Zuständigkeit: Lokal Team

• Technik für Hörsäle: Vortragsrechner, Mikrofonanlage (idealerweise Funkmikrofon für den Vortragenden und tragbares Mikrofon für Rückfragen aus dem Publikum), Möglichkeit, dass Redner eigenen Rechner anschließen können.
• Beamer/ Projektor
• Video-Mitschnitt oder Streaming (optional) - der Ton aus der Mikrofonanlage des Hörsaals sollte für das Videoteam zur Verfügung stehen.

Videoteam

Das C3VOC hat seine Anforderungen im eigenen Wiki hinterlegt. Siehe dazu https://c3voc.de/wiki/eventhowto und Unterseiten

Präsentationsrechner

In jedem Vortragsraum (Hörsaal/Workshopraum) muss ein Präsentationsrechner zur Verfügung stehen.

Ausstattung:

• Idealerweise Linux, notfalls auch was anderes
• OpenOffice/LibreOffice
• PDF-Viewer
• USB-Anschluß, damit Vorträge drauf kopiert werden können
• Internet-Zugang + Browser
• für Ausstattung siehe Workshop siehe Workshop-Räume

Wenn der Präsentationsrechner durch ein Passwort gesichert ist, muss das den Hiwis und Sessionleitern bekannt gemacht werden.

Manche Vortragende bringen einen eigenen Rechner mit, z.B. weil sie bestimmte Software brauchen. Es muss möglich sein, solche Rechner statt oder parallel zum Präsentationsrechner anzuschließen.

Strom

Die Anmeldung, alle Ausstellungsstände, Projektstände und das Catering sind mit Strom zu versorgen. Mit dem Hausmeister oder jeweils Zuständigen rechtzeitig die Stromversorgung absprechen.

• Aussteller haben hauptsächlich Notebooks, LCD-Displays, ggf. ein paar Lampen zu versorgen.

• Für die Teilnehmer sollten in den Hörsälen und anderen Räumen zumindest einige der Plätze mit Stromversorgung verfügbar sein. Dies gilt auch für Arbeitsbereiche im Foyer oder dergl. wo vielleicht mal jemand seine E-Mail checken kann.

• Der Caterer braucht eventuell auch Strom zum Warmhalten von Speisen und Getränken oder für Kaffeeautomaten.

WLAN/Ethernet/Internet-Zugang

Allen Teilnehmern muss ein kostenfrei und unbeschränkt nutzbares WLAN mit Internet zur Verfügung stehen. Idealerweise ohne Passwort, alternativ mit WPA2 und einem gemeinsamen Konferenz-Passwort, was den Teilnehmern bei der Anmeldung mitgeteilt wird.

Auf keinen Fall kommt ein WLAN in Frage, das nur per VPN genutzt werden kann, wie das häufig bei Unis der Fall ist. In der Praxis gibt es einfach zu viele Probleme damit. Port 1935 sollte nicht geblockt werden, um die Streams empfangen zu können

Die IP-Adress-Vergabe muss per DHCP erfolgen. Es müssen mindestens 500 Geräte parallel genutzt werden können, es müssen also ausreichend IP-Adressen zur Verfügung stehen und der DHCP-Server mit passendem Timeout konfiguriert werden, damit nicht mehr benutzte Geräte nicht alle IP-Adressen blockieren. Dieser Punkt ist nicht zu unterschätzen, vor allem in Anbetracht der Zunahme von mobilen Geräten mit Internet-Zugang. Die Bandbreite muss ausreichend dimensioniert werden.

Das WLAN sollte in allen Bereichen der Konferenz zur Verfügung stehen, u.a. im Foyer- und Ausstellungsbereich, Vortrags-, Workshop- und BoF-Räume.

An der Anmeldung und allen Ständen der Ausstellung sollte auch Ethernet zur Verfügung stehen.

Aufgaben

• Hiwis für Technik einteilen
• Mit Hausmeister reden wegen Strom, Kabellage, Lagerraum
• Stellwände organisieren und aufbauen (für Postersession, Pinnwand, Ausssteller & Projekte)
• Tische, Stehtische
• ...
• Siehe auch Workshops

Werbung und Öffentlichkeitsarbeit

Firmen-Werbung

Aussteller darauf hinweisen, dass sie mit der FOSSGIS werben dürfen und mit dem Logo direkt auf die Konferenz 2020/Sponsoren oder Konferenzwebsite verlinken können.

Community-Werbung

Mailing-Listen, Social Networks, Twitter, Facebook, LinkedIn, Xing, etc. Alles mitnehmen was geht. Hier sollten sich unbedingt versierte Social-Networker angeprochen fühlen. Das trifft zwar nicht die traditionelle Haupt-Klientel der FOSSGIS, erreicht dafür aber potentiell viele Multiplikatoren aus anderen Bereichen.

Presse

• Presseteam: Astrid Emde / Katja Haferkorn / Oliver Rudzik

Es hat sich als günstig erwiesen auch die lokale Presse mit Pressemeldungstexten zu versorgen.

Twitter

Accounts

• https://twitter.com/FOSSGIS_Verein
• https://twitter.com/FOSSGIS_Konf
• Dominik Helle / Astrid Emde / Katja Haferkorn

Buffer

• https://buffer.com/

Analysen

• https://analytics.twitter.com/user/fossgis_Verein/home
• https://analytics.twitter.com/user/fossgis_konf/home

Follower

FOSSGIS_eV

• 15.5.2013: Follower 105
• 6.10.2014: Follower 317
• 26.1.2017: follower 659
• 14.9.2017: follower 736
• 16.01.2018: follower 791
• seit April 2020 ist dieser Account gesperrt

FOSSGIS_Verein

• 20.07.2021: 107 Follower

FOSSGIS_Konf

• ab 2016 das neue Account für die FOSSGIS Konferenz
• 26.1.2017: follower 805
• 14.9.2017: follower 883
• 16.01.2018: follower 911
• 07.09.2020: follower 1213
• 20.07.2021: follower 1337

FOSSGIS2015

• 16.02.2015: Follower 548

FOSSGIS2014

• 6.10.2014 Follower 463

FOSSGIS2013

• 15.5.2013: Follower 286

Teilnehmer:innenbefragung

Die Befragung soll helfen, die Teilnehmer der FOSSGIS besser kennen zu lernen und Hinweise zur Weiterentwicklung der Konferenz liefern. Aus welchem Umfeld kommen die Besucher? Mit welchen Erwartungen kommen die Besucher und in wie weit ist die FOSSGIS in der Lage diese zu erfüllen.

Während der FOSSGIS-Konferenz werden die Teilnehmer:innen gelegentlich daran erinnert, die Bögen auszufüllen.

Analoge-Variante:
- Die Fragebögen werden für jede:n Teilnehmer:in ausgedruckt zur Verfügung gestellt. Diese enthalten einen abtrennbaren Teil, auf dem der Name der Ausfüller:in vermerkt werden kann, dieser wird für die Verlosung abgetrennt und in einer extra Box gesammelt. Gewinne in der Verlosung werden nur an Anwesende verteilt, denn es soll sich lohnen bis zum Schluss zu bleiben. Preise (z.B. Buchpreise) für die Verlosung müssen ggf. von Sponsoren eingeworben werden.
- Am Welcome Desk werden zwei Kartons bzw. Sammelbehälter vorgehalten, in denen die beiden Teile der Fragebögen (Verlosungsschnipsel mit Namen, Feedbackbogen) gesammelt werden können. Idealerweise sind die Kartons entsprechend beschriftet und es gibt dazu eine Schere (mit einer Schnur gegen Entwendung gesichert), um den Bogen zu teilen.
- Die Auswertung der Fragebögen erfolgt anonym.

Online-Variante:
- wird über die URL https://umfrage.fossgis.de zur Verfügung gestellt.
- Zum Online-Event im Jahr 2021 wurde ein neues Umfrageformat entwickelt, welches fortgeführt werden kann.

Auswertung Teilnehmerbefragung

Dies ist die Sammlung aller Fragebögen und Auswertung seit 2009. In den Jahren 2009- 2019 wurde ein sehr ähnlicher zweiseitiger Fragebogen verwendet. Über die Jahre wurden nur wenige Änderungen an den Fragen vorgenommen. Für 2020 wurde ein neuer einseitiger Fragebogen einwickelt.

• Auswertung der FOSSGIS 2009
  • Fragebogen
  • Bericht
  • Poster
• Auswertung der FOSSGIS 2010
  • Fragebogen
  • Bericht
  • Poster
• Auswertung der FOSSGIS 2011
  • Fragebogen
  • Bericht
  • Poster
• Auswertung der FOSSGIS 2012
  • Fragebogen
  • Bericht
• Auswertung der FOSSGIS 2013
  • Fragebogen
  • Bericht
• Auswertung der FOSSGIS 2014
  • Fragebogen
  • Bericht
• Auswertung der FOSSGIS 2015
  • Fragebogen
  • Bericht
• Auswertung der FOSSGIS 2016
  • Fragebogen
  • Bericht
• Auswertung der FOSSGIS 2017
  • Online Befragung mit LimeSurvey durch das Lokal Team.
• Auswertung der FOSSGIS 2018
  • Fragebogen
  • Bericht
  • Strichliste TN-Feedback 2018 - Frage 4 - Programmgestaltung
• Auswertung der FOSSGIS 2019
  • Fragebogen
• Auswertung der FOSSGIS 2020
  • Datei:Konferenzfragebogen 2020 0131.pdf
  • Datei:Auswertung Konferenzfragebogen 2020.pdf

Feedback zu den Workshops

Der Feedbackbogen soll möglichst kurz sein (ein dutzend Fragen, A5), damit er von den Workshopteilnehmern innerhalb von 2 Minuten nach dem Workshop ausgefüllt werden kann. Der Feedbackbogen soll trotz der Kürze über die interessantesten Bereiche Auskunft geben. Er sollte von den für den Räumen Zuständigen eingesammelt werden und beim Local-Team verwahrt werden.

Der Feedbackbogen für die Workshops 2020. Bitte einseitig auf DIN A4 Papier drucken und einmal schneiden (Zielformat DIN A5).

Auswertung Workshops

• Auswertung der Workshops 2012
  • Feedbackbogen
  • Gesamtbericht

• Auswertung der Workshops 2013
  • Feedbackbogen
  • Gesamtbericht

• Auswertung der Workshops 2014
  • Feedbackbogen
  • Gesamtbericht

• Auswertung der Workshops 2015
  • Feedbackbogen
  • Gesamtbericht

• Auswertung der Workshops 2017
  • Feedbackbogen
  • Gesamtbericht

• Auswertung der Workshops 2018
  • Feedbackbogen
  • Gesamtbericht

• Auswertung der Workshops 2019
  • Feedbackbogen
  • Gesamtbericht

• Auswertung der Workshops 2020
  • Feedbackbogen
  • Gesamtbericht

Zeitplanung

Die Konferenz wird über viele Monate vorbereitet. Verschiedene Meilensteine müssen zu bestimmten Zeiten erreicht werden.

Zeit	Aktion	Zuständig
ca. April des Vorjahres	Call for Location schreiben und veröffentlichen (PM)	Konferenzteam Core-Team
ca. Mai des Vorjahres	Deadline Call for Location	Konferenzteam Core-Team
Ende Mai des Vorjahres	Entscheidung Veranstaltungsort und Ankündigung Call for Paper & Call for Workshop (im August), Eröffnung der Sponsoring und Standbuchungen Pressemeldung dazu veröffentlichen	Konferenzteam Core-Team Pressemeldung-Team
Oktober des Vorjahres	Call for Papers / Call for Workshops schreiben und veröffentlichen und Sponsoringaufruf Pressemeldung dazu veröffentlichen	Programm-Komitee Pressemeldung-Team
November des Vorjahres	Deadline Einreichungen für Call for Papers / WS Pressemeldung dazu veröffentlichen	Speaker Pressemeldung-Team
Dezember des Vorjahres	Auswahl der Vorträge / WS	Programm-Komitee
Dezember des Vorjahres	Bekanntgabe der angenommenen und abgelehnten Vorträge uns Workshops	Programm-Komitee
Januar	Veröffentlichung des Programms (Vorträge und Workshops) und Sponsoring Pressemeldung dazu veröffentlichen Lokal Infos zu Anreise, Übernachtung und Ausgehmöglichkeiten bereitstellen	Programm-Komitee Pressemeldung-Team Lokal Team
Januar	Freischaltung der Anmeldung Pressemeldung dazu veröffentlichen	Programm-Komitee Pressemeldung-Team
T-6 Wochen (T=Konferenzbeginn)	Frühbucherrabatt endet Pressemeldung dazu veröffentlichen	Konferenzteam Core-Team Pressemeldung-Team
T-6 Wochen	Abgabe Texte für Tagungsband	Speaker
T-3 Wochen	Letzte Details zur Konferenz und Anmeldeschluss Pressemeldung dazu veröffentlichen	Konferenzteam Core-Team Pressemeldung-Team
T-2 Wochen	Druck Tagungsband	Tagungsband Editor
T-2 Wochen	Rundmail an Aussteller mit Infos zu Standskizze mit Ausstattung, Standplan, Anfahrtsmöglichkeiten, Materialversand, Ansprechpartner vor Ort)	Konferenzteam Core-Team, Input vom Lokal Team
T-2 Wochen	Rundmail an Referenten mit Infos zu Vortragsformalitäten	Konferenzteam Core-Team, Input vom Lokal Team
T-1 Woche	Anmeldeschluss Konferenz	Konferenzteam Core-Team
T-1 Woche	Festlegung Session-Leiter	Programm-Komitee
T-1 Woche	Festlegung des Catering	Lokal Team
T-5 Tage (Donnerstag vorher)	Rundmail Orga-Team an Teilnehmer mit Begrüßung, lokalen Hinweisen (ÖPNV, unofficial start, Anfahrtsskizze, WLAN-Infos), Hinweisen zur Konferenz	Konferenzteam Core-Team, Input von Lokal Team
T-1 Tag (Dienstag vorher)	Aufbau, Taschenpacken	Lokal Team
T (Mittwoch morgen)	Aufbau Aussteller	Lokal Team, Aussteller, Aussteller-Betreuer
T (Mittwoch - Freitag)	Konferenz	Lokal Team
T (Freitag)	Abbau Konferenz	Lokal Team
T (Samstag) OSM-Event	OSM Samstag findet statt.	[2]
T+1 Woche	Presseerklärung zum Abschluss der Konferenz	Konferenzteam Core-Team, Pressemeldung-Team
T+4 Wochen	Vorläufige Finanzübersicht	Schatzmeister

Finanzen

Budget

Der Projektleiter Konferenz stellt zusammen mit dem Schatzmeister des Vereins und dem Konferenz-Team ein Budget auf und führt in der Vorbereitungsphase und während der Konferenz die Buchhaltung der Konferenz. Er muss zu jedem Zeitpunkt einen Überblick darüber haben, welche Gelder bereits ausgegeben sind bzw. noch ausgegeben werden und welche Einnahmen bereits erreicht wurden bzw. noch zu erwarten sind. Nur so kann bei Problemen rechtzeitig gegengesteuert werden.

Budget für das Lokal-Team

Posten	Betrag	Anmerkung
Social Event	Kosten ca. 25-35€ pro Teilnehmer	Seit 2016 im Ticketpreis enthalten
Catering	Kosten circa 40 € pro TN	Mi - Fr: Versorgung mit Snacks, Mittagessen und Getränken ca. 400 TN
Personal (Hiwis)	3.500,00 €	280 Stunden für Hiwis
Kopien, Büromaterial	500,00 €	-

Folgende Posten sollten in der Budgettabelle enthalten sein: Ausgaben:

• Catering
• Social-Event
• Programmheft
• Tagungsband
• Videoaufzeichnung
• Sonstiges
• Miete
• Lanyards, Namensschildhüllen
• Taschen & T-Shirts
• OSM-Samstag
• Post
• Bildungsurlaub
• Ausfwandspauschale Helfer
• Venueless für Online
• Workadventure für Netzwerkwelt
• Ticket- und Vortragssystem
• Koordinierung

Einnahmen:

• Konferenzticket (normal)
• Konferenzticket (Frühb)
• Konferenzticket (Stut., Rentner)
• Workshops
• Platinsponsoren
• Goldsponsoren
• Silbersponsoren
• Bronzesponsoren
• Aussteller

Rechnungen

• Rechnungen für Ausgaben, die im Rahmen der Konferenzorganisation anfallen, müssen direkt auf den Verein lauten (siehe http://www.fossgis.de/impressum.html). In jedem Fall sollte jeder Rechnungsvorgang vorab mit dem Schatzmeister abgestimmt werden. Der Schatzmeister wird bei Rechnungsvorgängen im CC geführt.

