Finanzen

Diese Wiki-Seite ist Teil des FOSSGIS-Konferenz-Handbuchs.

Finanzen

Budget

Der Projektleiter Konferenz stellt zusammen mit dem Schatzmeister des Vereins und dem Konferenz-Team ein Budget auf und führt in der Vorbereitungsphase und während der Konferenz die Buchhaltung der Konferenz. Er muss zu jedem Zeitpunkt einen Überblick darüber haben, welche Gelder bereits ausgegeben sind bzw. noch ausgegeben werden und welche Einnahmen bereits erreicht wurden bzw. noch zu erwarten sind. Nur so kann bei Problemen rechtzeitig gegengesteuert werden.

Budget für das Lokal-Team

Posten	Betrag	Anmerkung
Social Event	Kosten ca. 25-35€ pro Teilnehmer	Seit 2016 im Ticketpreis enthalten
Catering	Kosten circa 40 € pro TN	Mi - Fr: Versorgung mit Snacks, Mittagessen und Getränken ca. 400 TN
Personal (Hiwis)	3.500,00 €	280 Stunden für Hiwis
Kopien, Büromaterial	500,00 €	-

Folgende Posten sollten in der Budgettabelle enthalten sein: Ausgaben:

• Catering
• Social-Event
• Programmheft
• Tagungsband
• Videoaufzeichnung
• Sonstiges
• Miete
• Lanyards, Namensschildhüllen
• Taschen & T-Shirts
• OSM-Samstag
• Post
• Bildungsurlaub
• Ausfwandspauschale Helfer
• Venueless für Online
• Workadventure für Netzwerkwelt
• Ticket- und Vortragssystem
• Koordinierung

Einnahmen:

• Konferenzticket (normal)
• Konferenzticket (Frühb)
• Konferenzticket (Stut., Rentner)
• Workshops
• Platinsponsoren
• Goldsponsoren
• Silbersponsoren
• Bronzesponsoren
• Aussteller

Rechnungen

• Rechnungen für Ausgaben, die im Rahmen der Konferenzorganisation anfallen, müssen direkt auf den Verein lauten (siehe http://www.fossgis.de/impressum.html). In jedem Fall sollte jeder Rechnungsvorgang vorab mit dem Schatzmeister abgestimmt werden. Der Schatzmeister wird bei Rechnungsvorgängen im CC geführt.

• Wenn es für das Lokal-Team einfacher ist, kann es kleinere Rechnungen auch direkt bezahlen und dann eine Sammelrechnung an den Verein stellen. Dieser Sammelrechnung sollten die Belege (entsprechend der Nummerierung einer Sammelrechnungstabelle nummeriert auf A4 aufgeklebt) beigefügt werden.

Ausgaben sollten (im Rahmen des möglichen) so spät wie möglich getätigt werden. Da viele Ausgaben von der Teilnehmerzahl abhängig sind und die zu erwartende Zahl erst nach Ende der Frühbucherfrist abschätzbar ist. Zahlen für Taschen- und T-Shirtbestellungen, Namensschilder und dazugehörigen Lanyards sollten so entschieden werden, dass die Lieferung gewährleistet und die Anzahl so genau, wie möglich ist.

Handkasse vor Ort

Seit einigen Jahren buchen die Teilnehmenden ihr Ticket vorab online, so dass die Handkasse am Welcome Desk eine immer kleinere Rolle spielt.

Das Lokal-Team organisiert eine Kasse für die Anmeldung. Es ist Aufgabe des Rezeptionspersonals diese Kasse zu führen. Über Nacht nimmt der Leiter des Lokal-Teams die Kasse mit.

In die Kasse gehören die Einnahmen für:

• bar bezahlte Teilnahmegebühren für die Konferenz, Workshops, freiwillige Beiträge für Social Event und Tagungsband
• Einnahmen aus T-Shirt-Verkauf oder andere Einnahmen

Aus der Kasse können spontan nötige kleinere Ausgaben getätigt werden (zum Beispiel für Kopien). Belege dazu gehören für die Abrechnung in die Kasse.

Merke: Wer Geld bezahlt, bekommt den Originalbeleg der Quittung.

Für alle Einnahmen und Ausgaben wird eine Liste geführt und in der Hand-Kasse hinterlegt. Die Liste enthält:

• Datum/Uhrzeit
• Betrag (+/-)
• Anlass
• Name
• Unterschrift

Sollten sich im Laufe der Konferenz größere Beträge in der Kasse ansammeln, sollten sie zwischendurch an den Schatzmeister übergeben werden. Der Schatzmeister oder ein damit Beauftragter kümmert sich um die weitere Aufbewahrung.

