GeschaeftsstelleLeistungskatalog

Bestandteile für einen Leistungskatalog der Geschäftsstelle des FOSSGIS e.V.

1. Mitgliederbetreuung und Verwaltung

1.1 Bearbeitung von Ein- und Austritten: Pflege der Mitgliederdatei, ggf. Adressrecherchen, Kontrolle des Mitgliederstatus, Begrüßungspaket für Neumitglieder, Abschiedsschreiben bei Austritt, Abschiedsschreiben bei Austritt durch Ausschluss (ständig säumiger Zahler) in Abstimmung mit dem Vorstand.

1.2 Erstellung der Mitgliederrechnungen, Verbuchen der Mitgliedsbeiträge, Mahnwesen bis zur zweiten Mahnung (Vgl. 3.6)

1.3 Erstellung einer Mitgliederstatistik (Bestand, Ein- und Austritte), Vorlage an Vorstand auf Anforderung.

1.4 Jährliche Erstellung einer Auswertung zur Mitgliederentwicklung.

1.5 Beantwortung von telefonischen und schriftlichen Anfragen an den Verein. Weiterleitung von Anfragen zu speziellen Themen an Vorstand oder Beauftragte

1.6 Unterstützung des Vorstands oder Beauftragten in der Öffentlichkeitsarbeit.

1.7 Controlling des Mitgliederbestandes einmal jährlich in Zusammenarbeit mit dem jeweiligen Vorstandsbeauftragten.

2. Vorstand und Sprecher

2.1 Sekretariatsaufgaben für Vorstand und Beauftragte.

2.2 Sammlung von nicht dringenden Informationen bis zur Vorlage bei der nächsten Vorstandssitzung, Mitgliederversammlung o.ä.

2.3 Versand von internen Papieren gemäß Verteiler an Funktionsträger, Kopierarbeiten

2.4 Teilnahme an Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen, sowie ggf. Vor- und Nachbereitung (Tagesordnung, Vorlagen, Protokollnachbereitung, Reisekostenabrechnung, Buchung von Unterkünften).

2.5 Abonnentenmanagement der e-mail-Verteiler.

3.Finanzen und Buchhaltung

3.1 Aufstellung und Überwachung des jährlichen Finanzplanes in Abstimmung mit dem zuständigen VS-Mitglied für Finanzen

3.2 Einfache Ein- und Ausgabenbuchhaltung aller laufenden Geschäftsvorfälle gemäß Kontenrahmen

3.3 Jährliche betriebswirtschaftliche Auswertung, Zwischenbericht zur Budgetüberwachung zum 30.06. jeden Jahres

3.4 Erstellung des Jahresabschlusses, Aufbereitung der Buchhaltung zur Steuererklärung

3.5 Führen der Bürokasse

3.6 Betreuung des Inkassoverfahrens nach Weisung des Vorstandes, Beauftragung des Inkassobüros nach Absprache und auf Rechnung des Vorstandes

3.7 Erstellung von Spendenbescheinigungen

4.Außendarstellung

4.1 Aktualisierungen des Internetauftritt (Veranstaltungskalender etc.) in Abstimmung mit dem Vorstand oder Beauftragten

4.2 Unterstützung des Vorstandes bei Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

4.3 Lagerung und Versand von Informations- und Werbematerialien. Führen einer Materialliste

4.4 Unterstützung des Vorstands oder Beauftragten bei der Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen des Vereins, z.B. FOSSGIS-Konferenz