Online-Event

Diese Wiki-Seite ist Teil des FOSSGIS-Konferenz-Handbuchs.

Online-Event

Mit der Corona-Pandemie und den daran anknüpfenden Verordnungen war es nicht mehr möglich, Veranstaltungen wie gewohnt zu planen. Im März 2021 entschied der Vorstand des FOSSGIS e.V., dass die FOSSGIS-Konferenz 2021 als Online-Event stattfinden wird.

Dies ändert einige wesentliche Planungsdetails:

• Organisation der Vorträge muß entsprechend geändert werden, um diese im Livestream zur Verfügung zu stellen.
• Pro Bühne braucht es ein Regieteam, welches aus OBS-Regie, Bühnenkoordination und Sessionleitung besteht.
• die Workshops müssen als Online-Workshop konzipiert werden.
• Es braucht Möglichkeiten für Teilnehmende zum Netzwerken.
• Es braucht eine passende Online-Plattform für das Event.

Organisation der Vortragseinreichung

Es ist möglich den Vortrag live zu halten oder vorab aufgezeichnet einzureichen.
Um den Stress in der Regie zu minimieren, sollten so viel wie möglich Vorträge vorab aufgezeichnet vorliegen.

Wie dies organisiert wurde, ist im Blogartikel von Volker nachzulesen.

Kurz: - Verwaltung der vorab aufgezeichneten Vorträge über Seafile-Webserver
- jeder Vortragende erhält einen Uploadlink für die Vortragsaufzeichnung
- die vorab aufgezeichneten Vorträge werden von Videoschnitthelfern gecheckt und gegebenenfalls geschnitten.

Seafile dient als Datenaustauschplattform für die Livestreammitschnitte.

Das Konferenzorgateam stellt mehrere Beratungssessions für Vortragende zur Verfügung, um offen gebliebene Fragen zu besprechen.

Organisation der Regie

Pro Bühne (Vortragsraum) wird ein Regieteam zur Verfügung gestellt. Dieses besteht aus OBS-Regie, Bühnenkoordination und Sessionleitung.

Diese Anleitung für Sessionleitung und Bühnenkoordination diente zur.

OBS-Regie

- technische Ausstattung:
-- OpenBroadcastStudio-Software (OBS)
-- leistungsstarke Rechner mit 2 Bildschirmen
-- verlässliches Internet (gute Internetanbindung LAN; DSL 50down/10up zu knapp)
-- RasperyPI für Infobeamer (einer pro Bühne)
-- Video Capture Karte
-- Matrix-Chat

- Aufgaben:
-- macht den Livemix über OBS Studio,
-- indem vorab aufgezeichnete Videos eingespielt werden oder Speaker live zugeschaltet werden,
-- Fragen und Antworten-Session live eingespielt werden,
-- Pausentrailer mit Infobeamer
-- Mitschnitt
-- Matrix-Chat im Blick behalten

Bühnenkoordination

- hält Arbeit von der OBS-Regie fern
- sollte nicht nach jedem Track wechseln
- technische Ausstattung: Laptop, 2 Bildschirme, stabiles Internet

- Aufgaben:
-- Anwesenheit Vortragende prüfen
-- Technikcheck der Vortragenden und Sessionleiter 30 min vor Trackbeginn
-- Mikrophonetest
-- Videoqualität
-- Bildschirm teilen Foliencheck
-- Matrix-Chat im Blick behalten

Sessionleitung

Die Sessionleitung moderiert den jeweiligen Track, kündigt Vortrag und Vortragende an und gibt organisatorische Informationen an die Teilnehmenden.

- technische Ausstattung: Laptop, Browser, Headset mit Mikro, Kamera, stabiles Internet
- Aufgaben:
-- mitlesen des Chats während des Vortrags
-- relevante Fragen sammeln, dabei eventuell vorhandenes Voting der TN beachten
-- ausgewählte Fragen in Livesession an Vortragende stellen.
-- Matrix-Chat im Blick behalten

Workshoporganisation

• generelle Workshoporganisation siehe Handbuch
• Workshoporga (https://www.fossgis.de/wiki/Konferenz_2021/Workshop_Orga)
• ein Workshop hat eine Länge von jeweils 90 Minuten und
• muss zusätzlich zum Konferenzticket gebucht werden

Ablauf:

Vorbereitung für Durchführung:

1. WS-Leiter:in bestätigt bei Zusage die Duchführung zur geplanten Programmzeit
2. welches Setup?

 WS-Leiter entscheidet Variante (individuell, Browser, OS-Geolive). Diese Info dient der Orientierung für die Teilnehmenden. --> Wiki

