Protokoll Vorstandssitzung/2019-07-09

Anwesende

Anwesende Vorstände: Dominik Helle (Vors.), Michael Reichert, Jochen Topf

Entschuldigt: Arne Schubert

Gäste: Frederik, Katja, Marc (später), Thomas (später), Hanna (später)

Protokoll: Michael Reichert

Ort und Zeit

Ort: talk.hotosm.org (Mumble-Server von HOT US Inc.)

Zeit: 9. Juli 2019 20:30 Uhr

ToDos vom letzten Mal

Mangels fertiggestellter Protokolle der beiden letzten Sitzungen erfolgt das jetzt anhand der Gitlab-Tickets. Dominik rügt Arne für die fehlende Protokolle der beiden letzten Sitzungen.

OSGeo Annual Meeting

Dominik hat Folien im GoogleDocs ausgefüllt und lässt Astrid es dort vortragen. Das ist also erledigt.

Erweiterung des Teilnehmer und Mitgliederspektrums des FOSSGIS e.V.

Wir haben dazu etwas auf der Mitglieder-mailingliste geschrieben und sehen unseren Handlungsbedarf diesbezüglich als erfüllt an.

Steuerberater und Finanzamt

Wir haben jetzt einen neuen Steuerberater in Köln (Kanzlei Heck, Schlaus und Partner). Martin Schulte von der German Unix User Group hat sie uns empfohlen.

Stand jetzt ist, dass die für uns zuständige Mitarbeiterin die Unterlagen für 2016 und 2017 erhalten hat. 2018 ist bei Frederik im Status "fertig werdend".

Frederik: Wir haben überlegt, dass wir die Unterlagen für 2018 jetzt erst an den StB schicken und erst dann an den Kassenprüfer, da dieser erst dann Zeit hat.

Allgemeine Zustimmung dazu.

Jochen hat mit dem Finanzamt telefoniert. Wir haben Steuerbescheide für 2014 und 2015 vom Finanzamt erhalten. Für 2014 und 2015 hat unser alter StB keine Steuererklärungen gemacht. Es kann sein, dass es da zwischen dem alten StB und dem FA ein Missverständnis gegeben hat. In unseren Steuerklärungen steht praktisch nur eine Zahl drin, der Gewinn aus unserem Wirtschaftsbetrieb. Das FA hat die Zahl jetzt aus unserer Gewinn- und Verlustrechnung entnommen und Steuerbescheide erstellt. Jochen hat die Steuerschuld überwiesen, es waren in nennenswertem Umfang (ca. je 1000 Euro) Verzugszinsen zahlen.

	2014	2015	Anmerkung
Gewerbesteuer-Messbetrag	885,00	801,00	muss man noch mit dem Hebesatz der Gemeinde multiplizieren, also 340 v.H. in Kirchzarten, 440 v.H. in Mainz
Körperschaftssteuer	3803,00	3439,00
Zinsen zur Körperschaftssteuer	722,00	442,00
Solidarzuschlag	209,16	189,14

Mangels Dokumentation, wer wann wen beauftragt hat, sehen wir kaum Möglichkeiten, zu beweisen, dass der alte StB sich um die Steuererklärungen für 2014 und 2015 zeitnah zu kümmern gehabt hätte. Deshalb sehen wir kein Potential, die Schulden beim alten StB "einzutreiben". Wir bezweifeln, dass ein Rechtsstreit sinnvoll ist und Aussichten auf Erfolgt hat. Auch bezweifeln wir, dass der alte StB freiwillig zahlen würde. Wir betrachten das als Lehrgeld und widmen uns der Zukunft.

Beschluss (einstimmig): Wir versuchen nicht, die Verzugszinsen beim alten StB einzutreiben.

Wir haben vom FA jetzt Frist bis zum 5. August bekommen. Der neue StB kann das halten, hat er gesagt.

Das FA möchte die Tätigkeitsberichte für 2016 bis 2018 haben.

Diskussion, wo wir Tätigkeitsberichte und Protokolle veröffentlicht werden. Dominik sucht für sie ein Plätzchen im Vorstands-Git-Repository.

Alte, offene Forderungen

Wir haben vier offene Forderungen, die aus Vorjahren übrig geblieben sind. Frederik hat sie identifiziert. Es geht um ein Konferenzticket, das fälschlicherweise als bezahlt gekennzeichnet worden ist. Frederik hat beim damaligen Teilnehmer wegen der 80 Euro nachgehakt, dieser hat nicht geantwortet. Es geht um die Konferenz 2018, diese Forderung schreiben wir ab. Ebenfalls schreiben wir die Forderung wegen eines Parktickets von damals für 3,60 Euro ab.

