Agiles Vorgehen Ausschreibungen/20210713

Agiles Vorgehen in Ausschreibungen

Wie kommen öffentliche Ausschreibungsverfahren und agiles Vorgehen zusammen?
Wenn es nicht mehr reicht, eine Liste mit gewünschten Features in einem Lastenheft festzuhalten, weil sich das "Produkt" am Kundenwunsch entwickeln und die Kundschaft mit dem "Produkt" wachsen will.

Am 13. Juli 2021 traf sich um 17 Uhr die virtuelle Arbeitsgruppe, um sich weiter in dieses Thema hineinzudenken.
Ort: https://meet.fossgis.de/Agiles_Vorgehen_Ausschreibungen

Wer ist dabei?+ Anliegen

• Hanna - Scrum Master bei AteneKOM, Breitbandförderung
  

-- Kolleg:innen bei FOSSGIS-Konferenz gewesen --> relevante Themen

• Volker G., Helmholtzzentrum LE
  

-- arbeiten agil
-- kann Wissen weitergeben

• Ulrike Assmann, Bundesamt für Seeschifffahrt und Hydrographie
  

-- wichtiges Thema

• Marina Fabry BfS, Fachgebiet...
  

-- setzt agile Methoden ein
-- in Ausschreibungen werden Workshops eingeplant, um Projektfortschritt anzupassen,
-- Formulare tw. schwierig auszufüllen, was geht besser,
-- Austausch mit anderen Ämtern

• Steffi Forberig, Projektleitung terrestris
  

-- Diskrepanz von agil mit AG und Werkvertrag
-- Thematik soll größeren Personenkreis erreichen
-- überwiegend haben Behörden Probleme agil auszuschreiben

• Jochen Topf, FOSSGIS e.V.
  
• Arnulf Christl
  

-- agiles Vorgehen weckt Wünsche
-- Wie muss Projekt gestaltet werden, dass es formell passend ist

• Benjamin Würzler, BKG, angewandte Entwicklung,
  

-- gehen agil vor, schreiben Projekte aus
-- wie kann auf ungenaue Gegebenheiten reagiert werden?

vom letzten Treffen:

- Beschaffungskonferenz (https://www.beschaffungskonferenz.de/) - Open Source Business alliance - haben Geschäftsstelle - Kontakt suchen? - BfS-Ausschreibungen veröffentlichen und zur Verfügung stellen (Marco)

Mitschrift:

- in öffentlichen Verwaltungen gehen viele Services nicht (Jitsi, Slack, Github...)
- man darf nicht (aus Sicherheitsgründen)

• • • > durchbrechen: Gründe für Vorbehalte erfragen + Alternativen
      

- Erklärung Agiles Projekt
-- agiles Vorgehen harmoniert gut mit Open Source Software (OSS)
-- Rollenaufteilung kann sich an Scrum orientieren, um eine Strukturierung zu erreichen, die für Verwaltungen verständlich ist.
-- kann verstanden werden als: wir nehmen an allen Beratungen teil und machen alles, wie immer (extreme Form).
-- bisher: Werkvertrag: enthält Liste, was abgeliefert werden muss + Geldbetrag, es folgt Abnahme

- Zentrale Frage: was brauchen wir?

• • > kann Werkvertrag so formuliert werden, dass es agil spricht?
    

- Was ist der Bedarf, was wird gebraucht? "Leistungsbeschreibung" --> Kostenschätzung
- Auftraggeber sollen beschreiben, was sie brauchen

• • > Lernprozess bei Auftragsgebern - sich auf agile Prozesse einlassen
    

- Es muss auf beiden Seiten agil gearbeitet werden - wo ist Flexibilität und wo nicht?

• • > Beispiel: Ausschreibungsverfahren mit Suche nach geeignetem Partner für die Umsetzung (wie Architekten)
    

- Leistungsbeschreibung sollte Teil der Entwicklung sein
- Zugang zu technischen Werkzeugen vorhanden?

• • > Checkliste (Jitsi, Slack, Kamera, Video in der Verwaltung möglich?....)
    

Buch- und Leseempfehlungen:

- Der agile Festpreis https://www.hanser-kundencenter.de/fachbuch/artikel/9783446454361
- Wikipedia: https://de.wikipedia.org/wiki/Agiler_Festpreis
- Text OSBA: Nachhaltiger Open Source Einsatz für die digital souveräne Verwaltung: https://osb-alliance.de/publikationen/veroeffentlichungen/nachhaltiger-open-source-einsatz-fuer-die-digital-souveraene-verwaltung-paper
- Handreichung zur Nutzung der EVB-IT beim Einsatz von Open Source Software: https://osb-alliance.de/publikationen/veroeffentlichungen/handreichungen-zur-nutzung-der-evb-it-beim-einsatz-von-open-source-software
- agilemanifesto.org: https://agilemanifesto.org/iso/de/principles.html

Was könnte die AG veröffentlichen?

- Empfehlungen
- was ist agil? Video oder Text? Video/Vortrag (Arnulf)
- (Projekt)-Phasen im Wiki (Arnulf)
-- Ideenphase (agil)
-- was sind die weiteren Phasen?
- Werkvertrag/ Rahmenvertrag
-- Muster? Beispiele? - Fallbeispiele, wie man es machen kann, um die Bandbreite an Möglichkeiten aufzuzeigen
-- Volkers Beispiel:

 UFZ: Biodiversitätsplattform
  - Evaluationsphase vor Ausschreibung mit einer Firma für Bedarfsermittlung und Ideen zu Integration in die Infrastruktur
  - Rahmenvertrag: Erstleistung, weiteres wird migriert
  - agiles Arbeiten nach Scrum
  - Kommunikation Github, Mattermost, BBB
  - Probleme: Punktesystem, wer macht was
  - Erfolgsfaktor: es braucht Vertrauen in der Umsetzung

-- Torstens Beispiel:

 Landesbetrieb Forst Brandenburg: Problematik It-Projekte und Software unglaublich kompliziert zu beschaffen
  - es geht meist nur um Datenbanken, DB-Anwendungen und GUIs
  - muss am Anfang schon definieren z.B. "GUI mit grünem Knopf" was am Ende meist nicht passt
  - sucht nach Möglichkeiten, wie man da rauskommt und gleichzeitig OpenSource unterstützen kann.

-- weitere Beispiele

nächster Termin:

Wann: 27.07.2021, 17.30
Wo: https://meet.fossgis.de/Agiles_Vorgehen_Ausschreibungen