Konferenz 2021/Programmplanung Treffen 2020-10-22

PKO Kick-Off-Treffen 22.10.2020

• 18 UHr
• Nächstes Treffen: 29.10. 19:30

Teilnehmende

• Astrid
• Ulrike
• Hannes
• Christopher
• Michael
• Katja (später)

weitere PKO-Mitglieder

• Christian
• Torsten
• Falk
• Jakob Miksch
• Stefan Keller

Themen Kick-Off-Treffen

• Willkommen, Vorstellung des PKO
• Ausarbeitung der Richtlinien
• Lesson Learned von den Letzten Konferenzen
• Zeitplan Programm
• Was sind unsere Aufgaben?
• Was ist speziell beim Hybridevent zu beachten?
• Wer hat Lust auf was?
• Terminfindung für regelmäßige Treffen
• ... bitte weitere Themen eintragen....

Protokoll

Willkommen, Vorstellung des PKO

• Die Anwesenden stellen sich vor

FOSSGIS 2021

• 6.-9. Juni 2021
  • Sonntag 6.6. OSM Sonntag Barcamp
  • Mo 7.-Mi 9.6. FOSSGIS-Konferenz (Vorträge+Workshops)
• https://www.fossgis-konferenz.de/2021/
• Hybrides Event vor Ort (begrenzt auf etwa 250 Teilnehmende) und Online
• voraussichtlich 2 Slots vor Ort / ein Slot online (oder umgekehrt)
• Workshops auch Online
• Verhältnis der Vorträge ist etwa 2 GIS : 1 OSM
• 2021 ist der OSM Tag am Sonntag vor der Konferenz - Programm wird voraussichtlich im OSM-Wiki zusammengestelt
  • Sonntag ist den ganzen Tag Barcamp
  • Idee: OSM_Einsteigerthemen am SOnntag anbieten wie OSM-Trainings zu Graphhopper oder OSM-Mappen
• Spannendes für OSMler am Montag anbieten, weil diese ja schon am Sonntag vor Ort sind zum OSM-Sonntag

FOSSGIS Update

• Vorab ein FOSSGIS Update Event voraussichtlich im Januar 20211 -> mehr dazu unter (hier ist keine Organisation des PKO notwendig)

Verwendete Systeme / Software

PKO-Mailingliste

• hier sind nur die Teilnehmenden des PKO registriert / mails können von Außen empfangen werden (Administration durch Astrid/Michael)

Pretalx - Konferenzmanagement-Software

• Beschreibung siehe: https://pretalx.com/p/about/ (DCfp; Einreichungen, Review, versenden von Mails, Aufbau des Programms)
• https://pretalx.com/FOSSGIS2021/
• Jedes PKO-Mitglied bekommt hier einen Zugang zum Review / erweiteret Rechte zum Versenden von Mails/Programmaufbau
• Volker Mische hat ggf. eine Erweiterung für das Communityvoting für 2021, die verwendet werden kann

FOSSGIS Gitlab

• Repository https://gitlab.fossgis.de/fossgis-2021/fossgis-2021
• Ticketsystem/Repository/Wiki
• kann verwendet werden (Nutzung steht noch zur Diskussion)

Was sind die Aufgaben des PKO?

• Call for Papers (CfP): Text erarbeiten
• CfP starten siehe auch Zeitplan 2021
• Pretalx-Konfiguration
  • Jährliche Einrichtung
  • Hier erscheint der CfP und es können Einreichungen gemacht werden
• es ist mit etwa 150 Einreichungen zu rechnen (das Programm beinhaltet dann etwa 70 Vorträge, 20 Workshops)
• Redner anwerben
• Keynote Speaker suchen (max. 2 Keynotes)
• Reviewphase (etwa 2 Woche bis 1 Monat) - hier prüft jedes PKO-Mitglied alle Einreichungen und bewertet diese
  • Bewertung erfolgt inhaltlich
  • Beurteilung nach Skala 0-3 sowie Kommentar zu jedem Vortrag
  • Vorträge von Kollegen sollten nicht beurteilt werden, dazu dann Kommentar mit Hinweis darauf
  • Eigene Einreichungen können nicht bewertet werden
• Reviewtreffen im Linuxhotel
  • ist geplant für Anfang März (Onlineteilnahme soll auch möglich sein)
  • hier Auswahl der Einreichungen und und Programmzusammenstellung
  • Aus den Beurteilungen wird der Median berechnet
  • Aus Pretalx können die Einreichungen als Karten ausgedruckt werden mit den Bewertungen und Median
  • Karten werden nach den Bewertungen sortiert / es wird diskutiert und strukturiert
  • niedrige Bewertungen fallen potentiell aus dem Programm und werden im Detail angeschaut
• Zeitraster erstellen
• Einreichungen bestätigen / absagen per mail über Pretalx
• Einreichende müssen Teilnahme bestätigen
• PKO beantwortet Fragen der Vortragenden
• PKO stellt ggf. Rückfragen an Einreichende zu Einreichungen oder erbittet Ausbesserungen
• Absagen: PKO erstellt NachrückerInnenliste und befüllt Lücken, wenn Absagen erfolgen

Aus welche Gründen erfolgten bisher die Ablehnungen ?

