Protokoll der Vorstandssitzung am 22.10.2019

Anwesende Vorstände: 

• Michael Reichert
• Jochen Topf
• Dominik Helle
• Arne Schubert

Beginn: 20:30 Uhr

Ende: 22:05 Uhr

1. Begrüßung

Dominik begrüßt die zahlreichen Teilnehmer und weist auf das Hackingweekend in Essen am 29.11.2019 hin.

2. Vereinsarchiv (#39) - [DH]

Dominik hat alle Unterlagen von Marco und Torsten bekommen. Es fehlen noch Unterlagen von Frederik. Unterlagen vom alten Steuerberater, welche Katja abgeholt hatte, sind auf dem Postweg zu Dominik.

Ältere Mitgliedsanträge hat Dominik eingescannt. Diese müssen noch sortiert und dann ins Gitlab hochgeladen werden.

3. Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Max abschließen (#43) - [DH]

Es wurde ein Vertrag abgschlossen, dieser muss aber noch ins Gitlab hochgeladen werden.

4. Amtsgericht Mainz, Freistellungsbescheid (#79) - [DH]

Wir haben die Steuerbescheide für 2016 und 2017 bekommen. Im Anhang dazu kam auch der Freistellungsbescheid. Der Steuerbescheid des Jahres war in Ordnung. Im Jahr 2017 hat das Finanzamt nach Ansicht unserer Steuerberaters einen Fehler gemacht. Der Steuerberater hat daher Widerspruch eingelegt. Jochen geht davon aus, dass wir bald einen neuen Bescheid bekommen.

Der Freistellungsbescheid ist von Dominik innerhalb der Frist an das AG Mainz geschickt worden. Wir sollten die Unterlagen künftig - ohne Aufforderung - direkt an das Amtsgericht Mainz schicken.

Wir müssen keine Gewerbe- und Körperschaftssteuer für 2016 und 2017 zahlen. Aus dem FOSS4G-Jahr 2016 bekommen wir, wie vorhergesagt, Umsatzsteuer zurück – inkl. Zinsen.

Jochen hat, soweit zu tun, alle Steuerzahlungen geleistet.

Für das Jahr 2017 fehlten einige Kontoauszüge des FOSS4G-Sonderkontos. Diese hat Dominik heute in den Unterlagen von Marco gefunden und Jochen hat sie an den StB weitergegeben.

Jochen hofft, dass wir in den nächsten ein bis zwei Wochen die Jahre 2017 und 2018 abschließen können.

5. Protokoll der Sitzung am 17.09.2019

Protokolle checken wir künftig nach der Sitzung im Git ein. Jeder hat drei bis vier Tage Zeit, zu kommentieren/korrigieren, dann wird es veröffentlicht. Zu jedem Protokoll wird ein Ticket angelegt.

TODO: Michael lädt das Protokoll der Sitzung vom 17.09.2019 noch ins Gitlab (Ticket + Versionskontrolle).

6. Marketing-Budget (#89) - [JT]

Der Vorstand hat immer wieder Rückfragen von Astrid, weil sie das Einverständnis des Vorstands zur Beschaffung von Marketingmaterial (Flyer usw.) benötigt hat. Jochen schlägt vor, ihr ein Budget zu geben.

Dominik geht davon aus, dass sie das nötige Fingerspitzengefühl hat, mit dem Geld richtig umzugehen und bei größeren Sachen fragt. Jochen sieht das als Teil eines großen Ganzen. Er möchte für den ganzen Verein ein Budget anfertigen. Auch für andere Bereiche schwebt ihm vor, Budgets an einzelne Leute zu verteilen. Das kann in Essen diskutiert werden.

Dominik fragt, was Astrid in den letzten Monaten ausgegeben hat. Jochen antwortet, dass 500 Euro definitiv zu wenig pro Jahr sei. Für 2017 bis 2019 hat er die Zahlen zusammengesucht. Wir haben 2017 1700 Euro, 2018 542 Euro, dieses Jahr etwa 1000 Euro ausgegeben. Jochen schlägt vor, ihr ein jährliches Budget von 2000 Euro zu geben.

Dominik fragt, ob Konferenzbedarf wie etwa Namensschilder enthalten seien. Jochen: Nein, das sind Sachen außerhalb der Konferenz, aber es lässt sich nicht immer einfach nachvollziehen, was genau wofür ist, bzw. das vermischt sich einfach. Lanyards alleine haben schon etwa 800 Euro gekostet.