• Wenn es für das Lokal-Team einfacher ist, kann es kleinere Rechnungen auch direkt bezahlen und dann eine Sammelrechnung an den Verein stellen. Dieser Sammelrechnung sollten die Belege (entsprechend der Nummerierung einer Sammelrechnungstabelle nummeriert auf A4 aufgeklebt) beigefügt werden.

Ausgaben sollten (im Rahmen des möglichen) so spät wie möglich getätigt werden. Da viele Ausgaben von der Teilnehmerzahl abhängig sind und die zu erwartende Zahl erst nach Ende der Frühbucherfrist abschätzbar ist. Zahlen für Taschen- und T-Shirtbestellungen, Namensschilder und dazugehörigen Lanyards sollten so entschieden werden, dass die Lieferung gewährleistet und die Anzahl so genau, wie möglich ist.

Handkasse vor Ort

Seit einigen Jahren buchen die Teilnehmenden ihr Ticket vorab online, so dass die Handkasse am Welcome Desk eine immer kleinere Rolle spielt.

Das Lokal-Team organisiert eine Kasse für die Anmeldung. Es ist Aufgabe des Rezeptionspersonals diese Kasse zu führen. Über Nacht nimmt der Leiter des Lokal-Teams die Kasse mit.

In die Kasse gehören die Einnahmen für:

• bar bezahlte Teilnahmegebühren für die Konferenz, Workshops, freiwillige Beiträge für Social Event und Tagungsband
• Einnahmen aus T-Shirt-Verkauf oder andere Einnahmen

Aus der Kasse können spontan nötige kleinere Ausgaben getätigt werden (zum Beispiel für Kopien). Belege dazu gehören für die Abrechnung in die Kasse.

Merke: Wer Geld bezahlt, bekommt den Originalbeleg der Quittung.

Für alle Einnahmen und Ausgaben wird eine Liste geführt und in der Hand-Kasse hinterlegt. Die Liste enthält:

• Datum/Uhrzeit
• Betrag (+/-)
• Anlass
• Name
• Unterschrift

Sollten sich im Laufe der Konferenz größere Beträge in der Kasse ansammeln, sollten sie zwischendurch an den Schatzmeister übergeben werden. Der Schatzmeister oder ein damit Beauftragter kümmert sich um die weitere Aufbewahrung.

Nach Ende der Konferenz wird die Kasse an den Schatzmeister übergeben.

Personalkosten

Grundsätzlich arbeiten alle Organisatoren der Konferenz freiwillig und kostenlos. Sprecher erhalten kein Honorar.

Um den großen Arbeitsbedarf an Hilfstätigkeiten während der Konferenz abzudecken, kann Personal dafür bezahlt werden. Die Arbeitsstunden sind bei 250h zu deckeln. Seit 2014 erhalten die Helfer eine Ehrenamtspauschale, diese darf pro Helfer pro Jahr 720 EUR nicht übersteigen. Helfer muss erklären, dass Ehrenamtspauschale nicht anderweitig in Anspruch genommen wird (auszufüllendes Formular).

Teilnahmebeitrag

Wir nehmen einen Eintrittspreis für die Konferenz. Für aktive Communitymitglieder ist der Eintritt frei.

Bis 2010 war die FOSSGIS-Konferenz kostenfrei, wurde aber mit der Zeit immer größer und damit auch teurer umzusetzen. Grundsätzlich ist es finanztechnisch keine schlechte Idee, wenn wir uns diversifizieren. Um so mehr verschiedene Einnahmenquellen es gibt, um so verlässlicher sind die Einnahmen.

Dagegen steht natürlich der Wunsch, mit der Konferenz möglichst viele Leute zu erreichen. Gerade OSM-Aktive oder Studierende können sich einen Eintrittspreis vielleicht nicht leisten. Für Interessierte, die nur mal reinschnuppern wollen, was dieses Open Source eigentlich ist, sollen nicht durch den Preis abgeschreckt werden.

Wir wissen aus den Umfragen, dass viele Besucher gerne bereit wären, uns einen Eintrittspreis zu bezahlen. Ihre Firma würde ohne zu Murren einen Eintrittspreis bezahlen, aber eine Spende eben nicht. Weil die Konferenz Geld kostet, wird die Veranstaltung wird in den Augen einiger als wertiger erscheinen. Wir unterstützen damit unsere Sicht, dass Open Source ready for business ist und stellen eine gewisse Professionalität dar. Mit mehr Geld machen wir nicht nur ggf. fehlende Einnahmen aus Workshops und Sponsoring wett, sondern können hoffentlich auch mehr erreichen. Z.B. kann man vielleicht dem einen oder anderen Sprecher die Reisekosten zahlen, der sonst nicht kommen könnte usw.

Die Nachteile sollen natürlich auch nicht verschwiegen werden:

• Es kann sein, dass Besucher sich betrogen vorkommen, wenn sie erfahren, dass sie Geld bezahlt haben und andere nicht.
• Insbesondere zahlende Besucher werden mit einer größeren Anspruchhaltung kommen. Wir müssen beim Service (z.B. Catering) darauf achten, dass alles glatt läuft.
• Die FOSSGIS hat bisher einen sehr angenehmen, lockeren, fast familiären Charakter. Man kann da natürlich die Angst haben, dass sich das mit einem Eintrittspreis ändert. Das liegt m.E. aber mehr an uns und der Art, wie wir die Konferenz veranstalten, als am Geld.

Wir dürfen natürlich bei alledem nicht vergessen, dass das Geld ja einer guten Sache zur Verfügung gestellt wird. Die Konferenz muss sich selbst finanzieren und noch Geld für die Vereinsarbeit des FOSSGIS abwerfen, wir haben sonst keine wesentliche Einnahmequelle für den Verein. Es gibt also letztlich wenig Alternativen, andere Geldquellen sind nicht in Sicht.

Teilnahmebeitragsarten

Der Teilnahmebeitrag für die Konferenz beträgt 220EUR (Frühbucher: 200EUR). Er erlaubt den Eintritt an allen drei Tagen. Es gibt keinen Rabatt, wenn jemand weniger Tage kommt.

Der Teilnahmebeitrag muss hoch genug sein, dass es sich überhaupt lohnt, ihn zu erheben (und wir wollen ja auch Geld einnehmen), aber nicht zu hoch, dass er Leute abschreckt oder übertriebene Erwartungen weckt. Hier schlagen wir einen Betrag von 220 EUR vor. Das ist immernoch niedriger als vergleichbare Konferenzen. Für einen Besucher aus der Verwaltung oder aus einer Firma, der Anreise und Hotel bezahlen muss und zwei Tage Arbeitsausfall hat, sind zusätzliche 220 EUR kein Betrag, über den er lange nachgedacht werden muss. Besucher:innen sollen idealerweise an allen Tagen teilnehmen, das unterstützen wir dadurch, dass wir keine Tagestickets anbieten. Wodurch auch die Anmeldung vereinfacht wird.

Für Frühbucher (bis ca. 1 Monat vor der Konferenz) gibt es einen Rabatt, sie zahlen nur 200 EUR.

Frühbucherrabatt hilft bei der Planung der Konferenz, z.B. der Kapazitätsplanung für Catering und Social Event. Dadurch, dass wir nun einen Eintrittspreis haben, können wir Frühbucherrabatte vergeben und erreichen damit frühere Anmeldungen. Es war schon immer ein Problem, dass wir eigentlich nicht so recht wussten, wie viele Leute kommen werden.

Es gibt auch Tickets zum reduzierten Preis, diese gelten für Studierende, Rentner:innen, Schüler:innen, Azubis, Freiwilligendienstleistende.

Die Tickets zum reduzierten Preis haben wir eingeführt, weil es eine Nachfrage gab.

Das Communityticket sowie auch das Helfer:innenticket sind kostenfreie Konferneztickets.

FOSSGIS-, OpenStreetMap- und OSGeo-Aktive dürfen sich ein Communityticket buchen. Für Helfer:innen steht das Helfer:innenticket zur Verfügung, zu welchem man ab mindestens 6 Stunden helfen berechtigt ist.

Dazu kommen Gutscheincodes, die wir an verschiedene Gruppen ausgegeben werden können. Die Gutscheincodes werden über das Anmeldesystem Pretix verwaltet.

Gutscheincodes geben uns einen große Flexibilität und wir können von Jahr zu Jahr einstellen, welche Zielgruppen wir besonders unterstützen wollen usw.

Wer soll nun solche Codes bekommen? (Unvollständige und nicht endgültige) Liste:

• Vortragende und Workshopleitende erhalten einen Gutscheincode für ihr Konferenzticket
• Aussteller und Sponsoren bekommen Gutschein-Kontingente für Mitarbeiter und Kunden

Natürlich ist der Eintritt für alle kostenlos, die bei der Organisation der Konferenz helfen oder einen Vortrag (Ausnahme Lighning-Talks) oder Workshop halten.

Hintergrund der verschiedenen Ticketarten: Aus dieser Auflistung ist zu sehen, dass es nicht wirklich schwierig sein wird, zu so einem Code zu kommen. Wenn jemand will, findet sich immer ein Weg. Und das ist ja auch völlig ok so. Wir sind damit in keiner anderen Situation als wir es vor der Einführung von Eintrittspreisen waren. Letztlich ist der Eintrittspreis sozusagen fast freiwillig. Der Default ist, dass Teilnehmer:in zahlt. Man muss schon etwas Aufwand investieren, nicht zu zahlen und das werden hoffentlich genug Leute nicht tun, sodass eben doch Geld hereinkommt.
Durch den gestuften Eintrittspreis haben wir zielgruppenflexible Preise. Statt per Default kostenlos zu sein, können wir ganz gezielt das Geld von denen nehmen, die es haben und die verschonen, die es nicht haben.

Für Workshops wird ein Betrag von 120 EUR pro Workshop erhoben (für Workshops gibt es kein Frühbucherticket, auch wenn es in den letzten Jahren möglich war).

Die Workshops finanzieren einen großen Teil der Konferenz, das soll auch weiterhin so sein.

Das Social Event kostet 35-60 EUR.

Der Social Event ist ein wichtiger Teil der Veranstaltung und seit 2016 im Konferenzticket enthalten.

Ticketbuchung im Pretix

• Konferenzticket (ggf. mit Frühbucherrabatt)
• Workshops [optional]
• Tagungsband [optional]
• T-Shirt [optional]
• Teilnehmer:innenliste[optional]

Rücktrittsregelungen

Bis 3 Tage vor Konferenzbeginn kann das Ticket per E-Mail storniert werden. Wir erstatten den vollen Konferenzbeitrag inkl. Workshop. Nach diesem Termin ist kein Rücktritt und Erstattung mehr möglich, weil die Kosten dann bereits entstanden sind.

Online-Event

Mit der Corona-Pandemie und den daran anknüpfenden Verordnungen war es nicht mehr möglich, Veranstaltungen wie gewohnt zu planen. Im März 2021 entschied der Vorstand des FOSSGIS e.V., dass die FOSSGIS-Konferenz 2021 als Online-Event stattfinden wird.

Dies ändert einige wesentliche Planungsdetails:

• Organisation der Vorträge muß entsprechend geändert werden, um diese im Livestream zur Verfügung zu stellen.
• Pro Bühne braucht es ein Regieteam, welches aus OBS-Regie, Bühnenkoordination und Sessionleitung besteht.
• die Workshops müssen als Online-Workshop konzipiert werden.
• Es braucht Möglichkeiten für Teilnehmende zum Netzwerken.
• Es braucht eine passende Online-Plattform für das Event.

Organisation der Vortragseinreichung

Es ist möglich den Vortrag live zu halten oder vorab aufgezeichnet einzureichen.
Um den Stress in der Regie zu minimieren, sollten so viel wie möglich Vorträge vorab aufgezeichnet vorliegen.

Wie dies organisiert wurde, ist im Blogartikel von Volker nachzulesen.

Kurz: - Verwaltung der vorab aufgezeichneten Vorträge über Seafile-Webserver
- jeder Vortragende erhält einen Uploadlink für die Vortragsaufzeichnung
- die vorab aufgezeichneten Vorträge werden von Videoschnitthelfern gecheckt und gegebenenfalls geschnitten.

Seafile dient als Datenaustauschplattform für die Livestreammitschnitte.

Das Konferenzorgateam stellt mehrere Beratungssessions für Vortragende zur Verfügung, um offen gebliebene Fragen zu besprechen.

Organisation der Regie

Pro Bühne (Vortragsraum) wird ein Regieteam zur Verfügung gestellt. Dieses besteht aus OBS-Regie, Bühnenkoordination und Sessionleitung.

Diese Anleitung für Sessionleitung und Bühnenkoordination diente zur.

OBS-Regie

- technische Ausstattung:
-- OpenBroadcastStudio-Software (OBS)
-- leistungsstarke Rechner mit 2 Bildschirmen
-- verlässliches Internet (gute Internetanbindung LAN; DSL 50down/10up zu knapp)
-- RasperyPI für Infobeamer (einer pro Bühne)
-- Video Capture Karte
-- Matrix-Chat

- Aufgaben:
-- macht den Livemix über OBS Studio,
-- indem vorab aufgezeichnete Videos eingespielt werden oder Speaker live zugeschaltet werden,
-- Fragen und Antworten-Session live eingespielt werden,
-- Pausentrailer mit Infobeamer
-- Mitschnitt
-- Matrix-Chat im Blick behalten

Bühnenkoordination

- hält Arbeit von der OBS-Regie fern
- sollte nicht nach jedem Track wechseln
- technische Ausstattung: Laptop, 2 Bildschirme, stabiles Internet

- Aufgaben:
-- Anwesenheit Vortragende prüfen
-- Technikcheck der Vortragenden und Sessionleiter 30 min vor Trackbeginn
-- Mikrophonetest
-- Videoqualität
-- Bildschirm teilen Foliencheck
-- Matrix-Chat im Blick behalten

Sessionleitung

Die Sessionleitung moderiert den jeweiligen Track, kündigt Vortrag und Vortragende an und gibt organisatorische Informationen an die Teilnehmenden.

- technische Ausstattung: Laptop, Browser, Headset mit Mikro, Kamera, stabiles Internet
- Aufgaben:
-- mitlesen des Chats während des Vortrags
-- relevante Fragen sammeln, dabei eventuell vorhandenes Voting der TN beachten
-- ausgewählte Fragen in Livesession an Vortragende stellen.
-- Matrix-Chat im Blick behalten

Workshoporganisation

• generelle Workshoporganisation siehe Handbuch
• Workshoporga (https://www.fossgis.de/wiki/Konferenz_2021/Workshop_Orga)
• ein Workshop hat eine Länge von jeweils 90 Minuten und
• muss zusätzlich zum Konferenzticket gebucht werden

Ablauf:

Vorbereitung für Durchführung:

1. WS-Leiter:in bestätigt bei Zusage die Duchführung zur geplanten Programmzeit
2. welches Setup?

 WS-Leiter entscheidet Variante (individuell, Browser, OS-Geolive). Diese Info dient der Orientierung für die Teilnehmenden. --> Wiki

- individuelles Setup:
-- Text für Website: "Sie erhalten in der Woche vor der Konferenz eine Mail mit detaillierten Informationen zum Workshop sowie die Möglichkeit in einem Termin Ihre Technik zu checken."
-- TN erhält Mailtext von WS-Leiter:in mit entsprechenden Informationen + Technikchecktermin
- OSGeoLive:
-- Text für Website: "Im Workshop wird mit der aktuellen OSGeoLive gearbeitet, diese kann als Image von einem USB-Stick oder als Virtuelle Box auf Ihrem Computer laufen. Hier finden Sie eine Anleitung zur Installation der OSGeoLive."
-- TN erhält Mailtext von WS-Leiter:in mit entsprechenden Informationen + Workshopunterlagen hier hinterlegen: https://trac.osgeo.org/osgeolive/wiki/Live_GIS_Workshop_Install + Technikchecktermin
- browserbasiert:
-- Text für Website: "Sie benötigen lediglich einen aktuellen Internet-Browser."
-- TN erhält Mailtext von WS-Leiter:in mit entsprechenden Informationen (Notwendigkeit Technikchektermin prüfen)

3. Obergrenze TN, um Ticketkontingent im Pretix einzustellen.
4. Helfer:in-Bedarf, wobei wird Hilfe benötigt
5. Technikchecktermine
- für jeden WS bzw. auf jeden Fall für die mit dem individuellen Setup
- Mails an WS-TN über Pretix (wichtig: Nachsendefunktion, falls Buchung nach Email-Versand erfolgt).

