FOSSGIS Konferenz/Lessons Learned

2023

Erste Veranstaltung Hybrid.

PKO

• für akademic Track sollte bei den PKO-Mitgliedern die Institution der Beschäftigung, Titel sowie Themen angegeben werden (vielleicht kleine Bio?) WV bei Planung nächste Konferenz
• das PKO braucht eine Person, die sich verantwortlich fühlt, dass die Programmgestaltungsarbeit läuft, es ist nicht Katjas Aufgabe
• wir erlauben Einr. auf dt. und engl., falls der Beitrag positiv bewertet wird und die Begründung nachvollziehbar ist, ist auch englisch ok, PKO stimmt dies im Reviewprozess ab, PKO sollte sensibel bleiben, ohne Standardfestlegung, akademic Track darf englisch sein, erst recht wenn weiblich
  • Sollte so im CfP vermerkt werden
• im CfP erwähnen: Abkürzungen bitte auflösen und nicht als Vorwissen der Teilnehmenden annehmen
• Punktevergabe CV und PKO-Review anpassen
• Tagungsbandvorlage - Zitationstil auf APA-Stil für Literatur und Quellen anpassen?
• festlegen, wer kostenfreie Tickets bekommt (Vortragende, WS-Leiter, LT?), veilleicht ist es auch über eine Frage bei der Einreichung abfragebar? Benötigen Sie ein kostenfreies Ticket, um zur FOSSGIS zu kommen?
• Farben für Trackkategorien etwas pastelliger wählen.
• Idee: Firmenpräsentation - einen Raum dafür zur Verfügung stellen (Kategorie im CfP Ausstellerpräsentationen) --> WV für nächste Konferenzplanung
• Baucht PKO-Leitung (Vorsitz)
• Festlegungen im CfP sollten im Nachgang nicht wieder aufgeweicht werden (Diskussion um engl. Einreichungen) Dann können wir gleich schreiben reicht was ein, wir entscheiden später ob das passt, das hatten wir schon mal so und dann gab es Unmut bei den Ablehungen weil es so aus dem CfP nicht hervor ging.
• Wir sollten das Programm nicht so voll quetschen (max. 3 Track + 1 Demo)
• Spontane LTs von vornherein 2-3 Blöcke vorsehen
• Am Anfang Platz für Vorstellen und Lokale prominente Speaker, die kommen immer auf den letzten Drücker. => Wenn keiner kommt, ist dann halt 15 Minuten Pause zw. Eröffnung und parallel Programm/WSs

Orga

• Freitickets nur für Videohelfer
• Beschilderung der Räume Streaming oder Live muss eindeutiger sein
• Auch Demo-Session-Raum hätte Streaming-Raum benötigt

Feedback am OSM-Samstag

• Initiale Orga-Session für Hybrid-Räume (Helfer)
  • Helfer für alle Tage (Auch OSM-Samstag)
  • Helfer sollen dann z.B. Chat beobachten und Vor-Ort-Publikum informieren
  • Wie bekomme ich meine Folien für alle sichtbar?
• Einteilung der Räume nicht online => Doch, aber super gut versteckt
• Kommunikation zu Raumänderung, an alle geben
• Wenn Event aktiv, dann muss Thema sichtbar werden im Venueless
• WLAN zu schwankend
• Vortragende mit Präsentationslaptop und Admin-Rechte
• Räume müssen selbst Admin-Rechte haben
• Tonqualität
  • Vortragende schwer zu verstehen; gleichzeitig Micros hellhörig; Gespräche hinten schwer, Stühle rücken laut
  • Sollte vorher überprüft werden.
• Leute online einbinden einbinden ist schwierig; Tafel schreiben ist schwer; Interaktionswerkzeuge fehlen
• Sessions mit Vielen TN schwierig, da viel passive TN
  • Problem nicht sinnvoll lösbar
  • Wenn mehrere Sessions paralell, dann ist für TN die Auswahl schwer bzw. wichtige TN fehlen
  • Ggf. Alternative Moderationsart wählen

2022

Besonderheit: Online-Event

Speaker

• lieber Voraufzeichnen, weil doch Ruckeln oder Fehlübertragungen auftreten können (Siehe Demosession Mapbender Astrid)
• Klar machen, wie lange Demo-Session ist und wie sie geteilt ist:
  • Einreichung: 60 Minuten
  • Programm: 55 Minuten
  • Wiki 45 Minuten + 10 Minuten Fragen => somit 15 Minuten weniger wie bei der Einreichung
• Informationen für Vortragende optimieren, welche Mail mit welchem Inhalt, wenn Nummerierung, dann alle Infomails einbeziehen, irgendwo aufführen, welche Mails an Vortragende es gab. (1. Annahme, 2. Bestätigung, 3. Informationen, 4. Uploadlinks, 5. Reminder...)

Allgemein aus Teilnehmer:innen-Sicht

• Siehe Umfrageergebnisse
• TN, die kein Ticket hatten, haben erwartet, dass alle Programmpunkte gestreamt werden. Müssen wir da mehr kommunizieren? wenn ja was und wie?
  • Info / Frage von TN über Twitter erhalten: Wie kommt man ohne Ticket in die Expertenrunde?
  • Klarstellung, Ohne Ticket gibt's nur Bühne 1 bis x als Stream, rest Ticket.
• AGB
  • wenn wir TN-Chat oder Videoaufnahmen vom WS, Anwendertreffen, Expert:innen veröffentlichen wollen, müssen wir es vorher reinschreiben
• Konferenz-Ticket sollte auch für OSM-Samstag gelten ggf. als Option, damit man nicht 2 haben muss. Extra Tickt für nur OSM-Samstag sollte bleiben

PKO-Sicht

• Zeitplan frühzeitig festlegen, Programmgestaltung an einem Wochenende, alle sind gut vorbereitet, Hausaufgaben verteilen (Wunsch: Treffen Programmgestaltung in Präsens)
• Es gab bis zum Schluss Konflikte: "Vortragender zum Zeitpunkt nicht anwesend" => Anpassung der Anwesenheitsdefinition bei der Einreichung
  

--> Lösung: Benutzerverfügbarkeit sollte zu Beginn auf "verfügbar an allen Tagen" stehen, so dass Vortragender das ändern muss.

