Tagungsband

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Tagungsband[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Für die Konferenz wird ein Tagungsband zusammengestellt, der die Beiträge der Vortrags-Referenten enthält.

Jede Teilnehmer:in erhält einen Tagungsband,, wenn dieser bei der Anmeldung bestellt wurde als gedrucktes Exemplar. Er ist außerdem
als PDF öffentlich zum Download erhältlich.
Der Tagungsband hat eine ISBN.

Ziel des Tagungsbandes ist eine Konferenzdokumentation sowie auch eine Zusammenfassung für Interessenten, die nicht an der Konferenz teilnehmen konnten und für Teilnehmer, die einen Vortrag nicht hören konnten.
Der Tagungsband liefert die Kerninfomationen zum jeweiligen Vortrag.
Jeder Vortragende ist aufgefordert, einen Text, der die Kerninformation des Vortrages enthält zu verfassen und abzuliefern. Wenn der Vortragende mehr Informationen, weitere Details und Bilder beitragen möchte so ist das möglich.
Der Text wird zusammen mit einem Vorwort in einem gebundenen Heft jedem Teilnehmer zur Verfügung gestellt sowie als PDF-Download veröffentlicht.
Wenn kein Text kommt, wird die Beschreibung zur Vortragseinreichung verwendet.
Letzter Abgabetermin des Textes sind 8 Wochen vor Konferenzbeginn.

E-Mail an die Vortragenden[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

die folgenden Autorenhinweise stehen in der Dokumentvorlage (s.u.), bitte auch in die Email an die Autoren bei der Vortragszusage aufnehmen:

Dateiname bitte nach folgendem Muster: fossgis_jahr_titel_Nachname.odt/doc. Beispiel: fossgis_2013_Berühmte_klingonische_Geoinformatiker_Picard.odt. Bei langen Titeln genügen die ersten Worte, bei mehreren Autoren bitte der im Programm zuerst genannte.
Grafiken bitte einfügen, nicht verknüpfen
Bitte verwenden Sie nur die vorhandenen Formatvorlagen und ändern diese nicht
Abbildungen bitte manuell nummerieren (automatische Nummerierung ist zwar praktisch, aber ergibt aber erfahrungsgemäß im zusammengefügten Tagungsband Chaos)
Abbildungsbeschriftungen mit der Abbildung verknüpfen, wenn die durcheinander purzeln, haben wir kaum eine Chance sie wieder richtig zu zu ordnen (in OpenOffice / Libre Office rechter Mausklick auf Abbildung, 'Beschriftung' wählen, Text eingeben, OK klicken und anschließend Nummerierung von Hand ersetzen (s.o.)
Beachten Sie dass der Tagungsband in s/w gedruckt wird, Abbildungen sollten also auch in Graustufen lesbar sein
Bitte achten Sie auf korrekte Grammatik und Rechtschreibung, denn für die Kontrolle dessen bleibt meist keine Zeit.

Die Beachtung dieser Hinweise vereinfacht uns die Erstellung des Tagungsbandes, erspart uns langwierige Formatierungsarbeiten und erleichtert die Zusammenstellung der Beiträge in der richtigen Reihenfolgen. Da wir die Zusammenstellung des Tagungsbandes nicht nach Zeit bezahlt bekommen, sondern ihn ehrenamtlich in unserer Freizeit erstellen, sind wir Ihnen mehr als dankbar!

Dokumentvorlage für Autoren[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

gute Erfahrung mit OpenOffice-Vorlage (es fragt regelmäßig ca. 1 Autor warum nicht latex, aber damit könnten die meisten nichts anfangen).

auch Word-Vorlage verteilen, einige wenige nutzen das, weil Sie (im Dienst) keine OO haben
Autoren deutlich darauf hinweisen, die Formatvorlagen zu benutzen und nichts manuell zu formatieren
Autoren sollten außerdem eine Empfangsbestätigung für den eingesandten Beitrag erhalten und im Vorfeld darauf hingewiesen werden, dass sie nachfragen sollten, wenn Sie keine erhalten (es gab schon Beiträge, die nicht gedruckt wurden, weil diese aus technischen Gründen nicht angekommen sind, das ist ärgerlich und muss nicht passieren).

Vorlage:

Die Tagungsband-Templates 
* für MS Word (dotx): FOSSGIS-Tagungsband-Template.dotx 
* LibreOffice (ott): FOSSGIS-Tagungsband-Template.ott

Einband[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

bekommt die Druckerei als gesondertes PDF
ist als 1 Seite zu liefern: Rückseite, Rücken, Vorderseite nebeneinander auf DIN A3 + Rückenstärke
rechtzeitiges Einfordern der Sponsorenlogos im druckfähigen Format, es hat sich bewährt, das über den 'Sponsoren-Beauftragten' zu machen, da der die Kontaktdaten hat
bei den Logos beachten, wer Sponsor und wer Veranstalter ist
Titelbild: Es bietet sich an das Taschen- oder T-Shirtlogo zu verwenden. Gerne kann innerhalb des Orgateams auch ein Tagungsbandlogo entstehen.

Druckerei[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

bisher gute Erfahrung mit http://www.schaltungsdienst.de/, Ansprechpartner: Herr Bischof
Rechnung geht direkt an den Verein
zukünftig bei der Beauftragung darauf hinweisen, dass die Bücher nicht einzeln eingeschweißt werden sollen.

ISBN[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

muss vom Verein beantragt und bezahlt werden (Konferenzorga)
Wichtig: ISBN muss auf den Einband / von außen sichtbar sein

Impressum[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Der Tagungsband muss ein Impressum nach dem Landespressegesetz bzw. Landesmediengesetz haben: Druckwerk müssen Name oder Firma und Postanschrift des Druckers und des Verlegers, beim Selbstverlag des Verfassers oder des Herausgebers, genannt sein.

Zeitplan[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Autoren sollten 6-8 Wochen Zeit haben ihren Beitrag zu verfassen, aber auch länger
Einreichungsschluss mind. 2 Wochen vor Drucktermin, 4 Wochen vor Konferenz, je eher desto besser
Drucktermin ca. 2 Wochen vor Konferenz (Andruck), genaueres mit Druckerei besprechen
ISBN spätestens 4 Wochen vor Drucktermin beantragen
Kontaktaufnahme mit Druckerei (Angebot, Drucktermin, Versand) mind. 4 Wochen vor Druck
Bis zu Druckfreigabe Klärung mit Lokalteam, wohin die Tagungsbände geliefert werden sollen