Konferenz 2021/Konferenzplanung/Planungstreffen 20210426

Planungstreffen FOSSGIS-Konferenz 2021 - 26.04.2021

Uhrzeit: 20 Uhr
Link: zum Videokonf-Raum: https://meet.fossgis.de/FOSSGIS-Konferenz-Organisation

Wer ist dabei?

• Lars
• Volker G.
• Volker M.
• Stefan
• Katja
• Niklas
• Christopher
• Marc
• Nakaner
• Dominik

Protokoll

Videoumsetzung Planungsstand

- OBS-Workshop hat stattgefunden
-- die vier Regieteams stehen
1. Schweiz @ Rapperswil
2. Wiesbaden: remotecontrol - MaZderMind + Niklas + Marc
3. Wiesbaden: Sophie / Franzi
4. Schweiz @ Rapperswil
5. Wiesbaden: Infobeamer-Streams für Pausentrailer
6. Zentralregie: Ansprechpartner für Bühnenkoordinationen oder wenn etwas schief läuft (Marc, Volker M. , Katja)
-- jedes Regieteam jhat einen Kommunikationskanal
-- globaler Regiechat: https://matrix.to/#/!PYcqQmOBsHZOtVXMVr:matrix.org?

- Planung Vorabaufzeichung Ablauf
-- Webserver: https://gitlab.fossgis.de/verein/technik/-/issues/96
-- Mail an die Speaker kann ab 01.05. verschickt werden, Mailentwurf: https://fossgiskonferenz.pads.ccc.de/Mail-Speaker
-- Idee: erste Mail: Probevideo, zweite Mail: Vortragsvideo
-- In Mail wünschen, dass die Vortragenden vorab aufzeichnen. Sprechstunden erwähnen (CC niklas)
-- nächster OBS-Workshop 22.05.2021
- Fragen zur Videoumsetzung (Niklas)
-- Wie kriegen Moderator und Referent mit, dass das voraufgezeichnete Video durchgelaufen ist?
-- Kommunikation in entsprechenden Matrixchats (Links ins Gitlab --> Katja) https://gitlab.fossgis.de/fossgis-2021/technik/-/issues/9
-- Welche Präsentationen sind nun live: Opening, Panels und Closing. Noch welche? eventuell einige Vorträge
-- grafische Darstellung, wie alles läuft (ToDo Katja)
- Entscheidung: Livestream auch kostenfrei anbieten oder nicht?
-- Livestream frei verfügbar anbieten (nicht bewerben, aber machen)
-- braucht nochmal Infrastruktur (Tracker) vom VOC, es würde schon gehen, bei Venueless angefragt, ob es auch dort geht.
-- Videoveröffentlichung nach der Konferenz
--- Schnitt erforderlich, Volker schreibt Metadatenskript
--- pro Video ca. 15 min, Helferbedarf (eventuell bezahlter Job)
--- TIB + YouTube

Programm:

- https://pretalx.com/fossgis2021/schedule/
- Programm hübsch auf Website bauen (https://gitlab.fossgis.de/fossgis-2021/fossgis-2021/-/issues/55) erfolgt noch in dieser Woche (nakaner).

Rahmenprogramm:

- https://fossgis-konferenz.de/2021/socialevents/
- OSM-Event-Wiki (https://wiki.openstreetmap.org/wiki/FOSSGIS_2021/OSM-Sonntag)
-- noch keine Themen

- Inoffizieller Start
-- Website: Am Abend des 06. Juni laden wir Sie ein zum virtuellen "Warmup in der Netzwerkwelt". Nutzen Sie die Möglichkeit sich in der Onlineplattform umzuschauen und in der Netzwerkwelt andere Teilnehmende zu treffen. Bei Fragen finden Sie Hilfe am InfoDesk. Der Zugang wird in Ihrem Ticketbestelllink zur Verfügung gestellt.
-- Freischaltung Ticket: am Samstag, den 05.06.2021

- Social Event - wer übernimmt Orga?
-- 20-23 Uhr oder kürzer
-- beim letzten Treffen viele Ideen
-- noch mehr Ideen: virtuelle Führung über Campus
-- wir warten ab, was noch passiert, ob sich jemand meldet
-- Astrid macht bei Orga mit

- Diskussionspanel
-- Dienstag 20 Uhr
-- Niklas organisiert
-- angefragt: Lukas Martinelli, Arnulf
-- Vorschläge für Diskutant:innen willkommen
-- Textentwurf fürs Programm