• Tag 2, Bühne 2, 11:20 hat zeitlich nicht gepasst
  • Hatte das Gefühl einige Sachen wurden hier rein gequetscht nur um nichts abzulehnen, dadurch Kürzung die hier nicht funktionierte

Orga-Sicht

• das PKO sollte mitarbeiten und sich an der Programmgestaltung beteiligen bis die FOSSGIS läuft.
• eigentlich müßte das PKO die vorab aufgezeichneten Videos checken und schneiden, manchmal ist echt viel Firmenwerbung drin.
• Informationen für Vortragende, welche Mail mit welchem Inhalt, wenn Nummerierung, dann alle Infomails einbeziehen, irgendwo aufführen, welche Mails an Vortragende es gab.

(1. Annahme, 2. Bestätigung, 3. Informationen, 4. Uploadlinks, 5. Reminder...)

• bei nachträglich hinzugefügten Vortragenden brauchen wir noch ein cleveres Trackingsystem, dass auch alle Infos und Links angekommen sind.
• Gutscheincodemail geht über Pretix
• Teamseite erst anlegen, wenn sich zeigt, wer wirklich aktiv ist.
• Orgatreffen - effektiver gestalten - Zuständigkeiten müssen klarer sein
• eventuell über eine Businessbetreuung zur Ticketbuchung nachdenken - manche stellen sich an. (Das Dilemma scheint zu sein, dass die eignen Verwaltungswege unklar zu sein scheinen).

Sessionleitung

• Aus dem RegieChat: Zwischen bzw. nach den Ansagen zu den Vorträgen immer etwas Luftholen, damit man besser schneiden kann.

--> Sessionleitung und Regie mit auf den Weg geben: Kleine Kunstpausen sind besser als gegenseitig ins Wort zu fallen. Und nur bis drei runter zählen und dann selbst leise weiterzählen: zwei, eins, null, los gehts. (Hintergrund Videoveröffentlichung braucht keine Orgainfos aus der Konf) --> Tipp für Sessionleitung: Macht Pausen bei der Moderation ..... "Vielen Dank für den Vortrag" .... "hier gehts weiter" ... bla bla bla .... man muss das Danke immer rauscutten, weils einfach so abgehakt ist, wenn ihr direkt andere Dinge ankündigt.

• Anleitung für Sessionleitung zum ausdrucken

Blick auf Technik und Plattformen

Pretalx

- Text nach Schluss des Communityvotings: Seite mit Fehlermeldung unschön --> Gitlabticket dazu: https://gitlab.fossgis.de/fossgis-2022/konferenzorga-coreteam/-/issues/2
- Pretalxkonfiguration so, dass keine Fehlermeldungen bei den Vortragenden kommen. beispielsweise scheint ein Vortragender einen anderen einladen zu können, doch leider funktioniert es wohl doch nicht so ganz.
--> Idee: Speaker haben ein Profil im Pretalx, wo die Infos zur Verfügung stehen....geht das in "Infos für Vortragende zur Verfügung stellen": https://pretalx.com/orga/event/fossgis2022/info/ (Hat das schon mal jemand ausprobiert @all? Vielleicht ist das eine Option für nächstes Jahr)

Venueless

• Private Chats verschwinden unterhalb der Räume, sieht man spät.
• Eine TNin hatte mir geschrieben sie hatte Fehler 40x/401 beim Versuch sich in den Expertinnenraum zu begeben.
• Fragentab geht mobil nicht
• Speeddating hat kaum funktioniert

Workadventu.re / Netzwerkwelt

• Am Mittwoch hatten wir 2x gegen 23:25/30 einen kurzen Ausfall, hat sich Wiederverbunden, aber das Problem war definitiv die Plattform, beim meinem Gegenüber war das auch so.
• Verbesserungsvorschläge an Workadventu.re:
• Verbesserungsvorschläge Netzwerkwelt

Pretix

• Nachbuchung von Tagunsband und TN-Liste nicht für TN möglich
• Immer wieder denken TN, dass sie wenn sie Überweisung wählen keine Rechnung erhalten. Wo muss es stehen, dass sie save sind?
• Kontaktmail auf Rechnung einfügen.
• XRechnungsformat / SAP-Anforderungen
• Workshops sind kein Zutrittsprodukt. Um die Teilnahmebestätigung für TN zum Download anzubieten, muss es nach der Konferenz auf Zutrittprodukt gestellt werden.

Helfer:innen

• Helfersystem . Registrierung der Helfer erhalten? Macht das Sinn? Nach 15 Monaten Inaktivität Registrierten User löschen.
• Helfertreffen früh suchen und direkt ansprechen

Regie

- Generell für die Regie-Leute... zum Thema Lessons learned.... Lasst das Recording durchlaufen .... oft hat der Anfang gefehlt, weil ihr vergessen habt, rechtzeitig auf Record zu klicken ... außerdem hilft der Infobeamer vorher einen Vortrag zu identifizieren ;-)

Programm

• Aufgrund des Wegfalls von Harald war Fr. ein Platz frei, der konnte genutzt werden um die techn. Probleme beim Vortrag Ausbildung OSM beim BKG zu beheben und nachzuholen.
  • ggf. sollten wir z.B. in Raum 4(Demo) generell für solche Fälle 1-2 Slots pro Tag (zum Ende hin) vorhalten.
• LT als Highlight zur Inspiration und nicht, weil Vortrag abgelehnt wurde

Workshops

• Videoaufzeichnung was damit tun?
• Konfiguration im Venueless war so, dass alle TN Moderationsrechte im Workshop hatten, das war nicht so schlau, Kontrolle Konfiguration wichtig.
• Workshopkritik --> Workshops eher als Einstieg ins Thema, soll keine Schulung ersetzen
  

Feedback zum OSM-Sonntag (aus Berliner Stammtisch)

• siehe https://wiki.openstreetmap.org/wiki/FOSSGIS_2022/OSM-Samstag#Abschluss

2021

Besonderheit: Online-Event

Speaker

Vor-Streaming-Post-Processing der Pre-Recordings

• Sich im Voraus auf ein Soll-Level der Lautstärke einigen
  • Sollte kompatibel zu den Live-Teilen gewählt werden
  • Alle Videos auf dieses normalisieren / angleichen

• wenn es techn. möglich ist, nur 1-maligen Upload erlauben, alles weitere auf 'Antrag', damit nicht mehrere Versionen durch die technische Prüfung laufen + den Vortragenden mitteilen, dass ein erneutes hochladen unnötige Arbeit verursacht.

• Speaker bitten, die eignen Videos selbst nochmal anzuscheuen. Könnt ihr euch selbst die 45 min zuhören? Mit Kopfhörern? Wenn da nur Ton auf einem Ohr zu hören ist, ist das Ergebnis nicht zu gebrauchen. Rauschen lauter als die Sprache ist anstrengend für TN.

