Protokoll der Vorstandssitzung vom 24.03.2020

Beginn: 20:30 Uhr

Ort: FOSSGIS-Mumble-Server podcast.openstreetmap.de

Anwesende

  • Dominik Helle
  • Jörg Thomsen
  • Jochen Topf
  • Hanna Krüger

Anmerkung: Dies ist war das erste Treffen des neugewählten Vorstands. Um eine lockere Atmosphäre zum Kennenlernen zu schaffen, wurde im Vorfeld beschlossen, dieses Treffen nicht öffentlich zu machen, sondern nur ein Protokoll zu veröffentlichen.

Protokoll

Umlaufbeschlüsse

Es wurde diskutiert, ob im neuen Vorstand Umlaufbeschlüsse zulässig sind.

Verfahren eines Umlaufbeschlusses:

Wenn sich alle vier Vorstandsmitglieder bei einem Ticket im Gitlab einig sind und es keinen Diskussionsbedarf gibt, gilt dies als ein Beschluss.

Im Verlauf der Vorstandssitzung wurde dieses Verfahren eingeführt.

Zuständigkeitsverteilung im Vorstand

In einer längeren Diskussion wurde folgende Zuständigkeitsverteilung im neuen Vorstand entschieden:

Dominik Helle: Interne Organisation, Kontakt Notar und Amtsgericht, Organisation der Mitgliederversammlung, Webseite

Jörg Thomsen: Technik, Arbeitsgruppen, Öffentlichkeitsarbeit, Professionalisierung

Jochen Topf: Buchhaltung, Mitgliederverwaltung

Hanna Krüger: Protokolle, Förderanträge, OSMF

Zudem wurde beschlossen, dass Michael Reichert den Verein weiterhin im aktuellen Lizenzrechtsstreit um die Quellenangabe auf Wandertafeln in Kraichgau-Stromberg vertritt und die Kommunikation mit unserem Anwalt übernimmt.

Öffentlichkeitsarbeit

Im Verlauf der Diskussion zur Aufgabenverteilung wurde angesprochen, dass die Öffentlichkeitsarbeit im Verein verbessert werden muss. Folgende Schritte sollen zur Verbesserung umgesetzt werden:

  1. Arbeitsgruppe für Kommunikation verstärken und besser organisieren
    • Jörg als Zuständiger soll Gespräch mit Astrid (Vorsitzende der Arbeitsgruppe) suchen - gezieltes Werben bei Vereinsmitgliedern, sich bei der Arbeitsgruppe zu engagieren
  2. mehr Pressemitteilungen veröffentlichen
    • Pressekontakte für FOSSGIS und OSM ansprechen
    • Koordination und Kommunikation zwischen ihnen verbessern
  3. Webseite muss regelmäßiger aktualisiert werden und neu gestaltet werden
    • Dominik hat sich bereiterklärt, in diesem Bereich die Führung zu übernehmen

Kommunikation mit der OSMF

Hanna übernimmt die Leitung im Punkt Zusammenarbeit mit der OSMF. Hierzu soll sie sich als erstes um Folgendes kümmern:

Gespräch mit allen OSMF-Aktiven aus dem Fossgis zu folgenden Punkten suchen:

  • Arbeit im Advisory Board (Bericht von Christoph Hormann)
  • FOSSGIS-Arbeit in der Local Chapter Working Group
  • Local Chapter Survey
  • offizielle E-Mail ans OSMF-Board schreiben und sich als neue Zuständige aus dem FOSSGIS-Vorstand für die Arbeit mit der OSMF vorstellen

Konferenzorganisation

Der Posten zur Gesamtkoordination der Konferenz ist bislang noch unbesetzt. Nach einer längeren Diskussion wurde dafür plädiert, diesen Posten nicht durch den Vorstand zu besetzen. Die Hauptargumente hierfür sind:

  • Aufgabe ist zu zeitintensiv um sie von einem Vorstandsmitglied neben seinen anderen Aufgaben noch zusätzlich zu übernehmen
  • Aufteilung des Bereiches unter den Vorstandsmitgliedern nicht sinnvoll
  • Zuständigkeit muss transparent und klar geregelt sein
  • Wissen muss zentral an einer Stelle im Verein gebündelt werden

