Geschäftsordnung des FOSSGIS-Vorstands

Fassung gemäß Vorstandsbeschluss vom 20. Juli 2022

Nach der aktuellen Satzung besteht der Vorstand aus vier Personen:

  1. Vorsitzender
  2. Stellvertretender Vorsitzender
  3. Kassenführung (Schatzmeister)
  4. Schriftführer

Nach Außen sind alle alleinvertretungsberechtigt. Im Innenverhältnis werden Beschlüsse mit einer einfachen Mehrheit getroffen.

Vorstandssitzungen

Der Vorstand hält in der Regel einmal im Monat eine Vorstandssitzung ab. Sitzungen finden normalerweise per Video- oder Sprachkonferenz (Jitsi, Mumble, etc.) statt, bei Gelegenheit auch in Person.

Für alle Mitglieder des Vorstands besteht grundsätzlich Teilnahmepflicht. Die Sitzungen des Vorstands werden vom 1. Vorsitzenden geleitet. Ist der 1. Vorsitzende verhindert, leitet der 2. Vorsitzende die Sitzung.

Vorstandssitzungen sind beschlußfähig, wenn

  • alle Vorstandsmitglieder anwesend sind oder wenn
  • sie mindestens zwei Wochen im Voraus terminiert wurde und mindestens drei Vorstandsmitglieder anwesend sind.

Tagesordnung für Vorstandssitzungen

Tagesordnungspunkte für Vorstandssitzungen sollten im Vorfeld durch ein Issue im Gitlab-Repository Vorstand/Todo vor der Versammlung eingereicht werden. Sie müssen dort als “Milestone” der jeweilige Vorstandssitzung zugeordnet sein.

Während der Versammlung können alle Vorstände ergänzende Punkte vorschlagen, die dann in die Tagesordnung aufgenommen werden.

Protokoll der Vorstandssitzungen

Über Vorstandssitzungen wird ein Protokoll geführt, dass die wesentlichen Informationen über den Ablauf der Sitzung, die Diskussionspunkte und die Abstimmungsergebnisse enthält und in dem alle Entscheidungen dokumentiert werden.

Das Protokoll wird in der Regel vom Schriftführer geführt, bei Abwesenheit von einem anderen Vorstandsmitglied. Es wird nach der Sitzung im Gitlab-Repository Vorstand/Dokumente eingestellt.

Der Protokollführer soll das Protokoll der Vorstandssitzung innerhalb von fünf Tagen nach der Sitzung fertigstellen.

Das Protokoll wird nach der Fertigstellung durch den Protokollführer den Übrigen Vorstandsmitgliedern per Umlaufbeschluss zur Genehmigung vorgelegt. Wird das Protokoll genehmigt wird es vom Schriftführer auf der Webseite veröffentlicht. Kommt der Umlaufbeschluss nicht zustande, so wird das Protokoll in der nächsten Vorstandssitzung beraten und entsprechend des Ergebnisses der Beratung anschließend veröffentlicht.

Protokolle der Vorstandssitzungen werden auf der Webseite des Vereins zeitnah öffentlich gemacht. Dabei können nach Maßgabe des Protokollführers Teile geschwärzt oder weggelassen werden, die persönliche Daten oder andere Informationen enthalten, die nicht öffentlich sein sollen.

Interessenkonflikte

Vorstandsmitglieder mit (potentiellen) Interessenkonflikten (z.B. bei Verhandlungen mit Sponsoren für die das Vorstandsmitglied arbeitet, Förderanträge für Projekte, bei denen man entscheident beteiligt ist, usw.) müssen diese gegenüber den anderen Vorstandsmitgliedern offenlegen. Die Vorstandsmitglieder nehmen weiterhin an allen Besprechungen usw. teil, enthalten sich aber bei Abstimmungen, bei denen der (potentielle) Interessenkonflikt besteht.

Öffentlichkeitsprinzip

Die Vorstandssitzungen sind in der Regel öffentlich. Vereinsmitgliedern und der interessierten Öffentlichkeit ist der Zugang üblicherweise zu erlauben. Ausnahmen sind möglich, wenn es um persönliche Daten geht oder eine öffentliche Diskussion oder Information nicht im Interesse des Vereins ist.

Ein Hinweis auf bevorstehende, oder abgesagte Vorstandssitzungen sollte spätestens zwei Tage vor der nächsten Sitzung auf der Vereins-Mailingliste erfolgen.

Gäste haben keine Stimmberechtigung, können aber durch den Vorstand zu Ihrer Meinung und zu Ihrer Expertise gehört werden.

Gitlab

Weniger wichtige Beschlüsse, für die keine Aussprache nötig ist, können auch zwischen den Sitzungen über Gitlab-Issues gefasst werden. Dazu stellt ein Vorstandsmitglied einen entsprechenden Beschlussantrag und die anderen können den Beschluss dann durch Kommentare im Gitlab-Issue annehmen oder ablehnen. Das Issue wird im Titel mit “Umlaufbeschluß” gekennzeichnet.