Sessionleitung

• Sessionleitung und Regie mit auf den Weg geben: Kleine Kunstpausen sind besser als gegenseitig ins Wort zu fallen. Und nur bis drei runter zählen und dann selbst leise weiterzählen: zwei, eins, null, los gehts.

• Die spätere Videoverööfentlichung braucht keine Orgainfos aus der Konf, d.h. Q&A + Dank an den Speaker und die aktuellen organisatorischen Infos nicht zusammen in einem Satz, damit es für die Recordings auseinandergeschnitten werden kann.

Venueless

• Zuschauerzahl pro Bühne einblenden
• globale Benachrichtigungen einblenden

• Wer stellt die Frage einblenden, Anmerkung: Vorteil, dass die Fragenrelevanz über das Voting gezeigt wird, da ist der Name nicht relevent

Workadventu.re / Netzwerkwelt

Verbesserungsvorschläge an Workadventu.re

• Längere Benutzernamen zulassen

Verbesserungsvorschläge Netzwerkwelt

• Gebäude ohne Dächer, so dass zu sehen ist, wer im Gebäude ist und was da los ist
• ggf. weniger Gebäude bzw. weniger DIY
• Public Viewing-Bereich einrichten: hier können die Sessions gemeinsam geschaut werden
• Biergarten zur gemeinsamen Mittagspause: dies auch ankündigen vor der Mittagspause
• bessere Integration - viele sind dort gar nicht hingegangen
• Idee: demnächst direkt über Workadventure zu den Bühnen gehen, so dass jeder es nutzen muss (jemand merkt an: ich würde das nicht zur Pflicht machen)

Teilnehmer:innen

• Plattform für Fotos, die zur Verfügung gestellt werden wollen, zur Verfügung stellen
• Bildungsurlaub mehr bewerben

Workshops

• WS-Leiterticket - darüber wird Zugang (und Adminrechte) geregelt
• vorher initiale Präsentation hochladen
• Mail an TN früh genug bei WS-Leitern abfragen (zur Not auf die Ketten gehen), ja, das war teilweise recht knapp
• gut wäre es, wenn die WS-Leiter Zugriff auf die Teilnehmerliste+Email hätten, zum direkten Kontakt

• Plattform war gut geeignet, Teilnehmende haben im Chat viel gefragt und auch live
• Teilnehmer:innen, die sich kurz vor der FossGIS für einen Workshop registriert haben, haben keine E-Mail mit dem Link zu den WS-Materialien erhalten. (Nachsendefuntkion Pretix?)

 --> wichtig: beim nächsten Mal: Mail auch an die Teilnehmer:innen, die sich erst nach dem Technikcheck registriert haben.

• jemand vom PKO sollte sich an der Workshoporganisation beteiligen

Programm

Allgemein aus Teilnehmer:innen-Sicht

• Abwechslungsreiches und umfangreiches Programm
• thematische Strukturierung war super

PKO-Sicht

• PKO-Arbeit macht sehr viel Spaß

Feedback zum OSM-Sonntag (aus Berliner Stammtisch)

• War sehr gut organisiert.
• Wenn auch wenig dennoch spannende Themen
• Pause fehlte, wahrscheinlich hätten alle in den Räumen weiter diskutiert.
• Academic-Track, Vorschlag war wohl schon nach der FOSSGIS in DD eingereicht

Kommunikation / Social media

===Tweets

• viele Infos wurden über via twitter kommuniziert
• super ist der Infobeamer mit dem einblenden der tweets
• Idee: Twitterwall, um es für alle verfügbar zu machen

Helfer:innenorga

• Helfertreffen besser strukturieren und effizienter gestalten
• worum geht es genau, was genau ist zu machen.

2020

Bestellungen

• bei lokalen T-Shirt/Taschenanbietern sicher sein, dass sie unseren Mengen-Anforderungen gerecht werden.

Feature-Requests Pretix

• Beim Stornieren sollte es für Orgas die Möglichkeit geben, mit einem Klick 100% einzubehalten.
• Bei nicht bezahlten Bestellungen sollte es die Möglichkeit geben, dennoch Stornogebühren zu verlangen. Beispiel: Bestellung wird kostenpflichtig storniert, ist aber entweder noch nicht bezahlt oder Zahlung noch nicht in Pretix gebucht. Pretix erstellt dann Rechnungskorrektur ohne Stornogebühr abzuziehen.

Kommunikation

• Vertreter des lokalen Orgateams sollten an den Aktiventreffen teilnehmen, idealerweise sollte es keine getrennten Treffen von lokalen und nicht lokalen Leuten geben.

Artwork

• Alles, was für das Artwork gezeichnet wird, wird im Wiki abgelegt.
• Alles, was gezeichnet wird und sich dafür technisch anbietet, wird als Vektorgrafik gemacht. Für Druckaufträge bei Textilbedruckung werden grundsätzlich nur Vektorgrafiken verwendet.

AGB

• Kostenlose Stornierung bis zur letzten Möglichkeit, bei der wir die Catering-Bestellung noch ändern können. Kostenlose Bestellung danach nur noch, wenn es Nachrücker von der Warteliste gibt.

Programm

• Call for Papers so ausführlich wie die State of the Map
  • Kriterien für die Auswahl im Call for Papers dokumentieren
  • mögliche Annahme unter Auflagen erwähnen
• Vor Start des Call for Papers eine Liste der Leute aufstellen, die man gezielt als Programmkomitee ansprechen will, diese anschreiben
• Maximal zwei Vorträge pro Firma, damit ein Teilnahmeverbot durch die Geschäftsleitung nicht die Konferenz in Mitleidenschaft zieht
  • ggf. Ausnahme für Firmen, die Vereinsmitglieder sind?

Samstag

• Erwägenswert: am Samstag zwei Ticketkategorien: kostenlos für aktive Mapper (z.B. ab 15 Mappingtage im vorherigen Kalenderjahr) und Open-Source-Entwickler, 5 Euro für alle anderen

2019

CfL

• fragen: Welche Möglichkeiten bestehen, wenn plötzlich 100 Leute mehr kommen wollen?

