Protokoll Vorstandssitzung 07.04.2020

Start: 20:00 Uhr Ende: 21:40 Uhr

Anwesende: Vorstände: Dominik Helle, Jörg Thomsen, Jochen Topf, Hanna Krüger Gäste: falcius, Nakaner, gislars, jakobmiksch

Umlaufbeschlüsse

Im Vorfeld der Vorstandssitzung wurden drei Umlaufbeschlüsse im GitLab erstellt. Alle wurden einstimmig bewilligt.

  1. PayPal-Zugang für Astrid Astrid wird als Leiterin der Arbeitsgruppe Marketing und Presse Zugriff auf das PayPal-Konto des Vereins haben, um im Rahmen des Arbeitsgruppenbugdets eigenverantwortlich Bestellung machen zu können. Nächte Schritte: Jochen wird Astrid einen Kontozugang einrichten

  2. Hetzner Account für OSM-Server-Arbeitsgruppe Damit die OSM-Server Arbeitsgruppe selbstständig die betreffenden Server verwalten kann, soll für sie ein eigener Hetzner Account erstellt werden. Jochen hat den Account bereits eingerichtet und Michael als Leiter der Gruppe den Zugang gegeben.

  3. Ausschluss eines Vereinsmitglieds Ein Mitglied des Vereins wurde wegen unbezahlter Mitgliedsbeiträge satzungsgemäß ausgeschlossen.

Bürgerfest

Der Termin zum Vortreffen am 20.04 wurde abgesagt. Aktuell ist unklar, ob Bürgerfest überhaupt stattfindet. Dennoch wird es am 16.04 ein Treffen im Mumble zum Bürgerfest geben, um folgende Themen zu besprechen:

  • Gründung einer Bürgerfest-Arbeitsgruppe
  • Standkonzept
  • Auswahlverfahren der Gästeliste

Auf der Vorstandssitzung wurden die Themen bereits im Groben angeschnitten und erste Vorschläge und Vorstandsbeschlüsse dazu gemacht.

Standkonzept und Gründung einer Arbeitsgruppe

  • Konzept soll bereits so weit wie möglich erarbeitet werden
    • Katja hat eine Designern gefunden, die uns den Stand entwerfen würde
    • erstes Angebot 1500 €

Beschluss des Vorstand nach kurzer Diskussion: Der Vorstand beschließt einstimmig, dass der Verein eine(n) Designer(in) beauftragen wird. Die Entscheidung, wer letztendlich beauftragt wird obliegt der bis dahin gegründeten Bürgerfest-Arbeitsgruppe.

Auswahlverfahren der Gästeliste

Jede eingeladenen Organisation hat die Möglichkeit eine Gästeliste aus folgenden Personen zu benennen:

  • 5 Vertreter
  • 2 Organisatoren
  • 6 Standbetreuer für Tag 1
  • 8 Standbetreuer für Tag 2

Diese Gästeliste muss vorzeitig vom Verein eingereicht werden. Das Auswahlverfahren für diese Gästeliste sollte möglichst transparent und fair sein.

Vorschlag Dominik:

  • Mitglieder sollen Personen vorschlagen können (evtl. Kriterien bestimmen)
    • hierfür soll kurze Beschreibung der Personen und ihrer Tätigkeit für OSM/FOSSGIS abgegeben werden
  • Komitee gebildet aus Vorständen und Mitgliedern der Bürgerfest-Arbeitsgruppe soll dann aus diesen Personen auswählen
    • Kommiteemitglieder sollten nicht von der Wahl ausgeschlossen werden
    • sollte Vorstand mit beschließen, damit es von offizieller Stelle kommt

Ergänzende Idee von Jochen & Jörg:

  • vielleicht am Verfahren des OSGeo Sol Katz Award und den OSM Awards auf der SOTM orientieren
  • Voting in Kategorien (Mapper, Aktive, Entwickler, o.ä.) aus einer Vorauswahl
  • Kandidaten müssen vorher gefragt werden, ob sie teilnehmen wollen und ob sie sich einem öffentlichen Voting unterziehen wollen
  • offene Frage: Sollten nur Vereinsmitglieder oder auch andere Personen aus der Community abstimmen dürfen? Genaueres sollte Arbeitsgruppe entscheiden

Beim Bürgerfest-Mumble soll dieser Vorschlag diskutiert werden und am Ende über ein ein Auswahlverfahren beschlossen werden. Die Umsetzung des Auswahlverfahrens und die Auswahl von möglichen Kategorien obliegt der Bürgerfest-Arbeitsgruppe. Unser Vorschlag soll vorab im Wiki veröffentlicht werden, damit dieser am Donnerstag beim Aktivenmumble bereits diskutiert werden kann.

Büro für die Koordinierungsstelle

Wir haben Angebot für einen Büroraum bei der WhereGroup vom Peter Stamm erhalten.

