Arbeitsteilung und Aufgabenkatalog

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Arbeitsteilung und Aufgabenkatalog

Die Organisation der FOSSGIS ist eine Menge Arbeit, die größtenteils ehrenamtlich geleistet wird. Um so mehr Helfer es gibt, um so weniger Arbeit ist es für den Einzelnen bzw. um so mehr kann geleistet werden. Die Kommunikation entweder über die Konferenzmailingliste oder das Wiki ist sehr wichtig. Die Arbeit teilt sich ganz grob in die lokal zu leistende Arbeiten, die jedes Jahr von einem anderen Team, dem Lokal-Team, übernommen werden, und in die allgemeinen Arbeiten, die von Leuten geleistet werden, die sich über mehrere Jahre engagieren ( Konferenz-Team Core-Team).

Koordiniert wird das Gesamtprojekt vom Projektleiter Konferenz (Katja Haferkorn). Der Projektleiter wird für die allgemeinen Aufgaben und Entscheidungen vom Konferenz-Team (ca. 5-9 Leute) unterstützt. Für den Inhalt der Konferenz ist das Programm-Komitee verantwortlich und die Organisation der aktuellen Konferenz vor Ort übernimmt das Lokal Team, es wird vom Leiter Lokal-Team geleitet. Daneben gibt es eine Vielzahl von Aufgaben, die von einem oder mehreren Leuten verantwortlich übernommen werden. Natürlich können einzelnen Personen mehrere Aufgaben gleichzeitig wahrnehmen.

In den folgenden Unterkapiteln werden die Aufgaben der verschiedenen Personen und Teams im einzelnen beschrieben. Natürlich kann eine Aufgabe auch delegiert werden, das ändert aber nichts an der Verantwortung des Zuständigen, dass die Aufgabe erledigt wird.

Projektleiter Konferenz

Aufgaben sind u.a.:

• Koordination des Gesamtprojektes
• Überwacht die Einhaltung des Terminplanes
• Dankesworte am Ende der Konferenz
• Zusammenstellung einer Liste gemeinsam mit dem Lokal Team mit wichtigen Telefonnummern (Alle Orgas/Hiwis, Hausmeister, Caterer, usw.) Ausdruck und Verteilung an Orgas und Hiwis. Die Liste muss zum Aufbau zur Verfügung stehen.

Arbeitsgruppe Konferenzorganisation

Die Arbeitsgruppe Konferenzorganisation, auch Dauerhaftes Konferenzteam oder Core-Team genannt, steht hinter dem Projektleiter Konferenz und ist während der gesamten Vorbereitungszeit beratend für das Lokal-Team tätig.
Sie trägt das Wissen und die Erfahrungen der vergangenen Konferenzen.

Aufgaben sind u.a.:

• Aufsetzen und Veröffentlichen des Call for Location;
• Auswahl der Konferenz-Ortes;
• Call for Paper & Call for Workshop (#Programm-Komitee);
• Beratung und Unterstützung des Lokal-Teams;
• Organisation der Konferenz;
• Kommunikation des Programms, Öffentlichkeitsarbeit;
• Letzte Instanz für konfliktbeladene Entscheidungen, die das Lokal-Team nicht entscheiden kann;
• Letzte Instanz für die Bestätigung der kostenfreien Teilnahme durch aktive Beiträge.

Programm-Komitee

Das Inhaltliches Programm wird vom Programmkomitee erstellt.

Aufgaben sind u.a.:

• Info an Vortragende zum Status ihrer Vortragseinreichung (cc an Koordinator Organisation)
  • Stichwortvorlage beachten
  • wenn keine schriftliche Vortragszusammenfassung geliefert wird, wird nur der Abtract veröffentlicht.
• Partizipation des FOSSGIS e.V. an Vortragsauswahl (?)
  • Infomail an Vereins-Liste
• Programm erstellen
• Programm online stellen

Lightning-Talk-Koordinator

Der Lightning-Talk-Koordinator ist Teil des Programm-Komitees und kümmert sich um die Lightning-Talks während der Eröffnungs- und Abschlussveranstaltung und gibt sie im Konferenz-Programm bekannt.