Tickets

• Kategorien: TN-Tickets, Ausstellertickets, Helfertickets ( Umgesetzt in 2020 )
• 400TN → 120 Speaker/WS-Leiter/Helfer, 280 Tickets für TN ( Umgesetzt in 2020 )
• Verkaufslimit Frühbucher, 2 Wochen, keine Warteliste für Frühbucher ( Umgesetzt in 2020 )
• Frühbuchertickets kontigentieren, kein Zeitlimit ( Umgesetzt in 2020 )
• Gutscheine für Speaker und Workshopleiter und Aussteller (gültig immer ;-) oder bis 5 Wochen vor der Konferenz) und für Helfer aus dem Jahr zuvor (Sessionleitung, Video, … ab 9 Stunden ) (nur gültig in der ersten Verkaufsphase) ( Umgesetzt in 2020 )
• eigenes Kontingent Vereinsmitglieder (alle Vereinsmitglieder bekommen ein Gutscheincode) ===> diskutieren ( Umgesetzt in 2020, Vereinsmitglieder bekommen für den Preverkauf ein voucher, Kontingent X Tickets )
• Tagesticket ==> diskutieren ( nach Diskussion nicht umgesetzt )
• Feature Pretix: Zustimmung TN-Liste ( Umsetzung geplannt )
• Feature Pretix: Link zum Ticket/Bestellung in Passbookdatei,
• Passbook für Sponsoren nicht notwendig, Grafische Auswertung Buchungen ( Sponsoren/Ausstellerpakete werden nicht über pretix verkauft )
• Ticketgestaltung: Unterscheidung zwischen Konferenzticket und Sponsorenticket, sodass eine Buchung eines Sponsorings nicht Ticket heißt und der Sponsor meint, es sei eine Eintrittskarte ( Sponsoren/Ausstellerpakete werden nicht über pretix verkauft )
• Regeln für den Umgang mit der Warteliste, dem Nachrücken und dergleichen vor Verkaufsbeginn festlegen und öffentlich dokumentieren. (tbd)
• Feature-Request: Pretalx soll Gutscheine verschicken. ( ist verfügbar )
• Teilnehmer sollen selber stornieren und IBAN und BIC sollte abgefragt werden. ( Bestellungen mit Paypal können selber storniert werden, läuft automatisch. Banküberweisungen weiter händisch )
  • Einwurf: IBAN abfragen kann zu Geldwäschevorwürfen führen.
• Communityticket immer händisch freischalten (d.h. die Buchungen sichten), damit bei existierender Warteliste Falschbuchungen (Amt-Leute mit Communityticket) aussortiert werden können. ( wenn Warteliste, wird die händische freischaltung aktiviert )
• extra Kontingente für Redner und für Helfer ( Umgesetzt in 2020 )
• Redner und Helfer dürfen sich vor Verkaufsstart anmelden( Umgesetzt in 2020 )

Programmkomitee und Programm

• Auswahlkriterien transparent
• Blogspot schreiben. Darin etwas über die Auswahl, Kriterien, positive/negative Punkte, Lizenzsachen usw. ausführen.
• angemessene Strenge und Unparteilichkeit, blinde Bewertung
• Anwendertreffen und Unkonferenzartiges fördern, indem wir Vorträge aus der Reihe "Neues von X" auf 5 Minuten Länge kürzen und den Rest in Anwendertreffen verschieben.
• Keine Einreichung von Lightning Talks mehr ausgenommen Vorträge der Art "Neues von X".
  • Festlegung erst vor Ort, in Pretalx je 4 anonyme Slots á 5 Minuten anlegen
• Anteil nicht typischer Redner (neue Redner, Frauen usw.) zu erhöhen versuchen:
  • Ablehnungen kurz begründen
  • ggf. Obergrenze an Vorträgen pro Person
  • Frage im Formular: Hast du schon einmal bei uns einen Vortrag eingereicht? (Freitext!)
• Bei der Quellcode-Repository-Frage im Hilfetext angeben, dass man da auch eine Begründung eingeben kann.

Pretalx

• Im Formular angeben, welches Abstract-Feld wofür existiert.
  • Feature-Request: Bei allen statischen Formularfeldern des CfP sollte der Hilfetext bearbeitbar sein.
• Feature-Request: ggf. Vorschau für Einreicher
• Raumreihenfolge im Programm sollte entsprechend der Größe absteigend sortiert sein.

Programmheft/Räume

• Klipp und klar klären, welche Bezeichnungen vor Ort in Gebrauch und ausgeschildert sind. Wenn zwei Varianten existieren, die leichter merkbare Variante immer verwenden. Hierüber mit dem Local Team telefonieren, nicht per E-Mail kommunizieren.

PR

• Aufkleber statt Postkarten (sechseckig) ( Umgesetzt in 2020 )

Helfer

• Am Dienstag Helferführung planen ( Umgesetzt in 2020 geplant )

Sponsoren

• Bei der Buchung Option anbieten, den Text des Vorjahres zu verwenden. Im Buchungsformular dann natürlich auf das alte Heft (PDF) verlinken.
  • Aber beachten, dass manche Sponsoren im Vorjahr über den Längenlimits waren und beim Kürzen manchmal ein Auge zugedrückt wurde!
• Auch für Bronzesponsoren ein Freiticket vorsehen und den Preis um 150 bis 190 Euro für diese Kategorie erhöhen.

Catering

• Schwarzer Tee fehlte.
• Teilnehmer im Vorfeld dazu ermutigen, eine Tasse mitzubringen.

Sonstiges

• Konferenz-Liste in eine Mailingliste einer neu zu gründenden Arbeitsgruppe umwandeln und alle Abonnenten zur Rückmeldung zwingen. ( Konferenzmailingliste bleibt, Kommunikation Local Team <> Core Team über telegram und gitlab )
• In den Räumen den Helfern ein Formular für die Besucherzählung hinlegen und in jedem Vortrag zählen lassen, wie viele Leute im Raum sitzen. ( Umsetzung geplant )

2018

Konferenzorga im LOC

• vom LOC sollten mind. 3 Leute zur Uni/FH gehören (die sich auskennen, Hausmeisterzugriff, Rechenzentrumzugriff, Schlüssel haben und Bescheid wissen)
• der Zeitplan hat den Sinn, dass planbare Sachen durchdacht und geplant sind [sollte im Sept/Okt. vom Konferenz-Orga-Team und vom LOC betrachtet und beachtet werden], denn kurz vor der Konferenz kommen noch genug ToDos
• Aufgaben sollten klar verteilt werden, alle vom Konferenz-Orga-Team und vom LOC sollten wissen, wer was macht und wofür zuständig ist. Aussagen, wie "ich hab keine Ahnung", bringen im Bedarfsfall keinen weiter.

