Konferenz 2021/Konferenzplanung/Planungstreffen 20201119
Planungstreffen FOSSGIS-Konferenz 2021 - 19.11.2020[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Uhrzeit: 19.30 Uhr (Technikcheck ab 19.20 Uhr) Link: https://osmvideo.cloud68.co/user/kat-f4t-obx-anp
Themen:
- 1. Einstieg Themen vorstellen, Vorgehensweise besprechen
- 2. aktueller Planungsstand (Katja)
- 3. Programmkomitee (Astrid)
- 4. Thema FOSSGIS hybrid (in kleinen Gruppen drauf rumdenken - Breakout-Room 1,2,3)
- 5. Entscheidung(en) treffen
- 6. Sonstiges
- 7. Termin nächstes Treffen
Idee für Vorgehensweise:
- für den Fall, dass es viele Interessierte gibt, die mitorganisieren wollen, Diskussionen in Arbeitsgruppen (Breakout-Room)
Protokoll: https://fossgiskonferenz.pads.ccc.de/Konferenz-Organisation-2021-Protokoll
Protokoll[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Einstieg Themen vorstellen, Vorgehensweise besprechen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Wer ist dabei?
- Katja - Konferenzorga
- Astrid: Programmkomitee, Marketing im FOSSGIS, Konferenzorga
- Marc: Ticketsystem, Link zu CCC-Ideen
- Nakaner: Programmheft, Konferenzorga
- Stefan Keller: Local Team Rapperswil, Programmkomitee
- Pirmin: interssiert an Programm, aus der Schweiz, Firmenvertreter,
- Christopher: OSM-Aktiv in Berlin, Stammtiche/Community-Arbeit
- Lars: OSM-Aktiv in Berlin, Stammtiche/Community-Arbeit
- Rüdiger: München, OSM-aktiv, hat viel Zeit
aktueller Planungsstand (Katja)[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
- Datum 06-09.06.2021, OSM-Event findet am Sonntag statt
-- Ort steht (Räume am Campus OST sind alle für uns geblockt; Anzahl TN ohne Corona 500 Personen
-- aktuelle Lage in Rapperswil unsicher, Bedingungen mit Corona derzeit nicht verhandelbar
- Stefan Keller zum Status Schweiz und Corona
-- Neue Organisationsverhältnisse an der Hochschule
-- derzeit keine externen Veranstaltungen
-- Schulungen können derzeit bis 20 Personen stattfinden
-- Entscheidungen fallen von Woche zu Woche - keine Strategie der Entscheidung zur weiteren Vorgehensweise bei Corona
-- Reiseverbot beachten
-- wir müssen flexibel bleiben und im März entscheiden, wie das Format sein wird
- Sponsoringkatagorien - Preise sind angepasst (Schatzmeister und Katja, Beschluss Vorstandssitzung)
- https://fossgis-konferenz.de/2021/data/Sponsoreninformationen_FOSSGIS-2021.pdf
- Gold + Platin sollten noch etwas bekommen
-- Eintrittskarten dazu? Workshopteilnahme (oft stellen Sponsoren auch WS-Leiter)
-- Programmheft: eigne Gestaltung des Platzes im Programmheft (Gold eine Seite, Platin 2 Seiten)
-- Onlinepräsenz einrichten + Textbeiträge online stellen
-- Online-Expo für Aussteller
-- Sponsorenlogos (Gold + Platin) ins Intro beim Video (kritisch zu betrachten, weil Kopplung mit Vortrag schwierig sein kann) --> Kompromiss:
-- Pausenwerbeblog mit Sponsorenlogos
==> Katja überarbeitet Sponsoringbroschüre ==> Weiterbearbeitung im GitLab
-- vergünstigte Hotelzimmer - nach Diskussion darum abgewählt, zu viel Aufwand für uns
- Übernachtungsmöglichkeiten für Teilnehmende
-- ist mit Loc zusammengetragen,
-- erscheint demnächst auf der Konferenzhomepage
Programmkomitee (Astrid)[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
- PK ist aktiv
- Ende Dez CfP veröffentlichen
- Zeitplan steht
- Dokumentation im Wiki: https://www.fossgis.de/wiki/Konferenz_2021/Programmplanung
Thema FOSSGIS hybrid[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Idee: in kleinen Gruppen drauf rumdenken ==> Breakout-Room 1,2,3 ==> Jede Gruppe macht eine Ideenbörse, d.h. kurz diskutieren und relevantes ins Pad schreiben
Fragen Raum 1: FOSSGIS hybrid - was wollen wir, was brauchen wir? Was ist an welchen Stellen wichtig zu beachten?
- Vorträge vor Ort + Vorträge eingespielt
-- Remote-Vorträge werden vorab aufgezeichnet und Live abgespielt (qualitativ besser)
-- An-/Abmoderation via Onlinetool
-- Technischer Support an Remote-Vortragende (Vorabworksop mit Kurs für OBS + Powerpointaufnahmefunktion)
- Fragerunde per Chat (betreut durch Vortragenden+Moderation)
-- Fragen vor Ort: Mikrofon nötig
-- VOC hat Online-Konf. State of the Map mit max. 300 Teilnehmern betrieben (? gibt es eine Online-Teilnehmer:innen-Grenze?)