Durchführung

- Venueless:
-- pro Workshop wird ein Raum konfiguriert -- Raum-Zugang wird über Pretixbuchung durch Venueless-Plugin gesteuert)
- Ausstattung WS-Leiter:innen
-- Kabel-LAN und Headset benutzen.
-- Stromzufuhr Laotop
- Aufgaben Workshophelfer:innen
-- siehe Handbuch: https://www.fossgis.de/wiki/Handbuch#Workshop-Koordinator
-- den Teilnehmer:innen für technische Unterstützung zur Verfügung stehen.
-- Basiskenntnisse: BigBlueButton

Netzwerkwelt

Um optimales Netzwerken während der Veranstaltung zu ermöglichen, wurde die Netzwerkwelt erstellt. In der Netzwerkwelt können sich die Teilnehmenden in einer virtuellen Karte/Landschaft bewegen und einander begegnen. Zum Einstieg gibt Mensch sich einen Namen und wählt einen Avatar aus. Nach der Landung im Eingangsbereich ist die Bewegung mit Hilfe der Tastatur möglich. Teilnehmende können sehen, ob weitere Teilnehmende unterwegs sind. Wenn Avatare einander begegnen, öffnet sich ein Videochat, welcher sich mit einem Geräusch ankündigt, hier können sich die Teilnehmenden austauschen.

Für die FOSSGIS 2021 wurden der Campus Rapperswil virtualisiert, eine Online-Firmenausstellung (Expo) erstellt sowie DIY-Räume zur Verfügung gestellt.

• Verwaltung: https://workadventu.re/home?view=member
• Account: konferenz-orgaqfossgis.de (Katja)
• Repository: https://github.com/fossgis-2021/netzwerk-welt/blob/main/README.md
• Campuslink: https://play.workadventu.re/@/fossgis-e.v./fossgis-konferenz-2021/netzwerkwelt
• Expo: https://play.workadventu.re/@/fossgis-e.v./fossgis-konferenz-2021/expo
• DIY-Räume:
  

- https://play.workadventu.re/@/fossgis-e.v./fossgis-konferenz-2021/diy6
- https://play.workadventu.re/@/fossgis-e.v./fossgis-konferenz-2021/diy6_neu
- https://play.workadventu.re/@/fossgis-e.v./fossgis-konferenz-2021/diy6_cinema

Online-Event-Plattform

Venueless ist eine OpenSource-Software entwickelt im Pretix- und Pretalxumfeld. Die Administration liegt bei Venueless - Konfigurationsmöglichkeiten sind nach Absprache möglich.

Venueless ist browserbasiert und besteht aus:

• Seiten für Informationen
  

- WelcomeDesk - enthält Informationen zur Veranstaltung sowie Ansprechpartner:innen und relevante Links
- Programm - erstellt sich aus dem Pretalx-Schedule oder kann als CSV an Venueless geliefert werden.
- weitere Seiten können erstellt werden, z.B. zur Erläuterung der Netzwerkwelt, Expo o.ä.

• Bühne/Stages
  

- können nach Bedarf angelegt werden
- hier werden die Vorträge per Livestreaming für die TN übertragen
- es gibt eine chatfunktion sowie eine Fragenfunktion mit Votingmöglichkeit
- für FOSSGIS 2021: vier Bühnen, die mit Livestream (RMTP oder VOC-Link)

• Videokanäle
  

- können nach Bedarf angelegt werden
- BigBlueButton-Technologie
- können über die Administration für Nutzerkategorien, z.B. Workshop konfiguriert werden.
- für FOSSGIS 2021 hatte jeder Workshop einen eignene Raum, Teilnehmende haben nur den Raum gesehen, für den auch ein Workshop gebucht wurde

• Chatfunktion
  

- Chat mit allen Teilnehmenden
- Chat mit einzelnen Teilnehmenden

• Administrationsoberfläche, um Veranstaltung zu konfigurieren und um Seiten, Bühnen oder Kanäle zu erstellen

Hybrid-Event

Der Hybridkoordinator organisiert die hybride Umsetzung.

Nachhaltigkeit

Dieses Kapitel ist eine Zusammenstellung unserer Bemühungen um Nachhaltigkeit beim Fossgis-Kongress. Seit Jahren legen wir großen Wert darauf, dass unsere Veranstaltung umweltbewusst und nachhaltig ist. Das Förderprogramm in Hamburg 2024 ist eine Chance für uns, unsere bisherigen Anstrengungen zu dokumentieren und zu zeigen, welche Bereiche noch verbessert werden können. In diesem Handbuch werden die Kriterien der Selbstverpflichtung aus Hamburg aufgelistet und wie wir derzeit daran arbeiten, sie umzusetzen. Es ist eine Übersicht unserer Maßnahmen und eine Momentaufnahme unseres Engagements für eine nachhaltigere Zukunft des Fossgis-Kongresses.

Maßnahmen

Die aufgeführten Maßnahmen ist die Auswahl, die wir in Hamburg umsetzen werden.

Punkte	Themen	Link Handbuch
	1. UNTERNEHMENSFÜHRUNG & ORGANISATIONSKULTUR
	1.1 Nachhaltigkeitsmanagement
	1.2 Team & Büro
2	1.2.2 Bei Personal-Entscheidungen wird die ‚Charta der Vielfalt‘ für mehr Diversität im Team berücksichtigt.
	1.3 Dienstleistende
1	1.3.2 Der Veranstaltende arbeitet mit gemeinnützigen Organisationen, Projekten oder Initiativen zusammen.
	2. VERANSTALTUNGSSTÄTTE
	2.1 Standortwahl
1	2.1.1 Die Veranstaltungsstätte ist fußläufig (max. 500 m) an den ÖPNV angeschlossen.
	2.2 Ressourcenschonung
1	2.2.2 Die Veranstaltungsstätte wird ressourcenschonend betrieben, z.B. durch wassersparende Sanitäreinrichtungen/Toiletten, LED-Beleuchtung, oder …
1	2.2.3 Es gibt klar ersichtliche und zugängliche Möglichkeiten für Mülltrennung am Veranstaltungsort.
2	2.2.4 Die Veranstaltungsstätte nutzt erneuerbare Energien.
2	2.2.5 Die Veranstaltungsstätte hat eine Nachhaltigkeits-Zertifizierung wie bspw. DGNB, EMAS, Green Globe, Green Key, Earth Check oder …
	2.3 Naturschutz
1	2.3.1 Die (angrenzenden) Naturräume der Veranstaltungsstätte werden geschützt, z.B. werden Raucherbereiche mit ausreichend Aschenbechern ausgestattet, sodass keine Zigaretten in die Umwelt gelangen, oder
	2.4 Barrierefreiheit der Veranstaltungsstätte
1	2.4.1 Die Veranstaltungsstätte bietet barrierearme Optionen, wie ebenerdige Toiletten, stufenlosen Zugang zu den Räumlichkeiten etc.
	3. KONZEPT & RAHMENPROGRAMM
	3.1 Programmempfehlung
1	3.1.1 Teilnehmende werden auf nachhaltige kulturelle und kulinarische Aktivitäten am Veranstaltungsort aufmerksam gemacht, z.B. in Form von Tipps für die Abend-Gestaltung der Teilnehmenden.
2	3.1.2 Das Veranstaltungsprogramm bildet gesellschaftliche Diversität ab, z.B. eine diverse Auswahl an Referent:innen, oder … und/oder Soziale regionale Projekte und Initiativen werden aktiv in das Rahmenprogramm eingebunden, werden z. B. eingeladen sich mit einem Stand oder als Speaker zu sprechen.
2	3.1.3 In das Veranstaltungsprogramm sind aktiv Nachhaltigkeitsinhalte integriert, z.B. behandeln eigene Agenda-Punkte inhaltlich Themen nachhaltiger Entwicklung im Kontext des Veranstaltungs-Schwerpunktes, oder …
	3.2 Beauftragung & Verträge
2	3.2.1 Bei der Vergabe von Aufträgen an Dienstleistende (Standbetreibende, Security, Technik, Logistik etc.) werden Nachhaltigkeitsaspekte beachtet, z.B. regionale Dienstleistungs- unternehmen für kurze Wege, Dienstleistende mit besonderes inklusivem Konzept, oder
	4. KLIMASCHUTZMAßNAHMEN
	4.1 Klimawirkung der Veranstaltung
	4.2 Mobilität
2	4.2.3 Die vom Veranstaltenden organisierten Wege der Mitwirkenden vor Ort werden mit dem ÖPNV oder alternativ mit emissionsarmen Fahrzeugen zurückgelegt.
3	4.2.4 Alle Flugreisen, die der Veranstaltende selbst organisiert, werden kompensiert.
	4.3 Energie
1	4.3.1 Energiesparmaßnahmen werden per Briefing und mit Hinweisen vor Ort an alle Mitwirkenden kommuniziert, u.a. Stoßlüften, Ausschalten von Geräten und Beleuchtung über Nacht, etc.
1	4.3.2 Es kommt möglichst energiesparende Technik zum Einsatz.
	5. BESCHAFFUNG, MATERIAL & ABFALLMANAGEMENT
	5.1 Veranstaltungsmaterial & Dekoration
1	5.1.1 Das Teilnehmenden-Management wird digital umgesetzt.
1	5.1.2 Veranstaltungsmaterial und Werbeträger werden sinnvoll wiederverwendet, sparsam eingesetzt und ressourcenschonend hergestellt.
1	5.1.3 Es werden bevorzugt wiederverwendbare Ausstattung und Möbel genutzt.
1	5.1.4 Blumendekorationen und -sträuße werden sparsam eingesetzt und stammen aus nachhaltiger Produktion oder werden nach der Veranstaltung weiterverwendet.
1	5.1.5 Es wird ein System zur Wiederverwendung von Badges/Namensschilder/Lanyards umgesetzt – inkl. Einsammeln am Ende der Veranstaltung und Wiederverwendung auf anderen Veranstaltungen.
	5.2 Abfallmanagement
2	5.2.1 Verpackungsabfall wird bereits bei der Beschaffung reduziert und von Dienstleistenden zurückgenommen.
3	5.2.2 Ein Abfallvermeidungs- und Recyclingkonzept für die Veranstaltung wird unter Einbindung aller Beteiligten am gesamten Veranstaltungsort flächendeckend umgesetzt und fortlaufend weiterentwickelt.
	6. UNTERKUNFT
	6.1 Hotel
	7. GASTRONOMIE/VERPFLEGUNG
	7.1 Catering und Restaurants
1	7.1.1 Bei der Zusammenstellung des Lebensmittelangebots werden kulturelle und soziale Aspekte berücksichtigt und Allergien, Speisegebote etc. werden bei Teilnehmenden abgefragt.
1	7.1.2 Caterer/Restaurants werden unter Berücksichtigung von Nachhaltigkeitsaspekten der angebotenen Speisen und Getränke ausgewählt.
1	7.1.3 Zutaten und Inhaltsstoffe des Catering/Restaurants-Angebots werden transparent einsehbar aufgeführt.
2	7.1.4 Es wird Leitungswasser in Wasserspendern oder Karaffen angeboten.
2	7.1.5 Die artgerechte Herkunft von angebotenen tierischen Produkten, wie Eiern, Milchprodukten, Fleisch und Fisch, kann garantiert werden, durch Siegel deutscher Bio-Anbauverbänden wie Naturland und Bioland, oder das Neuland-Siegel für artgerechte Tierhaltung. und/oder In der Speisenzusammenstellung wird auf Regionalität und Saisonalität geachtet, d.h. es werden Gerichte gewählt, die sich mit überwiegend saisonal-regionalen Zutaten (aus einem Umkreis von max. 250 km Entfernung zur Veranstaltungsstätte) zubereiten lassen.
2	7.1.6 Es gibt mehr vegane/vegetarische Optionen als fleisch-/fischhaltige Varianten.
	7.2 Konsumverhalten
1	7.2.1 Der nachhaltige Konsum von Speisen wird gefördert, indem umweltfreundlichere Getränke (wie Leitungswasser) und nachhaltigere Speisen (wie vegane Gerichte) prominent und attraktiv platziert werden.
2	7.2.2 Es wird eine bedarfsgerechte Lebensmittel-Kalkulation durchgeführt und die Verwertung überschüssiger Speisen gesichert, z.B. durch Vergabe übriggebliebener Speisen per ReBowl oder anderen Pfandgefäßen an Mitwirkende oder Abgabe über eine Foodsharing-App oder Initiative (bspw. „Too good to go“).
	7.3 Mehrweg & Verpackungen
2	7.3.1 Es wird Mehrweggeschirr verwendet und Einweggeschirr wie Einwegbecher, -teller und -Kaffeerührstäbchen vermieden.
2	7.3.2 Verpackungsabfall wird reduziert (bspw. durch Pfandflaschen) und Einweg möglichst vermieden, bspw. werden Zucker, Salz, Kaffeesahne etc. nicht einzeln verpackt, sondern aus Großgebinden, in Gewürzstreuern, Kännchen etc. ausgegeben.
	8. SOZIALE ASPEKTE & INKLUSION
	8.1 Zugänglichkeit der Veranstaltung
1	8.1.1 Informationen zur Barrierefreiheit der Veranstaltung werden bereitgestellt und im Vorfeld an die Teilnehmenden kommuniziert.
2	8.1.2 Es gibt eine Ansprechperson, die bei Anliegen und Fragen zu Sozialem und Inklusion kontaktiert werden kann – vom Team, Dienstleistenden und Teilnehmenden.
	8.2 Gesundheit & Sicherheit
1	8.1.4 Es wird negativen gesundheitlichen Folgen durch die Veranstaltungsaktivitäten vorgebeugt, z.B. durch die Vermeidung von Passivrauchen durch abgegrenzte Raucher:innen- Bereiche, ausreichend Möglichkeiten zum Händewaschen und/oder Desinfizieren, oder
	9. KOMMUNIKATION
1	9.1.1 Verschiedene Möglichkeiten nachhaltig(er) zur Veranstaltungsstätte an- und von dort wieder abzureisen, werden vorab kommuniziert – einschließlich der An- und Abreise nach Hamburg (bspw. mit dem Zug) als auch Wege vor Ort (z. B. ÖPNV).
	9.1 Kommunikation mit Mitwirkenden (Teilnehmende, Team, Dienstleistende)
1	9.1.1 Alle Mitwirkenden werden über die Nachhaltigkeitsstandards und -maßnahmen der Veranstaltung informiert.
2	9.1.2 Alle Mitwirkenden erhalten die Möglichkeiten, Feedback und Anregungen zu den Nachhaltigkeitsmaßnahmen der Veranstaltung zu geben.
	9.2 Kommunikation nach Außen
1	9.2.1 Nachhaltigkeitsziele und -maßnahmen werden attraktiv an die Teilnehmenden kommuniziert, um sie zum Mitmachen anzuregen.
	10. WIRTSCHAFTLICHE NACHHALTIGKEIT
	10.1 Mehrkosten & Preisgestaltung
2	10.1.1 Es werden kostenfreie oder vergünstigte Tickets/Teilnahmen ermöglicht, z.B. durch einen Solidaritätszuschlag beim Ticketkauf wodurch andere Teilnehmende günstigere oder kostenlose Tickets finanzieren können.
	10.2 Sponsoring & Förderung
1	10.2.1 Für die nachhaltige Ausrichtung der Veranstaltung werden Fördermittel beantragt.

