Aktiventreffen/2020-03-19

Termin und Ort

Donnerstag, der 19. März 2020, 20:00 Uhr, FOSSGIS-Mumble-Server (podcast.openstreetmap.de)

Teilnehmerliste

• Christopher
• Dominik
• Hafi
• HannaKrüger
• hartmut
• joto
• marc
• mblinn
• MichaelK-MUC
• Nakaner
• Nils_Riach
• Jörg
• falcius
• gislars

Themensammlung

https://fossgis.de/wiki/FOSSGIS_Konferenz/Lessons_Learned#2020

Was wäre besser gewesen?

Bestellungen

bei lokalen T-Shirt/Taschenanbietern sicher sein, dass sie unseren Mengen-Anforderungen gerecht werden.

Feature-Requests Pretix

• Beim Stornieren sollte es für Orgas die Möglichkeit geben, mit einem Klick 100% einzubehalten.
• Bei nicht bezahlten Bestellungen sollte es die Möglichkeit geben, dennoch Stornogebühren zu verlangen. Beispiel: Bestellung wird kostenpflichtig storniert, ist aber entweder noch nicht bezahlt oder Zahlung noch nicht in Pretix gebucht. Pretix erstellt dann Rechnungskorrektur ohne Stornogebühr abzuziehen.

Kommunikation

• Vertreter des lokalen Orgateams sollten an den Aktiventreffen teilnehmen, idealerweise sollte es keine getrennten Treffen von lokalen und nicht lokalen Leuten geben.

Artwork

• Alles, was für das Artwork gezeichnet wird, wird im Wiki abgelegt.
• Alles, was gezeichnet wird und sich dafür technisch anbietet, wird als Vektorgrafik gemacht. Für Druckaufträge bei Textilbedruckung werden grundsätzlich nur Vektorgrafiken verwendet.

AGB

• Kostenlose Stornierung bis zur letzten Möglichkeit, bei der wir die Catering-Bestellung noch ändern können. Kostenlose Bestellung danach nur noch, wenn es Nachrücker von der Warteliste gibt.

Vortragssäle

• Einsammeln von Folien der Präsentationen?! => Saal-Verantwortliche/Helfer?
• Betreuung Präsentations-Laptop, insbesondere auch "Präsentations-Laptop im WLAN?" und "Screen-Lock/Bildschirmschoner deaktivieren"

Programm

• Call for Papers so ausführlich wie die State of the Map
• Kriterien für die Auswahl im Call for Papers dokumentieren
• mögliche Annahme unter Auflagen erwähnen
• Vor Start des Call for Papers eine Liste der Leute aufstellen, die man gezielt als Programmkomitee ansprechen will, diese anschreiben
• Maximal zwei Vorträge pro Firma, damit ein Teilnahmeverbot durch die Geschäftsleitung nicht die Konferenz in Mitleidenschaft zieht
• ggf. Ausnahme für Firmen, die Vereinsmitglieder sind?

Samstag

• Erwägenswert: am Samstag zwei Ticketkategorien: kostenlos für aktive Mapper (z.B. ab 15 Mappingtage im vorherigen Kalenderjahr) und Open-Source-Entwickler, 5 Euro für alle anderen

Diverse Theman absprechen

• Videos + Vortragsfolien ins Programm (https://fossgis-konferenz.pads.ccc.de/7)
• Fotos - Flickr oder Website?
• Mail an die TN (Entwurf: https://fossgis-konferenz.pads.ccc.de/8)
• FOSSGIS-App
• Wie viele TN waren letztlich auf der Konferenz? Wie viele Neueintritte in den Verein gab es?

Protokoll

Was war gut?