Beschluss (einstimmig): Die Forderung nach 80 Euro für ein Konferenzticket von 2018 und des Parktickets für 3,60 Euro schreiben wir ab.

Eine Firma hat fälschlicherweise ein Konferenzsponsoring für das Jahr 2017 fälschlicherweise ein Sponsoring der Konferenz an die Universität Salzburg bezahlt. Es ist die Schuld der Firma, auf das korrekte Konto zu überweisen. Es geht um 1000 Euro. Wir haken in der Sache weiter nach.

Eine andere Firma hat in den Jahren 2017 und 2018 das Sponsoring nicht überwiesen. Jochen hat gestern dort angerufen, das Geld ist heute eingetroffen. Es geht um jeweils 1000 Euro.

Mitgliederverwaltung

Die Mitgliederverwaltung hinkt sehr hinterher. Arne kommt nicht hinterher. Es ist schwierig, aus der Datenbank herauszubekommen, welche Beiträge nicht bezahlt worden sind. Teilweise sind Mitgliedsbeiträge für 2009 als offen eingetragen, obwohl die Mitgliedschaft wegen Säumigkeit gekündigt worden ist.

Jochen hat die Firmenmitglieder, die ausstehende Beträge haben, heute eine nette E-Mail geschrieben. Für die anderen Mitglieder muss er noch ein Skript bauen. Bislang sind keine Mahnungen verschickt worden, sondern erst im Folgejahr geprüft worden, ob Geld eingegangen ist.

Rückfrage von Frederik: Bei den 2000 Euro offene Beiträge sind alle je nie bezahlten Beiträge enthalten?

Jochen: Es sind nur offene Beiträge seit 2015 enthalten.

Zuletzt sind Mitglieder im Jahr 2015 wegen nicht bezahlter Beiträge ausgeschlossen worden.

Es besteht in der Mitgliederbeitragsverwaltung noch reichlich Bedarf an Aufräumarbeit.

Frederik: Wir haben bislang nie aufgezeichnet, wann sich von jemand die Beitragsklasse geändert hat (z.B. Erwerbstätig auf ermäßigt). Man kann nicht sehen, wer wann welches Beitragslevel hatte.

Dominik: Mir scheint die Mitgliederverwaltung mit der aktuellen Tabellenstruktur momentan nicht besonders gut zu sein. Sollen wir das auf dem nächsten Hackingwochenende angehen?

Jochen glaubt nicht, dass ein Hackingwochenende daran etwas ändern kann, und hofft auf eine magische Fee, die mit einer tollen Mitgliederverwaltungssoftware auftaucht. Er befürchtet stattdessen, dass wir noch eine ganze Reihe weiterer Skripte schreiben müssen.

Sipgate-Tarif

Dominik hat auf dem letzten Hackingwochenende den Tarif herabgestuft. Sipgate hatte die Tarife geändert, sodass unsere Nutzung kostenpflichtig geworden ist. Der Tarif kostet jetzt wieder nichts mehr.

Wir überlegen, ob wir auch die Vertragsadresse auf Kirchzarten ändern. Die Änderung der Telefonnummer (da andere Vorwahl und Rufnummer dann) würde uns nicht stören, aber wir lassen das jetzt mal so.

Beschluss (einstimmig): Wir lassen die Vertragsstammdaten auf Georg Lösel.

WICHTIG! Die Telefonnummer des FOSSGIS hat jetzt keine Null am Ende mehr. Die Faxnummer gibt es jetzt nicht mehr!

Frederik schlägt vor, eine billige Handy-Prepaidkarte zu haben. Die Vorstände erwidern, dass es sich nicht lohnt.

Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung mit Max abschließen

Dominik hat sich kurz mit Falk kurzgeschlossen. Falk rät einen 0815-Standardvertrag abzuschließen, damit wir etwas in der Hand haben, falls mal etwas sein sollte.

Dominik wir sich einen Standardvertrag nehmen, diesen den anderen Vorständen auf GitLab zur Verfügung stellen und nach einer Woche an Max schicken.

IT-Technik

FOSS4G 2016: Dominik hat Till angeschrieben (bei der OSGeo hat niemand reagiert). Dominik hat ebenfalls wie Jochen erfolgreich mit wget eine funktionierende Kopie gezogen.

Die Planung von Dominik ist, die Website der FOSS4G 2016, www.fossgis.de und fossgis-konferenz.de werden dann auf einer einzigen virtuellen Maschine als statische Website gehostet. Die FOSSGIS-Konferenzwebsite soll auf GitLab umziehen.

Jochen: Max hat jetzt einen GitLab-Account. Jochen ist wichtig, dass er das Management von GitLab übernimmt und sich um das Backup von GitLab sowie die Einrichtung von CI/CD kümmert.

Dominik: Kennt Max überhaupt GitLab?