Arbeitsteilung und Aufgabenkatalog

Die Organisation der FOSSGIS ist eine Menge Arbeit, die größtenteils ehrenamtlich geleistet wird. Um so mehr Helfer es gibt, um so weniger Arbeit ist es für den Einzelnen bzw. um so mehr kann geleistet werden. Die Kommunikation entweder über die Konferenzmailingliste oder das Wiki ist sehr wichtig. Die Arbeit teilt sich ganz grob in die lokal zu leistende Arbeiten, die jedes Jahr von einem anderen Team, dem Lokal-Team, übernommen werden, und in die allgemeinen Arbeiten, die von Leuten geleistet werden, die sich über mehrere Jahre engagieren ( Konferenz-Team Core-Team).

Koordiniert wird das Gesamtprojekt vom Projektleiter Konferenz (Katja Haferkorn). Der Projektleiter wird für die allgemeinen Aufgaben und Entscheidungen vom Konferenz-Team (ca. 5-9 Leute) unterstützt. Für den Inhalt der Konferenz ist das Programm-Komitee verantwortlich und die Organisation der aktuellen Konferenz vor Ort übernimmt das Lokal Team, es wird vom Leiter Lokal-Team geleitet. Daneben gibt es eine Vielzahl von Aufgaben, die von einem oder mehreren Leuten verantwortlich übernommen werden. Natürlich können einzelnen Personen mehrere Aufgaben gleichzeitig wahrnehmen.

In den folgenden Unterkapiteln werden die Aufgaben der verschiedenen Personen und Teams im einzelnen beschrieben. Natürlich kann eine Aufgabe auch delegiert werden, das ändert aber nichts an der Verantwortung des Zuständigen, dass die Aufgabe erledigt wird.

Projektleiter Konferenz

Aufgaben sind u.a.:

• Koordination des Gesamtprojektes
• Überwacht die Einhaltung des Terminplanes
• Dankesworte am Ende der Konferenz
• Zusammenstellung einer Liste gemeinsam mit dem Lokal Team mit wichtigen Telefonnummern (Alle Orgas/Hiwis, Hausmeister, Caterer, usw.) Ausdruck und Verteilung an Orgas und Hiwis. Die Liste muss zum Aufbau zur Verfügung stehen.

Arbeitsgruppe Konferenzorganisation

Die Arbeitsgruppe Konferenzorganisation, auch Dauerhaftes Konferenzteam oder Core-Team genannt, steht hinter dem Projektleiter Konferenz und ist während der gesamten Vorbereitungszeit beratend für das Lokal-Team tätig.
Sie trägt das Wissen und die Erfahrungen der vergangenen Konferenzen.

Aufgaben sind u.a.:

• Aufsetzen und Veröffentlichen des Call for Location;
• Auswahl der Konferenz-Ortes;
• Call for Paper & Call for Workshop (#Programm-Komitee);
• Beratung und Unterstützung des Lokal-Teams;
• Organisation der Konferenz;
• Kommunikation des Programms, Öffentlichkeitsarbeit;
• Letzte Instanz für konfliktbeladene Entscheidungen, die das Lokal-Team nicht entscheiden kann;
• Letzte Instanz für die Bestätigung der kostenfreien Teilnahme durch aktive Beiträge.

Programm-Komitee

Das Inhaltliches Programm wird vom Programmkomitee erstellt.

Aufgaben sind u.a.:

• Info an Vortragende zum Status ihrer Vortragseinreichung (cc an Koordinator Organisation)
  • Stichwortvorlage beachten
  • wenn keine schriftliche Vortragszusammenfassung geliefert wird, wird nur der Abtract veröffentlicht.
• Partizipation des FOSSGIS e.V. an Vortragsauswahl (?)
  • Infomail an Vereins-Liste
• Programm erstellen
• Programm online stellen

Lightning-Talk-Koordinator

Der Lightning-Talk-Koordinator ist Teil des Programm-Komitees und kümmert sich um die Lightning-Talks während der Eröffnungs- und Abschlussveranstaltung und gibt sie im Konferenz-Programm bekannt.

Workshop-Koordinator

Der Workshop-Koordinator betreut die Workshop-Leiter. Er arbeitet dabei eng mit dem Programm-Komitee und dem Lokal-Team zusammen.

Aufgaben sind u.a.:

• Ansprechpartner für Workshop-Leiter
• Bemüht sich zusammen mit dem Programm-Komitee um ein interessantes und ausgewogenes Workshop-Programm.
• Stellt sicher, dass die Informationen über die Workshops für die Teilnehmer vollständig und aussagekräftig sind;
• kümmert sich um die Anmeldeliste
• Evaluationsbögen für Workshops erstellen und einsammeln;
• Koordination Technik mit Workshop-Leitern und Lokal-Team bzw. DVD-Team.

siehe auch Workshops

Koordinator Presse/Öffentlichkeitsarbeit

Der Presse-Koordinator/ das Pressemeldungskomitee ist dafür zuständig den Presseverteiler zu pflegen und alle regulären Pressemitteilungen zu erstellen und rechtzeitig an den Verteiler zu geben. Zusätzliche Pressemeldungen können vom Lokal-Team, Sponsoring-Koordinator, etc. erstellt und dem Presse-Koordinator zur Veröffentlichung gegeben werden.

Aufgaben sind u.a.:

• Pressemitteilungen erstellen
• PM verschicken
• Informationen einholen
• lokale Presse nicht vergessen (Kontakt Lokal Team)
• Pressemeldungsentwürfe über die Liste einfordern (definierte Aufgabe, die sicherlich gern jemand übernimmt)

Sponsoring-Koordinator

Der Sponsoring-Koordinator kümmert sich um die Werbung und Betreuung von Sponsoren. Das ist eine recht anspruchsvolle und finanziell wichtige Aufgabe.

Aufgaben sind u.a.:

• Öffentliche Ankündigung des Sponsorenprogramms mit Preisen und Bedingungen
• Anschreiben potentieller Sponsoren/Aussteller
• Persönliches Gespräch / Email-Kontakt
• Ggf. aushandeln von Zusatzbedingungen (größerer Stellplatz, Außenstand, etc.)
• Erstellen der Rechnungsgrundlage, Absprache mit dem Projektleiter-Konferenz
• Einfordern eines kleinen Bitmap-Logos für die Webseite und eines Vektor-Logos für den Druck des Tagungsbandes, Plakaten, etc.
• Abstimmung mit dem Ausstellungs-Koordinator des Lokal-Teams

Ausstellungs-Koordinator

Der Ausstellungs-Koordinator ist der Dienstleister für die Aussteller vor Ort. Im Vorfeld muss er sich mit dem Sponsoring-Koordinator eng abstimmen. Die meisten Vorbereitungen müssen erledigt sein bevor der erste Aussteller am Ort erscheint!

• Anzeichnen der Stellplätze, die vom Ausstellungs-Koordinator in einen Plan eingezeichnet wurden.
• Versorgung der Stellplätze mit Technik:
  • ein ausreichend dimensioniertes Stromkabel pro Stand, besser natürlich gleich mit Mehrfachsteckdose
  • ein Netzwerkkabel pro Stand

Der Ausstellungs-Koordinator sollte sicherheitshalber ein paar Meter Patchkabel, Klebeband, Schere, Faden, etwas Werkzeug, z.B. Schraubendreher, etc., ggf. ein oder zwei Ethernet Switches, etc. zur Hand haben. Das ist allerdings keine Dienstleistung, die der Aussteller einkauft, sondern nur eine Freundlichkeit und Entgegenkommen, um den reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Aufgaben sind u.a.:

• Sicherstellen, dass Lieferungen von den Ausstellern im Vorfeld der Konferenz gelagert werden und zum Aufbau zur Verfügung stehen

Teilnehmer-Koordinator

Der Teilnehmer-Koordinator ist die Schnittstelle zwischen dem Konferenz-Team und den Teilnehmern. Er kümmert sich um die Information der Teilnehmer und den Ablauf der Anmeldung, sowohl im Vorfeld als auch vor Ort. Er arbeitet dabei eng mit dem Lokal-Team zusammen.

Aufgaben sind u.a.:

• E-Mail an die Teilnehmer kurz vor der Konferenz mit praktischen Informationen zur Anfahrt usw.
• Bekanntgabe organisatorischer Informationen in der Eröffnungsveranstaltung der Konferenz

• Erstellung und Verteilung von Aktuellen Informationen an die Moderatoren, die vor und nach den Vortragsblöcken vorgelesen werden.

• Bearbeiten von Rückfragen von Teilnehmern im Vorfeld
• Durchführung der Anmeldung in Absprache mit der Technik und dem Lokal-Team
• Handling von Stornierungen und schwierigen Fällen bei der Anmeldung
• Ansprechpartner für die Hiwis bei der Anmeldung vor Ort zur Behandlung von schwierigen Fällen

Siehe auch: Teilnehmerbetreuung

Team Printmedien

Tagungsband-Koordinator

Der Tagungsbandkoordinator kümmert sich darum, dass der Tagungsband rechtzeitig zum Konferenzbeginn in ausreichender Zahl verfügbar ist. Jeder Teilnehmer erhält einen Tagungsband in der Konferenz-Tasche. Im Tagungsband-Komitee könnte sich jemand verantwortlich fühlen, die Beiträge gegenzulesen (Rechtschreibung) und auf Vollständigkeit zu prüfen.

Aufgaben sind u.a.:

• Organisation Zusammenstellung Tagungsband
  • Sammlung der Vorträge, wenn Beiträge fehlen - anfordern
• Titelblatt, Sponsorenzusammenstellung
• Layout
• Organisation Druck (ISBN besorgen, Anzahl)
• Restbestände durch Lehmanns vertreiben lassen
• Nachbestellung möglich?

Siehe auch: Tagungsband

T-Shirt-Koordinator

Der T-Shirt-Koordinator ist dafür zuständig im Rahmen des Budgets ein das Design, Farbe, die Auswahl an Größen, Lieferung und Bezahlung zu kümmern. Bei Buchung des Konferenzticket kann sich der TN für oder gegen ein T-Shirt entscheiden und die Größe angeben (bei der Anmeldung sind sowohl Größe als auch Damen- oder Herrenshirt auswählbar).

Aufgaben sind u.a.:

• Schriftzug, Design, Farbe (begrenzte Mengen)
• Mengenverteilung
• Größen und Schnitte für Damen und Herren sind mittlerweile Standard
• Organisation Druck und Bestellung (abstimmen mit dem Schatzmeister)
• Rechtzeitige Lieferung gewährleisten.
• Kommunikation an das Lokal-Team, wer T-Shirt bekommt (zahlende TN oder WS-TN)

siehe auch T-Shirts

Lokal-Team

Aufgaben

Das Lokal-Team ist für die Organisation der Konferenz vor Ort verantwortlich und kümmert sich um den effektiven und reibungslosen Ablauf der Konferenz. Alle Aufgaben können entweder selbst oder durch einen angemieteten Dienstleister erbracht werden.

• Infrastruktur Konferenzstandort
  • Beschilderung
  • Tische, Stühle und Pinnwände für die Ausstellung in ausreichender Zahl zu organisieren und aufzubauen
  • Garderobe
  • Fundbüro
  • Erstellung und Verteilung der Namensschilder (mit Farbcodes, noch technisch klären)
  • Versorgung mit Wasser für die Vortragenden
  • Für die Sammlung der Fragebögen müssen an der Registrierung zwei Kartons oder dergl. zur Verfügung stehen (siehe Fragebögen).

• Infrastruktur Handbuch#Technik Technik
  • Stromversorgung in den Hörsälen
  • Vortragstechnik (Präsentationsrechner, Mikrofone, Lautsprecher)
  • Technische Unterstützung für Vortragende am Projektor, Mikrofon
  • WLAn für Konferenzteilnehmer

• Information
  • Raumplan, Toilettenbeschriftung
  • Behintertentoiletten-Beschriftung, Stufenfreie Eingänge-Umleitung
  • Anfahrtsbeschreibung für Teilnehmer zum Tagungsort, Social Event und ggf. anderen Orten
  • Anfahrtsbeschreibung für Lieferungen (z.B. für Aussteller)

• Organisation
  • Logistik
  • Empfangsbereich
  • Sammeln und archivieren der in letzter Sekunde eingereichten Vortragsunterlagen (PDF, Foliensätze) für die spätere Veröffentlichung
  • Finden von Orten für das Rahmenprogramm
  • Ordner, die an den Eingängen Namensschilder kontrollieren. Hierbei geht es nicht um eine scharfe Ausweiskontrolle, sondern nur um das da-sein. Diese Aufgabe kann gleichzeitig von den Vortrags-Technik Betreuern wahrgenommen werden. Wenn man kein Türsteher da ist, ist das halt so.
  • (Troubleshooter, die an allen Tagen der Konferenz deutlich erkenntlich (neo-grün/rot/lila gestreift kariertes T-Shirt) vor Ort sind und fix und unproblematisch Probleme lösen können. )
  • Falls Poster-Session: Poster Organisation, welche Poster, wo aufgehängt, klare Aufteilung in Sponsoren-Poster und Fachbeiträge.

Das Lokal-Team muss direkt vor der Konferenz Pakete von Ausstellern, Sponsoren usw. entgegennehmen können. Dazu sollte eine Adresse, idealerweise direkt am Konferenzort, unter Veranstaltungsort bekannt gegeben werden. Ein Termin, bis wann Pakete eintreffen müssen, muss ebenfalls bekannt gegeben werden, typischweise am Freitag vor der Konferenz. Die Absender der Pakete sind gehalten, das Organisationsteam zu informieren, welche Pakete wann zu erwarten sind. Dokumentation unter Lieferungen.

Es gibt sehr viele Arbeiten, die zwingend durch das Lokal-Team zu erledigen sind. Daher ist es sinnvoll die Aufgaben geschickt zu verteilen und eine Dokumentation im Wiki zu pflegen.

Zusammenfassung als PDF - Aufgaben des lokalen Teams für die Ausrichtung einer FOSSGIS-Konferenz

Personalbedarf/ Personalplanung

• Personal Aufbau: Am Dienstagnachmittag und Mittwochmorgen wird aufgebaut. Das wird teilweise von den Organisatoren und teilweise vom Lokal-Team erledigt.

• Aufgaben sind u.a.:
  • Transport von Materialien zum Ausstellungsort
  • Aufbau der Anmeldung
  • Aufbau der Infrastruktur für die Ausstellung (Tische, Stellwände, Kabel)
  • Aufbau Catering-Bereich (wennn das nicht der Caterer macht)
  • Einrichtung Workshop-Räume (Tische, Rechner, Kabel)
  • Beschilderung der Anfahrt und der Räume
  • Aufhängen von diversen Plakaten und dergl. (FOSSGIS-Banner, Sponsoren, Programm, …)
  • Packen der Taschen
  • Namensschilder drucken, in Plastikhüllen einfügen und sortiert an der Anmeldung aufbauen
  • Videotechnik gemeinsam mit dem Videoteam aufbauen

• Personal Welcome Desk: Während der ganzen Konferenz ist die Anmeldung mit mindestens einer Person besetzt. Zu Stoßzeiten (insb. Mittwochmittag und Donnerstagmorgen) auch mehrere.

• Aufgaben sind u.a.:
  • Informationen für Teilnehmer
  • Registrierung der Teilnehmer inkl. Ausgabe der Taschen, Namensschild, (T-Shirt),
  • Prüfung Workshopbuchung
  • Verkauf von Tickets für den Social Event, Entgegennahme Konferenz- und Workshopgebühr (Handkasse, Belege)
  • Ggf. Verkauf von T-Shirts, Tagungsbänden, usw.
  • Garderobe
  • Kaffeetisch, falls nicht vom Catering abgedeckt

• Personal Hörsaal: In jedem Hörsaal gibt es eine verantwortliche Person.