Beschluss (einstimmig): Astrid erhält ein jährliches Budget in Höhe von 2000 Euro für Marketingmaterial. Das Budget erhält sie auch rückwirkend für dieses Jahr.

7. Vorstandsmumble/Stammtisch/Aktiventreffen (#92) - [JT]

Idee: Es soll ein Treffen als Ergänzung zur Vorstandssitzung zum Austausch der Vereinsaktiven geben. Das Vorstands-Mumble könnte dadurch ggf. kürzer werden, weil Dinge, die nicht direkt den Vorstand betreffen, ausgelagert werden können. Es sollte zu Beginn moderiert sein und eine Tagesordnung haben.

Es an die Vorstandssitzung anzuhängen, ist keine gute Idee, weil deren Ende nicht fest ist. Sinnvoll wäre ein Termin etwa eine Woche vorher.

Frage in die Zuhörerrunde: Wie findet ihr das? Positives Feedback von den Gästen.

TODO: Michael macht eine Terminumfrage und legt dann den Termin fest. Der erste Termin soll ca. 1 Woche vor dem Treffen in Essen im November sein.

8. Neuordnung/Budget IT (#101) - [JT]

Jochen würde die OSM-Server budgetmäßig gerne aus den sonstigen Servern herauslösen, aber das ist ein Detail.

Michael will die Server zusammen mit Max updaten und neue Einrichten. Es gibt noch Baustellen, wie die Konferenz-Webseite.

Vertagt auf Essen.

9. Neue Hardware (und einen dritten Server für routing.openstreetmap.de) (#100) - [MR]

Die OSRM-Server sind gut ausgelastet es wäre sinnvoll einen dritten Server zu bestellen. Die Konfiguration, die sich bisher bewährt hat, ist nicht mehr verfügbar, in der Serverbörse gibt es passende Server, die sogar günstiger sind.

Beschluss (einstimmig): Es werden die drei Server bestellt und nach dem Umzug die alten gekündigt.

10. OSMF und Localchapter

In der OSMF befindet sich die Local Chapters Working Group (LCWG) in der Wiederauferstehung. In einer Diskussion in dieser Arbeitsgruppe über die Nutzung von Kommunikationskanälen für OSM-Zwecke behauptete ein Mitglied der Arbeitsgruppe, dass der FOSSGIS als Local Chapter aufgrund seines Local-Chapter-Status bei der OSGeo befangen sei und gegen proprietäre Kommunikationskanäle und Software sein müsse.

Frage von Michael: Wie stehen wir dazu? Sollten wir darauf Antworten? Wie sollen wir antworten?

Jochen findet die Unterhaltung bisher zu theoretisch. Die Diskussion gab es bereits. Er schlägt aber vor ein allgemeines Statement dazu auf unserer Seite zu veröffentlichen. Beschluss: Wir erwähnen auf der Mailingliste, dass es die Local Chapter Working Group gibt und, wer möchte, beitreten kann. Wer beitritt, möge uns (Vorstand) darüber informieren.

11. Förderantrag Trufi Association

Antrag

Möchte eine Fahrplanauskunft über Croudsourcing erstellen und bittet um eine Förderung.

Beschluss: Wir fördern den Antrag mit insgesammt 1200€ über 2 Jahre.

TODO: Michael informiert Antragsteller.

12. Location FOSSGIS 20. Geburtstag

Katja hat vier potentielle Locations, die geeignet wären:  Wir haben ein paar normale Angebote mit Vollpension. Ein Angebot, Burg Lohra, muss man zwei Nächte buchen, ist aber extrem preiswert. Idee wäre: Am Freitag stehen die Zimmer zur Verfügung (Selbstversorgerhäuser), am Samstag wird gefeiert (und wir werden versorgt). Preis pro Nacht wäre bei 10 Euro pro Nase und Nacht zzgl.Verpflegung. Das Angebot heißt Open Houses in Großlohra bei Nordhausen (Thür.).

https://de.wikipedia.org/wiki/Burg_Lohra

http://www.openhouses.de/AusgewaehlteOrte/BurgLohra

Der Rest waren so Tagungshäuser mit 70 bis 100 Betten und Räume dazu, die das auch gut abdecken könnten.

