Konferenz 2022/Konferenzplanung/Planungstreffen 20220105

Planung FOSSGIS-Konferenz 2022 - 05.01.2022

Uhrzeit: 20 Uhr
Raum: https://meet.fossgis.de/FOSSGIS-Konferenz-Organisation
Telefoneinwahl: +49-202-62933990, Pin:2061253#

Notizen vom letzten Treffen: https://www.fossgis.de/wiki/Konferenz_2022/Konferenzplanung/Planungstreffen_20211208

Wer ist dabei

• Katja
• Marc
• Sophie
• Torsten
• Mirko
• Pirmin

Teilweise dabei

• Lars
• Astrid

Themen

• Gestaltung der Regie
• Start der Anmeldung
• Abwicklung (vorabaufgezeichnete) Vorträge
• Technik-Info-Termine
• Venueless
• T-Shirt-Design
• 2023@Marburg
• Sonstiges

Notizen

Gestaltung der Regie

- 2021: alles online, 2 Bühnen Rapperswil und 2 Wiesbaden
- 2022: Regie in Marburg, Sophie checkt es im Vororttermin am 06.01.2022
-- 4 Bühnen
-- 1x Studio in Marburg für Moderation + evtl Diskussionspanel mit guter Kamera, Mikros, Mischpult und allem hübschen kladderadatsch, Moderation/Sessionleitung vor Ort (Wenn keine Moderation vor Ort, macht es keinen Sinn die Studios aufzubauen)
-- 3x Jitsi + OBS

- Regie über OBS
-- Sessionleitung macht einen Großteil Bühnenkoordination mit
-- welche Technik für Livestreamproduktion?
--- OBS Studio für Livestream Encoding
--- Jitsi für Videokonferenzen
-- Vorraum-Hauptraum Lösung über Breakoutroom (Moderatorenfunktion noch herausfinden!)

- Besondere Vorträge
-- Eröffnung
-- Keynote
-- Bühne 1 im Studio

- Unterstützung Vorabaufzeichung ?
-- sophie schreibt technische Anforderung zusammen (für Wikiseite Informationen für Vortragende)
-- Videos bis 3 Wo vorher einreichen (15.02), dann Qualitätscheck, Videoschnitt
-- eine Woche vorher Deadline
-- Livevortragende zum Technikcheck (um Internet und Mikro zu prüfen)

-- Videoschnitt übernimmt Aufgabe des Checks der Audioqualität + weitere Aufgaben
-- Beispielvideos für ganz schlimm und eins top (sophie sucht aus https://media.ccc.de/c/fossgis2021 raus)
-- Tool für Audioverbesserung (Marc)

- Mail an Vortragende/ Wikiseite für Informationen für Vortragende)
-- mit Empfehlungen für Audio für Vortragende (Sophie trägt es ein)

Regieteam und kleines Orgateam vor Ort

- Wollen wir mit dem Regieteam und einem kleinen Orgateam vor Ort sein?
--> ja wenn die Räume es hergeben
- dafür Gästehaus bestellen

Start der Anmeldung

- am 09.01.
- Pretix: https://gitlab.fossgis.de/fossgis-2022/technik/-/issues/4
- Mails an Community, Ankündigung: https://fossgiskonferenz.pads.ccc.de/Ankuendigung-FOSSGIS2022
- Orgateam testet Bestellvorgang (alle)
- Demotestmodus entfernen, Shop veröffentlichen (Marc)
- Gutscheincodes an Spreaker versenden (Katja)

Abwicklung vorabaufgezeichnete Vorträge

- Christopher
- kann nicht zum Treffen, vorab mit Katja besprochen
- Alle notwendigen Skripte von Volker getestet und zur besseren Handhabung angepasst: https://github.com/britiger/conference-tools/tree/rework_fossgis2022
- altes Seafile ist aufgeräumt
- Mail an Arne für Update
- https://gitlab.fossgis.de/programmkomitee-fossgis-2022/programm-fossgis-2022/-/tree/master/templates
-- hier bitte Mail-Vorlagen prüfen und anpassen, damit diese dann so verwendet werden können
- Bitte Terminplanung machen: wann 1. Mail für Upload raus! => Nach Update Seafile und Abschlusstest
-- Erste Mail mit Link erfolgt je Vortrag, nicht wie 2021 je Speaker (technisch bedingt) am 21.01.2022
-- Mail für erfolgten Upload
-- Abschlussmail kurz vor Einreichungsschluss (der ist am 15.02.2022)

Technik-Info-Termine

- für Workshops?
- Technikcheck für (Live-)Vortragende (Termine über Calendly oder Pretixschwimmbadmodus Marc checkt das)
-- Jitsi, Setup wie bei Vortrag, Check der Ansicht, Ton, Audio, Mikro, Folien, Screensharing --> Rückmeldung, ob Qualität passt

- Zeitplan
-- 10.01.2022 Mail an Speaker mit allen Informationen
-- 21.01.2022 Mail an Speaker mit Uploadlink und Hinweis auf Techniksprechstunde
-- Termine Techniksprechstunden: 28.01.2022, 20 Uhr, 30.01.2022, 19 Uhr, 31.01.2022, 19 Uhr, 11.02.2022, 19 Uhr, Stehen im Orga- und im Vereinskalender
-- 24.01.2022 Termin Sessionleitung
-- 15.02.2022 letzter Termin Einreichung vorab aufgezeichneter Vortrag
-- ab 15.02.2022 Qualitätscheck Videos, Rückmeldung
-- 03.03.2022 Deadline Vortragsvideo

Helfersystem einrichten

- https://helfer.fossgis.de/
- Engeltypen: OBS-Regie, Sessionleitung, Workshopunterstützung, InfoDesk
- Schichten einrichten - Pretalximport nicht empfohlen
- Marc und Katja und Torsten Wie haben Adminberechtigungen

Venueless

- Konferenz-Termin ist durchgegeben
- Angebot einholen (Mail: https://fossgiskonferenz.pads.ccc.de/Venueless-Pretix )
- Absprachen zur Konfiguration mit venueless demnächst - wer ist dabei? Niklas

T-Shirt-Design

- welcher Shop? WV
- Design-Vorschlag: https://gitlab.fossgis.de/fossgis-2022/artwork/-/issues/3#note_8595

2023@Marburg

- Uni Hörsaalgebäude geht nicht
- Lokschuppen ist noch eine Möglichkeit, es gab Telefonat, Katja hat Anforderungen geschickt - Spannungsbogen.
https://gitlab.fossgis.de/fossgis-2023/bestellungen/-/issues/2
- oder in den Lahnbergen? Hörsäle passend?
- Kongress Sehbeeinträchtigte in Marburg 2023 ist im Sommer
- 2023 LE?

Sonstiges

- EXPO in Venueless
-- Zeitslots für Aussteller in den Zeitplan aufnehmen, vielleicht geht etwas mit einer Kalenderfunktion oder Pretix..

- Workshops, Workshopfeedback ? WV

- Website: https://fossgis-konferenz.de/2022/programm/#
-- # verursacht Sprung auf der Seite, ist blöd, keiner weißt, was tun

- Liste Vortragende + Liste WS-Leiter (Name, Email) für Ticket-Gutscheine (Vorträge --> Export)

- Lücke im Programm: Mi, 11 Uhr Bühne 1

nächstes Treffen

19.01.2022, 20 Uhr