- individuelles Setup:
-- Text für Website: "Sie erhalten in der Woche vor der Konferenz eine Mail mit detaillierten Informationen zum Workshop sowie die Möglichkeit in einem Termin Ihre Technik zu checken."
-- TN erhält Mailtext von WS-Leiter:in mit entsprechenden Informationen + Technikchecktermin
- OSGeoLive:
-- Text für Website: "Im Workshop wird mit der aktuellen OSGeoLive gearbeitet, diese kann als Image von einem USB-Stick oder als Virtuelle Box auf Ihrem Computer laufen. Hier finden Sie eine Anleitung zur Installation der OSGeoLive."
-- TN erhält Mailtext von WS-Leiter:in mit entsprechenden Informationen + Workshopunterlagen hier hinterlegen: https://trac.osgeo.org/osgeolive/wiki/Live_GIS_Workshop_Install + Technikchecktermin
- browserbasiert:
-- Text für Website: "Sie benötigen lediglich einen aktuellen Internet-Browser."
-- TN erhält Mailtext von WS-Leiter:in mit entsprechenden Informationen (Notwendigkeit Technikchektermin prüfen)

3. Obergrenze TN, um Ticketkontingent im Pretix einzustellen.
4. Helfer:in-Bedarf, wobei wird Hilfe benötigt
5. Technikchecktermine
- für jeden WS bzw. auf jeden Fall für die mit dem individuellen Setup
- Mails an WS-TN über Pretix (wichtig: Nachsendefunktion, falls Buchung nach Email-Versand erfolgt).

Durchführung

- Venueless:
-- pro Workshop wird ein Raum konfiguriert -- Raum-Zugang wird über Pretixbuchung durch Venueless-Plugin gesteuert)
- Ausstattung WS-Leiter:innen
-- Kabel-LAN und Headset benutzen.
-- Stromzufuhr Laotop
- Aufgaben Workshophelfer:innen
-- siehe Handbuch: https://www.fossgis.de/wiki/Handbuch#Workshop-Koordinator
-- den Teilnehmer:innen für technische Unterstützung zur Verfügung stehen.
-- Basiskenntnisse: BigBlueButton

Netzwerkwelt

Um optimales Netzwerken während der Veranstaltung zu ermöglichen, wurde die Netzwerkwelt erstellt. In der Netzwerkwelt können sich die Teilnehmenden in einer virtuellen Karte/Landschaft bewegen und einander begegnen. Zum Einstieg gibt Mensch sich einen Namen und wählt einen Avatar aus. Nach der Landung im Eingangsbereich ist die Bewegung mit Hilfe der Tastatur möglich. Teilnehmende können sehen, ob weitere Teilnehmende unterwegs sind. Wenn Avatare einander begegnen, öffnet sich ein Videochat, welcher sich mit einem Geräusch ankündigt, hier können sich die Teilnehmenden austauschen.

Für die FOSSGIS 2021 wurden der Campus Rapperswil virtualisiert, eine Online-Firmenausstellung (Expo) erstellt sowie DIY-Räume zur Verfügung gestellt.

• Verwaltung: https://workadventu.re/home?view=member
• Account: konferenz-orgaqfossgis.de (Katja)
• Repository: https://github.com/fossgis-2021/netzwerk-welt/blob/main/README.md
• Campuslink: https://play.workadventu.re/@/fossgis-e.v./fossgis-konferenz-2021/netzwerkwelt
• Expo: https://play.workadventu.re/@/fossgis-e.v./fossgis-konferenz-2021/expo
• DIY-Räume:
  

- https://play.workadventu.re/@/fossgis-e.v./fossgis-konferenz-2021/diy6
- https://play.workadventu.re/@/fossgis-e.v./fossgis-konferenz-2021/diy6_neu
- https://play.workadventu.re/@/fossgis-e.v./fossgis-konferenz-2021/diy6_cinema

Online-Event-Plattform

Venueless ist eine OpenSource-Software entwickelt im Pretix- und Pretalxumfeld. Die Administration liegt bei Venueless - Konfigurationsmöglichkeiten sind nach Absprache möglich.

Venueless ist browserbasiert und besteht aus:

• Seiten für Informationen
  

- WelcomeDesk - enthält Informationen zur Veranstaltung sowie Ansprechpartner:innen und relevante Links
- Programm - erstellt sich aus dem Pretalx-Schedule oder kann als CSV an Venueless geliefert werden.
- weitere Seiten können erstellt werden, z.B. zur Erläuterung der Netzwerkwelt, Expo o.ä.

• Bühne/Stages
  

- können nach Bedarf angelegt werden
- hier werden die Vorträge per Livestreaming für die TN übertragen
- es gibt eine chatfunktion sowie eine Fragenfunktion mit Votingmöglichkeit
- für FOSSGIS 2021: vier Bühnen, die mit Livestream (RMTP oder VOC-Link)

• Videokanäle
  

- können nach Bedarf angelegt werden
- BigBlueButton-Technologie
- können über die Administration für Nutzerkategorien, z.B. Workshop konfiguriert werden.
- für FOSSGIS 2021 hatte jeder Workshop einen eignene Raum, Teilnehmende haben nur den Raum gesehen, für den auch ein Workshop gebucht wurde

• Chatfunktion
  

- Chat mit allen Teilnehmenden
- Chat mit einzelnen Teilnehmenden

• Administrationsoberfläche, um Veranstaltung zu konfigurieren und um Seiten, Bühnen oder Kanäle zu erstellen

Hybrid-Event

Der Hybridkoordinator organisiert die hybride Umsetzung.