Workshop-Koordinator

Der Workshop-Koordinator betreut die Workshop-Leiter. Er arbeitet dabei eng mit dem Programm-Komitee und dem Lokal-Team zusammen.

Aufgaben sind u.a.:

• Ansprechpartner für Workshop-Leiter
• Bemüht sich zusammen mit dem Programm-Komitee um ein interessantes und ausgewogenes Workshop-Programm.
• Stellt sicher, dass die Informationen über die Workshops für die Teilnehmer vollständig und aussagekräftig sind;
• kümmert sich um die Anmeldeliste
• Evaluationsbögen für Workshops erstellen und einsammeln;
• Koordination Technik mit Workshop-Leitern und Lokal-Team bzw. DVD-Team.

siehe auch Workshops

Koordinator Presse/Öffentlichkeitsarbeit

Der Presse-Koordinator/ das Pressemeldungskomitee ist dafür zuständig den Presseverteiler zu pflegen und alle regulären Pressemitteilungen zu erstellen und rechtzeitig an den Verteiler zu geben. Zusätzliche Pressemeldungen können vom Lokal-Team, Sponsoring-Koordinator, etc. erstellt und dem Presse-Koordinator zur Veröffentlichung gegeben werden.

Aufgaben sind u.a.:

• Pressemitteilungen erstellen
• PM verschicken
• Informationen einholen
• lokale Presse nicht vergessen (Kontakt Lokal Team)
• Pressemeldungsentwürfe über die Liste einfordern (definierte Aufgabe, die sicherlich gern jemand übernimmt)

Sponsoring-Koordinator

Der Sponsoring-Koordinator kümmert sich um die Werbung und Betreuung von Sponsoren. Das ist eine recht anspruchsvolle und finanziell wichtige Aufgabe.

Aufgaben sind u.a.:

• Öffentliche Ankündigung des Sponsorenprogramms mit Preisen und Bedingungen
• Anschreiben potentieller Sponsoren/Aussteller
• Persönliches Gespräch / Email-Kontakt
• Ggf. aushandeln von Zusatzbedingungen (größerer Stellplatz, Außenstand, etc.)
• Erstellen der Rechnungsgrundlage, Absprache mit dem Projektleiter-Konferenz
• Einfordern eines kleinen Bitmap-Logos für die Webseite und eines Vektor-Logos für den Druck des Tagungsbandes, Plakaten, etc.
• Abstimmung mit dem Ausstellungs-Koordinator des Lokal-Teams

Ausstellungs-Koordinator

Der Ausstellungs-Koordinator ist der Dienstleister für die Aussteller vor Ort. Im Vorfeld muss er sich mit dem Sponsoring-Koordinator eng abstimmen. Die meisten Vorbereitungen müssen erledigt sein bevor der erste Aussteller am Ort erscheint!

• Anzeichnen der Stellplätze, die vom Ausstellungs-Koordinator in einen Plan eingezeichnet wurden.
• Versorgung der Stellplätze mit Technik:
  • ein ausreichend dimensioniertes Stromkabel pro Stand, besser natürlich gleich mit Mehrfachsteckdose
  • ein Netzwerkkabel pro Stand

Der Ausstellungs-Koordinator sollte sicherheitshalber ein paar Meter Patchkabel, Klebeband, Schere, Faden, etwas Werkzeug, z.B. Schraubendreher, etc., ggf. ein oder zwei Ethernet Switches, etc. zur Hand haben. Das ist allerdings keine Dienstleistung, die der Aussteller einkauft, sondern nur eine Freundlichkeit und Entgegenkommen, um den reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Aufgaben sind u.a.:

• Sicherstellen, dass Lieferungen von den Ausstellern im Vorfeld der Konferenz gelagert werden und zum Aufbau zur Verfügung stehen

Teilnehmer-Koordinator

Der Teilnehmer-Koordinator ist die Schnittstelle zwischen dem Konferenz-Team und den Teilnehmern. Er kümmert sich um die Information der Teilnehmer und den Ablauf der Anmeldung, sowohl im Vorfeld als auch vor Ort. Er arbeitet dabei eng mit dem Lokal-Team zusammen.