• genug Helfer zu haben ist gut
• LOC war sehr gut vorbereitet
• Improvisieren hat gut geklappt
• Meldebogen war gute Maßnahme
• Programmabwicklung vor Ort (Pretalx + Plan ander Wand)
• klare Ansagen seitens Vorstand war gut
• VOC ermöglicht Remote-Vorträge (8 Leute)
• Versandaktion am Schluss
• räumliche Aufteilung beim Social Event
• Social Event aufgewertet durch Live Band
• Trennung Help Desk und FOSSGIS-Stand
• Ticketsystem für Anfragen per E-Mail
• Zusammenarbeitung VOC–Hochschule war gut (allgemeine Zusammenarbeit, schnelle Erreichbarkeit IT der Uni bei Ausfall des Beamers im Hörsaal Rundbau)
• Workshops gut durchgelaufen (OSGeoLive + freie VM, vorher getestet, Spezialfälle machen viel Arbeit)
• Dass andere Images für virtuelle Maschinen als OSGeoLive von den Workshopleitern bereitgestellt werden muss, hat sich als eine gute Idee erwiesen. Ebenso die Arbeit mit Fristen und Standard-OSGeoLive als Fallback.
• Räumlichkeiten nahe bei einander, sehr gute Beschilderung
• BoFs hat relativ gut geklappt, obwohl BoF-Raum 2 relativ weit entfernt war
• Begehung zur Beschilderung sehr hilfreich (feststellen wo Schilder fehlen)
• unglaubliche Vielfalt an Leuten, die im Vorfeld aktiv war
• die freiwilligen Helfer
• der Drucker (war aber noch nicht so viel los, etwa 20 Karten für tatsächliche Interessenten, 50 war so ungefähr die Gesamtzahl der Ausdrucke incl. Vortests bis die Initialisierungstinte leer war)

Das Local Team hat sehr viel richtig gemacht.

Was kann verbessert werden?

T-Shirts und Taschen

• Problem:
  • lokaler Anbieter macht das im Nebenerwerb und nur am Wochenende
  • Lieferung Artwork war knapp, weil wir erst im letzten Moment ein Artwork bekommen haben
  • Nachbestellung wegen Erhöhung der Teilnehmerzahl hätten sie nicht machen können
• Dass man den örtlichen Anbieter nimmt, wurde in Essen auf dem Hacking Event entschieden. Katja hat die Organisation Marco überlassen.
• hat dieses Jahr mehr Arbeit als sonst gemacht
• Entscheidung: sollte nie mehr an das Local Team ausgelagert werden, sondern jedes Jahr beim gleichen Anbieter

Feature-Requests Pretix

100% mit einem Klick einbehalten

• gutes Feature-Request

Mehr Übersichtsseiten

• Jochen wünscht mehr Übersichtsseiten, damit man mehr sehen kann.

Namensschildererzeugung

• Vorschlag: WLAN-Codes, ÖPNV-Tickets usw. in Namensschildererzeugung aufnehmen, damit man kein Extra-Skript braucht
• Problem: jedes Mal irgendwie anders

Stornogebühren können beim Stornieren noch nicht bezahlter Bestellungen

• Problem: Stornogebühren können beim Stornieren noch nicht bezahlter Bestellungen nicht verlangt werden
• Feature-Request: sollte möglich sein

Einlass unbezahlter Bestellungen

• Problem: Orga-Admin möchte im Vorfeld entscheiden, wie am Einlass mit unbezahlten Bestellungen umzugehen ist. Wir möchten im Vorfeld eintragen, wie man der Helfer am Einlass mit dieser Person umgehen soll.
• wird nicht als Feature-Request eingereicht, da Jochen das für zu aufwendig hält und im Zweifelsfall auf die Einnahmen verzichtet, wenn das Geld nicht eingetrieben werden können

Namensschilder und Checkin

• perforierte A4-Bögen haben sich bei der Ausgabe als unpraktisch erwiesen
• Schlangen nach Buchstaben sind ungeschickt
• Bogen und Namensschilder sollten einem Welcome-/Core-Team und nicht dem Local Team überlassen werden, damit die Erfahrung über die Jahre weitergetragen wird
• Am Welcome Desk muss ein Drucker stehen.
• Ebenso müssen dort dauerhaft drei bis vier Laptops stehen, die nur für den Welcome Desk da sind (3 für Checkin, einer zum Nachschauen).
  • Jörg meinte, dass Wheregroup nächstes Jahr mehr Laptops zur Verfügung stellen kann.

Arbeitsbelastung Local Team und Zuständigkeiten

• Nur eine Person im Local Team, die vor Ort den Hut aufhat, an der Hochschule ist und den Schlüssel hat, ist zu wenig. Es müssen mindestens zwei bis drei Leute sein.
• Vorschlag: Vom Core-Team sollte einer den Welcome-Desk leiten und ebenso in anderen Bereichen.
• morgendliches Orgatreffen der leitenden Personen

Kommunikation

• Local Team sollte teilnehmen, wenn es um Konferen-Orga-Sachen geht
• Einige meinen, man sollte die Aktiventreffen von Konferenz-Orga trennen.
• Wichtig ist, dass man die Leute, die die Themen auf dem Aktiventreffen betreffen, zum jeweiligen Treffen einlädt.
• Kritik an der Art und Weise, wie auf neue Termine hingewiesen wird. Der nächste Termin ist meist nur im Protokoll des vorherigen Treffens zu finden.

