Protokoll Vorstandssitzung/2018-06-13

Protokoll der Vorstandssitzung vom 13.06.2018

Anwesende vom Vorstand: Dominik, Arne, Frederik

Gäste: falcius, Christopher, Hafi, Nakaner, Macro

Anfang: 20:32 Uhr

Ende:

Tagesordnung

1. Begrüßung

Dominik begrüßt die Gäste und den Vorstand.

2. Aufgaben von letzten mal

• DH schreibt Sven Geggus an und fragt wegen des neuen Servers
  • DH: Passiert. Er kommuniziert mit Fred wegen neuem Server.
  • DH: Strato hat Kündigung bestätigt.
• DH schreibt E-Mail zu Firmendarstellungen auf der FOSSGIS Seite an die Liste
  • DH: Passiert. Ausarbeitung hoffentlich auf Hacking-Weekend.
• AS meldet Stand für Verein an.
  • Ist erledingt
• AS ruft in der Liste nochmal auf ins Programmkommitee für die FrOSCon zu kommen
  • Ist erledigt
• AS schickt die Mail an die betreffenden Personen des Presseteams mit dem Hinweis, dass stets ein Kürzel verwendet werden sollte
  • Ist erledigt von DH. Genauere Klärung noch mal auf Hacking-Weekend.
• AS richtet einen neuen Vorstands-Server mit Domain etc. einrichten.
  • (siehe Etherpad, gitlab folgt...)
• TA Mail an die Liste um das Problem mit der Rechnung des C3VOC Teams transparent zu klären
  • Noch offen: DH erinnert TA noch mal daran.
• MR schreibt eine Mail an die Liste, ob sich jemand findet der das Community-Voting in die Hand nimmt.
• MR schreibt zum Community-Voting Volker Mische an
  • TODO: AS schreibt ihn nochmal an
• MR Antwortet auf die Anfrage des LGLN mit Verweis auf den
  • Wurde erledigt
• DSGVO:
  • Impressum Homepage angepassen
    • DH: Ist angepasst.
  • FR schreibt E-Mail an die Betreiber der Dienste mit Hinweis auf die DSGVO
  • AS Wiki-Seite zum Thema DSGVO erstellen.
    • DH: Hat MR erstellt und beinahltet noch viel Arbeit, welches wir nach und nach abarbeiten sollten. Siehe Datenschutz-Review
  • Informationsmail für bestehende Mitglieder und Erweiterung des Antragsformulars (siehe Mail von Marco)
    • DH: Mitgliedsantrag ist angepasst im Repo. Wird auf Hacking-Weekend ausgetauscht.
    • DH: Informationsmail mit erklärenden Worten wird gerade in Rücksprache erstellt
  • Resourcen von fremden Servern unterbinden
    • DH: Auf fossgis.de und fossgis-konferenz.de passiert. Weitere noch im Wiki die nach und nach abgearbeitet werden sollten.

3. FrOSCon

• Dieses Jahr nur Stand, kein eigener Vortragsslot.
• Planung für nächstes Jahr: früher mit Veranstalter besprechen was möglich ist.

4. Mails von openstreetmap.de

• Arne hat mit IT-Max über die Mails gesprochen.
• Einfache Weiterleitung von Mails

5. Hacking Weekend

TODOS auf HackingEvent

• Pretalx
• Signatur in Twitter
• Planung FOSSGIS 2019
• Vorstandsserver

Gibt es TODOs die wir dort bearbeiten wollen?

6. FOSSGIS 2019

Frank Schwarzbach (Professor in Dresden) hat wegen des Social Event gefragt, ob da alles geklärt ist und wie das Budget dafür ist.

FR: Seitens der FOSSGIS gibt es keine Vorgaben zum Budget der einzelnen Posten (Social Event, Verpflegung etc.). Zur Info gibt es von KH ein Spreatsheet mit Übersicht über die letzten Jahre.

7. Förderanträge

Wird auf das nächste Meeting verschoben, da Till nicht anwesend ist und er die Kommunikation geführt hatte.

Sonstiges

• Anfrage einer Spendenbescheinigung in den Vorstand-Mails
  • Wurde von FR erledigt
• Steuerberater
  • Da unser aktueller Steuerberater schwierig zu erreichen ist zur Zeit, sollte ggf. (vom neuen Kassenwart) ein neuer bestimmt werden. Dies könnte auch der Steuerberater aus Bonn sein, der die FOSS4G bereits beraten hatte
• Notar
  • DH hat am Mo. einen abschließenden Termin um den Vorstand anzumelden
• Freistellungsbescheid
  • Als Verein benötigen wir etwa alle 3 Jahre einen neuen Freistellungsbescheid, der die Gemeinnützigkeit bestätigt.
  • ML bemerkt, dass das Finanzamt dies typischer Weise ausgibt.
  • TODO: FR Fragt nach einem neuen Freistellungsbescheid
• Tische für das Localchapter OSMF
  • Vorschlag DH: FOSSGIS Fahne um einen Tisch mit ein paar Flyern und Mitgliedsanträge, wenn sich dafür jemand findet, der ihn bespielt. Am sonnsten es sein lassen.
• OpenStreetMap Deutschland Account auf Facebook
  • TODO MR: Möchte Zugriff darauf anfragen, als Localchapter der OSMF. Gleichzeitig schaut er auh nochmal auf Twitter
  • DH: Macht darauf Aufmerksam, dass in der Gruppe das Impressum der OSM.de angegeben wird.

Nächster Termin

17.07.2018 20:30 Uhr