Jochen: keine Ahnung

Diskussion, wie wir mit Max kommunizieren und wer im Vorstand für uns zuständig ist und wer allgemein für IT zuständig ist.

Michael schlägt vor, sich um die IT-Technik insgesamt zu kümmern. Er würde Hetzner-Sachen an Frederik deligieren.

Frederik ist dazu bereit, das weiter zu machen.

Diskussion, was die Hetzner-Konten mit geringen Rechten machen können.

Frederik: Die können den Server rebooten und die Konsole nutzen, aber keine Support-Tickets öffnen. Außerdem kann nur ein Server pro Nebenaccount gemanagt werden.

Beschluss (einstimmig): Michael ist für alle IT-Technik zuständig.

Jochen schlägt vor, dass man Max, der aus Berlin ist, zum dortigen Hackweekend im Oktober einlädt und man sich (gemeint ein einzelner Vorstand) dort mit ihm mal trifft. Ein Treffen im Real Life schadet nicht.

Frederik erwähnt, dass die OSMF sich über die möglichen Kosten ihres E-Mail-Hostings durch Google und dessen Spam-Ablehnungsquote ärgert. Er habe darauf hingewiesen, dass der FOSSGIS selber seine E-Mail hostet und sie dort anklopfen könnten, er aber FOSSGIS-seitig dies nicht mit dem Vorstand abgeklärt habe. Allgemein ablehnende Haltung der Vorstände dazu, da E-Mail-Hosting Arbeit bedeutet.

Diskussion über Spam-Filterung. Wir haben derzeit mehr Spam auf vorstand@. Das Abwehren mit DNSBL tut nicht mehr. Michael hat das vorletztes Wochenende im Logfile entdeckt, ein bisschen debuggt und seine Erkenntnisse Max mitgeteilt. Er hat dann festgestellt, dass es seit Monaten defekt ist.

TODO: Michael schärft die Spamfilter.

Michael ändert den Benutzernamen des Hetzner-Acconts auf eine Mailadresse, damit wir die Mailadresse ändern können.

TODO: Michael: Trafficwarnungen nicht mehr an finanzen@, Marco rausnehmen als Empfänger.

Prioritäten für Max: Neuer Server für Konferenz und Website ist weniger wichtig als die Gitlab-Sicherung.

Website

Thomas: Die Inhalte sind übertragen, die URLs sollten nicht brechen. Er hat mit Max abgesprochen, wie das Ausrollen läuft. Beim Gitlab ist etwas fehlkonfiguriert, ihm fehlt da die Macht.

Michael fragt, ob Adminrechte im Gitlab helfen würden.

Thomas: Nein, man braucht Root-Rechte.

TODO: Michael erinnert Arne and Mitgliederverwaltung, Gitlab und die Protokolle.

Ticketsystem für info@

Wir vertagen das bis zum Hackingwochenende.

Förderprogramme

Mappingpartyförderung

keine Anträge bislang eingegangen

Dev-Overpass

Roland hatte vergangene Woche nach dem Beschluss über seinen Antrag gefragt. Michael schlägt vor, mangels Protokoll den Beschluss der Annahme des Antrags zu wiederholen.

Beschluss (einstimmig): Wir nehmen Roland Olbrichts Antrag Dev-Overpass 2019 an.

OpenLayers-Codesprint

Michael leitet Jochen den Entwurf für die Mail für die Mitglieder an Jochen und Dominik weiter.

DOP 80/200 Bayern

Michael schlägt die Ablehnung vor, da kein Konzept für die dauerhafte Bereitstellung der Daten existiert.

Jochen: ja

Dominik: Es hat seine Berechtigung die Daten und nicht nur einen WMS zu haben. Ein besseres großes Ganzes wäre aber akzeptabel.

Beschluss (einstimmig): Abgelehnt, da es kein Konzept gibt. Wir begrüßen aber die Initiative.

TODO Michael entwirft eine freundliche Ablehnungs-E-Mail und schlägt sie dann den Vorständen vor.

Reisekostenbeihilfe

Michael hat während des Hackingwochenendes in Essen im Juni Felix Kunde gefragt, aber keine Reaktion erhalten. Michael fragt deshalb Jakob Miksch als zweites dauerhaftes Komiteemitglied an.

Dokumentation von Förderanträgen

Hanna hat im Wiki alte Anträge gefunden, deren Status unklar ist, und hat eine Liste erstellt, bei der sie Rückfragen hat. Sie schickt dem Vorstand die Liste.

Michael räumt zur Zeit die Dokumentation des Toolservers, die noch im OSM-Wiki ist, auf und zieht anschließend die relevanten Inhalte ins FOSSGIS-Wiki um.

uMap

Michael hat auf dem Hacking Event von Lars Zugangsdaten für das Django-Admin-Panel erhalten. Michael hat das auch schon genutzt, eine Karte auf Wunsch des Benutzers zu löschen.