Artwork

• Ablage des Artworks ungeordnet, im Wiki fehlen Teile
• Artwork wurde teilweise nur als Rastergrafik produziert
• Beim Artwork sollten die Rohdaten (i.d.R. Vektordaten) angefordert werden.
• Vorschlag: Wenn bis X Monate vor der Konferenz (Vorschlag: 4 Monate) kein Artwork von Seiten des Local Teams vorliegt, kümmert sich das Core-Team darum, dass es ein Artwork gibt.

AGB

• Vorschlag: Stichtag für kostenlose Stornierungen sollte sich an letzter Möglichkeit zur Reduzierung der Essenszahlen sein
• ginge, aber das Problem ist, dass wir die Vertragsbedingungen des Caterer ggf. nicht früh genug haben
• Man muss schauen, dass man die Vertragsbedingungen früh genug hat.
• Wir passen die Frist ggf. an und fragen Falk vorher.

Vortragssäle

• Zuständigkeit für den Präsentationsrechner war unklar. Diese sollten vor Konferenzbeginn ins WLAN eingebucht sein.
• Es sollte kein Sperrbildschirm mit Passwort auf den Rechnern eingerichtet sein. Der Bildschirmschoner sollte ausgeschaltet sein.
• Das Einsammeln der Folien war unklar.
  • Laut Konferenzhandbuch: Hörsaalhelfer
  • Einweisung war wohl unklar
  • Es gab vor Ort keine Checklisten im Hörsaal (nur per Mail und im Engelsystem).
  • Wir sollten nächstes Jahr eine Checkliste im Hörsaal auslegen. Sie sollten ebenso wie 5-Minuten-Schilder vor Ort sein.

Räumlichkeiten

• Erreichbarkeit von BoF-Raum 2 nur über Schlüsselkarte ist ungünstig. Die Zugangstür sollte dauerhaft besetzt sein.
• Das Core-Team könnte dem Local-Team solche Fragen stellen.

Samstag

• Nakaner schlägt vor, zwei verschiedene Tickets am Samstag einzuführen: 0 Euro für Mapper, kleiner Betrag für den Rest
• Katja merkt an, dass Preis abschrecken könnte und Buchung evtl. verkompliziert
• Jochen & Katja schlagen vor, beim Catering für den OSM-Tag No-Show-Quote mit einzurechnen
• Entscheidung vertagt (Wiedervorlage)

Fahrplan

• Fahrplan auf der Website ist schon schön, aber sollte automatisch per Continous Integration gebaut werden

Aktuelle ToDos

Videos + Vortragsfolien ins Programm

• USB-Sticks mit den Folien sind bei Katja gelandet, Katja hat die Folien in Pretalx hochgeladen
  • zahlreiche Vorträge fehlen, Katja hat Liste aufgestellt https://fossgis-konferenz.pads.ccc.de/7
  • Redner anschreiben, Folien anfragen, aufpassen, dass manche davon remote gehalten haben

App vom YAGA-Entwicklerteam

• Im Programmheft war Werbung, aber es gab keine App. Der Link, den Katja am Freitag vor der Konferenz hatte, zeigte auf die App vom Vorjahr. Nur die App von Tobias war aktuell.
• App von Tobias war aktuell (also 2020), wurde aber erst sehr spät aktualisiert.
• Lars lobt die App von Tobias.
• Hanna merkt an, dass es keine App für IOS gab. Man sollten über eine alternative App nachdenken, wenn es wieder keine Yaga-App gibt.
• Michael merkt an, dass die Apps nur Sahnehäubchen sind und wir bis 2017 nur eine Android-App hatten.
• Thema App kommt auf Wiedervorlage.

Fotos – Flickr oder Website?

• erst einmal auf Flickr, bis sich jemand findet, der die freien Bilder dort scrapt und auf die Website packt

Mail an die TN

• Katja ruft dazu auf, Inhalt, die fehlen zu ergänzen
• wird auf der Konferenz-Mailngliste diskutiert
• Entwurf unter https://fossgis-konferenz.pads.ccc.de/8)

Nächstes Treffen: 01.04.

Die Sitzung endete um 22:27 Uhr.