Nach Ende der Konferenz wird die Kasse an den Schatzmeister übergeben.

Personalkosten

Grundsätzlich arbeiten alle Organisatoren der Konferenz freiwillig und kostenlos. Sprecher erhalten kein Honorar.

Um den großen Arbeitsbedarf an Hilfstätigkeiten während der Konferenz abzudecken, kann Personal dafür bezahlt werden. Die Arbeitsstunden sind bei 250h zu deckeln. Seit 2014 erhalten die Helfer eine Ehrenamtspauschale, diese darf pro Helfer pro Jahr 720 EUR nicht übersteigen. Helfer muss erklären, dass Ehrenamtspauschale nicht anderweitig in Anspruch genommen wird (auszufüllendes Formular).

Teilnahmebeitrag

Wir nehmen einen Eintrittspreis für die Konferenz. Für aktive Communitymitglieder ist der Eintritt frei.

Bis 2010 war die FOSSGIS-Konferenz kostenfrei, wurde aber mit der Zeit immer größer und damit auch teurer umzusetzen. Grundsätzlich ist es finanztechnisch keine schlechte Idee, wenn wir uns diversifizieren. Um so mehr verschiedene Einnahmenquellen es gibt, um so verlässlicher sind die Einnahmen.

Dagegen steht natürlich der Wunsch, mit der Konferenz möglichst viele Leute zu erreichen. Gerade OSM-Aktive oder Studierende können sich einen Eintrittspreis vielleicht nicht leisten. Für Interessierte, die nur mal reinschnuppern wollen, was dieses Open Source eigentlich ist, sollen nicht durch den Preis abgeschreckt werden.

Wir wissen aus den Umfragen, dass viele Besucher gerne bereit wären, uns einen Eintrittspreis zu bezahlen. Ihre Firma würde ohne zu Murren einen Eintrittspreis bezahlen, aber eine Spende eben nicht. Weil die Konferenz Geld kostet, wird die Veranstaltung wird in den Augen einiger als wertiger erscheinen. Wir unterstützen damit unsere Sicht, dass Open Source ready for business ist und stellen eine gewisse Professionalität dar. Mit mehr Geld machen wir nicht nur ggf. fehlende Einnahmen aus Workshops und Sponsoring wett, sondern können hoffentlich auch mehr erreichen. Z.B. kann man vielleicht dem einen oder anderen Sprecher die Reisekosten zahlen, der sonst nicht kommen könnte usw.

Die Nachteile sollen natürlich auch nicht verschwiegen werden:

• Es kann sein, dass Besucher sich betrogen vorkommen, wenn sie erfahren, dass sie Geld bezahlt haben und andere nicht.
• Insbesondere zahlende Besucher werden mit einer größeren Anspruchhaltung kommen. Wir müssen beim Service (z.B. Catering) darauf achten, dass alles glatt läuft.
• Die FOSSGIS hat bisher einen sehr angenehmen, lockeren, fast familiären Charakter. Man kann da natürlich die Angst haben, dass sich das mit einem Eintrittspreis ändert. Das liegt m.E. aber mehr an uns und der Art, wie wir die Konferenz veranstalten, als am Geld.

Wir dürfen natürlich bei alledem nicht vergessen, dass das Geld ja einer guten Sache zur Verfügung gestellt wird. Die Konferenz muss sich selbst finanzieren und noch Geld für die Vereinsarbeit des FOSSGIS abwerfen, wir haben sonst keine wesentliche Einnahmequelle für den Verein. Es gibt also letztlich wenig Alternativen, andere Geldquellen sind nicht in Sicht.

Teilnahmebeitragsarten

Der Teilnahmebeitrag für die Konferenz beträgt 220EUR (Frühbucher: 200EUR). Er erlaubt den Eintritt an allen drei Tagen. Es gibt keinen Rabatt, wenn jemand weniger Tage kommt.