• Aufgaben sind u.a.:
  • Technik betreuen (im Vorfeld mit der Technik vertraut machen (Licht, Jalousien, Audio- und Videoanlage, Rechner)
  • Unterstützung der Vortragenden beim Laden ihrer Präsentationen auf den Präsentationsrechner
  • morgens an jede Tür ein aktuelles Tagesprogramm hängen
  • Koordinierung der Platzierung der TN, damit nicht alle außen sitzen
  • Kontrolle, ob Unterschrift zur Einverständniserklärung zur Aufzeichnung des Vortrages vorliegt. Wenn nicht, einholen
  • Versorgung der Vortragenden mit Wasser
  • Mikrofon
  • Bei Fragen aus dem Publikum das Mikrofon herumtragen
  • Vortrag als PDF auf Laptop im Raum speichern (Bitte Vortragenden darauf Hinweisen und Kontrollieren, danach Sammeln und sichern)

• Personal Workshops: In jedem Hörsaal gibt es eine verantwortliche Person.

• Aufgaben sind u.a.:
  • Technik betreuen (im Vorfeld mit der Technik vertraut machen (Licht, Jalousien, Audio- und Videoanlage, Rechner)
  • morgens an jede Tür ein aktuelles Tagesprogramm hängen
  • Kontrolle Worksshops Teilnehmer.
  • Versorgung der Workshopleiter mit Wasser
  • Feedbackbögen mitnehmen

• Personal Springer: Für sonstige Aufgaben, ist eingewiesenes Springerpersonal vorzusehen.

• Aufgaben sind u.a.:
  • Besorgen und Einkauf von fehlendem Material, wenn z.B. spontan Reißzwecken benötigt werden
  • Transport von Material
  • Ausdrucken und Aufhängen von Hinweisschildern
  • Informationen überbringen

• Session-Leiter: Aufgabe des Session-Leiters ist es, einen Block von Vorträgen zu moderieren.

• Aufgaben sind u.a.:
  • Sorgt für den pünktlichen Beginn und pünktliches Endes des Vortrages. Es ist besonders wichtig, dass Zeitraster einzuhalten, damit die Teilnehmer jederzeit zwischen den Tracks wechseln können. Der Session-Leiter vereinbart mit dem Vortragenden Zeichen. Z.B. offene Hand hochhalten für 5 Minuten, ggf. entsprechende Zettel vorbereiten.
  • Kurze einführende Worte zum Vortragenden, der Name sollte flüssig über die Lippen kommen auch bei Herrn Prof. Dr. Dr. Geo. Wlædchrøv Zlot¢iktrl.
  • Moderation der Frage- und Antwort-Session.
  • Dank an den Vortragenden.
  • Bekanntgabe von aktuellen organisatorischen Informationen. Diese Informationen werden an der Anmeldung gesammelt. Der Session-Leiter bekommt diese Informationen überbracht.

Der Session-Leiter wird von einer Person, die für den Hörsaal verantwortlich ist, unterstützt.

Koordinator Nachbereitung Konferenz

• Der Koordinator Nachbereitung Konferenz organisiert ein Treffen mit dem Konferenz-Team (um Presse, Finanzen und Teilnehmerbetreuung abzuarbeiten) und dem Lokal Team.

• Fragebogen-Auswerter
  • wertet die Teilnehmerbefragung aus
  • pflegt Erkenntnisse im Wiki ein Handbuch#Teilnehmerbefragung Teilnehmerbefragung.

2023

Erste Veranstaltung Hybrid.

PKO

• für akademic Track sollte bei den PKO-Mitgliedern die Institution der Beschäftigung, Titel sowie Themen angegeben werden (vielleicht kleine Bio?) WV bei Planung nächste Konferenz
• das PKO braucht eine Person, die sich verantwortlich fühlt, dass die Programmgestaltungsarbeit läuft, es ist nicht Katjas Aufgabe
• wir erlauben Einr. auf dt. und engl., falls der Beitrag positiv bewertet wird und die Begründung nachvollziehbar ist, ist auch englisch ok, PKO stimmt dies im Reviewprozess ab, PKO sollte sensibel bleiben, ohne Standardfestlegung, akademic Track darf englisch sein, erst recht wenn weiblich
  • Sollte so im CfP vermerkt werden
• im CfP erwähnen: Abkürzungen bitte auflösen und nicht als Vorwissen der Teilnehmenden annehmen
• Punktevergabe CV und PKO-Review anpassen
• Tagungsbandvorlage - Zitationstil auf APA-Stil für Literatur und Quellen anpassen?
• festlegen, wer kostenfreie Tickets bekommt (Vortragende, WS-Leiter, LT?), veilleicht ist es auch über eine Frage bei der Einreichung abfragebar? Benötigen Sie ein kostenfreies Ticket, um zur FOSSGIS zu kommen?
• Farben für Trackkategorien etwas pastelliger wählen.
• Idee: Firmenpräsentation - einen Raum dafür zur Verfügung stellen (Kategorie im CfP Ausstellerpräsentationen) --> WV für nächste Konferenzplanung
• Baucht PKO-Leitung (Vorsitz)
• Festlegungen im CfP sollten im Nachgang nicht wieder aufgeweicht werden (Diskussion um engl. Einreichungen) Dann können wir gleich schreiben reicht was ein, wir entscheiden später ob das passt, das hatten wir schon mal so und dann gab es Unmut bei den Ablehungen weil es so aus dem CfP nicht hervor ging.
• Wir sollten das Programm nicht so voll quetschen (max. 3 Track + 1 Demo)
• Spontane LTs von vornherein 2-3 Blöcke vorsehen
• Am Anfang Platz für Vorstellen und Lokale prominente Speaker, die kommen immer auf den letzten Drücker. => Wenn keiner kommt, ist dann halt 15 Minuten Pause zw. Eröffnung und parallel Programm/WSs

Orga

• Freitickets nur für Videohelfer
• Beschilderung der Räume Streaming oder Live muss eindeutiger sein
• Auch Demo-Session-Raum hätte Streaming-Raum benötigt

Feedback am OSM-Samstag

• Initiale Orga-Session für Hybrid-Räume (Helfer)
  • Helfer für alle Tage (Auch OSM-Samstag)
  • Helfer sollen dann z.B. Chat beobachten und Vor-Ort-Publikum informieren
  • Wie bekomme ich meine Folien für alle sichtbar?
• Einteilung der Räume nicht online => Doch, aber super gut versteckt
• Kommunikation zu Raumänderung, an alle geben
• Wenn Event aktiv, dann muss Thema sichtbar werden im Venueless
• WLAN zu schwankend
• Vortragende mit Präsentationslaptop und Admin-Rechte
• Räume müssen selbst Admin-Rechte haben
• Tonqualität
  • Vortragende schwer zu verstehen; gleichzeitig Micros hellhörig; Gespräche hinten schwer, Stühle rücken laut
  • Sollte vorher überprüft werden.
• Leute online einbinden einbinden ist schwierig; Tafel schreiben ist schwer; Interaktionswerkzeuge fehlen
• Sessions mit Vielen TN schwierig, da viel passive TN
  • Problem nicht sinnvoll lösbar
  • Wenn mehrere Sessions paralell, dann ist für TN die Auswahl schwer bzw. wichtige TN fehlen
  • Ggf. Alternative Moderationsart wählen

2022

Besonderheit: Online-Event

Speaker

• lieber Voraufzeichnen, weil doch Ruckeln oder Fehlübertragungen auftreten können (Siehe Demosession Mapbender Astrid)
• Klar machen, wie lange Demo-Session ist und wie sie geteilt ist:
  • Einreichung: 60 Minuten
  • Programm: 55 Minuten
  • Wiki 45 Minuten + 10 Minuten Fragen => somit 15 Minuten weniger wie bei der Einreichung
• Informationen für Vortragende optimieren, welche Mail mit welchem Inhalt, wenn Nummerierung, dann alle Infomails einbeziehen, irgendwo aufführen, welche Mails an Vortragende es gab. (1. Annahme, 2. Bestätigung, 3. Informationen, 4. Uploadlinks, 5. Reminder...)

Allgemein aus Teilnehmer:innen-Sicht

• Siehe Umfrageergebnisse
• TN, die kein Ticket hatten, haben erwartet, dass alle Programmpunkte gestreamt werden. Müssen wir da mehr kommunizieren? wenn ja was und wie?
  • Info / Frage von TN über Twitter erhalten: Wie kommt man ohne Ticket in die Expertenrunde?
  • Klarstellung, Ohne Ticket gibt's nur Bühne 1 bis x als Stream, rest Ticket.
• AGB
  • wenn wir TN-Chat oder Videoaufnahmen vom WS, Anwendertreffen, Expert:innen veröffentlichen wollen, müssen wir es vorher reinschreiben
• Konferenz-Ticket sollte auch für OSM-Samstag gelten ggf. als Option, damit man nicht 2 haben muss. Extra Tickt für nur OSM-Samstag sollte bleiben

PKO-Sicht

• Zeitplan frühzeitig festlegen, Programmgestaltung an einem Wochenende, alle sind gut vorbereitet, Hausaufgaben verteilen (Wunsch: Treffen Programmgestaltung in Präsens)
• Es gab bis zum Schluss Konflikte: "Vortragender zum Zeitpunkt nicht anwesend" => Anpassung der Anwesenheitsdefinition bei der Einreichung
  

--> Lösung: Benutzerverfügbarkeit sollte zu Beginn auf "verfügbar an allen Tagen" stehen, so dass Vortragender das ändern muss.

• Tag 2, Bühne 2, 11:20 hat zeitlich nicht gepasst
  • Hatte das Gefühl einige Sachen wurden hier rein gequetscht nur um nichts abzulehnen, dadurch Kürzung die hier nicht funktionierte

Orga-Sicht

• das PKO sollte mitarbeiten und sich an der Programmgestaltung beteiligen bis die FOSSGIS läuft.
• eigentlich müßte das PKO die vorab aufgezeichneten Videos checken und schneiden, manchmal ist echt viel Firmenwerbung drin.
• Informationen für Vortragende, welche Mail mit welchem Inhalt, wenn Nummerierung, dann alle Infomails einbeziehen, irgendwo aufführen, welche Mails an Vortragende es gab.

(1. Annahme, 2. Bestätigung, 3. Informationen, 4. Uploadlinks, 5. Reminder...)

• bei nachträglich hinzugefügten Vortragenden brauchen wir noch ein cleveres Trackingsystem, dass auch alle Infos und Links angekommen sind.
• Gutscheincodemail geht über Pretix
• Teamseite erst anlegen, wenn sich zeigt, wer wirklich aktiv ist.
• Orgatreffen - effektiver gestalten - Zuständigkeiten müssen klarer sein
• eventuell über eine Businessbetreuung zur Ticketbuchung nachdenken - manche stellen sich an. (Das Dilemma scheint zu sein, dass die eignen Verwaltungswege unklar zu sein scheinen).

Sessionleitung

• Aus dem RegieChat: Zwischen bzw. nach den Ansagen zu den Vorträgen immer etwas Luftholen, damit man besser schneiden kann.

--> Sessionleitung und Regie mit auf den Weg geben: Kleine Kunstpausen sind besser als gegenseitig ins Wort zu fallen. Und nur bis drei runter zählen und dann selbst leise weiterzählen: zwei, eins, null, los gehts. (Hintergrund Videoveröffentlichung braucht keine Orgainfos aus der Konf) --> Tipp für Sessionleitung: Macht Pausen bei der Moderation ..... "Vielen Dank für den Vortrag" .... "hier gehts weiter" ... bla bla bla .... man muss das Danke immer rauscutten, weils einfach so abgehakt ist, wenn ihr direkt andere Dinge ankündigt.

• Anleitung für Sessionleitung zum ausdrucken

Blick auf Technik und Plattformen

Pretalx

- Text nach Schluss des Communityvotings: Seite mit Fehlermeldung unschön --> Gitlabticket dazu: https://gitlab.fossgis.de/fossgis-2022/konferenzorga-coreteam/-/issues/2
- Pretalxkonfiguration so, dass keine Fehlermeldungen bei den Vortragenden kommen. beispielsweise scheint ein Vortragender einen anderen einladen zu können, doch leider funktioniert es wohl doch nicht so ganz.
--> Idee: Speaker haben ein Profil im Pretalx, wo die Infos zur Verfügung stehen....geht das in "Infos für Vortragende zur Verfügung stellen": https://pretalx.com/orga/event/fossgis2022/info/ (Hat das schon mal jemand ausprobiert @all? Vielleicht ist das eine Option für nächstes Jahr)

Venueless

• Private Chats verschwinden unterhalb der Räume, sieht man spät.
• Eine TNin hatte mir geschrieben sie hatte Fehler 40x/401 beim Versuch sich in den Expertinnenraum zu begeben.
• Fragentab geht mobil nicht
• Speeddating hat kaum funktioniert

Workadventu.re / Netzwerkwelt

• Am Mittwoch hatten wir 2x gegen 23:25/30 einen kurzen Ausfall, hat sich Wiederverbunden, aber das Problem war definitiv die Plattform, beim meinem Gegenüber war das auch so.
• Verbesserungsvorschläge an Workadventu.re:
• Verbesserungsvorschläge Netzwerkwelt

Pretix

• Nachbuchung von Tagunsband und TN-Liste nicht für TN möglich
• Immer wieder denken TN, dass sie wenn sie Überweisung wählen keine Rechnung erhalten. Wo muss es stehen, dass sie save sind?
• Kontaktmail auf Rechnung einfügen.
• XRechnungsformat / SAP-Anforderungen
• Workshops sind kein Zutrittsprodukt. Um die Teilnahmebestätigung für TN zum Download anzubieten, muss es nach der Konferenz auf Zutrittprodukt gestellt werden.

Helfer:innen

• Helfersystem . Registrierung der Helfer erhalten? Macht das Sinn? Nach 15 Monaten Inaktivität Registrierten User löschen.
• Helfertreffen früh suchen und direkt ansprechen

Regie

- Generell für die Regie-Leute... zum Thema Lessons learned.... Lasst das Recording durchlaufen .... oft hat der Anfang gefehlt, weil ihr vergessen habt, rechtzeitig auf Record zu klicken ... außerdem hilft der Infobeamer vorher einen Vortrag zu identifizieren ;-)

Programm

• Aufgrund des Wegfalls von Harald war Fr. ein Platz frei, der konnte genutzt werden um die techn. Probleme beim Vortrag Ausbildung OSM beim BKG zu beheben und nachzuholen.
  • ggf. sollten wir z.B. in Raum 4(Demo) generell für solche Fälle 1-2 Slots pro Tag (zum Ende hin) vorhalten.
• LT als Highlight zur Inspiration und nicht, weil Vortrag abgelehnt wurde

Workshops

• Videoaufzeichnung was damit tun?
• Konfiguration im Venueless war so, dass alle TN Moderationsrechte im Workshop hatten, das war nicht so schlau, Kontrolle Konfiguration wichtig.
• Workshopkritik --> Workshops eher als Einstieg ins Thema, soll keine Schulung ersetzen
  

Feedback zum OSM-Sonntag (aus Berliner Stammtisch)

• siehe https://wiki.openstreetmap.org/wiki/FOSSGIS_2022/OSM-Samstag#Abschluss

2021

Besonderheit: Online-Event

Speaker

Vor-Streaming-Post-Processing der Pre-Recordings

• Sich im Voraus auf ein Soll-Level der Lautstärke einigen
  • Sollte kompatibel zu den Live-Teilen gewählt werden
  • Alle Videos auf dieses normalisieren / angleichen

• wenn es techn. möglich ist, nur 1-maligen Upload erlauben, alles weitere auf 'Antrag', damit nicht mehrere Versionen durch die technische Prüfung laufen + den Vortragenden mitteilen, dass ein erneutes hochladen unnötige Arbeit verursacht.

• Speaker bitten, die eignen Videos selbst nochmal anzuscheuen. Könnt ihr euch selbst die 45 min zuhören? Mit Kopfhörern? Wenn da nur Ton auf einem Ohr zu hören ist, ist das Ergebnis nicht zu gebrauchen. Rauschen lauter als die Sprache ist anstrengend für TN.