  • ab Juli zu vermieten
  • Monatsmiete 540 € + USt (für Berlin fairer Preis)
  • 1 Jahr Laufzeit, 3 Monate Kündigungsfrist
  • Mitbenutzung von Besprechungsraum und Küche ist im Preis inbegriffen
  • Räumlichkeiten sind groß genug um Konferenzmaterialien zwischenzulagern
  • Lage: für Katja gut zu erreichen
  • Katja wird sich den Raum in Kürze angucken
  • Büro soll schnellstmöglich vermietet werden. Katjas Arbeitsvertrag beginnt jedoch erst im September. Es bleibt zu klären, ob wir das Büro erst ab September beziehen können.

Alternativen

  • Wikimedia hat keine Räumlichkeiten, Katja hatte mit ihnen telefoniert
  • Co-Working Space: Für Katja vielleicht etwas ungeeignet, da zu klein
  • bei Lars Lingner im Büro, ist aber für Katja weitere Anreise (ca. 1,5 h mit ÖPNV)
    • Kosten sind etwas niedriger
    • hat auch Küche und Besprechungsraum
    • keine Möglichkeit, Konferenzmaterialien zu lagern
    • Lars nutzt Büro kaum, daher würde Lars den Raum an Katja abgeben

Nächste Schritte: Dominik wird Peter eine Mail schreiben und ihn informieren, dass wir Interesse an den Räumlichkeiten ab September haben.

Kurzmeldungen

Finanzen Konferenz 2020

  • alle Sponsoren haben bezahlt
  • Rechnung VAG noch offen
  • bis auf 4 Teilnehmer haben alle bezahlt (ca. 1000 € noch offen)
  • Rechnung vom Studentenwerk kam noch nicht
  • nach Schätzung von Jochen wird die Konferenz ca. 30.000 € Gewinn machen, wenn Studentenwerk kulant ist

Rechtsstreit

Es wurde auch über den aktuellen OSM-Lizenzrechtsstreit zu Wanderkarten im Kraichgau-Stromberg gesprochen. Unser Anwalt hat einen Entwurf für ein Vergleichsangebot geschrieben. Dieser wurde diskutiert. Am Ende wurde einstimmig vom Vorstand entschieden, dass unser Anwalt diesen an die andere Partei senden soll.

Des Weiteren wurde Michael gebeten, Simon Poole, dem Leiter der LWG, ein kurzes Update zum Rechtsstreit zu geben und ihn regelmäßig auf dem Laufenden zu halten.

Nachbereitung des Treffens mit dem Präsidenten des BKG Prof. Dr. Becker

  • BKG-Präsident hat um folgende Informationen gebeten

    • Liste von Bundesländer, die keine offenen Daten (z.B. Satellitenbilder) für OSM zur Verfügung stellen
    • OpenData-Stand in den einzelnen Bundesländer

  • Es wurde Interesse an einer weitere Kooperation zwischen FOSSGIS und BKG bekundet

    • BKG möchte klären, ob sie Mitglied im FOSSGIS e.V. werden können
    • eventuell soll es weitere offizielle Treffen zu OSM und OpenSource mit dem Verein geben
    • Kommunikation soll aufrecht herhalten bleiben

Beschluss des Vorstands: Michael R. soll sich weiterhin Zugriff auf alle Dateien und Repositories zu dem Treffen behalten. Nächste Schritte: Michael wird eine Excel-Tabelle mit den angeforderten Daten zu den Bundesländern erstellen

Vereinsmailingliste

Die Vereinsmailingliste ist nicht aktuell. Nach Recherche von Jochen gibt es über 100 Differenzen zwischen der Mitgliederdatenbank und den Adressen auf der Mailingliste:

  • einige ehemalige Mitglieder sind noch auf der Liste, manche Personen sind mit mehreren E-Mail-Adressen auf der Mailingliste
  • aktuell werden nicht alle Mitglieder über die Mailingliste erreicht
  • Liste muss aktualisiert werden, am besten in (teil)automatisiertem Prozess

Schwierigkeit bei der Aktualisierung:

  • Jedes Mitglied der Liste kann seine Mail-Adresse über Mailman selber ändern
  • Admin kann Änderungen nicht kontrollieren
    • unklar, ob sich dies umkonfigurieren lässt
  • aktuelle Konfiguration für Anmeldung auf der Mailingliste:
    • jeder kann sich selbst eintragen, muss aber vom Admin freigeschaltet werden

Nach einer längeren Diskussion wurde folgende Handlungsempfehlung erarbeitet:

  • In der Mitgliederdatenbank sollten zwei E-Mail-Adressen je Mitglied erfasst werden
    • 1x offiziell E-Mail-Adresse
    • 1x E-Mail-Adresse für Mailingliste (wird aktuell nicht erfasst)
    • Bei Austritt eines Mitglieds muss die Mailingliste durch Vorstand aktualisiert werden
  • In nächster Zeit
    • alle Mitglieder anschreiben und nach aktuellen E-Mail-Adresse für Mailingliste und offiziell fragen
    • sollte gemeinsam mit Adressdatenabgleich gemacht werden -Aktualisierung:
    • Regelmäßige manuell nachpflegen ob Mail-Adressen auf Mailingliste geändert wurden

Nächste Schritte: Jochen wird diesen Monat Datenabgleich in Gang setzen, bevor die Rechnungen für die Mitgliedsbeiträge versendet werden. Mit den neuen Daten soll ein halbautomatischer Updateprozess implementiert werden. Jochen und Jörg werden sich hierzu kurzschließen.