• zu viele Einreichungen einer Person (im Schnitt wurden pro Person 2,5 Einreichungen angenommen)
• Themen wurden doppelt eingereicht (z.B. PostGIS 3 -> einem Vortragenden wurde abgesagt)
• zu viel Produkt-/Firmenwerbung
• Projekt mit öffentlichen Mitteln finanziert, aber Lösung nicht OS verfügbar
• keine Neuigkeiten in der Einreichung erkennbar
• zu sparsame Beschreibung -> dann ggf. Annahme mit Auflagen
• keine OpenSource Software
• wiederholte Softwarevorstellung ohne dass im Einreichungstext Neuerungen zu ersehen sind
• Abstract zu hoch für das PKO - Rückfrage
• siehe auch Lesson Learned von den Letzten Konferenzen - FOSSGIS_Konferenz/Lessons_Learned
• ...

Es erfolgte eine Diskussion zu diesen Punkten.

CfP - Ausarbeitung der Richtlinien

• Aus dem Text des CfP sollte bereits hervorgehen, wie die Beurteilung erfolgt und was eingereicht werden kann
• dazu kann eine Orientierung am SotM CFP erfolgen https://2020.stateofthemap.org/cfp/
• Alles sollte möglichst vorab klar sein, damit nicht im Nachgang Unmut entsteht
• Vortrag vor Ort sollte freiwillig sein, Vortrag Online muss bei allen Einreichungen möglich sein (abfragen beim CfP)

Firmenvorstellung im Vortrag

• schon im CfP aufführen, dass die Firmenvorstellung nur 1 Folie umfassen sollte
• Firmenvorstellungen können für neue FOSSGIS Besucher recht interessant sein, sollten aber kurz gehalten werden

• Workshopvorgaben sollten nach Möglichkeit auch schon beim CfP feststehen und verlinkt sein
• Vortragsvorgaben wie z.B. Infrastruktur/Lizenz/Ablauf/Aufzeichnung/Abgabe-Folien sollten nach Möglichkeit auch schon beim CfP feststehen und verlinkt sein

Diskussion / Anregungen

• Erfahrungsberichte / Case Studies sind weniger geworden, aber ggf. für Neueinsteiger recht interessant
• Vortragende motivieren sich vorab mit anderen abzustimmen (z.B. die QGIS-WS-LeiterInnen könnten sich vorab schon zu Themen verständigen)
• BoF-Treffen verstärkt anbieten / Demosessions für jährlich wiederkehrende Projekte
• PKO-Mails sollten im Team abgestimmt werden - Prozess diskutieren

Zeitplan Programm

• siehe https://www.fossgis.de/wiki/Konferenz_2021/Zeitplanung
• CfP sollte spätestens im 7. Januar beginnen (Ausarbeitung im Dezember) - Frühere Freischaltung wäre möglich, aber nicht später
• Ende CfP 07.02.2021 (Richtlinie, es gilt das Datum, welches im Call for Papers steht) - keine Verlängerung
• Reviewphase sollte ausreichend lang sein (gerne 1 Monat und nicht nur 2 Wochen)
• **Entscheidung Konferenzformat (vor Ort oder nur online) - Entscheidung der Konferenzorganisation**
• Treffen im Linuxhotel zur Programmplanung dann Anfang März
• März - Bekanntgabe der Zusagen/Ablehnungen
• April - Veröffentlichung des Programms (macht die Konferenzorga)

Wer hat Lust auf was?

• Thema wurde nicht im Detail besprochen

Terminfindung für regelmäßige Treffen

• Besprechung beim nächsten Treffen

Teilnehmerbefragung 2020

• https://www.fossgis.de/wiki/Teilnehmerbefragung#Feedback_zu_den_Workshops
• wo sind die Ergebnisse von 2020?
• ACTION Astrid fragt Katja

Sponsoren

• Diskussion zum Thema Sponsoren
• Sponsoren sollten nicht automatisch einen Vortrag/Workshop erhalten
• Katja könnte die Sponsoren beraten und Einreichungen sichten und ggf. Sponsoren unterstützen
• nahelegen, das Open Source Vorträge / Workshops eingereicht werden

Nächstes Treffen

• 29.10. 19:30