Teilnehmer:innenbetreuung

- Erklärvideos
-- welche genau?
-- wer produziert welches Video mit wem?
-- Erklärvideos spontan Mitte Mai, wenn Venueless und Netzwerkwelt stehen

- Bildungsurlaub:
-- wie weiter vorgehen?
-- zum selber nachlesen veröffentlichen
--- auf Website BL + Dokumente (ToDo Katja)

- Gutscheine für Speaker
-- Ticket --> ist erledigt
-- In der E-Mail mit den Gutscheinen, die heute verschickt wurden, steht, dass das Konferenzticket auch am Sonntag gilt. In der FAQ steht aber Gegenteiliges.
-- Zugang zu Venueless wird deshalb am Samstagnachmittag freigeschaltet.

- Venueless ist bestellt
-- Ticket
-- Niklas und Katja richten Venueless ein
-- Helferbedarf für Venuelesscheck und zur Einrichtung

- Hosting Netzwerkwelt
-- nochmal bei Patrik nachhaken [ToDo Katja ]

- Teilnehmer:innenbefragung
-- Fragebogen wie 2020 oder neue Fragen?
-- Gitlabticket -Fragebogen 2020 [ToTo Katja]

Öffentlichkeitsarbeit

- Zahl der Anmeldungen (https://pretix.eu/control/event/fossgis/2021/orders/overview/)
- News: https://fossgis.de/news/2021_04_26_fossgis-konferenz-2021_anmeldung-startet/
-- ML: Pressedokument (https://docs.google.com/spreadsheets/d/1qE_ecaGdykaN5CGZtEPa6NpqzHYI2IYptV6NsmDiF70/edit#gid=1147468404)
-- News im Harzer veröffentlichen (Katja)
-- Twitterhashtags: #FOSSGIS2021 #FOSSGIS

- Artwork
-- T-Shirtdruck und Angebot im Shop
-- Skyline (https://www.fossgis.de/wiki/Datei:Skyline_Rapperswil_02_preview.png) + Konferenzlogo (Dominik)
-- Artworkbedarf auch für für Video und OBS --> Bild von der Website (Lizenzfrage) + Konferenzlogo

- Jingle
-- Stefan kümmert sich um ein Konferenzjingle

Helferorga

- Textentwurf für Helfersuche
- ? Welche Tätigkeiten sind bezahlte Tätigkeiten?
-- die, die gemacht werden müssen, wo es wichtig ist, dass es funktioniert (z.B. Bühnenkoordination)
- Helferbedarf
-- Venueless checken - 2 Leute
-- InfoDesk
-- Videochnitt
-- Team Regie_Bühnenkoordination (bezalter Job, muss funktionieren, mehr als eine Session, sollte schon mal an einer Videokonferenz teilgenommen haben)
-- Jitsiknigge, Onlineknigge (https://www.db-training.de/resource/blob/2730418/1b6dd7a981a3c013e93f237c0dfc8a75/Meeting-Knigge-data.pdf https://www.projectwizards.net/de/blog/2020/03/web-conference-etiquette https://www.telefonkonferenz.info/blog/der-webex-knigge-fuer-online-meetings-so-klappts-mit-den-geschaeftspartnern/ https://www.hotel.de/blog/videokonferenz-knigge-die-12-goldenen-regeln-fuer-online-meetings/)
-- Notfallraum einrichten, um spezielle Probleme zu beheben - Helfer angefragt:
-- Loc Freiburg (Nils),
-- Loc Dresden (frank),
-- Loc Bonn (Astrid),
-- HS Anhalt,
-- HS Neubrandenburg,
-- #geoObserver

Termine

- Zeitplanung: https://www.fossgis.de/wiki/Konferenz_2021/Zeitplanung
-- nutzt jemand das Wikidokument?
-- Plugin für Editieren von Tabellen https://www.mediawiki.org/wiki/VisualEditor/Design/Table_editor (Ticket an Admin, ToDo Katja )
-- Sprechstunden
-- Workshoptermine
-- Lars Probeworkshop für WS-Helfer? eventuell am 22.05.
-- OBS-Regie-Workshop 22.05. (OBS-Regie + Bühnenkoordination + Sessionleiter)
-- PKO-Termine
- wo dokumentieren wir die Termine, die sich aus der orga ergeben? -- > Wiki Zeitplanung

Nächster Termin

10.05. , 20 Uhr

Gesprächsnotizen für Protokoll: https://fossgiskonferenz.pads.ccc.de/Konferenz-Organisation-2021-Protokoll