Protokoll der Vorstandssitzung 17.09.2019

Anwesende Vorstände:

Michael Reichert
Jochen Topf
Dominik Helle

1. Begrüßung

Dominik begrüßt die Mitvorstände und die Gäste.

Die OSMF/Sotm-Orga hat angefragt ob wir Sie beim Vertrag für die Location für das Social Event unterstützen, da hier ein Vertrag unterschrieben werden muss und der Vertragspartner gerne eine Ansprechpartner in Deutschland hätte.

Wir sind disem Wunsch nachgekommen und haben dne Vertrag unterschrieben und auch gleichzeitig eine Vereinbarung mit der OSMF.

3. Call for Locations FOSSGIS 2021

Dominik hat den CfL veröffentlicht und zusammen mit Katja Hamburg, Münster, Braunschweig und Oldenburg angeschrieben.

4. Steuererklärungen 2016 und 2017

Die Steuererklärungen 2016 bis 2017 waren schon längst fällig, wegen Durcheinander im Rahmen der FOSS4G 2016 aber nicht gemacht worden.

Dem neuen Steuerberater fehlten wesentlichen Dinge, um den Abschluß zu machen.

Die Unterscheidung ideeller Betrieb, Zweckbetrieb, wirtschaftlicher Betrieb hat in der Buchführung des FOSS4G-Sonderkontos der Buchhaltungsfirma gefehlt. Es war ein ziemlicher Aufwand in knapper Zeit, das alles zu ermitteln. Der Kassenwart hat in letzter Minute immerzu mit Leuten telefonieren und nachfragen müssen.

Die Steuererklärungen für 2016 und 2017 sind jetzt aber fristgerecht abgegeben worden.

5. Umsatzsteuer Konferenz

Jochen berichtet:

Der Steuerberater hat festgestellt, dass wir ab 2017 (Pretix) falsche USt.-Sätze verlangt. Wir hätten 7 Prozent verlangen sollen, haben teilweise aber 19 Prozent verlangt.
Wir haben aus der Umsatzsteuerproblematik ca. 5000 Euro Schaden. Das können wir jetzt nicht mehr korrigieren.

Jochen hat an Marc und Katja geschrieben (und mit Marc telefoniert) und ihnen die Information geschickt. Sie werden Konferenztickets und Workshops in Zukunf mit 7 Prozent berechnen. Sponsoring und Ausstellertickets werden außerhalb von Pretix abgewickelt und klassische Rechnungen geschrieben. Bei Sponsoring ist die Mehrwertsteuer je nach Sitz des Sponsors unterschiedlich.

6. Buchführung

Die Buchführung ist von unserer Seite aus bis Ende August diesen Jahres fertig.

Wir wollen dazu kommen, dass wir die Unterhlagen für die Buchhaltung monatlichen zum Steuerberater schicken.

Dominik fragt: Müssen wir schon monatlich oder quartalsweise Umsatzssteuererklärung abgeben?

Jochen: 2016 waren wir über der Grenze, spätere Jahre teilweise auch. Es kann sein, dass wir in Zukunft häufiger als jährlich eine Umsatzssteuervoranmeldung abgeben müssen, aber das ist noch nicht klar.

7. Mitgliedsbeiträge

Jochen hat die Lastschriften für die Mitgliedsbeiträge bei der Bank eingereicht, morgen erfolgt dann der Einzug.

Wir haben etwa 9000 Euro Einnahmen zu erwarten. Die Hälfte läuft per Einzug, von den anderen hat die Hälfte schon per Überweisung bezahlt.

Wir haben zudem noch 500 Euro Forderungen aus den Vorjahren, die noch offen sind.

Einige Mitglieder haben seit mehreren Jahren nicht bezahlt, sind trotz mehrfacher E-Mails nicht erreichbar bzw. beantworten Mahnung nicht. Auch per Briefpost sind einige nicht erreichbar.