Programmgestaltung (PK, CfP)

• wir veröffentlichen im CfP (Call for Papers) unterschiedliche Kontaktadressen für Nachfragen. Im Frab - info@fossgis.de, in den Pressemeldungen - konferenz-orga@fossgis.de ?Frage: --> wollen wir uns auf eine einigen?
• Im CfP klarstellen, was von den Speakern erwartet wird (Konferenzbeitrag oder nicht), s.u.
• Telefonnumer einfordern unter der Speaker für Rückfragen erreichbar ist
• Empfehlungen vom VOC: untere reche Ecke der Folie ohne wesentlichen Inhalt lassen, weil dort das Video vom Speaker eingeblendet wird.
• kompakte Übersicht des Programms im Vorfeld als PDF (mehrfacher Wunsch aus TN-Befragung)
• Platz für Notizen im Programmheft (mehrfacher Wunsch aus TN-Befragung)
• bitte allgemeine Infos ins Programmheft aufnehmen
• Am Anfang des Tages Einführungsveranstaltung

Kommunikation

• Alle, die in der Organisation aktiv sind, nehmen aktiv an einem Gruppenchat (Jabber oder anderer freier Dienst) teil.
• Im Wiki ist dokumentiert, wer sich um welche Aufgabe kümmert.

OSM Samstag

• OSM-Samstag im Konferenzhandbuch dokumentieren
• Bei Einladung zum und Werbung für den OSM-Samstag erwähnen, dass ein Laptop nicht erforderlich ist

Teilnehmer

• Wartelistenregeln
  • Wartelistenregeln von Anfang an kommunizieren
  • Von Wartelistenplatzinhabern die Telefonnummer im Buchungsformular abfragen.
• Workshops
  • Bessere Verteilung von Teilnahmebestätigung (Pretix)
  • Handling der Teilnehmerlisten (Pretix)
  • Teilnehmerzahl
• Vor Buchungsstart beim local team erfragen, wie hoch die maximale Teilnehmerzahl liegt (bzw. bauordnungsrechtlich vorgegeben ist)
• ggf. Teilnehmerzahlbegrenzung von Anfang an kommunizieren und im Pretix abbilden

Umgang mit den Speakern

• wir müssen uns vorher einigen, ob Speaker für ihren Vortrag einschließlich Beitrag für den Tagungsband kostenfrei an der Konferenz teilnehmen dürfen, weil Sie damit einen Beitrag zur Community leisten oder die volle Konferenzgebühr zahlen müssen und statt dessen einen Gutschein bekommen.
• Motivation einen Betrag einzureichen durch explizite Erwähnung, dass ein Beitrag zur kostenfreien Teilnahme berechtigt?

Rechnung

• Auf der Rechnung oder in der Mail mit der Rechnung sollte stehen, dass das Einpflegen von Überweisungsdaten nur einmal pro Woche erfolgt.
• Rechnungsadresse sollte ggf. optional sein (muss man noch mal mit dem Vorstand diskutieren)

Eintritt / Preise

• Workshops sollten nur mit einer Eintrittskarte für die Konferenz buchbar sein
• Nicht nur bei Rednern normaler Vorträge prüfen, ob diese ein Ticket haben, sondern auch bei Rednern von Lightning Talks. Alternativ, keine Lightning Talks im Vorfeld annehmen, sodass die Leute sich ein Ticket kaufen müssen, weil sie sonst vor Ort keinen Lightning Talk halten können.
• siehe auch Umgang mit Speakern: Stichwort kostenfreies Ticket
• Eintritt - wer soll/muss Eintritt zahlen
  • Sollte bis zur nächsten FOSSGIS diskutiert werden
  • dazu auch die Mail von Lars Lingner 29.03.2018 14:24 heranziehen
  • Kurzfassung: früher wurde die FOSSGIS durch Sponsoren und Workshops finanziert. Eintritt wurde eingeführt, weil Verwaltung diesen abrechnen kann. Wer soll nun Eintritt zahlen?

Talks

• Lightning Talks: min. 3 * 25 Minuten für Lightning Talks reservieren und LT nicht als Fülle verwenden
• LT-Blöcke sollten vor einer Pause stattfinden
• 20 Minuten Sprechzeit waren für einige Themen wieder viel zu wenig! Für "neues aus" mag das reichen, für vieles andere nicht.
• Zwischen den Talks waren im Gegensatz zu den Vergangenen Jahren Pausen von 10 statt 5 Minuten. Das PKO hatte ursprünglich die Befürchtung, dass es Kritik gibt, weil hierdurch sehr "krumme" Zeiten über den Tag entstehen. Hierzu ist Kritik (soweit ersichtlich) ausgeblieben. Die Pausenzeiten wurden als entspannter von den Teilnehmern beim Wechsel zwischen den Hörsälen empfunden und könnten im Falle der Beibehaltung ggf. die Hörsaalhelfer überflüssig machen, weil die Aufgaben dann der Sessionleiter mit erledigen kann.

Namensschilder

• PRO: lassen sich super erstellen mit den Skripten. Doku wurde hinzugefügt: https://github.com/fossgis/fossgis_accessories/tree/master/namensschilder
• CONTRA
  • Bug: Nicknames vertauscht, wenn zwei Teilnehmer mit Nickname-Angabe (und Realname) in einer Bestellung bestellt haben (Referenz: T. und H. aus D.)
  • Nickname und Organisation/Firma sollten auftauchen
• "geheime Sammelpunkte" ähnlich zur Agit

Pretix

• Feature-Requests Pretix:
  • Status "Erstattung ausstehend" für per Überweisung bezahlte Tickets, die storniert wurden, aber noch nicht erstattet worden sind
• es wurde gesagt, dass über Pretix die WS-Teilnehmer gebucht werden. Die Hörsaalhelfer hatten aber keine Einweisung und waren nicht informiert. So mussten spontan Listen erstellt werden, die im Nachgang abgeglichen werden mussten (sehr umständlich)
• Abfertigung Welcome-Desk nur über eine Station ist realistisch
• benötigen wir für jedes buchbare Event ein extra Ticket oder reicht ein Ticket und die mit dem Ticket gebuchten Events werden im Namensschild/Badge mit kleinen Symbolen dargestellt?

Datenschutz

• Namensschilder der Teilnehmer nach der Konferenz nicht im allgemeinen Müll entsorgen
• Teilnehmerbefragung:
  • Teilnehmerschnipsel nicht rumliegen lassen
  • Teilnehmerschnipselnicht in den allgemeinen Papierkorb
  • Hinweis auf dem Fragebogen, dass die Teilnahme an der Verlosung auch ohne ausfüllen des Fragebogens möglich ist (sonst Verstoß gegen das datenschutzrechtliche Kopplungsverbot).

