Konferenz 2023/Programmplanung/2023-01-16

Programmkomitee-Treffen 16.01.2023

Uhrzeit: 19 Uhr
Ort: https://osmvideo.cloud68.co/user/kat-euk-qmj-jbw

wer war dabei?

• Christopher
• Ulrike
• Marc
• Maik
• Christian
• Pascal
• Stefan

Themen

Thema Vorstellung OSS, die von Firmen oder Konferenzsponsoren unterstützt wird

• Abfrage bei den Sponsoren ergab kaum Bedarf
• warum die Frage an Sponsoren? Es könnte jeder machen.
• Idee: Firmenpräsentation - einen Raum dafür zur Verfügung stellen (Kategorie im CfP Ausstellerpräsentationen) --> WV für nächste Konferenzplanung --> Lessonslearned

Thema Treffen der Gruppe "Zusammenarbeit mit OSM im Katatsrophenfall"

• soll als informelles Treffen im kleinen Kreis ohne Ankündigung stattfinden, siehe Gitlabticket #28
• Da dieses Treffen nicht Teil der öffentlichen Veranstaltung ist, sollte sich Vorstand positionieren und bei dem Treffen dabei sein.
• dem BKG und BBK sollte kommuniziert werden, dass Unterstützung von der OSM-Community nicht in einer geschlossenen Gesellschaft generiert werden kann.
• Behörden neigen dazu sich Leute rauszupicken, die ihnen nützen.
• PKO bietet gleiche Möglichkeiten für alle.

Thema LT

• Anfrage Günter Wagner nach LT (Mail an PKO vom 04.01.23)
• LT zum STF, siehe: https://fossgis.de/news/2022_12_12_sovereign_tech_fund/
• spontane LTs ermöglichen, Pinnwand für Einreichung hinstellen, Liste mit Zustimmung zur Videoaufzeichnung hinlegen.
• LT-Slots:
  • Mittwoch 17 - 17.30 Uhr HS4,
  • Do, ab 17.25-17.40 HS3
  • weitere freie Slots: Mi. ab 12 Uhr HS4, Freitag 9 - 10.30 Uhr HS4)
  • --> Platzhalter ins Programm (spontane LT, Registrierung vor Ort, siehe Pinnwand/Flipchart)

Welche Infos brauchen Vortragende?

• siehe Informationen für Vortragende im Pretalx - wird eventuell nicht wahrgenommen, soll als Informationsspeicher dienen.
• mit Technikern des ESZ abklären:
  • 4x Laptops der WhereGroup oder LOC-HU Laptops, eigner Rechner möglich?
  • welche Verbindungen zum Beamer sind da (HDMI usw.), Mac-Verbindungen zu Beamer vorhanden? (eigenen Adapter mitbringen) 
  • abklären, dass Internet da ist
• Mailformulierungsschnippets
• Sie finden diese Art von Informationen auch unter "Informationen für Vortragende" in der pretalx-Programmverwaltung jeweils bei Ihren Einreichungen verlinkt.
• Ablauf und Infos zum Vortrag
  • Für jeden Beitrag sind 20 Minuten Vortragszeit + 5 Minuten Fragen und Antworten sowie 5 Minuten Wechselpause eingeplant.
  • Bitte finden Sie sich in der Pause vor der Session/ des Vortragsblocks im Hörsaal ein. Die Sessionleitung und Helfende werden anwesend sein und bei technischen Fragen helfen. In jedem Hörsaal befindet sich ein Präsentations-Laptop, Beamer und Leinwand. Jede:r Vortragende bekommt ein Hörsaalmikrofon. Es ist geplant alle Vorträge aufzuzeichnen, sofern sich genügend Freiwillige dafür finden.

Für das Folienformat empfehlen wir PDF (mit eingebetteten Schriften), welches Betriebsystem am Präsentationsrechner zur Verfügung steht sowie Beamerformat finden wir noch heraus. Es wird ein aktueller Browser verwendet.

• • Bitte denken Sie daran Ihre Folien zur Einreichung hochzuladen, damit die Teilnehmenden bei Interesse darauf zurückgreifen können.
• Beitrag zum Tagungsband
  • Ihren Beitrag zum Tagungsband senden Sie bitte bis zum 31.01.2023 an Jörg Thomsen (Email: joerg.thomsen@fossgis.de).
  • Ziel des Tagungsbandes ist eine Konferenzdokumentation sowie auch eine Zusammenfassung für Interessierte, die neben den Videoaufzeichnungen an Textbeiträgen interessiert sind.