Jochen schlägt den Ausschluß der folgenden vier Mitglieder vor:

Mitglied 71 (E-Mail bounced, Postadresse ungültig)
Mitglied 128
Mitglied 162 (Postadresse ungültig)
Mitglied 205 (Postadresse ungültig)

Nähere Details in Issue #67.

Beschluss: Wir schließen die vier Mitglieder gemäß Satzung aus.

Hinweis fürs Protokoll: Mitglied 128 hat sich kurz nach der Sitzung doch noch gemeldet, der Kassenwart hat dann ihren Ausschluß nicht durchgeführt.

8. Mitgliederverwaltung

Jochen beklagt die Qualität der Mitgliederverwaltung. Mehrere Leute haben vor Monaten gekündigt, keine Mail darauf bekommen, aber jetzt eine Beitragsrechnung bekommen.

Er beklagt mangelnde Dokumentation der Abläufe der Mitgliederversammlung. Jochen vermutet, dass die Kündigungen beim letzten Kassenwart oder Schriftführer hängen geblieben sind. Er hat zahlreiche Skripte geschrieben um die Datenkonsistenz zu steigern.

Dominik setzt auf Verbesserungen auf der Website, weil dort dann viel mehr für die Mitglieder erklärt ist.

Jochen hat ein Handbuch zum Verein angefangen. Das soll, wenn es einigermaßen gefüllt ist, öffentlich werden.

9. Info@-Anfrage Forschungsarbeit TU München

Dominik hat geantwortet.

10. Kontakt zum BKG suchen

Prof. Dr. Becker (Präsident BKG) hat in einem Interview im Behördenspiegel gesagt, OpenStreetmap gelobt und sucht den Kontakt.

Dominik hat darauf hin gestern Joachim eine Mail geschrieben und gefragt, was er dazu meine, wenn der Vorstand ihn kontaktiert. Joachim fände es ganz gut, wenn wir uns darum kümmern. Joachim hat ihn im Frühjahr kurz mit ihm auf einer Veranstaltung gesprochen.

Dominik wird den Kontakt zum BKG suchen. .

11. Domains

Jochen hat unsere Domains samt Kündigungstermine zusammengetragen und im Gitalb dokumentiert. Dominik hat zudem die Kontaktdaten des Vereins im Whois gepflegt.

Wir diskutieren über Inhalt/Zwekc jeder Domain

3dmr.eu: Förderantrag 3D Model Repository, eingeschlafenes Google-Summer-of-Code-Projekt, das 3D-Modelle als Erweiterung zu 3D-Daten in OSM sammelt
foss4g2016.org: beibehalten aufgrund archivarischer Aspekte, Konferenzwebsite
fossgis-konferenz.de: unsere Konferenzwebsite
fossgis.com: Vertipperdomain/Namenssicherung, beibehalten
fossgis.de: unsere Website
fossgis.net: siehe fossgis.com
fossgis.org: dto.
fossgiskonferenz.de: Vertipperdomain, sollte auf korrekte redirecten
gav-ev.de: ggf. wegen 20 Jahresfeier aufbewahren, dauerhafte Haltung fraglich
geobeer.de: aufgeben, kein Nutzen erkennbar
gis-macht-schule.de: eingeschlafenes Projekt aus dem letzten Jahrzehnt, aufgeben
grass-verein.de: siehe gav-ev.de
openstreetmap.de: deutsche OSM-Website
openstreetmap.eu: Domainhaltung im Auftrag der OSMF, da diese bald nicht mehr ihren Sitz in der EU hat
osgeo-dach.eu: Namenssicherung, ungenutzt
osgeo.at: Namenssicherung, ungenutzt
osgeo.ch: Namenssicherung, ungenutzt
osgeo.de: Namenssicherung, ungenutzt
weeklyosm.eu: Website des internationalen Zweigs der OSM-Wochennotiz

Diskussion über die Zuständigkeit, wer welche Aufgaben im Bereich der Domains hat:

Michael meint, dass es ein Zwischending aus Technik, Finanzen und Förderanträge ist
Kontaktdatenpflege macht Vorsitzender

Jochen: Es ist nicht geklärt, wie wir mit Domains umgehen, die zu Förderanträgen gehören und ob die Projekte nicht besser Domains

Dominik schlägt vor: Wir bieten geobeer.de und gis-macht-schule.de auf der Vereins-Mailingliste an und kündigen sie sonst.