Aufgaben sind u.a.:

• E-Mail an die Teilnehmer kurz vor der Konferenz mit praktischen Informationen zur Anfahrt usw.
• Bekanntgabe organisatorischer Informationen in der Eröffnungsveranstaltung der Konferenz

• Erstellung und Verteilung von Aktuellen Informationen an die Moderatoren, die vor und nach den Vortragsblöcken vorgelesen werden.

• Bearbeiten von Rückfragen von Teilnehmern im Vorfeld
• Durchführung der Anmeldung in Absprache mit der Technik und dem Lokal-Team
• Handling von Stornierungen und schwierigen Fällen bei der Anmeldung
• Ansprechpartner für die Hiwis bei der Anmeldung vor Ort zur Behandlung von schwierigen Fällen

Siehe auch: Teilnehmerbetreuung

Team Printmedien

Tagungsband-Koordinator

Der Tagungsbandkoordinator kümmert sich darum, dass der Tagungsband rechtzeitig zum Konferenzbeginn in ausreichender Zahl verfügbar ist. Jeder Teilnehmer erhält einen Tagungsband in der Konferenz-Tasche. Im Tagungsband-Komitee könnte sich jemand verantwortlich fühlen, die Beiträge gegenzulesen (Rechtschreibung) und auf Vollständigkeit zu prüfen.

Aufgaben sind u.a.:

• Organisation Zusammenstellung Tagungsband
  • Sammlung der Vorträge, wenn Beiträge fehlen - anfordern
• Titelblatt, Sponsorenzusammenstellung
• Layout
• Organisation Druck (ISBN besorgen, Anzahl)
• Restbestände durch Lehmanns vertreiben lassen
• Nachbestellung möglich?

Siehe auch: Tagungsband

T-Shirt-Koordinator

Der T-Shirt-Koordinator ist dafür zuständig im Rahmen des Budgets ein das Design, Farbe, die Auswahl an Größen, Lieferung und Bezahlung zu kümmern. Bei Buchung des Konferenzticket kann sich der TN für oder gegen ein T-Shirt entscheiden und die Größe angeben (bei der Anmeldung sind sowohl Größe als auch Damen- oder Herrenshirt auswählbar).

Aufgaben sind u.a.:

• Schriftzug, Design, Farbe (begrenzte Mengen)
• Mengenverteilung
• Größen und Schnitte für Damen und Herren sind mittlerweile Standard
• Organisation Druck und Bestellung (abstimmen mit dem Schatzmeister)
• Rechtzeitige Lieferung gewährleisten.
• Kommunikation an das Lokal-Team, wer T-Shirt bekommt (zahlende TN oder WS-TN)

siehe auch T-Shirts

Lokal-Team

Aufgaben

Das Lokal-Team ist für die Organisation der Konferenz vor Ort verantwortlich und kümmert sich um den effektiven und reibungslosen Ablauf der Konferenz. Alle Aufgaben können entweder selbst oder durch einen angemieteten Dienstleister erbracht werden.

• Infrastruktur Konferenzstandort
  • Beschilderung
  • Tische, Stühle und Pinnwände für die Ausstellung in ausreichender Zahl zu organisieren und aufzubauen
  • Garderobe
  • Fundbüro
  • Erstellung und Verteilung der Namensschilder (mit Farbcodes, noch technisch klären)
  • Versorgung mit Wasser für die Vortragenden
  • Für die Sammlung der Fragebögen müssen an der Registrierung zwei Kartons oder dergl. zur Verfügung stehen (siehe Fragebögen).