Sessionleitung

• Sessionleitung und Regie mit auf den Weg geben: Kleine Kunstpausen sind besser als gegenseitig ins Wort zu fallen. Und nur bis drei runter zählen und dann selbst leise weiterzählen: zwei, eins, null, los gehts.

• Die spätere Videoverööfentlichung braucht keine Orgainfos aus der Konf, d.h. Q&A + Dank an den Speaker und die aktuellen organisatorischen Infos nicht zusammen in einem Satz, damit es für die Recordings auseinandergeschnitten werden kann.

Venueless

• Zuschauerzahl pro Bühne einblenden
• globale Benachrichtigungen einblenden

• Wer stellt die Frage einblenden, Anmerkung: Vorteil, dass die Fragenrelevanz über das Voting gezeigt wird, da ist der Name nicht relevent

Workadventu.re / Netzwerkwelt

Verbesserungsvorschläge an Workadventu.re

• Längere Benutzernamen zulassen

Verbesserungsvorschläge Netzwerkwelt

• Gebäude ohne Dächer, so dass zu sehen ist, wer im Gebäude ist und was da los ist
• ggf. weniger Gebäude bzw. weniger DIY
• Public Viewing-Bereich einrichten: hier können die Sessions gemeinsam geschaut werden
• Biergarten zur gemeinsamen Mittagspause: dies auch ankündigen vor der Mittagspause
• bessere Integration - viele sind dort gar nicht hingegangen
• Idee: demnächst direkt über Workadventure zu den Bühnen gehen, so dass jeder es nutzen muss (jemand merkt an: ich würde das nicht zur Pflicht machen)

Teilnehmer:innen

• Plattform für Fotos, die zur Verfügung gestellt werden wollen, zur Verfügung stellen
• Bildungsurlaub mehr bewerben

Workshops

• WS-Leiterticket - darüber wird Zugang (und Adminrechte) geregelt
• vorher initiale Präsentation hochladen
• Mail an TN früh genug bei WS-Leitern abfragen (zur Not auf die Ketten gehen), ja, das war teilweise recht knapp
• gut wäre es, wenn die WS-Leiter Zugriff auf die Teilnehmerliste+Email hätten, zum direkten Kontakt

• Plattform war gut geeignet, Teilnehmende haben im Chat viel gefragt und auch live
• Teilnehmer:innen, die sich kurz vor der FossGIS für einen Workshop registriert haben, haben keine E-Mail mit dem Link zu den WS-Materialien erhalten. (Nachsendefuntkion Pretix?)

 --> wichtig: beim nächsten Mal: Mail auch an die Teilnehmer:innen, die sich erst nach dem Technikcheck registriert haben.

• jemand vom PKO sollte sich an der Workshoporganisation beteiligen

Programm

Allgemein aus Teilnehmer:innen-Sicht

• Abwechslungsreiches und umfangreiches Programm
• thematische Strukturierung war super

PKO-Sicht

• PKO-Arbeit macht sehr viel Spaß

Feedback zum OSM-Sonntag (aus Berliner Stammtisch)

• War sehr gut organisiert.
• Wenn auch wenig dennoch spannende Themen
• Pause fehlte, wahrscheinlich hätten alle in den Räumen weiter diskutiert.
• Academic-Track, Vorschlag war wohl schon nach der FOSSGIS in DD eingereicht

Kommunikation / Social media

===Tweets

• viele Infos wurden über via twitter kommuniziert
• super ist der Infobeamer mit dem einblenden der tweets
• Idee: Twitterwall, um es für alle verfügbar zu machen

Helfer:innenorga

• Helfertreffen besser strukturieren und effizienter gestalten
• worum geht es genau, was genau ist zu machen.

2020

Bestellungen

• bei lokalen T-Shirt/Taschenanbietern sicher sein, dass sie unseren Mengen-Anforderungen gerecht werden.

Feature-Requests Pretix

• Beim Stornieren sollte es für Orgas die Möglichkeit geben, mit einem Klick 100% einzubehalten.
• Bei nicht bezahlten Bestellungen sollte es die Möglichkeit geben, dennoch Stornogebühren zu verlangen. Beispiel: Bestellung wird kostenpflichtig storniert, ist aber entweder noch nicht bezahlt oder Zahlung noch nicht in Pretix gebucht. Pretix erstellt dann Rechnungskorrektur ohne Stornogebühr abzuziehen.

Kommunikation

• Vertreter des lokalen Orgateams sollten an den Aktiventreffen teilnehmen, idealerweise sollte es keine getrennten Treffen von lokalen und nicht lokalen Leuten geben.

Artwork

• Alles, was für das Artwork gezeichnet wird, wird im Wiki abgelegt.
• Alles, was gezeichnet wird und sich dafür technisch anbietet, wird als Vektorgrafik gemacht. Für Druckaufträge bei Textilbedruckung werden grundsätzlich nur Vektorgrafiken verwendet.

AGB

• Kostenlose Stornierung bis zur letzten Möglichkeit, bei der wir die Catering-Bestellung noch ändern können. Kostenlose Bestellung danach nur noch, wenn es Nachrücker von der Warteliste gibt.

Programm

• Call for Papers so ausführlich wie die State of the Map
  • Kriterien für die Auswahl im Call for Papers dokumentieren
  • mögliche Annahme unter Auflagen erwähnen
• Vor Start des Call for Papers eine Liste der Leute aufstellen, die man gezielt als Programmkomitee ansprechen will, diese anschreiben
• Maximal zwei Vorträge pro Firma, damit ein Teilnahmeverbot durch die Geschäftsleitung nicht die Konferenz in Mitleidenschaft zieht
  • ggf. Ausnahme für Firmen, die Vereinsmitglieder sind?

Samstag

• Erwägenswert: am Samstag zwei Ticketkategorien: kostenlos für aktive Mapper (z.B. ab 15 Mappingtage im vorherigen Kalenderjahr) und Open-Source-Entwickler, 5 Euro für alle anderen

2019

CfL

• fragen: Welche Möglichkeiten bestehen, wenn plötzlich 100 Leute mehr kommen wollen?

Tickets

• Kategorien: TN-Tickets, Ausstellertickets, Helfertickets ( Umgesetzt in 2020 )
• 400TN → 120 Speaker/WS-Leiter/Helfer, 280 Tickets für TN ( Umgesetzt in 2020 )
• Verkaufslimit Frühbucher, 2 Wochen, keine Warteliste für Frühbucher ( Umgesetzt in 2020 )
• Frühbuchertickets kontigentieren, kein Zeitlimit ( Umgesetzt in 2020 )
• Gutscheine für Speaker und Workshopleiter und Aussteller (gültig immer ;-) oder bis 5 Wochen vor der Konferenz) und für Helfer aus dem Jahr zuvor (Sessionleitung, Video, … ab 9 Stunden ) (nur gültig in der ersten Verkaufsphase) ( Umgesetzt in 2020 )
• eigenes Kontingent Vereinsmitglieder (alle Vereinsmitglieder bekommen ein Gutscheincode) ===> diskutieren ( Umgesetzt in 2020, Vereinsmitglieder bekommen für den Preverkauf ein voucher, Kontingent X Tickets )
• Tagesticket ==> diskutieren ( nach Diskussion nicht umgesetzt )
• Feature Pretix: Zustimmung TN-Liste ( Umsetzung geplannt )
• Feature Pretix: Link zum Ticket/Bestellung in Passbookdatei,
• Passbook für Sponsoren nicht notwendig, Grafische Auswertung Buchungen ( Sponsoren/Ausstellerpakete werden nicht über pretix verkauft )
• Ticketgestaltung: Unterscheidung zwischen Konferenzticket und Sponsorenticket, sodass eine Buchung eines Sponsorings nicht Ticket heißt und der Sponsor meint, es sei eine Eintrittskarte ( Sponsoren/Ausstellerpakete werden nicht über pretix verkauft )
• Regeln für den Umgang mit der Warteliste, dem Nachrücken und dergleichen vor Verkaufsbeginn festlegen und öffentlich dokumentieren. (tbd)
• Feature-Request: Pretalx soll Gutscheine verschicken. ( ist verfügbar )
• Teilnehmer sollen selber stornieren und IBAN und BIC sollte abgefragt werden. ( Bestellungen mit Paypal können selber storniert werden, läuft automatisch. Banküberweisungen weiter händisch )
  • Einwurf: IBAN abfragen kann zu Geldwäschevorwürfen führen.
• Communityticket immer händisch freischalten (d.h. die Buchungen sichten), damit bei existierender Warteliste Falschbuchungen (Amt-Leute mit Communityticket) aussortiert werden können. ( wenn Warteliste, wird die händische freischaltung aktiviert )
• extra Kontingente für Redner und für Helfer ( Umgesetzt in 2020 )
• Redner und Helfer dürfen sich vor Verkaufsstart anmelden( Umgesetzt in 2020 )

Programmkomitee und Programm

• Auswahlkriterien transparent
• Blogspot schreiben. Darin etwas über die Auswahl, Kriterien, positive/negative Punkte, Lizenzsachen usw. ausführen.
• angemessene Strenge und Unparteilichkeit, blinde Bewertung
• Anwendertreffen und Unkonferenzartiges fördern, indem wir Vorträge aus der Reihe "Neues von X" auf 5 Minuten Länge kürzen und den Rest in Anwendertreffen verschieben.
• Keine Einreichung von Lightning Talks mehr ausgenommen Vorträge der Art "Neues von X".
  • Festlegung erst vor Ort, in Pretalx je 4 anonyme Slots á 5 Minuten anlegen
• Anteil nicht typischer Redner (neue Redner, Frauen usw.) zu erhöhen versuchen:
  • Ablehnungen kurz begründen
  • ggf. Obergrenze an Vorträgen pro Person
  • Frage im Formular: Hast du schon einmal bei uns einen Vortrag eingereicht? (Freitext!)
• Bei der Quellcode-Repository-Frage im Hilfetext angeben, dass man da auch eine Begründung eingeben kann.

Pretalx

• Im Formular angeben, welches Abstract-Feld wofür existiert.
  • Feature-Request: Bei allen statischen Formularfeldern des CfP sollte der Hilfetext bearbeitbar sein.
• Feature-Request: ggf. Vorschau für Einreicher
• Raumreihenfolge im Programm sollte entsprechend der Größe absteigend sortiert sein.

Programmheft/Räume

• Klipp und klar klären, welche Bezeichnungen vor Ort in Gebrauch und ausgeschildert sind. Wenn zwei Varianten existieren, die leichter merkbare Variante immer verwenden. Hierüber mit dem Local Team telefonieren, nicht per E-Mail kommunizieren.

PR

• Aufkleber statt Postkarten (sechseckig) ( Umgesetzt in 2020 )

Helfer

• Am Dienstag Helferführung planen ( Umgesetzt in 2020 geplant )

Sponsoren

• Bei der Buchung Option anbieten, den Text des Vorjahres zu verwenden. Im Buchungsformular dann natürlich auf das alte Heft (PDF) verlinken.
  • Aber beachten, dass manche Sponsoren im Vorjahr über den Längenlimits waren und beim Kürzen manchmal ein Auge zugedrückt wurde!
• Auch für Bronzesponsoren ein Freiticket vorsehen und den Preis um 150 bis 190 Euro für diese Kategorie erhöhen.

Catering

• Schwarzer Tee fehlte.
• Teilnehmer im Vorfeld dazu ermutigen, eine Tasse mitzubringen.

Sonstiges

• Konferenz-Liste in eine Mailingliste einer neu zu gründenden Arbeitsgruppe umwandeln und alle Abonnenten zur Rückmeldung zwingen. ( Konferenzmailingliste bleibt, Kommunikation Local Team <> Core Team über telegram und gitlab )
• In den Räumen den Helfern ein Formular für die Besucherzählung hinlegen und in jedem Vortrag zählen lassen, wie viele Leute im Raum sitzen. ( Umsetzung geplant )

2018

Konferenzorga im LOC

• vom LOC sollten mind. 3 Leute zur Uni/FH gehören (die sich auskennen, Hausmeisterzugriff, Rechenzentrumzugriff, Schlüssel haben und Bescheid wissen)
• der Zeitplan hat den Sinn, dass planbare Sachen durchdacht und geplant sind [sollte im Sept/Okt. vom Konferenz-Orga-Team und vom LOC betrachtet und beachtet werden], denn kurz vor der Konferenz kommen noch genug ToDos
• Aufgaben sollten klar verteilt werden, alle vom Konferenz-Orga-Team und vom LOC sollten wissen, wer was macht und wofür zuständig ist. Aussagen, wie "ich hab keine Ahnung", bringen im Bedarfsfall keinen weiter.

Programmgestaltung (PK, CfP)

• wir veröffentlichen im CfP (Call for Papers) unterschiedliche Kontaktadressen für Nachfragen. Im Frab - info@fossgis.de, in den Pressemeldungen - konferenz-orga@fossgis.de ?Frage: --> wollen wir uns auf eine einigen?
• Im CfP klarstellen, was von den Speakern erwartet wird (Konferenzbeitrag oder nicht), s.u.
• Telefonnumer einfordern unter der Speaker für Rückfragen erreichbar ist
• Empfehlungen vom VOC: untere reche Ecke der Folie ohne wesentlichen Inhalt lassen, weil dort das Video vom Speaker eingeblendet wird.
• kompakte Übersicht des Programms im Vorfeld als PDF (mehrfacher Wunsch aus TN-Befragung)
• Platz für Notizen im Programmheft (mehrfacher Wunsch aus TN-Befragung)
• bitte allgemeine Infos ins Programmheft aufnehmen
• Am Anfang des Tages Einführungsveranstaltung

Kommunikation

• Alle, die in der Organisation aktiv sind, nehmen aktiv an einem Gruppenchat (Jabber oder anderer freier Dienst) teil.
• Im Wiki ist dokumentiert, wer sich um welche Aufgabe kümmert.

OSM Samstag

• OSM-Samstag im Konferenzhandbuch dokumentieren
• Bei Einladung zum und Werbung für den OSM-Samstag erwähnen, dass ein Laptop nicht erforderlich ist

Teilnehmer

• Wartelistenregeln
  • Wartelistenregeln von Anfang an kommunizieren
  • Von Wartelistenplatzinhabern die Telefonnummer im Buchungsformular abfragen.
• Workshops
  • Bessere Verteilung von Teilnahmebestätigung (Pretix)
  • Handling der Teilnehmerlisten (Pretix)
  • Teilnehmerzahl
• Vor Buchungsstart beim local team erfragen, wie hoch die maximale Teilnehmerzahl liegt (bzw. bauordnungsrechtlich vorgegeben ist)
• ggf. Teilnehmerzahlbegrenzung von Anfang an kommunizieren und im Pretix abbilden

Umgang mit den Speakern

• wir müssen uns vorher einigen, ob Speaker für ihren Vortrag einschließlich Beitrag für den Tagungsband kostenfrei an der Konferenz teilnehmen dürfen, weil Sie damit einen Beitrag zur Community leisten oder die volle Konferenzgebühr zahlen müssen und statt dessen einen Gutschein bekommen.
• Motivation einen Betrag einzureichen durch explizite Erwähnung, dass ein Beitrag zur kostenfreien Teilnahme berechtigt?

Rechnung

• Auf der Rechnung oder in der Mail mit der Rechnung sollte stehen, dass das Einpflegen von Überweisungsdaten nur einmal pro Woche erfolgt.
• Rechnungsadresse sollte ggf. optional sein (muss man noch mal mit dem Vorstand diskutieren)

Eintritt / Preise

• Workshops sollten nur mit einer Eintrittskarte für die Konferenz buchbar sein
• Nicht nur bei Rednern normaler Vorträge prüfen, ob diese ein Ticket haben, sondern auch bei Rednern von Lightning Talks. Alternativ, keine Lightning Talks im Vorfeld annehmen, sodass die Leute sich ein Ticket kaufen müssen, weil sie sonst vor Ort keinen Lightning Talk halten können.
• siehe auch Umgang mit Speakern: Stichwort kostenfreies Ticket
• Eintritt - wer soll/muss Eintritt zahlen
  • Sollte bis zur nächsten FOSSGIS diskutiert werden
  • dazu auch die Mail von Lars Lingner 29.03.2018 14:24 heranziehen
  • Kurzfassung: früher wurde die FOSSGIS durch Sponsoren und Workshops finanziert. Eintritt wurde eingeführt, weil Verwaltung diesen abrechnen kann. Wer soll nun Eintritt zahlen?