Diskussion über Weiterleitungsseiten für Domains, die wir nie verwendet haben.

osgeo. wird auf fossgis.de umgeleitet.

TODO Michael: Umgang mit Subdomains von openstreetmap.de und Domains von Förderanträgen ins Handbuch aufnehmen.

12. Webseite

Thomas hat Dominik geschrieben, dass das mit Gitlab nicht läuft. Dominik hat zugestimmt, dass das Repository auf GitHub kommt und von dort deployt wird.

Diskussion über die Unzufriedenheit mit dem Status quo in Sachen Gitlab.

13. 20-Jahresfeier

Der FOSSGIS e.V. wird im Jahr 2020 20 Jahre alt. Es soll eine Veranstaltung dazu geben um dieses gebührend zu feieren.

Jochen hat dazu ein Budget und ein erstes Konzept geschrieben. Dominik hat es bereits korrekturgelesen.

K. hat sich bereit erklärt, den Vorstand bei der Organsiation zu unterstützen. Michael merkt an, dass Übernachtungsmöglichkeiten vorhanden sein sollten.

Der Vorstand beschließt einstimmig, ein eigenes Event für das Jubliäum durchzuführen.

Jochen kümmert sich um die Kommunikation mit Katja sowie um die Allgemeine Aufsicht.

15. State of the Map 2019

Findet vom 21. bis 23. September 2019 in Heidelberg statt. Michael sucht auf deutschen Kommunikationskanälen nach Betreuern für den FOSSGIS Stand.

16. Geschäftsordnung

Jochen hat einen Entwurf für eine Geschäftsordnung des Vorstands geschrieben. Er bittet die Vorstände sich dies durchzulesen und zu kommentieren. Es ist im Gitlab eingecheckt.

17. Kraichgau-Stromberg

Die Frist an die beiden Vereine und den beauftragten Dienstleister ist am 5. September verstrichen. Die Vereine haben geantwortet und jeweils auf ihren Dienstleister verwiesen. Dieser hat geantwortet, dass er keine Notwendigkeit einer Namensnennung sehe und frühere Aussagen teils wortgleich wiederholt.

Dennoch gab er an, auf eine gütlich Einigung zu setzen, und bot eine Spende eines zweistelligen Betrags an.

Die OSMF hat unsere Bitte nach einer Vollmacht nur unzureichend beantwortet. Anstatt die vorgeschlagene Vollmacht zu unterzeichnen, wurde sie eigenmächtig mit Bedingungen versehen. Eine derartige Vollmacht ist wertlos. Zwischenzeitlich haben wir einen Vollmacht für außergerichtliche Schritte erhalten.

Michael schreibt dem OSMF-Vorstand über den aktuellen Stand und unterstreicht die Bedeutung und Lage des Falls. Auf der SotM besteht dann hoffentlich Gelegenheit, mit den OSMF-Vorständen darüber persönlich zu reden.

Mirko regt an, dass es eine gute Handreichung für Verbände/Behörden gegeben sollte, wenn diese Ausschreibung für Kartentafeln machen, was der Dienstleister bezügl. Lizenz zu tun hat.

17. Sonstiges

Marco hat Dominik Ordner mit alten Unterlagen geschickt. Die Unterlagen der FOSS4G sollen auch zu Dominik, damit wir einen Ort für alle Unterlagen haben.

Jochen regt an, dass Aufträge für Max mehr über Gitlab abgewickelt werden.

Diskussion über Gespräch mit Max auf dem Berliner Hackweekend am 12./13. Oktober 2019

18. Nächster Termin

Nächster Termin: 15. Oktober 2019 um 20:30 Uhr