Konferenz 2022/Konferenzplanung/LOC-Treffen 20210908

Konferenz-orga LOC Marburg, 08.09.2021

Uhrzeit: 10 Uhr Raum: https://meet.fossgis.de/FOSSGIS-Konferenz-Organisation

Ziel des Treffens:

   * Vernetzung LOC
   * Formulierung nach außen
   * Aufgabenverteilung
   * Kommunikation (Du, Matrix, Gitlab)

Ressourcen:

   * Homepage: https://fossgis-konferenz.de/2022/

Katja kümmert sich um Homepage, Inhalte dafür erstellen wir im Wiki

   * Wiki: https://www.fossgis.de/wiki/Konferenz_2022/Konferenzplanung

Wer im Wiki schreiben möchte, erstellt sich einen Account

   * Gitlab: https://gitlab.fossgis.de/fossgis-2022

Vereinsinternes Ticketsystem, um die Bearbeitung einiger Aufgaben abzubilden

   * Martix-Chat: https://matrix.to/#/!szSGYGgKwzRnXGICqS:matrix.org? oder Katja lädt ein

für kurze Fragen, kleinere Diskussionen, Ankündigungen oder Erinnerungen

   * Peronalplanungsdokument: https://gitlab.fossgis.de/fossgis-2022/loc-marburg/-/issues/5

Personalplanung erfolgt im Gitlab

Wer ist dabei

Prof. B. Seeger (Mathematik)
Niklas Alt (FOSSGIS e.V.)
Katja Haferkorn (FOSSGIS e.V.)
Ortrun Brand (HeFDI)
Spaska Forteva (Geographie)
Wolfgang Form (ICWC)
Robert Engsterhold (FDS)
Johannes Drönner (Mathematik)

anstehende Aufgaben

Head LOC-Marburg

- Ansprechpartner für Univerwaltung, Unterschrift, Ansagen: Bernhard (Mathematik) und Spaska (Umweltinformatik)
- Obergrenze TN-Zahl muss noch festgelegt werden (mit Univerwaltung)
- Lokal Team hat Schwerpunkt Forschungsdatenmanagement
-- Mitarbeit im Programmkomitee (PKO) möglich
-- Beiträge einreichen erwünscht
-- Academic track? -> PKO entscheidet

IT & Technik

---> Es braucht das Go von Herrn Thomas Naus (ab Februar Präsident der Uni Marburg)
- WLAN-Zugang für alle TN
- Hochschulrechenzentrum (HRZ) ist zuständig (Herr Borsdorf)
- WLAN-Accounts für alle TN --> Gastaccounts
- welche Zugänge, welche Geschwindigkeiten, klar definierte Anforderungen sind wichtig --> aufschreiben (Katja+Niklas)
- wer nimmt sich der Hörsäle-Technik an ?(für Zusammenarbeit mit VOC)

Workshopräume

Workshops laufen 90 min und finden parallel zum Vortragsprogramm statt, Teilnehmende buchen WS kostenpflichtig zum Konferenzticket hinzu
- Workshop Technik: Ausstattung mit OS-Geolive + Rechner Zugang
- Buchung der Räume erfolgt über Univerwaltung
- Christiane hat Räume recherchiert und aufgelistet siehe Gitlab
- Sprachatlas hat 1 PC-Raum + 2 Seminarräume ohne PCs (HS 001 SR101, SR102, PC103)
- Raum der Rechtswissenschaften: Landgrafenhaus PC-Raum, Unistr. 7, Raum 304) https://www.uni-marburg.de/de/fb01/fachbereich/it_support/pc-saal-und-schulungsraum-jura
- Hardwareausleihe, Leihlaptops beim HRZ checken
- mit USB-Sticks arbeiten (Vorbereitung der Sticks durch FOSSGIS-Team)
- Pretix: beim WS buchen abfragen, ob eigner PC mitgebracht wird (Pretix)

Social Event

- Abendveranstaltung findet am ersten Konferenztag statt
- ca. 70 % der Konferenzteilnehmer:innen nehmen teil, im Ticket inklusive - warmes Essen (Buffet) + Getränke (Wasser, Saft, Bier + Wein)
- Ort: Stadthalle oder Mensa
- Kosten, Angebot (Restaurant Bottega in der Stadthalle, https://www.bottega-marburg.de/)

Catering

- im Foyer in der Nähe der Firmen - und Projekteausstellung, dient dem Netzwerken
- Pausenversorgung (Kaffee+Schnittchen) vom Caterer
- Mögliche Caterer anfragen:
-- 7Korn Bäckerei (https://www.siebenkorn.de/home)
-- Eßtragon
-- Rotkehlchen
-- Ble Noir
-- Studierendenwerk
-- Behringwerke
-- TTZ usw.
- Mittagessen über Mensa
- alle fragen mal rum --> WV nächstes Treffen
- Katja+Niklas schreiben Anforderungen auf

Helferkoordination vor Ort

- Studierende gewinnen während der Konferenz einen Job zu übernehmen
- Helfersystem wird eingerichtet unter: https://helfer.fossgis.de/
-- Alle Tätigkeiten werden als Schicht angelegt und enthalten die Beschreibung der Tätigkeit
-- Helfer:innen buchen sich die Schicht, in der sie arbeiten werden
-- Abrechnung der bezahlten Helfertätigkeit über eine Aufwandspauschale über FOSSGIS e.V.
- Personalplanungsdokument unterstützt bei der Kalkulation der Helfer:innen (https://gitlab.fossgis.de/fossgis-2022/loc-marburg/-/issues/5)
- Ausschreibungstext formulieren (WV)

Welcome Desk

- Check-in TN, Infopoint für sämtliche Anliegen
- 4-5 Tische, Smartphone + 2 Laptops für Ticketcheck-in über Pretix-App
- Öffnungszeiten: 1h vor Konferenzbeginn

Artwork

- Standortlogo - wer mag einen Entwurf machen? (Christiane?)
-- Beispiele: ,
- alle: was sollte im Standortlogo enthalten sein?
- wenn es niemand aus dem LOC machen kann/will, können wir eine Designerin beauftragen

Beschilderung vor Ort

- sehr wichtige LOC-Aufgabe
- vielleicht Studierende?
- Wege kennzeichnen, Hinweisschilder zu Hörsälen, Workshopräumen, Pausen-Foyer sowie WC, so dass sich kein:e TN ausversehen verirrt ;-)
- sicherlich auch Corona-conformes Wegeleitsystem
- vielleicht braucht es auch Absperrbänder o.ä.

Hygienekonzept

- Präsidium gibt etwas vor, dies müssen wir beachten
- eventuell kurzfristig Testzentrum organisieren
- wir formulieren in unserem Hygienekonzept, wie wir die Anforderungen umsetzen

Sponsoren finden

- lokale Firmen/ Unternehmen oder Initiativen als Sponsoren gewinnen
- Katja übernimmt Sponsorenkommunikation
- FOSSGIS e.V. schreibt Rechnung

Kommunikation

- für kurze Fragen oder kleinere Diskussionen oder Ankündigungen / Erinnerungen Matrix-Chat
- um Aufgaben koordiniert abzuarbeiten Gitlab
-- Usergroup: FOSSGIS-2022
-- Projekte entsprechen einzelnen Arbeitspaketen
-- in den Arbeitspaketen werden Tickets erstellt, wenn Aufgabe erledigt, wird Ticket geschlossen

nächster Termin

- Konferenzorga Coreteam: 22.09., 20 Uhr
- Loc-Marburg 12.10.2021, 10 Uhr

Mitschrift verfasst von Katja