• Infrastruktur Handbuch#Technik Technik
  • Stromversorgung in den Hörsälen
  • Vortragstechnik (Präsentationsrechner, Mikrofone, Lautsprecher)
  • Technische Unterstützung für Vortragende am Projektor, Mikrofon
  • WLAn für Konferenzteilnehmer

• Information
  • Raumplan, Toilettenbeschriftung
  • Behintertentoiletten-Beschriftung, Stufenfreie Eingänge-Umleitung
  • Anfahrtsbeschreibung für Teilnehmer zum Tagungsort, Social Event und ggf. anderen Orten
  • Anfahrtsbeschreibung für Lieferungen (z.B. für Aussteller)

• Organisation
  • Logistik
  • Empfangsbereich
  • Sammeln und archivieren der in letzter Sekunde eingereichten Vortragsunterlagen (PDF, Foliensätze) für die spätere Veröffentlichung
  • Finden von Orten für das Rahmenprogramm
  • Ordner, die an den Eingängen Namensschilder kontrollieren. Hierbei geht es nicht um eine scharfe Ausweiskontrolle, sondern nur um das da-sein. Diese Aufgabe kann gleichzeitig von den Vortrags-Technik Betreuern wahrgenommen werden. Wenn man kein Türsteher da ist, ist das halt so.
  • (Troubleshooter, die an allen Tagen der Konferenz deutlich erkenntlich (neo-grün/rot/lila gestreift kariertes T-Shirt) vor Ort sind und fix und unproblematisch Probleme lösen können. )
  • Falls Poster-Session: Poster Organisation, welche Poster, wo aufgehängt, klare Aufteilung in Sponsoren-Poster und Fachbeiträge.

Das Lokal-Team muss direkt vor der Konferenz Pakete von Ausstellern, Sponsoren usw. entgegennehmen können. Dazu sollte eine Adresse, idealerweise direkt am Konferenzort, unter Veranstaltungsort bekannt gegeben werden. Ein Termin, bis wann Pakete eintreffen müssen, muss ebenfalls bekannt gegeben werden, typischweise am Freitag vor der Konferenz. Die Absender der Pakete sind gehalten, das Organisationsteam zu informieren, welche Pakete wann zu erwarten sind. Dokumentation unter Lieferungen.

Es gibt sehr viele Arbeiten, die zwingend durch das Lokal-Team zu erledigen sind. Daher ist es sinnvoll die Aufgaben geschickt zu verteilen und eine Dokumentation im Wiki zu pflegen.

Zusammenfassung als PDF - Aufgaben des lokalen Teams für die Ausrichtung einer FOSSGIS-Konferenz

Personalbedarf/ Personalplanung

• Personal Aufbau: Am Dienstagnachmittag und Mittwochmorgen wird aufgebaut. Das wird teilweise von den Organisatoren und teilweise vom Lokal-Team erledigt.

• Aufgaben sind u.a.:
  • Transport von Materialien zum Ausstellungsort
  • Aufbau der Anmeldung
  • Aufbau der Infrastruktur für die Ausstellung (Tische, Stellwände, Kabel)
  • Aufbau Catering-Bereich (wennn das nicht der Caterer macht)
  • Einrichtung Workshop-Räume (Tische, Rechner, Kabel)
  • Beschilderung der Anfahrt und der Räume
  • Aufhängen von diversen Plakaten und dergl. (FOSSGIS-Banner, Sponsoren, Programm, …)
  • Packen der Taschen
  • Namensschilder drucken, in Plastikhüllen einfügen und sortiert an der Anmeldung aufbauen
  • Videotechnik gemeinsam mit dem Videoteam aufbauen

• Personal Welcome Desk: Während der ganzen Konferenz ist die Anmeldung mit mindestens einer Person besetzt. Zu Stoßzeiten (insb. Mittwochmittag und Donnerstagmorgen) auch mehrere.