Talks

• Lightning Talks: min. 3 * 25 Minuten für Lightning Talks reservieren und LT nicht als Fülle verwenden
• LT-Blöcke sollten vor einer Pause stattfinden
• 20 Minuten Sprechzeit waren für einige Themen wieder viel zu wenig! Für "neues aus" mag das reichen, für vieles andere nicht.
• Zwischen den Talks waren im Gegensatz zu den Vergangenen Jahren Pausen von 10 statt 5 Minuten. Das PKO hatte ursprünglich die Befürchtung, dass es Kritik gibt, weil hierdurch sehr "krumme" Zeiten über den Tag entstehen. Hierzu ist Kritik (soweit ersichtlich) ausgeblieben. Die Pausenzeiten wurden als entspannter von den Teilnehmern beim Wechsel zwischen den Hörsälen empfunden und könnten im Falle der Beibehaltung ggf. die Hörsaalhelfer überflüssig machen, weil die Aufgaben dann der Sessionleiter mit erledigen kann.

Namensschilder

• PRO: lassen sich super erstellen mit den Skripten. Doku wurde hinzugefügt: https://github.com/fossgis/fossgis_accessories/tree/master/namensschilder
• CONTRA
  • Bug: Nicknames vertauscht, wenn zwei Teilnehmer mit Nickname-Angabe (und Realname) in einer Bestellung bestellt haben (Referenz: T. und H. aus D.)
  • Nickname und Organisation/Firma sollten auftauchen
• "geheime Sammelpunkte" ähnlich zur Agit

Pretix

• Feature-Requests Pretix:
  • Status "Erstattung ausstehend" für per Überweisung bezahlte Tickets, die storniert wurden, aber noch nicht erstattet worden sind
• es wurde gesagt, dass über Pretix die WS-Teilnehmer gebucht werden. Die Hörsaalhelfer hatten aber keine Einweisung und waren nicht informiert. So mussten spontan Listen erstellt werden, die im Nachgang abgeglichen werden mussten (sehr umständlich)
• Abfertigung Welcome-Desk nur über eine Station ist realistisch
• benötigen wir für jedes buchbare Event ein extra Ticket oder reicht ein Ticket und die mit dem Ticket gebuchten Events werden im Namensschild/Badge mit kleinen Symbolen dargestellt?

Datenschutz

• Namensschilder der Teilnehmer nach der Konferenz nicht im allgemeinen Müll entsorgen
• Teilnehmerbefragung:
  • Teilnehmerschnipsel nicht rumliegen lassen
  • Teilnehmerschnipselnicht in den allgemeinen Papierkorb
  • Hinweis auf dem Fragebogen, dass die Teilnahme an der Verlosung auch ohne ausfüllen des Fragebogens möglich ist (sonst Verstoß gegen das datenschutzrechtliche Kopplungsverbot).

Urheberrecht

• Lizenz des Artwork klären, bevor man es beschließt
• Lizenz der Bilder, die von uns beauftragte Fotografen machen, vorher festlegen → CC-BY 2.0+, sofern keine wichtigen Gründe dagegen sprechen

Helfer-System

• Helferkoordination planen, Chaosplanung ins Engelsystem projezieren, ergibt auch dort Chaos.
  • Vorher bessere Koordination der Helfer-Schichten (ggf. Sessionleitung ersetzt auch Hörsaalhelfer)
  • Bessere Einweisung der Helfer, was genau Aufgabe ist (Sessionleiter, WS-Helfer...).
    • Bei den CLTs gibt es für Vortragende bei der Anmeldung Zettel mit wichtigen hinweisen. Vielleicht sollten wir entsprechendes für unsere Sessionleiter erstellen.
• Anwesenheit Helfer
  • Helfer/Workshophelfer/welcome Desk rechtzeitig vor der Veranstaltung vor Ort sein. Wenn die Teilnehmer vor der Tür stehen und keine Helfer da sind, macht das keinen guten Eindruck

Abschlussveranstaltung

• sollte einen schönen Abschluss bieten und auf die 3 Tage zurückblicken, diverses Hervorheben, Danken und auf die nächsten Veranstaltungen hinweisen
• So in der Art wie es 2016 war: https://github.com/astroidex/presentations/blob/master/FOSSGIS2016/FOSSGIS_2016_Salzburg_Abschlusssveranstaltung.pdf
• muss nicht der Vorstand machen, gerne auch das LOC

Aussteller

• Ausstellerbereich sollte zentral sein. Hier sollten die Teilnehmer am besten automatisch vorbeikommen. War in Bonn etwas ungünstig aufgeteilt.
• Aussteller wünschen sich vorher einen Raumplan, aus dem sie sehen können, wo sie platziert sind.
• Sollten wir eventuell auch andere Freie Projekte (Free Software Foundation, Linux-Distributionen, Wikipedia etc.) auf die FOSSGIS-Konferenz einladen. FOSS-GIS wäre ohne diese Projekte nicht möglich.
• Vorher deutlich kommunizieren wenn Aussteller zur Verlosung beitragen und alle Aussteller fragen

Sponsoren

• Zahlungsaufforderung und Rechnung für Sponsoren
• Sicherstellung das abgegebene Logos/Texte auch in den vereinbarten Materialien benutzt werden

OSGeoLive

• PRO: hat sehr gut in vielen Workshops geklappt
• CONTRA: Languageeinstellung musste bei jedem Einsatz gesetzt werden

Räumlichkeiten

• Sitzecke oder kleiner Raum mit Strom und Internet zum Hacken, Ausruhen, Telefonieren, Nachdenken
• Gaderobe zur Abgabe/Aufbewahrung von Gepäck

Beschilderung

• wichtig, könnte noch exponierter sein. Es gab viele Rückfragen.
• Schilder größer / um mehr

Schwarzes Brett

• für außerordentliche Termine und Änderungen
• App-Hinweis, Fototermin, Jobs, Programmänderungeen

App

• PRO: Sehr gutes Feedback, sehr praktisch
• Prozess vorsehen, wie wir das APK vernünftig publizieren können und es ggf. auch auf F-Droid bekommen

Fotos

• es sollte bereits im Voraus sichergestellt werden, dass der Fotograf für Gruppenfoto etc. mit der Veröffentlichung unter einer freien CC-Lizenz (z.B. CC0, CC-BY, CC-BY-SA – nicht NC) einverstanden ist

2017

• Call for Papers
  • Können neben den Abstracts nach Annahme des Vortrags auch die Einreichung der Artikel über das Konferenzsystem abgewickelt werden? Das erleichtert den Überblick welche Artikel noch fehlen.
  • Hinweis, dass der Vortrag einen Bezug zu Open Source haben muss. Evtl. gleich bei der Einreichung des Vortrags die Lizenz eines Softwareprojektes abfragen?
  • Im Call for Papers bereits auf die Veröffentlichung und offene Lizenzierung der Beiträge hinweisen.
  • Bereits bei der Einreichung des Aufsatzes zum Tagungsband die Lizenz vom Autor bestätigen lassen. Das macht es einfacher den Tagungsband insgesamt unter eine offene Lizenz zu stellen.

• Konfernzanmeldung:
  • Benötigen wir bei der Buchung der Konferenz evtl. Allgemeine Geschäftsbedingungen, in denen beispielsweise die Teilnehmer in die Veröffentlichung von ihnen (zufällig) gefertigter Bilder einwilligen (Datenschutz, Recht am eigenen Bild)?
  • Die klassische FOSSGIS-Konferenz in der Darstellung und Visualisierung auf der Konferenzhomepage stärker mit dem OSM-Samstag verknüpfen. Beispielsweise den OSM-Samstag als Unkonferenz (Barcamp) von Anfang an darstellen. Zur Klarstellung: Die Verknüpfung im Rahmen der Konferenz mit Ankündigung und Darstellung empfand ich als Gelungen. Es geht nur um Feinschliff :-)

• Konferenzvorträge
  • Manche 30 Minuten Slots waren für manche Themen oder Präsentationsformen (Livevorführung) zu knapp. Auch die 5-Minütige Fragerunde war oft nicht ausreichend. Überlegen, ob man neben den 30 Minuten Slots auch mit 60-minütigen Slots experimentieren sollte: 40 Minuten Vortrag und 10 Minuten Fragerunde, 10 Minuten Wechselzeit.
  • Gezielt neues Vortragsformat einführen: Livepräsentation von "irgendwas"?

• Teilnehmerbefragung
  • Fragen, ob 60 Minütige Vortragsslots gewünscht sind bzw. falls damit beireits auf der Konferenz experimentiert wurde, wie das neue Zeitformat bei den Teilnehmern angekommen ist.
  • Fragen, Wie groß das Interesse der FOSSGIS-Konferenzteilnhemer an spezifischen Themen ist (Software, OSM, Gesellschaft, Open Data etc.).
  • Feedback aus Workshopteilnehmerbefragung: Themenwünsche: GeoPackage, QGIS für Fortgeschrittene, QGIS 3 Plugins, GeoNetwork, GeoServer Einführung, GeoTools + Java Topology Suite (JTS), pgRouting, INSPIRE Dienste ggf mit ATOM-Feeds, Big-Data Geo-Frameworks (bspw. GeoMesa), Big-Data Analyse in R (hexbin-Anzeige etc.), Ergebnistabellen in SpatiaLite speichern und visualisieren, Docker, Angular2, 1. Schritte in Python

• Workshops
  • Internetzugang nur personalisiert je TN am Rechner, dies erschwert die ggf. langwierige Vorarbeit (z.B. Installation, Downloads…)
  • Räume (mit z.T. noch anderen Menschen im Raum) teilweise nicht perfekt geeignet
  • Wunsch nach Nachinstallation ist teilweise unbeachtet geblieben
  • Vorbereitung/Ausdruck der TN-Bescheinigungen hat toll funktioniert
  • Technische Betreuung vor Ort (Anwesender aus dem LOC) war super nett, sehr kompetent!
  • Internetanbindung: Wow, das war schnell
  • Möglichkeit am Vorabend (noch spät) im WS-Raum Dinge zu probieren vorhanden - vielen Dank!

2016

• aus TN-Befragung
  • WLAN über SSID nicht Browseranmeldung
  • Hinweis auf Bildungsurlaub zu kurz, mind. 6 Wochen Vorlauf nötig!
  • Website auf Mobiltelefon unpraktisch

• Cateringplanung genau hinterfragen

2015

• Engelsystem
  • Für nächstes Jahr - Helfer(Orga) sind nicht im Helfer Team, solange nicht alle Helfer(Orga) Schichten vergeben sind.
  • Video-Schichten sollten 10 Minuten vorher beginnen zwecks Einführung
  • Video-Team braucht eine Helferrolle zum Video-Schneiden & -Checken

• Videoteam
  • Mehr Fotos und Abmessungen der Hörsäle für die Planung des Video-Aufbaus erforderlich

• Namensschild
  • Duplexdruck wichtig, Schriftgröße: Name Droid Sans 22pt, Zusatz 18pt
  • mit Lokal Team schauen, wann die letzte Möglichkeit des Namensschilddrucks ist. Teilnehmeranmeldung entsprechend anpassen.

• Call for Papers
  • 500 Zeichen Kurztext für das Programmheft

• Sponsoren
  • Sponsoringvereinbarung gleiche Bedingungen, wie im Wiki, vorher mit Lokal Team die Platzkapazitäten abklären.

• Workshops
  • USB-Sticks testen!
  • technische Besonderheiten vorher mit WS-Leitern abklären (Proxykonfiguration)

• TN-Betreuung
  • T-Shirtverteilung "diskriminierend"? wie soll es laufen?

• Nachbereitung klären
  • Presse
  • Rechnungen, TN-Bestätigungen
  • Materialien, die übrig bleiben

2014

• Was ist schief gelaufen?
• Was könnte verbessert werden?
• was ist gut gelaufen?

Allgemein

• Social Event Versuch mit einem geringeren Preis als die anderen Jahre -> Konsequenz: das Essen reicht nicht.
• Catering insgesamt: alles Bio und ökologisch korrekt
• es sollte immer Kaffee geben
• Taschen und T-Shirts aus Biobaumwolle gefertigt und fair gehandelt
• Idee: Lokal-Team-T-shirts, freiwillige Helfer T-shirts (damit diese zu erkennen sind), Teilnehmer-T-shirts

Aufgaben und Todos

Aufgaben und Todos müssen klar definiert werden (Beschreibung siehe Handbuch - Personen sollten sich verantwortlich fühlen)

• Sessionleiter vorher im Wiki eintragen, damit Einsatz verlässlich ist und keiner kurz vorher rumrennen muss, um einen Sessionleiter zu finden.
• Videoteam war super abgestimmt und hat gleichzeitig die Qualität in den Hörsälen gesichert.
• Programmkomitee
  • klare Kommunikation mit den Vortragenden
  • Klare Kommunikation, was die Vortragenden brauchen
  • Poster kommunizieren
• Rollen klären
  • wer macht was bis wann
  • wer weiß was (Wegweiser) - ToDos kennen und koordinieren
  • Macher (Helfer + freiwillige Helfer)
• klare vertragliche Regelungen für Helfer der Uni/FH
• wer kümmert sich um Nachlese und das Thema nach der Konferenz ist vor der Konferenz?
• Wo werden die Konferenzfotos gesammelt?

Lokal Team

• Lokal Team Projektleitung sollte das Projekt FOSSGIS-Konferenz kontinuierlich begleiten, es ist kein Selbstläufer
• Lokal Team sollte unbedingt das Handbuch lesen und sich in Vorbereitung der Konferenz mit dem dauerhaften Konferenz-Organisationsteam abstimmen.

Welcome Desk

• Lokal Team braucht ein Welcone Desk Konzept (durchdacht und anwendbar)
• Servicestelle für den Teilnehmer
• die Wege vor Ort und die Ausschilderung sollte unkompliziert möglich sein (vorher mit Management absprechen)

2013

• Was ist schief gelaufen?
• Was könnte verbessert werden?

Allgemein

• Social event - zu teuer, Einlasskontrolle
• T-Shirts - Fair Trade
• Taschen - etwas einfaches, praktisches
• Helferplanung dokumentieren, Helfer in Vorbereitung der Konferenz involvieren
• Apero (Sektempfang FOSSGIS-Verein, Catering)

TN-Feedback 2013

• BOFs, Anwendertreffen, Social Events und andere Evens besser bewerben
• Vorträge: zu wenig Zeit den Raum zu wechseln
• Programm
  • auf Website druckbar gestalten oder PDFs bereitstellen oder ordentliches Programmheft
  • Vorträge für Einsteiger: Themenblock zu Technologie, Anwendung, Grundlagen
  • kaum Vorträge aus Forschung
  • Anwendertreffen schlecht organisiert/nicht vorbereitet
  • Workshops für Fortgeschrittene

• Teilnehmer
  • Taschen aus Baumwolle
  • Namensschild Bad kürzer oder Anstecker
  • DVD sollte USB-Stick sein
  • mehr Aussteller wären toll
  • Teilnehmerliste gewünscht (todo Hacking Event 2013)
  • Wunsch: Hackingecke
  • Verlosung - für jeden ein Mitnehmsel kam gut an

Welcome Desk

sollte gut vorbereitet sein.

• Registrierung TN
• Anlaufstelle für Auskunft & Aktuelles (Pinnwand)
• Lagerraum
• Lost & Found
• Öffnungszeiten Garderobe (Schlüssel verfügbar)
• Namensschilder zurücknehmen

2012

• Was ist schief gelaufen?
• Was könnte verbessert werden?

Allgemein

• Vorschlag: Überarbeitung des Handbuchs, v.a. mit LocalTeam u. Katja. - versteht das nicht falsch, ich sehe keinen konkreten Punkt an dem das HB schlecht oder gar falsch wäre, aber die Erfahrungen der FOSSGIS12 sollten eingearbeitet werden, v.a. unter Berücksichtigung dieser Wiki-Seite.

