Protokoll Vorstandssitzung/2019-05-07

Protokoll der Vorstandssitzung am 07.05.2019

Anwesende Vorstände: Dominik, Michael, Jochen, Arne

Gäste:

   * marc2
   * OSHistory
   * HannaKrüger
   * Chistopher
   * falcius
   * fred
   * lufticus
   * Hafi
   * OS History

Anfang: 20:33 Uhr

Ende: 22:02 Uhr

Tagesordnung

1. Begrüßung

Dominik begrüßt die zahlreichen Gäste.

2. Aufgaben von letzten mal

• State of the Map Heidelberg Sponsoring bewerben #8 (erledigt)
• Mitglieder verwalten #6,9 (erledigt)
• INTERGEO absagen #5 (erledigt)
• Rückzahlung der FOSSGIS 2019 #4 (erledigt)
• MVB Antrag #7 (Feedback!)
  • Die Formalien sind erledigt
  • Jochen wird seine Bank-Karte bald erhalten
  • Frederik übergibt seine Karte solange an Jochen
• Rückfrage zum Deutschland-Stipendium an Frank #3 (Feedback!)
  • Das Stipendium darf nicht eingeschränkt werden (z.B. OpenSource als Bedingung)
  • TODO für Hacking Weekend: Endabrechnung Konferenz 2019 und Entscheidung, ob wir ein Deutschlandstipendium sponsorn
• Serverinfrastruktur Teil 1 (Domainfactory / Jiffybox) #17
  • Es gibt auf Jiffy-Box noch 2 Server die abgeschaltet werden können. Sie werden erst eingefroren und in ca. 2 Wochen gelöscht, wenn es keine Rückmeldungen gibt
  • Aktuelle Infrastruktur:
    • vorstand_01 (Server mit Vorstands-Repo nach Übertragung löschen)
    • vorstand_02 (Testserver von AS, kann abgeschaltet werden)
    • pentabarf (Alte Pentabarf Instanzen)
    • konferenz (Aktuelle Konferenz-Homepage inkl. altem Frab)
    • foss4g (Homepage der FOSS4G 2016)
  • TODO Hacking Event: Pentabarf-Server überflüssig zu machen: Daten in Git-Repo laden und später in die Konferenz-Website migrieren.
  • TODO AS: Max. nach Backup-Möglichkeit fragen
  • TODO HackingWeekend: Serverinfrastruktur Teil 2
• FOSSGIS Konferenz Freiburg 2020 #16

Twitter-Seite OSM_Deutschland #12

• • MR hat einen Admin auf verschiedene Wege versucht zu erreichen. Leider hat er bisher noch keine Rechte gegeben. Der Admin hat nach seinen Angaben keinen Zugriff mehr auf das Konto. Es werden jedoch Nachrichten über diesen Account automatisiert gesendet.
  • TODO MR: bittet die OSM Foundation, die Übereignung oder Löschung des Twitter-Kontos zu veranlassen.
• Abgabe Protokoll 2019 beim Notar & Amtsgericht #10 (In Bearbeitung)
  • • • • • • • • Das Protokoll ist versendet und

3. Umgang mit bezahlten Rechnung in den Git-Repositorys des Vorstands

• Rechnungen werden künftig ins Rechnungsrepository eingecheckt, zusätzlich verbleiben sie aber auch im Posteingang (Repository) als Archiv.

FOSS4G 2015: Till wurde schon einmal gebeten, diesen zur OSGeo migrieren. Es ist nichts passiert. Das System ist ungepflegt und niemand hat Contao-Kenntnisse. Er soll sich bis zum Hacking Event darum kümmern, sonst machen wir einen statischen Dump.
TODO: Dominik kümmert sich darum

Frab (liegt auf Konferenz-Server): Frab wird in statische Website umgewandelt und abgeschaltet. Server dann auf Hetzner-VM umgezogen.

4. FOSSGIS Konferenz Freiburg 2020 #16

Es wurde eine Kalkulation und eine Bescheinigung der Gemeinnützigkeit angefragt. Unser letzter Freistellungsbescheid ist aus dem Jahr 2015. FR kümmert sich um die Steuererklärungen für 2016 und 2017 und gibt JT eine Einführung für 2018. Nils erfragt, ob eine alte Gemeinnützigkeit ausreichend ist.