Aufgaben des Vorstands hierzu:

  • nach jemandem suchen, der diesen Posten übernehmen kann
  • Aufgabe sollte nicht an Katja abgeben werden, Katja soll nur unterstützend tätig sein
  • Posten muss spätestens nach der nächsten Konferenz besetzt sein, da die Konferenz 2022 vermutlich sehr viel größer wird
  • verstärkte Bildung von Coreteams für die Konferenzorganisation soll durch Vorstand angestoßen werden

Aktuelle Organisationsteams und deren Leitung:

  • Marc: Ticket und Helfersystem
  • Michael: Programmheft & Pretalx
  • Astrid: Programmkomitee
  • ausrichtende Hochschule: Local Team

Kurzthemen

  1. Coronafall auf der Konferenz in Freiburg
    • es gab keine weiteren Meldungen von Coronafällen auf der Konferenz
    • bislang zeigt keiner der/die unter Quarantäne Stehenden Symptome
  2. Mail an OSGeo wegen FOSS4G-Gewinn aus 2016
    • Jochen hatte im Vorfeld einen E-Mail-Entwurf an das OSGeo-Board geschrieben
    • vor dem Verschicken soll Jochen nochmal mit Till und Astrid als Mitglieder des OSGeo-Boards sprechen
  3. Zugriffsrechte für Michael im GitLab
    • Michael soll Zugriffsrechte auf die Repositorys zum Rechtsstreit und zum Treffen mit dem BKG-Chef behalten
    • Dominik wird nochmal alle Tickets durchgehen und die Michaels Rechte entsprechend anpassen
  4. MVB-Rechnung
    • ISBN-Nummern der FOSSGIS-Tagungsbänder sowie die Kontaktdaten wurden bislang in einem erweiterten kostenpflichtigen Eintrag beim MVB geführt
    • Link zum jetzigen Eintrag: https://www.adb-online.de/adbwas/
    • Alternative: kostenfreier, kleinerer Eintrag
    • Umlaufbeschluss für die Kündigung
  5. Informationsmail über FOSSGIS-Tätigkeiten an alle Vereinsmitglieder
    • Dominik wird Anfang April das Protokoll der MV zusammen mit einer E-Mail über die letzten Ereignisse im Verein an alle Mitglieder verschicken
  6. Matrix-Server für Vorstand
    • Vorstand möchte sich einen Chatroom einrichten
    • Vorteil von Matrix: Open Source
    • Nachteil an Matrix: Verschlüsselung ist schwierig
    • Matrix würde sich auch als Chat für Konferenzorganisation eignen - für 250 €/a könnten wir Matrix-Server in Schweiz hosten lassen
    • TODOS: Hanna richtet Vorstands-Matrix-Channel ein
    • Entscheidung, ob wir einen eigenen Server brauchen, wird vertagt
  7. Büroräume für die FOSSGIS-Koordinierungsstelle
    • Es gibt eine Angebot der WhereGroup, dass Katja bei ihnen in Berlin ein Büro mieten könnte
    • Kosten: aktuell für 500 € pro Monat auf dem Markt, Konditionen für den Verein verhandelbar - Alternative könnte sein bei WMDE anzufragen, ob Katja dort Räumlichkeiten nutzen kann
    • Jörg soll mit Katja sprechen und mit ihr möglichen Räumlichkeiten besichtigen
  8. Bürgerfest
    • Vortreffen beim Bundespräsidenten ist auf 20.04. verschoben
    • bis zum 07.04 muss eigentlich ein grobes Konzept abgeben werden
    • unklar ob diese Deadline aktuell noch steht
    • Dominik wird sich drum kümmern und nachfragen
    • Katja und Jochen haben auf der Konferenz besprochen, Standdesign an extern zu vergeben
    • Katja hat einen Kontakt hergestellt
    • könnte vielleicht auch für Artwork der Konferenz engagiert werden
    • Team muss schnell zusammengestellt und beauftragt werden, ein das Standkonzept auszuarbeiten
    • Vorschlag: zu einem extra Aktivenmumble speziell zum Bürgerfest einladen

Termin nächste Vorstandssitzung: 07.04 um 20:00 Uhr

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