Kündigung alter Domains

Domain grass-verein.de

Es gibt immer noch eine alte Domain für E-Mails, die wir besitzen:

  • allgemeine Zustimmung, dass dies gekündigt werden kann.
  • Vorher sollte noch einmal überprüft werden, ob die Domain noch jemand nutzt und eventuelle Nutzer auf die Kündigung hingewiesen werden.
  • Beschluss hierzu auf nächste Sitzung vertagt

Geobeer.de und gis-macht-schule.de

Michael hatte vor einiger Zeit in eine Rundmail gefragt, ob jemand Interesse an diesen Domains hat:

  • bislang keine Rückmeldungen
  • Beschluss zur Kündigung folgt auf nächster Sitzung

FOSSGIS-Konferenz 2021

Dominik hat mit Stefan Keller aus Rapperswil telefoniert:

  • Termin für Konferenz ist jetzt bestätigt. Logo:
  • Sie haben keinen Grafiker.
  • Verein wird sich dieses Jahr rechtzeitig darum kümmern müssen
    • Katja ist bereits informiert
  • Überlegung Grafikerin für das Bürgerfest hierfür auch zu engagieren

20-Jahr-Feier

Aktueller Plan war die 20-Jahr-Feier im September nachzuholen

  • bei aktueller Lage bleibt unklar ob im September wieder Veranstaltungen dieser Größe stattfinden dürfen
  • Konferenz findest nächstes Jahr erst im Juni statt, daher Idee von Dominik:
    • “20 Jahr Feier” im März nächsten Jahres, auch wenn es dann eigentlich 21 Jahre wären
    • Freitagabend: Mitgliederversammlung
    • Samstag: Jubiläum
    • Sonntag: Abreise
  • wäre entspannter
  • Vorstand findet die Idee einstimmig gut. Muss aber aktuell noch nicht entschieden werden. Ist vertagt, bis Coronalage etwas entschärft ist

Geschäftsverteilung/Geschäftsordnung Vorstand

  • Geschäftsordnung gemäß Entwurf wird vom Vorstand angenommen und tritt sofort in Kraft
  • einstimmiger Beschluss Geschäftsordnung auf Webseite zu stellen
  • Jochen wird sich darum kümmern

Adminrechte

Michael schlug vor einigen Wochen vor, die Adminrechte auf den GitLab-Server, dem Mail-Server und der Webseite zu reduzieren. Hierzu hatte er auch bereits eine Lister aller Admins auf den Servern erstellt und konkrete Vorschläge gemacht, wie die Personen mit Adminrechten am besten reduziert werden könnten.

Aktuell haben so viele unterschiedliche Personen Adminrechte auf den Servern: Mail-Server: 12 Personen Webseite: 10 Personen GitLab: 3 Personen Rootrechten auf dem Server, 5 Administratoren im GitLab Hierbei handelt es sich überwiegend um den aktuellen Vorstand, alte Vorstände und einige sehr aktive Mitglieder im Verein

Einstimmung Beschluss Michaels Vorschläge umzusetzen Nächster Schritt: Michael hat sich bereit erklärt, die Änderungen einzupflegen

Protokoll letzte Vorstandssitzung

  • Auf Webseite ist Formatierung kaputt
  • Jochen hat sich bereit erklärt, sich das noch mal anzugucken

Protokoll der letzten Mitgliederversammlung

  • Im Protokoll sollte noch ergänzt werden, dass wir über den aktuellen Rechtsstreit gesprochen haben. Dies wurde in der aktuellen Version aus Geheimhaltungsgründung nicht erwähnt.
  • Protokoll ist fertig und wird in den nächsten Tagen von Dominik an die Mitglieder geschickt.
  • Der Termin beim Notar ist wegen der Corona-Krise in Absprache mit dem Notar verschoben, bis sich die Lage wieder entspannt hat

OSM Local Chapter Arbeit

  • Hanna hat ihre Arbeit als Verantwortliche für die OSM Local Chapter Arbeit aufgenommen
  • wie auf der letzten Vorstandssitzung besprochen, hat sich per Mail beim OSMF-Board vorgestellt
  • sie hat mit erwähnt, dass sie damit Christoph Hormann nicht im Advisory Board ablöst

Des weiteren wollen Christoph Hormann und Hanna zu einem OSMF-Mumble einladen, um über aktuelle Geschehnisse und Themen rund um die OSMF in größerer Runde zu diskutieren. Dies wird am 20.04. um 20:00 Uhr stattfinden.

Nächster Vorstandssitzung: 5. Mai 20:00 Uhr