Der Normalpreis ohne bescheinigter Gemeinnützigkeit beträgt 300 Euro pro Tag und Raum.

Beschluss: DH schickt zunächst die alte Bescheinigung und verweist auf unsere Satzung, dass wir per Definition ein gemeinnütziger Verein sind.

5. Förderanträge

Förderanträge, die zur Entscheidung anstehen

Travel Grant Program_FOSS4G_2019, https://www.fossgis.de/wiki/F%C3%B6rderantr%C3%A4ge/Travel_Grant_Program_FOSS4G_2019 vorgeschlagen im Antrag: 2500 US-Dollar Kritik aus der Diskussion: Das Programm ist nicht transparent genug Beschluss: fördern, aber mit geringerem Betrag (1000 US-Dollar), keine Bitten bzgl. mehr Transparenz TODO auf Hacking Event: Diskussion über typische Anträge und was wir überhaupt wollen Förderanträge, die demnächst zur Entscheidung anstehen GRASS GIS Community_Sprint_2019 (Diskussion bis 8. Mai), https://www.fossgis.de/wiki/F%C3%B6rderantr%C3%A4ge/GRASS_GIS_Community_Sprint_2019 Betrag: 2000 € Beschluss: Ist bewilligt Deutscher OpenStreetMap-Tileserver (Diskussion bis 8. Mai), https://www.fossgis.de/wiki/F%C3%B6rderantr%C3%A4ge/Deutscher_OpenStreetMap-Tileserver Der bisher langsame Server soll gegen zwei moderne Server auf Hetzner ersetzt werden. TODO: Nutzungsbedingungen. Mehrausgaben 2600€ / Jahr Beschluss: angenommen TODO an Frederik: Server bei Hetzner bestellen Abgeschlossene Förderanträge, wo noch Dinge zu erledigen sind historic.place (bewilligt) Die Rechnung ist noch nicht eingetroffen.

6. Umgang mit kontinuierlichen Förderungen, vereinfachtes Verfahren/Wiedervorlage

FR: Bislang gab es keinen Budget-Prozess im FOSSGIS, auch nicht auf Basis einzelner Förderanträge.

JT wünscht sich mehr Struktur in Sachen Erstattung und Bezahlung einmaliger und wiederkehrender Anträge.

TODO: MR diskutiert das mit JT.

Spätestens mit der Professionalisierung wird das erforderlich.

7. FOSSGIS Veranstalter Social Event für SotM #15

Da der Veranstatungsort keine ausländischen Veranstalter akzeptiert, wird der FOSSGIS gebeten als Veranstalter aufzutreten.

Haftpflicht ist zu noch klären.

Der Verkauf von Tickets wird abgelehnt.

TODO: Klärung der finanzrechtlichen Aspekte TODO: Deckt die Versicherung des FOSSGIS auch externe Gäste ab

Beschluss: Den Mietvertrag sowohl von der OSMF als auch vom FOSSGIS e.V. unterschreiben lassen. Wir liefern dem Vermieter einen Haftpflichtnachweis. Die Rechnung wird direkt an die OSMF weitergeleitet.

TODO DH schreibt Christine an.

Vereinshaftpflichtversicherung

Dominik hat der Versicherung die neue Mitgliederzahl mitgeteilt und um Anpassung gebeten.

TODO Dominik: schreibt der Versicherung und erfragtdie Kosten für eine Erhöhung auf 600 Teilnehmer und eine zweite Veranstaltung im Jahr.

8. Erweiterung des Teilnehmer- und Mitglieder-Spektrums des FOSSGIS e.V (#21)

Ist eine Aufgabe der Mitgliederversammlung.

Vorüberlegungen des Vorstands sollen auf dem Hacking Event stattfinden.

Förderprogramm für Mappingpartys zum 15. OSM-Geburtstag #13

Rahmenbedingungen:

   - öffentlich zugänglich
   - Ankündigung
   - vorher beim Vorstand melden (erwartete Teilnehmerzahl, geschätzte Kosten usw.)

TODO MR schreibt einen Entwurf.

9. Verschiedenes

Nebeneffekte Gitlab-Migration #19

• Probleme, Wünsche und Ideen zu GitLab wurden ausgetauscht

Nächster Termin

Dauerbesprechnung: 14.06. - 16.06.2019 Hackingweekend in Essen