Gut Rothensieg, Horn-Bad Meienberg Dicke Birken bei Paderborn Havelboot Gästehaus bei Rathenow

In Berlin hatte man noch die Idee, das Unperfekthaus zu nutzen, aber man müsste Hotelbetten dazu suchen.

TODO: Vorstände schauen sich das mal in Ruhe an und koordinieren weiter mit Katja.

13. FOSSGIS Call For Location 2021

Dominik berichtet: Von sich aus kam niemand auf uns zu. Oldenburg hat abgesagt (wir sind zu groß), Hamburg hat auch abgesagt (mit Hinweis auf 2022), Braunschweig hat abgesagt (versucht es nochmal, klang aber nicht so hoffnungsvoll). Katja hat Rostock angeschrieben, alter Professor ist in Pension, kann sich das aber nicht vorstellen und weiß nicht, wie die Nachfolge das sehen wird. Aus Münster hat Katja noch keine Rückmeldung bekommen, aber auch noch nicht angerufen, wüsste aber auch nicht, wen sie anrufen sollte. Der alte Ansprechpartner von 2015 ist dort nicht mehr.

Katja hat mit Christopher über Wernigerode gesprochen. Die Location wäre zu klein, aber man müsste mal schauen. Jochen fragt sich, ob der Ort nicht zu klein ist. Lars hat dort zwar mal studiert, aber dort sei später ausgebaut worden. Er meint, dass es dort genug Betten gebe.

Michael fragt mal Karlsruhe.

14. Konferenzsponsoring FOSSGIS 2020

Katja trackt die Sponsoren jetzt über Gitlab. Es sind bereits mehr als 10.000 Euro an Sponsoring verkauft worden.

Jochen hat beobachtet, dass die Sponsoren in den Kategorien aufsteigen. Für diese Konferenz ist es zu spät, aber für künftige Konferenzen sollte man mal überlegen, wie wir die Kategorien neu sortieren wollen. Wir haben zwei potentielle Sponsoren, die wohl kein Problem hätten, mehr als die 2000 Euro für das Goldsponsoring zu zahlen. Die SotM hat deutlich höhere Preise, es gibt also Raum nach oben.

Außerdem hat Jochen mit Katja besprochen, dass wir auch flexibler sein können und Sponsoren, die mehr bezahlen möchten, eine Extrawurst (beispielsweise Social-Event-Sponsoring) geben können.

Katja findet es überraschend, dass die Sponsoren kommen, ohne dass man Werbung gemacht. In Berlin ist die Idee einer Spnsoring-Broschüre entstanden, derzeit im End-Layout, Danke an Thomas, der die Idee sehr schön umgesetzt hat. Dominik lobt die Broschüre.

15. Spendenaufkommen und Finanzlage 2019

Wir haben 2017 und 2018 jeweils ca. 15.000 Euro Spenden bekommen, dieses Jahr bislang nur 4.000 Euro. In denen letzten Jahren hatten wir einige Großspender. Das Jahr ist aber noch nicht rum und laut Frederik kommen Spenden häufig erst zum Jahresende.

Wir haben schon ca. 15.000 Euro für Projekte ausgeben, so viel wie 2017 und 2018 zusammen. Wir können uns das leisten. Jochen geht davon aus, dass wir dieses Jahr Verlust machen werden, weil wir Sondereffekte wie etwa Steuerberatungskosten haben, die eigentlich in die Vorjahre gehören.

16. Mitgliederverwaltung

Jochen hat vor zwei Wochen säumige Zahler gemahnt. Stand heute sind noch 710 Euro an Mitgliedszahlungen offen (einer aus 2017, eine Handvoll aus 2018 und der Rest 2019). Für dieses Jahr haben wir etwa 8.000 Euro und für die letzten Jahre  etwa 2.000 Euro eingetrieben. Frederik hatte die Leute nicht gemahnt, sondern den Leuten das alte, offene Jahr auf die neue Rechnung getan. Jochen ist ganz guter Dinge, dass wir von den meisten das Geld bekommen.

Anosnsten sind noch vier Mitgliedsanträge die bearbeitet werdne müssen.

Arne kündigt an, bei der nächsten Mitgliederversammlung nicht mehr kandidieren zu wollen/können und rät, Nachfolger zu suchen.

17. Nächster Termin

Nächster Termin: Beim FOSSGIS-Hackingwochenende 30. November 2019