• Aufgaben sind u.a.:
  • Informationen für Teilnehmer
  • Registrierung der Teilnehmer inkl. Ausgabe der Taschen, Namensschild, (T-Shirt),
  • Prüfung Workshopbuchung
  • Verkauf von Tickets für den Social Event, Entgegennahme Konferenz- und Workshopgebühr (Handkasse, Belege)
  • Ggf. Verkauf von T-Shirts, Tagungsbänden, usw.
  • Garderobe
  • Kaffeetisch, falls nicht vom Catering abgedeckt

• Personal Hörsaal: In jedem Hörsaal gibt es eine verantwortliche Person.

• Aufgaben sind u.a.:
  • Technik betreuen (im Vorfeld mit der Technik vertraut machen (Licht, Jalousien, Audio- und Videoanlage, Rechner)
  • Unterstützung der Vortragenden beim Laden ihrer Präsentationen auf den Präsentationsrechner
  • morgens an jede Tür ein aktuelles Tagesprogramm hängen
  • Koordinierung der Platzierung der TN, damit nicht alle außen sitzen
  • Kontrolle, ob Unterschrift zur Einverständniserklärung zur Aufzeichnung des Vortrages vorliegt. Wenn nicht, einholen
  • Versorgung der Vortragenden mit Wasser
  • Mikrofon
  • Bei Fragen aus dem Publikum das Mikrofon herumtragen
  • Vortrag als PDF auf Laptop im Raum speichern (Bitte Vortragenden darauf Hinweisen und Kontrollieren, danach Sammeln und sichern)

• Personal Workshops: In jedem Hörsaal gibt es eine verantwortliche Person.

• Aufgaben sind u.a.:
  • Technik betreuen (im Vorfeld mit der Technik vertraut machen (Licht, Jalousien, Audio- und Videoanlage, Rechner)
  • morgens an jede Tür ein aktuelles Tagesprogramm hängen
  • Kontrolle Worksshops Teilnehmer.
  • Versorgung der Workshopleiter mit Wasser
  • Feedbackbögen mitnehmen

• Personal Springer: Für sonstige Aufgaben, ist eingewiesenes Springerpersonal vorzusehen.

• Aufgaben sind u.a.:
  • Besorgen und Einkauf von fehlendem Material, wenn z.B. spontan Reißzwecken benötigt werden
  • Transport von Material
  • Ausdrucken und Aufhängen von Hinweisschildern
  • Informationen überbringen

• Session-Leiter: Aufgabe des Session-Leiters ist es, einen Block von Vorträgen zu moderieren.

• Aufgaben sind u.a.:
  • Sorgt für den pünktlichen Beginn und pünktliches Endes des Vortrages. Es ist besonders wichtig, dass Zeitraster einzuhalten, damit die Teilnehmer jederzeit zwischen den Tracks wechseln können. Der Session-Leiter vereinbart mit dem Vortragenden Zeichen. Z.B. offene Hand hochhalten für 5 Minuten, ggf. entsprechende Zettel vorbereiten.
  • Kurze einführende Worte zum Vortragenden, der Name sollte flüssig über die Lippen kommen auch bei Herrn Prof. Dr. Dr. Geo. Wlædchrøv Zlot¢iktrl.
  • Moderation der Frage- und Antwort-Session.
  • Dank an den Vortragenden.
  • Bekanntgabe von aktuellen organisatorischen Informationen. Diese Informationen werden an der Anmeldung gesammelt. Der Session-Leiter bekommt diese Informationen überbracht.

Der Session-Leiter wird von einer Person, die für den Hörsaal verantwortlich ist, unterstützt.

Koordinator Nachbereitung Konferenz

• Der Koordinator Nachbereitung Konferenz organisiert ein Treffen mit dem Konferenz-Team (um Presse, Finanzen und Teilnehmerbetreuung abzuarbeiten) und dem Lokal Team.

• Fragebogen-Auswerter
  • wertet die Teilnehmerbefragung aus
  • pflegt Erkenntnisse im Wiki ein Handbuch#Teilnehmerbefragung Teilnehmerbefragung.