Konferenz 2018/Dokumentation Organisation

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Zeitplanung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Zeitplanung FOSSGIS 2018

Lokal-Team[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]


PR[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Links[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

- Konferenzhomepage: https://www.fossgis-konferenz.de/2018/
- Konferenzwiki: https://www.fossgis.de/wiki/Kategorie:FOSSGIS_Konferenz_2018
- Handbuch: http://www.fossgis.de/wiki/Handbuch
- Aussteller- und Sponsorenkonditionen: Sponsoren und Aussteller
- Pressearbeit: https://www.fossgis.de/wiki/2018/Pressemitteilungen
- Zeitplanung allgemein: http://www.fossgis.de/wiki/Handbuch#Zeitplanung
- Zeitraster: Konferenz_2018/Zeitraster

Veranstaltungsort[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Adresse für Zusendung von Materialien[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Geographisches Institut der Universität Bonn
z.H. Stephan Herritsch
Meckenheimer Allee 166
53115 Bonn

Programm[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • CfP bis 28.11.17, Programm ist beim Hack Event erstellt und wird in Kürze veröffentlicht
  • Konferenz-Programm:
  • Sessionleitungsplanung: Wiki

Social Events[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Konferenz 2018/Programm/Social Event - alle Social Events der Konferenz (Martin kümmert sich)
  • inofficial Start
  • Social Event, Campus-Dialoge (Preis im Ticket enthalten)
  • Sektempfang am FOSSGIS-Stand am Nachmittag.
    • Alle Mitglieder des FOSSGIS-Vereins, Freunde und Interessierte sind herzlich eingeladen.
    • Rahmenbedingungen: Caterer übernimmt Sektempfang oder Selbstorganisation (Gläser Mensa?), Kühlschrank vorhanden (zu klären).

Verlosung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Die Verlosung findet während der Abschlussveranstaltung statt. Preise für Verlosung: Konferenz 2018/Verlosung

Workshops[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Workshoporganisation Dokumentation im Wiki: Konferenz 2018/Workshop Orga
  • Technik: OS-GeoLive auf allen PCs oder mit USB-Stick (alle Rechner, insbesondere Proxy testen)
  • Workshopteilnehmerlisten vor der Konferenz an Workshopleiter zur Info, aktuelle Liste am Welcome Desk für weitere Buchungen
  • 3 Räume:
  • Teilnehmerbetreuung (Programm- oder Raumänderungen kommunizieren)
  • Workshopbewertung: ToDo
  • Teilnehmerbescheinigung: ToDo

Rezeption[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Welcome Desk

Aufgaben Welcome Desk/ Rezeption

= Infopoint für sämtliche Fragen
  • Registierung der TN
  • Abfrage Anwesenheit welche Tage/ PretixApp,
  • Namensschildausgabe
  • Vergabe T-Shirt bei Bestellung
  • Handkasse für Barzahlungen, und T-Shirtverkäufe
  • Garderobe (Schlüssel)
  • Sammlung TN-Feedbackbogen (2 Sammelboxen (Name, Bogen), Schere)
  • Schnittstelle zu den Helfern bei Vorträgen und Workshops

Organisation

  • Gestaltung Welcome Desk
  • Namenschilder aus TN-Liste erstellen (LOC druckt, Katja besorgt Druckvorlagen und Hüllen)
  • Teilnehmerbefragung: Bögen drucken (ToDo LOC)
  • Lokal Infos bereit halten
  • Programm vor Ort aushängen
  • Koordination freiwillige Helfer (Engelsystem?)
  • Wegweiser


Tascheninhaltsliste Tascheninhalt

Helfer[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Aufgaben Helfer Vorträge:
    • Getränk für Vortragenden
    • Koordinierung der Platzierung der TN, damit nicht alle außen sitzen
    • Vortrag als PDF einsammeln
    • Kontrolle, ob Videoaufzeichnung klappt
    • Kontrolle, ob Unterschrift zur Einverständniserklärung zur Aufzeichnung des Vortrages vorliegt. Wenn nicht, einholen (Verantwortlicher für Koordinierung der Videoaufzeichnung der GIS-Vorträge: bitte eintragen)
    • Mikrophon für Diskussion im Plenum
  • Aufgaben Rezeption/Welcome Desk
    • Anmeldung der TN:
    • Abfrage Anwesenheit welche Tage (Mi, Do, Fr),
    • Vergabe T-Shirt, wenn bestellt
    • Namensschildausgabe
    • Garderobe
    • Sammlung TN-Feedbackbogen
    • Handkasse für Verkäufe T-Shirts, Barzahlung TN-Gebühr, WS-Gebühr, Gebühr Abendveranstaltung, wichtig: Belege erstellen und registrieren.
    • Infopoint für sämtliche Fragen
  • Aufgaben Catering
    • mit Caterer vereinbaren

Aussteller[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Ausstellerplanung (Katja und Till)
  • Aufbau Dienstag?
  • FOSSGIS-Verein-Standbetreuung Planung


Sponsoren[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]


Catering[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Zeitraster für Cateringplanung
Catering aufgrund der Platzkapazitäten an zwei Standorten.

Teilnehmer[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Informationen für Teilnehmer im Wiki
  • Konferenz 2018/Programm/Social Event - alle Social Events der Konferenz
  • Teilnehmer-Feedbackbogen: kommt noch soll die Online-Anmeldung verfügbar sein.
  • Entscheidung FOSSGIS Hack: die schon seit Jahren im Handbuch angekündigten Gutscheincodes werden mit dem Pretixsystem möglich - die Referenten erhalten einen Gutscheincode im Wert von 50€, die im Pretix eingelöst werden können (Auszahlung nicht möglich).

Bestellungen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • A6 Block, 50 Seiten, eigenes Deckblatt bei "mein Druckservice" für 398 EUR am 09.02.18 bestellt
  • Programmheft
  • Taschen und T-Shirts, Angebot liegt vor, Bestellung am 12.02.


T-Shirts und Taschen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

T-Shirts[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Entscheidung beim FOSSGIS-Hack Event: T-Shirt-Farbe TN: Stargazer, LOC: orange, VOC: red. Bestellung am 18.02.2018, Größenlieferung am 21.02.2018

seit 2014 verlässlicher Partner für T-Shirts (Öko und Fairtrade): http://spreeprint.de/default.htm#url

Taschen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

2018 Bestellung bei Spreeprint Modell Westford Mill Cotton Gymsac MM110 : orange und schwarz jeweils zur Hälfte (Modell-Entscheidung beim Hack Event Dez 2017) am 18.02.2018

Lanyards[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

http://www.fossgis.de/wiki/Konferenz_2018/Artwork

Tascheninhalt

FOSSGIS eV MerchandiseIdeen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • a6 Ringblock mit FOSSGIS e.V. Logo

FOSSGIS@Video[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Organisation Videoaufzeichung

Ein Formular für die Einverständniserklärung für den Videomittschnitt ist in Arbeit (comming soon).

Tagungsband[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Einreichungstermin 11. Februar (max Fristverlängerung bis 18. Februar)