TODO Michael: E-Mail-Alias für uMap-Anfragen anlegen. Darauf sollen Lars und Michael sein.

TODO Michael: Zugangsdaten in Keypass eintragen

State of the Map 2019

Dominik hat Christine geschrieben, ob wir noch benötigt werden, und keine Antwort erhalten.

Frederik hat bei Christine live nachgehakt und die Antwort erhalten, dass sie noch mit dem Herrn von der Hebelhalle reden müsse.

Hacking Event November

Der Termin steht. Die Namensdiskussion zwischen Jochen und Oliver hat zu keinem guten neuen Namen geführt.

20 Jahre FOSSGIS e.V.

Der Verein wurde am 18. Januar 2001 eingetragen, aber im Jahr 2000 gegründet. Kurz nach der FOSSGIS-Konferenz in Freiburg wäre es so weit.

Brainstorming über Ideen, wir denken über einen ganzen Tag (eigenständige Veranstaltung) nach, auf dem man in die Zukunft schaut und Leute motiviert, Arbeitskreise zu gründen. Auf dem Social Event wäre es nur ein Blick in die Vergangenheit.

Jochen fragt Katja, ob sie so eine Veranstaltung organisieren kann und will. Katja denkt, dass sie das hinbekommt.

Jochen hat sich Notizen gemacht, was man auf solch einer Veranstaltung machen kann und wird sie dem Vorstand teilen.

Katja fragt, wann genau der Geburtstagtermin sei. Jochen meint, dass es laut Marco im Frühjahr, aber kurz nach der FOSSGIS gewesen sei. Es gibt die Gründungsversammlung im Frühjahr 2000 und die Eintragung im Vereinsregister im Januar 2001.

Michael erinnert, dass es nicht als Geburtstagsparty beworben werden solle, damit es nicht zu Problemen mit Geschenken durch einen gemeinnützigen Verein an seine Mitglieder kommt.

15.04.2020 ist der Mittwoch nach Ostern, also nicht so gut geeignet. Im Mai ist besser.

Katja fragt, wo die Gründungsversammlung stattfand. Es sei in Hannover gewesen, schrieb Marco in seiner Mail kürzlich.

FOSSGIS-Konferenz 2020

Dominik war beim Besichtigungstermin/Orgatreffen aus persönlichen Gründen nicht dabei.

Katja: Es waren zwei Treffen, erst am Dienstagabend, dann am Mittwoch. Es gibt ein Team, das sich nicht nur am Stammtisch über "man müsste mal" unterhält. Es steht im Wiki aber noch nicht mehr, als wann der Stammtisch ist. Katja hat erinnert, dass es mehr als eine Person sein solle, die an der Uni arbeitet. Es habe in Bonn nicht gut funktioniert.

Die Freiburger wollen sich noch einmal zusammentreffen. Es gebe u.a. jemanden, der eine neue Website machen möchte.

Katja hat angefangen, Fotos der Räume zusammensuchen, um sie im Wiki zusammenzutragen.

Das nächste Treffen des örtlichen Teams sei im Juli geplant.

Dominik: Heute kam die Mail von Nils der Überlassungsbescheid der Uni, in dem aber noch der Samstag fehlt. Wir bekommen also die Räume und zahlen 1287,64 Euro für die Überlassung (das sind die Nebenkosten). Einen Vertrag bekommen wir vorher noch zugeschickt. Es sind 404, 434 und 175 Plätze in den drei Hörsälen. Man kann laut dem Bescheid mehrere Schlüssel beantragen, auch wenn man nur eine Person hat, die an der Uni arbeitet.

Katja: Die Hörsaalkapazitäten und das Foyer sehen gut und groß aus. Alles dürfte ins Foyer passen. Es ist nicht klar, ob wir das Foyer wirklich kriegen. Es wird nicht im Überlassungsbescheid erwähnt.

Marc fragt, warum noch viel "NN" beim Local Team auf der Konferenzseite steht.

Katja: Auf dem Stammtisch waren recht viele da, bei dem Treffen aber nicht mehr. Man wollte niemand in sein Amt helfen. Sie haben aber demnächst wieder einen Stammtisch, wo das geklärt werden soll.

Das örtliche Orgateam nutzt die Freiburger Mailingliste und hat Katja versichert, sie brauche sich dort nicht anmelden.

Sonstiges

TODO Michael: repariert den Mumble-Server (läuft auf social).

Nächster Termin

Dienstag, der 13. August 2019 20:30 Uhr

13. August 2019 20:30 Uhr

Die Sitzung endete um 22:26 Uhr.