Urheberrecht

• Lizenz des Artwork klären, bevor man es beschließt
• Lizenz der Bilder, die von uns beauftragte Fotografen machen, vorher festlegen → CC-BY 2.0+, sofern keine wichtigen Gründe dagegen sprechen

Helfer-System

• Helferkoordination planen, Chaosplanung ins Engelsystem projezieren, ergibt auch dort Chaos.
  • Vorher bessere Koordination der Helfer-Schichten (ggf. Sessionleitung ersetzt auch Hörsaalhelfer)
  • Bessere Einweisung der Helfer, was genau Aufgabe ist (Sessionleiter, WS-Helfer...).
    • Bei den CLTs gibt es für Vortragende bei der Anmeldung Zettel mit wichtigen hinweisen. Vielleicht sollten wir entsprechendes für unsere Sessionleiter erstellen.
• Anwesenheit Helfer
  • Helfer/Workshophelfer/welcome Desk rechtzeitig vor der Veranstaltung vor Ort sein. Wenn die Teilnehmer vor der Tür stehen und keine Helfer da sind, macht das keinen guten Eindruck

Abschlussveranstaltung

• sollte einen schönen Abschluss bieten und auf die 3 Tage zurückblicken, diverses Hervorheben, Danken und auf die nächsten Veranstaltungen hinweisen
• So in der Art wie es 2016 war: https://github.com/astroidex/presentations/blob/master/FOSSGIS2016/FOSSGIS_2016_Salzburg_Abschlusssveranstaltung.pdf
• muss nicht der Vorstand machen, gerne auch das LOC

Aussteller

• Ausstellerbereich sollte zentral sein. Hier sollten die Teilnehmer am besten automatisch vorbeikommen. War in Bonn etwas ungünstig aufgeteilt.
• Aussteller wünschen sich vorher einen Raumplan, aus dem sie sehen können, wo sie platziert sind.
• Sollten wir eventuell auch andere Freie Projekte (Free Software Foundation, Linux-Distributionen, Wikipedia etc.) auf die FOSSGIS-Konferenz einladen. FOSS-GIS wäre ohne diese Projekte nicht möglich.
• Vorher deutlich kommunizieren wenn Aussteller zur Verlosung beitragen und alle Aussteller fragen

Sponsoren

• Zahlungsaufforderung und Rechnung für Sponsoren
• Sicherstellung das abgegebene Logos/Texte auch in den vereinbarten Materialien benutzt werden

OSGeoLive

• PRO: hat sehr gut in vielen Workshops geklappt
• CONTRA: Languageeinstellung musste bei jedem Einsatz gesetzt werden

Räumlichkeiten

• Sitzecke oder kleiner Raum mit Strom und Internet zum Hacken, Ausruhen, Telefonieren, Nachdenken
• Gaderobe zur Abgabe/Aufbewahrung von Gepäck

Beschilderung

• wichtig, könnte noch exponierter sein. Es gab viele Rückfragen.
• Schilder größer / um mehr

Schwarzes Brett

• für außerordentliche Termine und Änderungen
• App-Hinweis, Fototermin, Jobs, Programmänderungeen

App

• PRO: Sehr gutes Feedback, sehr praktisch
• Prozess vorsehen, wie wir das APK vernünftig publizieren können und es ggf. auch auf F-Droid bekommen

Fotos

• es sollte bereits im Voraus sichergestellt werden, dass der Fotograf für Gruppenfoto etc. mit der Veröffentlichung unter einer freien CC-Lizenz (z.B. CC0, CC-BY, CC-BY-SA – nicht NC) einverstanden ist

2017

• Call for Papers
  • Können neben den Abstracts nach Annahme des Vortrags auch die Einreichung der Artikel über das Konferenzsystem abgewickelt werden? Das erleichtert den Überblick welche Artikel noch fehlen.
  • Hinweis, dass der Vortrag einen Bezug zu Open Source haben muss. Evtl. gleich bei der Einreichung des Vortrags die Lizenz eines Softwareprojektes abfragen?
  • Im Call for Papers bereits auf die Veröffentlichung und offene Lizenzierung der Beiträge hinweisen.
  • Bereits bei der Einreichung des Aufsatzes zum Tagungsband die Lizenz vom Autor bestätigen lassen. Das macht es einfacher den Tagungsband insgesamt unter eine offene Lizenz zu stellen.

• Konfernzanmeldung:
  • Benötigen wir bei der Buchung der Konferenz evtl. Allgemeine Geschäftsbedingungen, in denen beispielsweise die Teilnehmer in die Veröffentlichung von ihnen (zufällig) gefertigter Bilder einwilligen (Datenschutz, Recht am eigenen Bild)?
  • Die klassische FOSSGIS-Konferenz in der Darstellung und Visualisierung auf der Konferenzhomepage stärker mit dem OSM-Samstag verknüpfen. Beispielsweise den OSM-Samstag als Unkonferenz (Barcamp) von Anfang an darstellen. Zur Klarstellung: Die Verknüpfung im Rahmen der Konferenz mit Ankündigung und Darstellung empfand ich als Gelungen. Es geht nur um Feinschliff :-)

• Konferenzvorträge
  • Manche 30 Minuten Slots waren für manche Themen oder Präsentationsformen (Livevorführung) zu knapp. Auch die 5-Minütige Fragerunde war oft nicht ausreichend. Überlegen, ob man neben den 30 Minuten Slots auch mit 60-minütigen Slots experimentieren sollte: 40 Minuten Vortrag und 10 Minuten Fragerunde, 10 Minuten Wechselzeit.
  • Gezielt neues Vortragsformat einführen: Livepräsentation von "irgendwas"?