Der Tagungsband erhält eine [ISBN](https://de.wikipedia.org/wiki/Internationale_Standardbuchnummer) und voraussichtlich auch einen [DOI](https://de.wikipedia.org/wiki/Digital_Object_Identifier) und soll damit die Zitierfähigkeit gewährleisten. Jede:r Programm-Beitragende ist eingeladen einen Beitrag für den Tagungsband zu schreiben, in welchem die Kerninformationen zum jeweiligen Vortrag, gerne mit Details und Bildern versehen enthalten sind. Der Beitrag sollte bis zum 31.01.2023 bei Jörg Thomsen (Email: joerg.thomsen@fossgis.de), der freundlicherweise den Tagungsband erstellt, eingegangen sein, damit die Druckfristen eingehalten werden können. Bei Vorträgen, für die kein Beitrag zum Tagungsband gesendet wird, wird der Beschreibungstext aus dem Programm verwendet.

• • Vorlage für den Beitrag im Tagungsband:

      - für MS Word (dotx): https://files.fossgis.de/Konferenz/2023/FOSSGIS-Tagungsband-Template_2023.dotx  
      - LibreOffice (ott): https://files.fossgis.de/Konferenz/2023/FOSSGIS-Tagungsband-Template_2023.ott

• • Bitte folgende Hinweise an die Autor:innen beachten (stehen auch in der Dokumentvorlage):

    - Dateiname bitte nach folgendem Muster: fossgis_jahr_titel_Nachname.odt/doc. Beispiel: fossgis_2013_Berühmte_klingonische_Geoinformatiker_Picard.odt. Bei langen Titeln genügen die ersten Worte, bei mehreren Autoren bitte der im Programm zuerst genannte.
    - Grafiken bitte einfügen, nicht verknüpfen
    - Bitte verwenden Sie nur die vorhandenen Formatvorlagen und ändern diese nicht
    - Abbildungen bitte manuell nummerieren (automatische Nummerierung ist zwar praktisch, aber ergibt aber erfahrungsgemäß im zusammengefügten Tagungsband Chaos)
    - Abbildungsbeschriftungen mit der Abbildung verknüpfen, wenn die durcheinander purzeln, haben wir kaum eine Chance sie wieder richtig zu zu ordnen (in OpenOffice / Libre Office rechter Mausklick auf Abbildung, 'Beschriftung' wählen, Text eingeben, OK klicken und anschließend Nummerierung von Hand ersetzen (s.o.)
    - Beachten Sie, dass der Tagungsband in s/w gedruckt wird, Abbildungen sollten also auch in Graustufen lesbar sein
    - Bitte achten Sie auf korrekte Grammatik und Rechtschreibung, denn für die Kontrolle dessen bleibt meist keine Zeit.
   Die Beachtung dieser Hinweise vereinfacht uns die Erstellung des Tagungsbandes, erspart uns langwierige Formatierungsarbeiten und erleichtert die Zusammenstellung der Beiträge in der richtigen Reihenfolge. Da wir die Zusammenstellung des Tagungsbandes nicht nach Zeit bezahlt bekommen, sondern ihn ehrenamtlich in unserer Freizeit erstellen, sind wir Ihnen mehr als dankbar! 

Thema Umgang mit nachträglich hinzugefügten Beitragenden und Gutscheincodes

• Wir hatten im Call for Participation folgendes beschrieben: "Vortragende und Workshopleitende erhalten einen Gutscheincode für ein kostenfreies Konferenz-Ticket. Dies gilt für diejenigen Beitragenden, die bis zum Einreicheschluss als Autoren benannt sind." Der Grund für diesen Satz ist, dass bis kurz vor der Konferenz Ko-Referenten benannt werden. Das war bei den Online-Konferenzen in den Jahren 2021 und 2022 kein großes Problem, da Online eine quasi unbegrenzte Anzahl Teilnehmende ermöglicht, abgesehen vom Stress für jeden einzeln einen Gutscheincode zu erzeugen und zu verschicken und keinen zu vergessen.
• Für die Konferenz in Berlin wurden die Tickets in Kontingente aufgeteilt, 130 Tickets sind für Beitragende vorgesehen, weitere sind nicht möglich.
• Wer nachträglich ein kostenfreies Ticket benötigt, ist eingeladen zu helfen und kann ein Helferticket bekommen. Siehe Issue #30

Sonstiges

• Diskussion zum Ticket für Beitragende für nächste Konferenz nochmal aufrufen: nicht jeder (mit Vortrag) Beitragende sollte kostenfreies Ticket bekommen, nur Workshopleitende sollten Ticket erhalten
• WS-Beitrag mit 120 € sehr günstig, kann 150 € kosten
• Statistik FOSSGIS 2023: 150 gebuchte Tickets, 49 gebuchte Workshops.
• Es braucht keinen weiteren Termine für Treffen Programmkomitee.