Konferenzsystem

Zielsetzung: Ablösung oder Update des Teilnehmeranmelde- und Vortragseinreichungssystems für die Konferenz von CiviCRM und Pentabarf

Lars informiert sich Anfang August zur Linuxtag-Konferenz-Software und regt an, dass sich Leute aus dem FOSSGIS-Verein verantwortlich fühlen.

Teilnehmerabwicklung

• Digitale Anmeldung
• Automatisierte Bezahlung/Rechnungstellung
• mehrere "Produkte" (Workshops, Social Event, Teilnahmegebühr, evtl. versch. Tageskombinationen) kombinierbar
• limitierte Produkte inkl. Nachrücker (WS, Social Event, ...)
• Zusatzprodukte buchbar (T-Shirt inkl. Größenangabe) inkl. Eigenschaften
• Frühbucherrabatte
• Verknüpfung mit Online-Zahlmethoden (Paypal, Sofortüberweisung, Export zum Abgleich mit Onlinebanking?)
• MWSt. Berechnung
• Mehrere Währungen
• freier Eintritt buchbar
• Gruppenbestellungen mit individuellen Produktzusammenstellungen (zentrale Rechnungsabwicklung aber separate Teilnehmerinfo)
• Buchungsstornierung online (geht auch editieren -> Konflikte mit getsellten Rechnungen?, Stornogebühren: 14 Tage vor Veranstaltung X%, 2 Tage vorher Y%...) Achtung dafür benötigen wir erstmal eine AGB, da sonst kiene rechtliche Grundlage besteht!
• Professionelle Rechnungen auf Templatebasis
• Namenskärtchen, TN/WS/SE-Listen
• Erinnerung an offene Beträge
• Möglichkeit freiwillig mehr als 140 €UR zu zahlen
• Wunsch eine TN-Liste zu erhalten und Einverständnis dafür

Programm/Vortragsabwicklung

• Vortragende sind automatisch angemeldet (wie ist dies in Verbindung mit Teilnehmergebühr machbar? Eher interne Kontrollmöglichkeit? Report?)
• verschiedene Präsentationsformen (WS, Vortrag, Poster, Double WS, ...)
• Abstracteinreichung mit Terminierung
• Bewertungsmöglichkeit (Review) durch Programmkomitee
• Status von Vorträgen (angenommen, Nachrücker, abgelehnt, ...)
• Serien-E-Mail-Funktionalität für Gruppenablehnung, -annahme, ...)
• Vortragseinreichung mit Terminierung
• Hochladen von Vortragsfolien

Misc

• einfache Reportgenerierung für Orga (Welcomedesk)
• Statistiken (incl. Graphik, incl. Vergleich Vorjahr)
• Bewertung der Konferenz durch Teilnehmer (ist dies wirklich so gewünscht? keine verlosung mehr, keine anonyme Abgabe möglich, ...?)
• Gruppen (Lokelteam, Vortragende, TN)
• Tracking über mehrere Jahre (TN hat X Konfernzen besucht)

Userstories

## Vortragsprogramm

#### Speaker will am LinuxTag teilnehmen
 1. Meldet sich an
 1. Co-Autoren
 1. Erfasst paper
 1. Checks gegen deadlines (Abstract, Paper, etc.)
 1. Feedback?
 1. Informationen über Stand und Modalitäten des Zustands
 1. Upload von Materialen
 1. Signalisiert verfügbarkeit
 1. Professionele Ansprache durch Orga-Team (keine Anfrage wird Vergessen)

#### Programmkommittee 
 1. Einreichungsübersicht
 1. Planung und zuteilung zu Tracks / Themengebieten
 1. Vorträge zusagen, absagen, änderungen (Speaker Change)
 1. Speaker informieren
 1. URLs zu Aufzeichnungen

#### Track Chair
 1. Auswahl von Talks innerhalb Themengebiets (kann jederzeit aus Pool hinzufügen)
 1. Historie über Änderungen (paper trail)
 1. Vergleichen, Bewerten
 1. Planen (in Reihenfolge bringen)
 

## Hotel
#### Hotelbuchung
 1. Jeder kann ein Hotel buchen
    + Buchungswünsche
 1. Basierend auf  Rollen werden Kriterien 
    + Bezahlung 
    + Aufrechterhaltung
 1. Feedback zur über Zustand 
 1. Stornierung
 1. Benachrichtungen (inkl. Hotelinfos)

#### Verwaltung
 1. Produkterfassung (Hotels, Zimmerkategorien, Preise (mit Terminranges))
 1. Statusübersicht nach Produkt und Tag
 1. Eintragung von Kostenübernahmen
 1. Effizienter Datenstransfer zum Hotel


## Aussteller
#### Projektbewerbung
  1. Bewerben 
  1. Status sichtbar
  1. Team anmelden
  1. Standmobiliar bestellen können

#### Projekteteam
 1. Bewerbung sichten, annehmen, zusagen, absagen, verkaufsteam
 1. Listen genieren (PErsonal, Mobiliarbestellung)
 1. Mailings
 1. Austellerliste für eine Website

#### Messeteam
 1. Austeller erfassen können
 1. Ständen zuweisen können
 1. Partner, Sponsoren


## e-Ticket
#### Anwender
 1. Bewerben für ein eTicket (z.B. via Argumentation)
 1. Firma möchte eTickets kaufen und als Werbemaßnahme (mit Logo)
 1. Empfänger eines Tickets möchte den Gutschein weiterleiten
 1. Daten auf dem Ticket hinterlegen (2D vCard)
 1. Tickets sollten Rabattstufen enthalten
 1. Ticket drucken

#### Team
 1. Verteilung von eTickets
 1. Statistiken 
     + Personen nach Tag
     + Entwicklung der Ticketvergabe
     + Verkauf nach Channels
     + Import von Daten (z.B. Scanner auf dem Event) zum Abgleich von verteilten Tickets zu Teilnahme


## Teilnehmer
*Achtung hier überschneidet sich einiges mit dem eTicket.*
#### Anmeldung (aka Ticketshop)
 1. Sich (oder Gruppe) anmelden
 1. Ticketoptionen (Dauer, Extras wie Social Event)
 1. Kosten + Rechnung
 1. Benachrichtungen (Zahlungseingang, Anmeldung, etc.)

#### Verwaltung
 1. Management der Tickets + Verkäufe 
    + Zahlungseingänge 
    + Rechnungsdruck
 1. Auswertung der Teilnehmerzahlen zur
    + Raumplanung
    + Catering + Rahmenprogramm
    + Teilnehmerlisten
    + Badges
    + Eintrittskarten (versand + druck)
    + gaaanz viel Statistik

#### Besucherfeedback
 1. Bewertung von Einzelevents
 1. Bewertung der Gesamtveranstaltung

## Weitere Themen

 * Helfer (z.B. Moderatoren)
   + Statikerfassung eines Track (Dauer, Teilnehmer, Form, Auftreten, etc)
   + Bewerbung eines Tracks
 * Anwesenheiten
 * Rechte basierend auf Rollen (wichtig Local-Team)

Blickwinkel Konferenzorga-Hafi

Skizze Hafi

Existierende Software

• INDICO (http://indico-software.org/ - am CERN entwickelt fuer deren Konferenzen)
  • erfolgreich benutzt bei der FOSS4G 2006 Lausanne
• Open Conference Systems (OCS) (http://pkp.sfu.ca/?q=ocs)
  • ?
• Frab (http://frab.github.io/frab/)
  • ?

Software der OSGeo FOSS4G Konferenzen

• Siehe Conference website management