Konferenz 2009/Protokoll 2008-12-05

Organisatorisches

• Roland Hachmann
• Malte Weller
• Daniela Kempa
• Stephan Holl
• Otto Dassau
• Robert Nuske
• Jörg Thomsen

vom Organsationsteam 2009 haben sich am 5. Dezember 2008 in Hannover getroffen, um die Agenda basierend auf dem Protokoll_2008-11-28 weiterzuführen.

Tagesordnung

• Roland berichtet vom Treffen in Bonn und dem aktuellen Stand der Planung
• Technik
  • Ausstattung und Zugang zu CIP-Pools
  • WLAN
  • Aussteller (wie, wo und Strom)
• Ausschilderung, Plakatierung, Anfahrtskizze
• Anmeldung / Help Desk (wo, wer, Hiwis?)
• Gästebetreuung
  • Hotels
  • Catering
  • Abendveranstaltung
• Tagungsband
• Tagungsprogramm

Technik

• Workshoptechnik, Workshopbetreuung

Treffen mit SysAdmin der Uni (Malte, Otto)

• • Admin bekommt HiWi gesponsort
  • Vernetzung Aussteller
  • Technik/Anschlussmöglichkeiten in dern Vortragsräumen
• 'Messebüro': Notebook + Drucker an der Anmeldung
• Möglichkeit Streams der Vorträge zu veröffentlichen?

• Mobiliar für Aussteller (Malte)
  • 1 Tisch, 2 Stühle, 2 Stellwände
  • Bistro-Tische

• Kickerturnier: WhereGroup

Ausstellung

• Plätze der Aussteller werden verlost
• Wenn Ausstellungsfläche voll, dann ist voll
• Catering in Kombination mit Cafeteria Sprengelstuben
• Cateringbereich = Posterbereich wäre schön

Ausschilderung

• Man kann nicht zu viel ausschildern - Lokaltermin
• Poster mit Programm aufstellen, eher acht als zwei

Marketing

Wir brauchen Poster und Flyer für die Bewerbung an Unis und auf anderen Veranstaltungen - höfliche Anfrage beim Marketing-Team

lokale Hilfskräfte

wieviele wofür?

• Vorabend. Taschen zusammen stellen etc., Namensschilder, Ausschilderung
• Registrierung: 3 am 1 Tag, weitere Tage 1
• in den Hörsäälen?
• Tische und Stellwände schleppen (Hausmeister?)
• Kasse Abendveranstaltung

Programm

Änderungen Programmkommitee:

• Stephan (Leiter), Robert, Torsten, Hans, Otto, Till
• Athina, Arnulf (im Januar nicht in D)

Verschiebung des Termins örtlich und räumlich

- WICHTIG FÜR CFP!!

• Termin: 16.-18.1.09
• Deadline 15.1.09 23:59

Themenbereiche aus Protokoll_2008-11-28#CFP_f.C3.BCr_Vortr.C3.A4ge.2C_Workshops.2C_Poster in CFP übernehmen.

• Keine Firmenwerbung in den Vorträgen, muss im CFP formuliert werden mit Hinweis auf (bezahlte) Firmenvorträge (- Briefing der Moderatoren)

• Call For Poster

Keynotes Begrüßung

• Begrüßung 15 Minuten
• 2 Keynotes je 30 Minuten
• 1 Abschlussvortrag

Programmveröffentlichung

• Poster mit Programm aufstellen, eher acht als zwei

Sponsoring und Kosten

• Kosten für Workshops sind €100,- (ermäßigt (Studenten, auf Anfrage) 50,-)
• Ermäßigung für Vereinsmitglieder wurde auf der Jahreshauptversammlung des GAV /FOSSGIS e.V. beschlossen): 80,- €

Tagungsband

• OO-Vorlage
• Langfassungen bis 15. Februar 09
• Druck in Hannover, Berlin?
  • Anfragen: 120 Seiten, farbiger Einband, Klebebindung, Lieferung, Vorlage als PDF.
• Auflage 500

Tagungsunterlagen

• Namensschilder
• Tagungstasche:
  • Tagungsband
  • Stadtplan
  • Kugelschreiber
  • Programmkopie

Teilnehmerbetreuung

Unterkünfte

• Über Fremdenverkehrsamt, Stephan fragt an

Catering

(Lokalteam)

• Anfrage bei Cafeteria
• Getränke sollten die ganze Zeit zur Verfügung stehen
• warmes Essen nur am 2. Tag

Abendveranstaltung

• Roland recherchiert

Verschiedenes

• Postadresse ist noch zu klären (Malte)
• Gewinn für Verlosung, Otto spricht mit Jochen.
• Feedback-Bogen (Georg, Auswertung 2008?)
• Workshop-Organisation vor Ort: wird mit der Uni geklärt, ob HiWis im WS sitzen müssen.
• Geschenke für die Keynote-Speaker - Vorschläge?
• Wir gehen davon aus, dass das T-Shirt-Motiv im Orga-Team abgestimmt wird.

• FOSSGIS e.V. - Treffen am letzten Tag der Konferenz?
• Konferenz-Software im Auge behalten
• Wo findet eigentlich die FOSSGIS 2010 statt?

Und noch ein Treffen

am 9. Januar 2009, 14:00, IP SYSCON

Teilnehmer bitte hier eintragen:

Otto

Stephan

Daniela

Malte