• Teilnehmerbefragung
  • Fragen, ob 60 Minütige Vortragsslots gewünscht sind bzw. falls damit beireits auf der Konferenz experimentiert wurde, wie das neue Zeitformat bei den Teilnehmern angekommen ist.
  • Fragen, Wie groß das Interesse der FOSSGIS-Konferenzteilnhemer an spezifischen Themen ist (Software, OSM, Gesellschaft, Open Data etc.).
  • Feedback aus Workshopteilnehmerbefragung: Themenwünsche: GeoPackage, QGIS für Fortgeschrittene, QGIS 3 Plugins, GeoNetwork, GeoServer Einführung, GeoTools + Java Topology Suite (JTS), pgRouting, INSPIRE Dienste ggf mit ATOM-Feeds, Big-Data Geo-Frameworks (bspw. GeoMesa), Big-Data Analyse in R (hexbin-Anzeige etc.), Ergebnistabellen in SpatiaLite speichern und visualisieren, Docker, Angular2, 1. Schritte in Python

• Workshops
  • Internetzugang nur personalisiert je TN am Rechner, dies erschwert die ggf. langwierige Vorarbeit (z.B. Installation, Downloads…)
  • Räume (mit z.T. noch anderen Menschen im Raum) teilweise nicht perfekt geeignet
  • Wunsch nach Nachinstallation ist teilweise unbeachtet geblieben
  • Vorbereitung/Ausdruck der TN-Bescheinigungen hat toll funktioniert
  • Technische Betreuung vor Ort (Anwesender aus dem LOC) war super nett, sehr kompetent!
  • Internetanbindung: Wow, das war schnell
  • Möglichkeit am Vorabend (noch spät) im WS-Raum Dinge zu probieren vorhanden - vielen Dank!

2016

• aus TN-Befragung
  • WLAN über SSID nicht Browseranmeldung
  • Hinweis auf Bildungsurlaub zu kurz, mind. 6 Wochen Vorlauf nötig!
  • Website auf Mobiltelefon unpraktisch

• Cateringplanung genau hinterfragen

2015

• Engelsystem
  • Für nächstes Jahr - Helfer(Orga) sind nicht im Helfer Team, solange nicht alle Helfer(Orga) Schichten vergeben sind.
  • Video-Schichten sollten 10 Minuten vorher beginnen zwecks Einführung
  • Video-Team braucht eine Helferrolle zum Video-Schneiden & -Checken

• Videoteam
  • Mehr Fotos und Abmessungen der Hörsäle für die Planung des Video-Aufbaus erforderlich

• Namensschild
  • Duplexdruck wichtig, Schriftgröße: Name Droid Sans 22pt, Zusatz 18pt
  • mit Lokal Team schauen, wann die letzte Möglichkeit des Namensschilddrucks ist. Teilnehmeranmeldung entsprechend anpassen.

• Call for Papers
  • 500 Zeichen Kurztext für das Programmheft

• Sponsoren
  • Sponsoringvereinbarung gleiche Bedingungen, wie im Wiki, vorher mit Lokal Team die Platzkapazitäten abklären.

• Workshops
  • USB-Sticks testen!
  • technische Besonderheiten vorher mit WS-Leitern abklären (Proxykonfiguration)

• TN-Betreuung
  • T-Shirtverteilung "diskriminierend"? wie soll es laufen?

• Nachbereitung klären
  • Presse
  • Rechnungen, TN-Bestätigungen
  • Materialien, die übrig bleiben

2014

• Was ist schief gelaufen?
• Was könnte verbessert werden?
• was ist gut gelaufen?

Allgemein

• Social Event Versuch mit einem geringeren Preis als die anderen Jahre -> Konsequenz: das Essen reicht nicht.
• Catering insgesamt: alles Bio und ökologisch korrekt
• es sollte immer Kaffee geben
• Taschen und T-Shirts aus Biobaumwolle gefertigt und fair gehandelt
• Idee: Lokal-Team-T-shirts, freiwillige Helfer T-shirts (damit diese zu erkennen sind), Teilnehmer-T-shirts

Aufgaben und Todos

Aufgaben und Todos müssen klar definiert werden (Beschreibung siehe Handbuch - Personen sollten sich verantwortlich fühlen)

• Sessionleiter vorher im Wiki eintragen, damit Einsatz verlässlich ist und keiner kurz vorher rumrennen muss, um einen Sessionleiter zu finden.
• Videoteam war super abgestimmt und hat gleichzeitig die Qualität in den Hörsälen gesichert.
• Programmkomitee
  • klare Kommunikation mit den Vortragenden
  • Klare Kommunikation, was die Vortragenden brauchen
  • Poster kommunizieren
• Rollen klären
  • wer macht was bis wann
  • wer weiß was (Wegweiser) - ToDos kennen und koordinieren
  • Macher (Helfer + freiwillige Helfer)
• klare vertragliche Regelungen für Helfer der Uni/FH
• wer kümmert sich um Nachlese und das Thema nach der Konferenz ist vor der Konferenz?
• Wo werden die Konferenzfotos gesammelt?

Lokal Team

• Lokal Team Projektleitung sollte das Projekt FOSSGIS-Konferenz kontinuierlich begleiten, es ist kein Selbstläufer
• Lokal Team sollte unbedingt das Handbuch lesen und sich in Vorbereitung der Konferenz mit dem dauerhaften Konferenz-Organisationsteam abstimmen.

Welcome Desk

• Lokal Team braucht ein Welcone Desk Konzept (durchdacht und anwendbar)
• Servicestelle für den Teilnehmer
• die Wege vor Ort und die Ausschilderung sollte unkompliziert möglich sein (vorher mit Management absprechen)

2013

• Was ist schief gelaufen?
• Was könnte verbessert werden?

Allgemein

• Social event - zu teuer, Einlasskontrolle
• T-Shirts - Fair Trade
• Taschen - etwas einfaches, praktisches
• Helferplanung dokumentieren, Helfer in Vorbereitung der Konferenz involvieren
• Apero (Sektempfang FOSSGIS-Verein, Catering)

TN-Feedback 2013

• BOFs, Anwendertreffen, Social Events und andere Evens besser bewerben
• Vorträge: zu wenig Zeit den Raum zu wechseln
• Programm
  • auf Website druckbar gestalten oder PDFs bereitstellen oder ordentliches Programmheft
  • Vorträge für Einsteiger: Themenblock zu Technologie, Anwendung, Grundlagen
  • kaum Vorträge aus Forschung
  • Anwendertreffen schlecht organisiert/nicht vorbereitet
  • Workshops für Fortgeschrittene

• Teilnehmer
  • Taschen aus Baumwolle
  • Namensschild Bad kürzer oder Anstecker
  • DVD sollte USB-Stick sein
  • mehr Aussteller wären toll
  • Teilnehmerliste gewünscht (todo Hacking Event 2013)
  • Wunsch: Hackingecke
  • Verlosung - für jeden ein Mitnehmsel kam gut an

Welcome Desk

sollte gut vorbereitet sein.