Der Beschluss ist nur angenommen, wenn alle Vorstandsmitglieder zugestimmt haben. Er wird dann bei der nächsten Vorstandssitzung nicht mehr besprochen aber ins Protokoll aufgenommen.

Haben sich nicht alle Vorstandsmitglieder für den Beschluss ausgesprochen, wird er bei der nächsten Vorstandssitzung diskutiert.

Um den Ablauf nicht unnötig aufzuhalten, gilt ein Umlaufbeschluß * über die Aufnahme von neuen Mitgliedern in den Verein bzw. * über Urlaubsanträge von Angestellten des Vereins als angenommen, wenn innerhalb einer Woche kein Vorstandsmitglied im Gitlab widersprochen hat.

Vorgänge, die keine formellen Beschlüsse benötigen oder wenn Beschlüsse erst vorbereitet werden, werden über die Issues im Vorstand/Todo-Repository verwaltet. Issues in anderen Repositories werden nur für spezielle definierte Abläufe verwendet (z.B. Vorstand/Finanzen für zu zahlende Rechnungen oder Vorstand/Mitglieder für die Mitgliederverwaltung).

Der Vorstands-Mailverteiler

Mail an vorstand@fossgis.de geht an alle Vorstandsmitglieder. Diese Adresse dient einerseits als Ansprechadresse von Außen, andererseits für interne Absprachen des Vorstandes. Üblicherweise sollte für letzteres aber Gitlab verwendet werden.

Zeitnahe Bearbeitung

Alle Vorstandsmitglieder sind angehalten regelmäßig, mindestens einmal die Woche, ihre E-Mail bzw. die an den Vorstandsverteiler und die Issues im Gitlab zu kontrollieren und vorliegende Angelegenheiten zu bearbeiten.

Issues können im Gitlab mit einem “Due Date” versehen werden, damit sie nicht in Vergessenheit geraten.

Bei längerer Abwesenheit, z.B. Urlaub, sind die anderen Vorstandsmitglieder vorher zu informieren und ggf. eine Vertretung innerhalb des Vorstands zu organisieren, sodass die zeitnahe Bearbeitung wichtiger Angelegenheiten gesichert ist.

Sind besonders kurzfristige Entscheidungen notwendig, z.B. bei einer dringenden Rückfrage des Steuerberaters o.ä. ist es in Ausnahmefällen ausreichend, wenn zwei von vier Vorständen zustimmen. In diesen Fällen müssen alle anderen Vorstandsmitglieder unverzüglich über die Entscheidung informiert werden.

Geschäftsverteilung

Die Vorstandsarbeit ist in die folgenden Geschäftsbereiche aufgeteilt. Jedes Vorstandsmitglied kümmert sich selbständig um seinen Bereich, erledigt das Tagesgeschäft, strukturiert und dokumentiert den Geschäftsbereich und plant für die Zukunft. Über wesentliche Anliegen hält es die Vorstandskollegen auf dem Laufenden.

  • Verein: Interne Organisation, Tätigkeitsberichte, Kontakt zum Amtsgericht, Einberufung und Durchführung MV, Vereinsarchiv (Jörg)
  • Recht: Datenschutz, Verträge, Versicherungen (Falk)
  • Finanzen: Buchführung, Kontakt zum Steuerberater und zum Finanzamt, Rechnungsstellung, Erstattung von Auslagen, Mitgliedsgebühren, Spendenverwaltung, Verwaltung Anlagevermögen (David)
  • Mitgliederverwaltung: Eintragung und Begrüßung neuer Mitglieder, Führen der Mitgliederdatenbank, Statistiken zur Mitgliederentwicklung (David)
  • Protokolle: Protokolle der Vorstandssitzungen und der Mitgliederversammlung (Falk)
  • Öffentlichkeitsarbeit: Webseite, Pressekontakt, Werbung, Flyer, Poster (Jörg)
  • Technik: Betrieb der technischen Infrastruktur des Vereins, Kontakt zum Sysadmin (Pirmin)
  • OpenStreetMap: Kontakt zur OpenStreetMap-Community in Deutschland, Kontakt zur OSMF, Kontakt zu den OSM-Partnerorganisationen in der Schweiz und in Österreich (Falk)
  • Konferenz: Organisation der jährlichen FOSSGIS-Konferenz (Jörg)
  • Förderprogramme: Organisation und Durchführung der Förderprogramme (Falk)

Die Zuordnung von Personen ergibt sich einerseits aus deren Amt und andererseits aus den Neigungen und Fähigkeiten der Vorstandsmitglieder. Sie kann jederzeit angepasst werden, in dem eine neue Version dieser Geschäftsordnung beschlossen wird.