Der Teilnahmebeitrag muss hoch genug sein, dass es sich überhaupt lohnt, ihn zu erheben (und wir wollen ja auch Geld einnehmen), aber nicht zu hoch, dass er Leute abschreckt oder übertriebene Erwartungen weckt. Hier schlagen wir einen Betrag von 220 EUR vor. Das ist immernoch niedriger als vergleichbare Konferenzen. Für einen Besucher aus der Verwaltung oder aus einer Firma, der Anreise und Hotel bezahlen muss und zwei Tage Arbeitsausfall hat, sind zusätzliche 220 EUR kein Betrag, über den er lange nachgedacht werden muss. Besucher:innen sollen idealerweise an allen Tagen teilnehmen, das unterstützen wir dadurch, dass wir keine Tagestickets anbieten. Wodurch auch die Anmeldung vereinfacht wird.

Für Frühbucher (bis ca. 1 Monat vor der Konferenz) gibt es einen Rabatt, sie zahlen nur 200 EUR.

Frühbucherrabatt hilft bei der Planung der Konferenz, z.B. der Kapazitätsplanung für Catering und Social Event. Dadurch, dass wir nun einen Eintrittspreis haben, können wir Frühbucherrabatte vergeben und erreichen damit frühere Anmeldungen. Es war schon immer ein Problem, dass wir eigentlich nicht so recht wussten, wie viele Leute kommen werden.

Es gibt auch Tickets zum reduzierten Preis, diese gelten für Studierende, Rentner:innen, Schüler:innen, Azubis, Freiwilligendienstleistende.

Die Tickets zum reduzierten Preis haben wir eingeführt, weil es eine Nachfrage gab.

Das Communityticket sowie auch das Helfer:innenticket sind kostenfreie Konferneztickets.

FOSSGIS-, OpenStreetMap- und OSGeo-Aktive dürfen sich ein Communityticket buchen. Für Helfer:innen steht das Helfer:innenticket zur Verfügung, zu welchem man ab mindestens 6 Stunden helfen berechtigt ist.

Dazu kommen Gutscheincodes, die wir an verschiedene Gruppen ausgegeben werden können. Die Gutscheincodes werden über das Anmeldesystem Pretix verwaltet.

Gutscheincodes geben uns einen große Flexibilität und wir können von Jahr zu Jahr einstellen, welche Zielgruppen wir besonders unterstützen wollen usw.

Wer soll nun solche Codes bekommen? (Unvollständige und nicht endgültige) Liste:

• Vortragende und Workshopleitende erhalten einen Gutscheincode für ihr Konferenzticket
• Aussteller und Sponsoren bekommen Gutschein-Kontingente für Mitarbeiter und Kunden

Natürlich ist der Eintritt für alle kostenlos, die bei der Organisation der Konferenz helfen oder einen Vortrag (Ausnahme Lighning-Talks) oder Workshop halten.

Hintergrund der verschiedenen Ticketarten: Aus dieser Auflistung ist zu sehen, dass es nicht wirklich schwierig sein wird, zu so einem Code zu kommen. Wenn jemand will, findet sich immer ein Weg. Und das ist ja auch völlig ok so. Wir sind damit in keiner anderen Situation als wir es vor der Einführung von Eintrittspreisen waren. Letztlich ist der Eintrittspreis sozusagen fast freiwillig. Der Default ist, dass Teilnehmer:in zahlt. Man muss schon etwas Aufwand investieren, nicht zu zahlen und das werden hoffentlich genug Leute nicht tun, sodass eben doch Geld hereinkommt.
Durch den gestuften Eintrittspreis haben wir zielgruppenflexible Preise. Statt per Default kostenlos zu sein, können wir ganz gezielt das Geld von denen nehmen, die es haben und die verschonen, die es nicht haben.

Für Workshops wird ein Betrag von 120 EUR pro Workshop erhoben (für Workshops gibt es kein Frühbucherticket, auch wenn es in den letzten Jahren möglich war).

Die Workshops finanzieren einen großen Teil der Konferenz, das soll auch weiterhin so sein.

Das Social Event kostet 35-60 EUR.

Der Social Event ist ein wichtiger Teil der Veranstaltung und seit 2016 im Konferenzticket enthalten.

Ticketbuchung im Pretix

• Konferenzticket (ggf. mit Frühbucherrabatt)
• Workshops [optional]
• Tagungsband [optional]
• T-Shirt [optional]
• Teilnehmer:innenliste[optional]

Rücktrittsregelungen

Bis 3 Tage vor Konferenzbeginn kann das Ticket per E-Mail storniert werden. Wir erstatten den vollen Konferenzbeitrag inkl. Workshop. Nach diesem Termin ist kein Rücktritt und Erstattung mehr möglich, weil die Kosten dann bereits entstanden sind.