• Registrierung TN
• Anlaufstelle für Auskunft & Aktuelles (Pinnwand)
• Lagerraum
• Lost & Found
• Öffnungszeiten Garderobe (Schlüssel verfügbar)
• Namensschilder zurücknehmen

2012

• Was ist schief gelaufen?
• Was könnte verbessert werden?

Allgemein

• Vorschlag: Überarbeitung des Handbuchs, v.a. mit LocalTeam u. Katja. - versteht das nicht falsch, ich sehe keinen konkreten Punkt an dem das HB schlecht oder gar falsch wäre, aber die Erfahrungen der FOSSGIS12 sollten eingearbeitet werden, v.a. unter Berücksichtigung dieser Wiki-Seite.

Tagungsband

• Wir haben 2012 sehr viele Einreichungen von Langfassungen, da haben wir es eigentlioch nicht mehr nötig auf die Abstracts zurück zu greifen, um den Tagnugsband zu füllen. Ich würde daher gerne im nächsten Jahr nur noch die Langfassungen aufnehmen, um die Qualität noch weiter zu steigern. Wer nichts einreicht erscheint nicht Tagungsband. Was meint Ihr? --Jörg Thomsen 10:20, 5. Mär. 2012 (UTC)
• Impressumhinweis nach dem LandesPresseGesetz bzw. LandesMedienGesetz angeben.
• Deadline für Einreichung und Abgabettermin Druckerei lagen dieses sehr Dicht beieinander, zwei Beiträge kamen zu spät und wurden nicht aufgenommen. Anderseits war die Abgabemoral, auch terminlich, allgemein sehr gut und mir blieb es erspart den Leuten hinterher zu telefonieren, da eine verspätete Abgabe eh nichts genutzt hätte.
• Dokumentvorlage und Autorenhinwise überarbeitet, s. Tagungsband#eMail_an_die_Vortragenden

Programmkommittee / CFP

• Es sollte bereits im CFP ein Hinweis erfolgen, das man sich mit Einreichung eines Beitrages bereit erklärt, diesen potentiell an einem der drei FOSSGIS Tage zu halten, ggf. kann ein Verweis auf einen "Wunschtermin" erfolgen, der aber nicht verbindlich zugesagt werden kann. Der Hintergrund ist eine Absage aufgrund des Termins am Do Vormittag und unserer Absage auf den Wunsch zum Termintausch.
• Im CFP muss definiert werden wie lang die Abstracts sein müssen (z.B. max 500 Wörter)
• Deutlich im CFP darauf hinweisen, dass ohne Abstract keine Annahme erfolgen kann. Egal wie toll das Thema ist.
• Vorher im Programmkomitee definieren worauf bei den Bewertungskriterien eingegangen werden soll. Beispiel: Stil. Stil vom Abstract oder Stil des Vortragenden wenn bekannt. etc.
• Wenn möglich die Eingabemöglichkeiten im Pentabarf reduzieren.

Marketing

• s. Lessons_Learned#Marketing
• Anmedleschluss deutlich vor der Konferenz? Macht die Planung einfacher und motiviert die TN sich anzumelden (anstatt zu denke, 'egal, ich kann mich ja bis zum Konferenzbeginn entscheiden')

2010

Programm

• Der Programmflyer war verkehrtherum und zweiseitg bedruckt, das führte zu vielen Drehern und Verwirrung. Entweder vorne und hinten auf einer Seite sehr komprimiert, oder zusammentackern oder pro Tag eine Seite, deutlich gekennzeichnet.
• Die Zeiteinteilung mit 30 Minuten pro Vortrag und 3 Vorträgen pro Block hat sich optimal bewährt.
• Es sollte eine verbindliche Liste mit Moderatoren geben, die vorher informiert werden. DIN A4 Zettel mit 5 Minuten in jeden Vortragsraum legen.
• Moderatoren bekommen einen Zettel mit kurzfristigen Meldungen der Veranstalter, den sie kurz vor dem Vortrag und nach Ende vorlesen.

Teilnahme Personen

• Gut wäre eine Liste am Empfang gewesen, welche in mehreren Spalten Name, Teilnahme Social Events, Teilnahme Workshops gehabt hätte, so musste man ständig die Seiten umdrehen, was teilw. recht zeitaufwändig war

• Nicht ganz einfach war die Komme ich heute nicht, komme ich morgen (vielleicht)-Mentalität vieler Teilnehmer; das hat die Kalkulation sehr erschwert; es kamen nahezu 50 Teilnehmer, welche nicht angemeldet waren
• Um die Planung zu vereinfachen sollte ein Unkostenbeitrag erhoben werden, nicht viel mehr als eine Verbindlichkeit. Das ist ausserdem eine sinnvolle Einnahmequelle. Gegen Vorlage eines Studentenausweises oder auf Anfrage kann der Unkostenbeitrag erstattet werden. Auch das ist mit mehr Verbindlichkeit verbunden.

Generelle Planung/Ausschreibung der Konferenz

• Das Anforderungsprofil ist im Call for Location umrissen. Während der Vorbereitung der Konferenz werden Entscheidungen getroffen.
• Die Aufgabenaufteilung geht aus dem Kapitel Aufgabenkatalog hervor. Es braucht in allen Bereichen, die Vorbereitungen betreffend, Kommunikation im Organisationsteam und mit dem Lokal Team.

FOSSGIS/OSM

Es gibt zwei GIS-Tracks und einen OSM-Track.

Marketing

• Es wäre gut gewesen, wenn wir 1-2 kommerzielle Messages im Harzer Rundbrief gehabt hätten, sicherlich deutlich effektiver als nur eine Nachricht unter vielen.

Edit by Kai: Unbedingt sogar, die Erfahrungen der2 Wochen später stattgefundenen Geoinformatik2010 in Kiel haben deutlich gezeigt, dass ein hervorgehobener Rundbrief (Einzelnachricht) immer wieder jede Menge Anmeldungen gebracht hat (geschaltet wurden insg. 3 Premium-Newsletter), so kamen dann bei Eintrittspreise ab 70 Euro und sehr,sehr speziellem (wiss.) Programm insges. 350 Teilnehmer.

• Für die Öffentlichkeitsarbeit / Werbung einen Verteiler Anlegen und einen festen Terminplan nach dem Muster 'X Monante vor der Konferenz: CfP - ... - 4 Wochen vor der Konfernz: 2. Anzeige bei Harzer (oder wo auch immer).
• Die ausstellenden Firmen sollten frühzeitig freundlich daran erinnert werden ihre eigenen Verteiler mit Vorankündigungen zu versorgen. Das sind optimale Multiplikatoren.