Tagungsband

• Wir haben 2012 sehr viele Einreichungen von Langfassungen, da haben wir es eigentlioch nicht mehr nötig auf die Abstracts zurück zu greifen, um den Tagnugsband zu füllen. Ich würde daher gerne im nächsten Jahr nur noch die Langfassungen aufnehmen, um die Qualität noch weiter zu steigern. Wer nichts einreicht erscheint nicht Tagungsband. Was meint Ihr? --Jörg Thomsen 10:20, 5. Mär. 2012 (UTC)
• Impressumhinweis nach dem LandesPresseGesetz bzw. LandesMedienGesetz angeben.
• Deadline für Einreichung und Abgabettermin Druckerei lagen dieses sehr Dicht beieinander, zwei Beiträge kamen zu spät und wurden nicht aufgenommen. Anderseits war die Abgabemoral, auch terminlich, allgemein sehr gut und mir blieb es erspart den Leuten hinterher zu telefonieren, da eine verspätete Abgabe eh nichts genutzt hätte.
• Dokumentvorlage und Autorenhinwise überarbeitet, s. Tagungsband#eMail_an_die_Vortragenden

Programmkommittee / CFP

• Es sollte bereits im CFP ein Hinweis erfolgen, das man sich mit Einreichung eines Beitrages bereit erklärt, diesen potentiell an einem der drei FOSSGIS Tage zu halten, ggf. kann ein Verweis auf einen "Wunschtermin" erfolgen, der aber nicht verbindlich zugesagt werden kann. Der Hintergrund ist eine Absage aufgrund des Termins am Do Vormittag und unserer Absage auf den Wunsch zum Termintausch.
• Im CFP muss definiert werden wie lang die Abstracts sein müssen (z.B. max 500 Wörter)
• Deutlich im CFP darauf hinweisen, dass ohne Abstract keine Annahme erfolgen kann. Egal wie toll das Thema ist.
• Vorher im Programmkomitee definieren worauf bei den Bewertungskriterien eingegangen werden soll. Beispiel: Stil. Stil vom Abstract oder Stil des Vortragenden wenn bekannt. etc.
• Wenn möglich die Eingabemöglichkeiten im Pentabarf reduzieren.

Marketing

• s. Lessons_Learned#Marketing
• Anmedleschluss deutlich vor der Konferenz? Macht die Planung einfacher und motiviert die TN sich anzumelden (anstatt zu denke, 'egal, ich kann mich ja bis zum Konferenzbeginn entscheiden')

2010

Programm

• Der Programmflyer war verkehrtherum und zweiseitg bedruckt, das führte zu vielen Drehern und Verwirrung. Entweder vorne und hinten auf einer Seite sehr komprimiert, oder zusammentackern oder pro Tag eine Seite, deutlich gekennzeichnet.
• Die Zeiteinteilung mit 30 Minuten pro Vortrag und 3 Vorträgen pro Block hat sich optimal bewährt.
• Es sollte eine verbindliche Liste mit Moderatoren geben, die vorher informiert werden. DIN A4 Zettel mit 5 Minuten in jeden Vortragsraum legen.
• Moderatoren bekommen einen Zettel mit kurzfristigen Meldungen der Veranstalter, den sie kurz vor dem Vortrag und nach Ende vorlesen.

Teilnahme Personen

• Gut wäre eine Liste am Empfang gewesen, welche in mehreren Spalten Name, Teilnahme Social Events, Teilnahme Workshops gehabt hätte, so musste man ständig die Seiten umdrehen, was teilw. recht zeitaufwändig war

• Nicht ganz einfach war die Komme ich heute nicht, komme ich morgen (vielleicht)-Mentalität vieler Teilnehmer; das hat die Kalkulation sehr erschwert; es kamen nahezu 50 Teilnehmer, welche nicht angemeldet waren
• Um die Planung zu vereinfachen sollte ein Unkostenbeitrag erhoben werden, nicht viel mehr als eine Verbindlichkeit. Das ist ausserdem eine sinnvolle Einnahmequelle. Gegen Vorlage eines Studentenausweises oder auf Anfrage kann der Unkostenbeitrag erstattet werden. Auch das ist mit mehr Verbindlichkeit verbunden.

Generelle Planung/Ausschreibung der Konferenz

• Das Anforderungsprofil ist im Call for Location umrissen. Während der Vorbereitung der Konferenz werden Entscheidungen getroffen.
• Die Aufgabenaufteilung geht aus dem Kapitel Aufgabenkatalog hervor. Es braucht in allen Bereichen, die Vorbereitungen betreffend, Kommunikation im Organisationsteam und mit dem Lokal Team.

FOSSGIS/OSM

Es gibt zwei GIS-Tracks und einen OSM-Track.

Marketing

• Es wäre gut gewesen, wenn wir 1-2 kommerzielle Messages im Harzer Rundbrief gehabt hätten, sicherlich deutlich effektiver als nur eine Nachricht unter vielen.

Edit by Kai: Unbedingt sogar, die Erfahrungen der2 Wochen später stattgefundenen Geoinformatik2010 in Kiel haben deutlich gezeigt, dass ein hervorgehobener Rundbrief (Einzelnachricht) immer wieder jede Menge Anmeldungen gebracht hat (geschaltet wurden insg. 3 Premium-Newsletter), so kamen dann bei Eintrittspreise ab 70 Euro und sehr,sehr speziellem (wiss.) Programm insges. 350 Teilnehmer.

• Für die Öffentlichkeitsarbeit / Werbung einen Verteiler Anlegen und einen festen Terminplan nach dem Muster 'X Monante vor der Konferenz: CfP - ... - 4 Wochen vor der Konfernz: 2. Anzeige bei Harzer (oder wo auch immer).
• Die ausstellenden Firmen sollten frühzeitig freundlich daran erinnert werden ihre eigenen Verteiler mit Vorankündigungen zu versorgen. Das sind optimale Multiplikatoren.

Anhang

Info an Vortragende

Eine Stichpunkt-Vorlage zur Email an die Vortragenden ist zu finden unter Tagungsband - eMail an die Vortragenden.

Rundmail an Aussteller kurz vor Konferenzbeginn

• Kontakte (vor und während der Konferenz)
• Termine
• Lieferadresse
• Standplan
• Details zu: Möblierung, Stromversorgung, Internet

Rundmail an Teilnehmer kurz vor Konferenzbeginn

Sehr geehrte Teilnehmer und Teilnehmerinnen der FOSSGIS201x in xxx,

in wenigen Tagen beginnt die deutsche Konferenz für Freie und Open Source Software für GIS und wir freuen uns Sie dort begrüßen zu dürfen. Mit dieser Nachricht möchten wir noch aktuelle Informationen an Sie weitergeben.

1) Workshops

Einige wenige Workshopplätze sind noch frei. Nutzen Sie Ihre Chance diese zu buchen. Die Teilnahmegebühr für die Workshops beträgt € 100,- pro Person pro Workshop.

URL

2) Abendveranstaltung

Die Abendveranstaltung findet am Mittwoch den date ab time Uhr in Ort statt.

URL

Hierzu sind alle Teilnehmer und Aussteller der Konferenz eingeladen. Die Kosten der Abendveranstaltung belaufen sich auf XX,- € pro Person für Buffet und Getränke. Falls Sie Sich noch kurzfristig dafür entscheiden, können Sie an der Anmeldung vor Ort noch Karten erstehen, solange noch Plätze frei sind.

3) Teilnehmerbefragung und Verlosung

Die Teilnehmerbefragung dient dazu, Sie besser kennen zu lernen. Wir bitten Sie, sich kurz die Zeit auf der Konferenz zu nehmen, ein paar Fragen zu beantworten. Den Fragebogen erhalten Sie bei der Anmeldung (liegt den Tagungsunterlagen bei).

Als Dankeschön für Ihre Teilnahme können Sie an einer Auslosung Gewinne teilnehmen!

Bitte trennen Sie dafür den Abschnitt am unte­ren Ende des Blattes ab und geben ihn zusammen mit den Fragebogen an der Anmeldung ab. Die Auslosung findet im Rahmen der Abschlussveranstaltung am Freitag statt. Gewinne werden nur an teilnehmende Personen ausgehändigt!

4) WLAN während der Konferenz

Sie können mit Ihrem Laptop das WLAN der Universität Ort nutzen.

Hierfür sollten Sie folgende Einstellungen verwenden.

o SSID: ssid

o ...

5) Anreise mit dem Auto

Bei einer Anreise mit dem Auto können Sie dort parken:

URLParkkonditionen

Park Ride

URL

6) Teilnehmerinfos (Anreise, ÖPNV, Hotels)

Weitere nützliche Informationen finden Sie im FOSSGIS Wiki

URL oder ausformuliert

7) Dienstagabend

Am Dienstagabend (früher Monatgabend ;-) treffen sich Vertreter des Orga-Teams ab 20 Uhr im Ort, Bezeichnung... . Wir würden uns freuen, alle schon in Ort angekommene Teilnehmer dort zu treffen. Kommen Sie vorbei:

URL

8) Letzte Fragen

Falls Sie noch letzte Fragen haben sollten, können Sie sich gerne telefonisch bei Leiter Lokal-Team (Tel.: tel) oder bei mir melden (Tel.: tel).

Wir freuen uns auf eine spannende FOSSGIS jahr mit Ihnen!

Grußformel

Aufgaben des Session-Leiters

Für jeden Vortragsblock gibt es einen Moderator (Session-Leiter, oder Sitzungsleiter). Die Aufgabe des Session-Leiters ist es, für die Einhaltung des Zeitplans zu sorgen und den Vortragenden in allen Belangen zu unterstützen.

Ein Sitzungsleiter ist in der Regel für einen Block von Vorträgen zwischen zwei Pausen zuständig. Gerne können Moderatoren auch mehrere Blöcke übernehmen.

Wenn möglich sollte sich der Sitzungsleiter frühzeitig, z.B. am Vortag, kurz mit seinen Referenten bekannt machen und mit ihnen abmachen, wann die Technik getestet werden soll. Realistisch betrachtet kommen Vortragende aber auch gerne mal 5 Minuten vor Beginn des Blocks.

Vor dem Vortrag

Der Sitzungsleiter kümmert sich darum, daß der Referent da ist und alles hat, was er für den Vortrag braucht: Wasser, Beamer, Strom für das Notebook, leere Tafel, Overheadprojektor, Mikrofon, usw.

Der Sitzungsleiter hilft dem Vortragenden die Technik zum Laufen zu bringen oder holt einen Techniker hinzu. Wenn mehrere Vorträge direkt nacheinander geplant sind, dann testet der Sitzungsleiter vor dem ersten Vortrag mit allen Referenten die Technik, um die Umbaupause kurz zu halten.

Der Sitzungsleiter sollte sich mit der Funktion des Beamers, der Mikrofonanlage und der Beleuchtung vertraut machen, sodass er auch während des Vortrages bei Problemen eingreifen kann.

Begrüßung und Vorstellung des Vortragenden

Der Sitzungsleiter begrüßt kurz die Zuhörer und stellt dann in kurzen Worten den Vortragenden und sein Thema vor. Der Sitzungsleiter sollte sich vorher beim Redner kurz die dazu nötigen Hintergrundinfos geben lassen. Danach setzt sich der Sitzungsleiter vorne hin, wo ihn der Vortragende gut sehen kann und bleibt dort während des gesamten Vortrages.

Während des Vortrages

Der Sitzungsleiter achtet auf die Zeit. Er gibt dem Vortragenden ein Zeichen, wenn

• die halbe Zeit für den Vortrag um ist
• 5 Minuten vor Ende (z.B. durch hochhalten einer Hand mit 5 gespreizten Fingern)
• und wenn die Zeit um ist (z.B. durch Timeout-Zeichen mit beiden Händen)

Das Lokalteam kann DIN-A4 Blätter bereitstellen, auf der einen Seite in großen Buchtaben 10 Minuten auf der anderen 5 Minuten.

Dazu sollte der Sitzungsleiter vor dem Vortrag mit dem Vortragenden absprechen, wie lange der Vortrag laufen soll. In der Regel sollte man am Ende ca. 5 Minuten für Fragen offen lassen. Auch für die Umbaupause zum nächsten Redner sollte ausreichend Zeit eingeplant werden.

Es ist nicht nur ein Gebot der Höflichkeit, einen Vortrag rechtzeitig anzufangen und zu beenden, es ist auch unbedingt notwendig, um einen geregelten Konferenzablauf sicherzustellen, weil es mehrere parallel laufende Tracks gibt. Vorträge dürfen auf keinen Fall überziehen, weil sonst die Tracks durcheinander kommen und Leute, die von einem Hörsaal zum anderen wechseln, ziemliche Unruhe hereinbringen bzw. Anfang oder Ende eines Vortrages verpassen. Auch wenn sich an den Vortrag eine Pause anschließt, ist es wichtig, rechtzeitig aufzuhören, damit die Leute nicht vor leergegessenen Tischen stehen oder nur noch kalten Kaffee bekommen. Der Sitzungsleiter ist für die Einhaltung des Zeitplanes verantwortlich. Er muß diesen mit dem Referenten vorher besprechen und mit ihm die Zeichen absprechen. Er muß - notfalls mit sanftem Druck - den Referenten zum Ende bringen. Wenn der Redner überzieht hilft es, aufzustehen, zum Podium zu gehen und sich demonstrativ neben den Redner zu stellen.

Wenn der Referent irgendwelche Hilfe braucht, kann er sich jederzeit an den Sitzungsleiter wenden. Sei es, um das Licht ein und aus zu schalten, die nächste Folie aufzulegen, Unterlagen zu verteilen oder um mehr Wasser zu besorgen. Bei Problemen mit der Technik, die der Sitzungsleiter nicht selber beheben kann, holt er einen Techniker.

Der Sitzungsleiter sollte außerdem die Anzahl der Zuhörer bei einem Vortrag zählen und den Organisatoren mitteilen. So können wir sehen, welche Themen besonders beliebt sind und das bei zukünftigen Konferenzen berücksichtigen.

Fragerunde

Wenn der Referent das nicht selber gemacht hat und noch Zeit ist, dann bittet der Sitzungsleiter um Fragen. Wenn ein Mikrofon für das Publikum zur Verfügung steht, dann kann der Sitzungsleiter es herumreichen. Wenn nicht, dann bittet er den Referenten die gestellten Fragen zu wiederholen.

Auch wenn es nach einem Vortrag viele Fragen gibt, muß die Fragerunde abgebrochen werden, wenn keine Zeit mehr ist. Die Fragen können dann eventuell in der Pause persönlich an den Referenten gestellt werden oder man setzt eine BoF an.

Ende

Nach dem Ende des Vortrages dankt der Sitzungsleiter dem Referenten und sorgt dafür, daß er seinen Beifall bekommt. Er gibt dann noch organisatorische Hinweise (z.B. Kaffee und belegt Brötchen gibt es jetzt im Foyer und wir sehen uns wieder hier in 30 Minuten zum Vortrag X oder z.B. bei kurzfristigen Programmänderungen). Der Sitzungsleiter sollte sich vor einer Sitzung bei den Organisatoren melden und klären, ob irgendetwas bekanntzugeben ist. Das Lokalteam kann bei Bedarf Zettel mit wichtigen Meldungen und Änderungen auslegen, die der Moderator am Ende des Blocks vorlesen kann.

Hinweise zur Nutzung des Vortragsverwaltungssystems für das PK

Nach dem Ablauf des CfP sind die Vorträge zu bewerten.

Danach gehts dann ans bewerten:

• Mitglieder des Programmkomitees brauchen einen Zugang zum Vortragsverwaltungssystem.

• Der Account muss PK-Rechte bekommen.

• Im Vortragsverwaltungsprogramm kann man einen Kommentar abgeben, wie z.B. Kenne den Vortragenden, seine Vorträge sind immer superwitzig. Jedes Mitglied des Programmkomitees kann dann die Bewertungen und Kommentare der anderen sehen. Die Einreicher der Vorträge sehen die Bewertung und die Kommentare nicht.