- Aussteller vor Ort + Onlinepräsenz für Sponsoren
-- Sponsoren kriegen Kanal im Online-Tool
- technische Ideen zur Vorabaufzeichnung:
-- OBS-Setup vorbereiten und zur Verfügung stellen, damit Vortragende ihren Vortrag gut aufzeichnene können
-- PowerPoint-Editor mit Aufnahmefunktion oder LibreOffice Screencastfunktion (Links: https://ilias.uni-marburg.de/goto.php?target=pg_218747, https://lehrerfortbildung-bw.de/st_digital/medienkompetenz/text_praes/5_av/2_anl/1_libre/), man kann Folie für Folie aufnehmen --> Export
Fragen Raum 2: Was braucht es, dass TN maximal partizipieren können? Was ist Euch bisher an schönen Networkingmethoden untergekommen? Was sollten wir bei der FOSSGIS 2021 umsetzen?
- Themen-Space-Format:
-- spezielle Themen anbieten (Fahrrad und OSM, QGIS-Selbsthilfe, ...)
-- Experten dazu gewinnen, vorher initiieren, Räume wechseln möglich, Interaktivität ermöglichen,
- Frage-Antwort-Panels
-- Erkenntnis: online stellen TN mehr Fragen, auch parallel zum Vortrag (Vortrag ist aufgezeichnet, Speaker steht während und nach der Vortragszeit über Online-Chat zur Verfügung, Beantwortung von TN-Fragen, ==> Referenten in Pretalx nach Bereitschaft fragen, ==> im CfP erwähnen
-- Chat ist gut geeignet, Audiofragen kann auch funktionieren (Angebot an TN: vorab Setup testen, (? ist es technisch möglich, dass nur wer Setup-test mitgemacht hat, Audiofragen stellen darf? )
==> wir brauchen: Moderator:in für Fragen + technisch [[[Helferplanung]]]
- Open Lounge - reingehen und irgendwelche Leute treffen
-- wie geht das technisch genau?
-- Pausen gestalten, z.B. mit OBS-Software überbrücken (Musik) + Sponsorenlogos + ...("diese Pause wurde gestaltet von....")
-- Beispiel vom virtuellen PostGIS-Day - https://info.crunchydata.com/en/postgis-day-2020-crunchy-data sowie coole Chatsoftware: https://discord.gg/eQ46yZjWTy mit verschiedenen Channels,
-- TN fragen einander während des Talks, weitere Möglichkeiten: Slack, Matrix...
-Programm online:
- geht schöner (das Programmheft ist so schön, Website soll auch schön aussehen)
- Hausaufgabe an alle: wie sieht eine schöne Lösung aus? Wer kann es umsetzen?
-Online-Event-Plattform:
- Venueless - Online-Event-Tool aus dem Pretix-Pretalxumfeld (Link zum Demo: https://demo-de.venueless.events)
- Miro-Board - ein Online-Whiteboard (Link: https://miro.com/app/dashboard/, Beispiele gibt es viele, per Suchmachiene unter Miro board beispiele), eher für Arbeitsgruppenarbeit und Visualisierung gedacht, um Konferenzteilnehmer:innen zu beteiligen hält Katja es für ungeeignet)
Entscheidung(en) treffen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
-Thema Verlosung
-- in 2020 keine Verlosung --> weniger Teilnehmer:innenfeedbackbögen zurückerhalten :-(
Frage: ? Verlosung weitermachen oder einstellen?
-- drei tolle Preise (Preissponsor, Drucker oder irgendwas cooles; Eintrittskarte FOSSGIS 2022) öffentlich verlosen - falls mehr zur Verlosung da ist, Lösung finden
-- auf jeden Fall an Befragung koppeln
-- Verlosung online möglich --> Online-Befragung?
-- hybrider Abschluss
- Thema Preise
-- Schatzmeister + Katja schlagen folgende Konferenzpreise vor:
-- Normalticket: 220 EUR
-- Frühbucher: 200 EUR (ca. 10% der Tickets)
-- Studierende, Rentner: 50 EUR
-- OnlineTN: 80 EUR
-- Frühbucher-Online: 70 EUR
-- OnlineTN-Rentner/Stud: 15 EUR
-- Workshop: 120 EUR
-- Communityticket/Helferticket: 0 EUR
- Diskussion:
- Stornierungsregeln, Umbuchungsregeln gut kommunizieren
- Thema Frühbucher in der derzeitigen Situation dahingehend relevant, da wir Serverkapazitäten planen müssen, d.h. wir brauchen frühzeitige Interessensbekundung für Teilnahme
-- Ideen: wer sich früh genug anmeldet bekommt Post: Programmheft, T-Shirt, ...preiswerter als Normalticket ==> Frühbuchergoodies
-- Mehrwert für Onlineticket gegenüber Livestream erklären
-- Grafische Übersicht wie man es oft sieht, wenn Preise/Möglichkeiten gegenüber gestellt werden (keine Teilnahme, remote- Teilnahme, vor-Ort-Teilnahme)
Sonstiges[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
zum nächsten Mal:
- Workshops - wichtige Einnahmequelle
- Gegenüberstellung Preise und was gibt es dafür
- Arbeitsgruppen
