Konferenz 2009/Protokoll 2009-01-16

Organisatorisches

• Roland Hachmann
• Malte Weller
• Daniela Kempa
• Otto Dassau

vom Organsationsteam 2009 haben sich am 16. Januar 2009 in Hannover getroffen, um die Agenda basierend auf dem Protokoll_2008-12-05 weiterzuführen.

Tagesordnung

• Technik
  • Ausstattung und Zugang zu CIP-Pools
  • WLAN
  • Aussteller (wie, wo und Strom)
• Ausschilderung, Plakatierung, Anfahrtskizze
• Anmeldung / Help Desk (wo, wer, Hiwis?)
• Gästebetreuung
  • Hotels
  • Catering
  • Abendveranstaltung
• Tagungsband
• Tagungsprogramm

Technik

• WLAN
  • Rechtlich Absicherung mit RRZN klären (Kenntnisnahme Benutzerordnung; Malte)
  • Bereitstellung der Zugänge
  • Eintrag ins WIKI mit Verlinkung zum RRZN zur Einrichtung WLAN mit WPA bzw. VPN (Malte)
• Workshoptechnik, Workshopbetreuung
  • Treffen mit SysAdmin der Uni (Malte, Otto)
  • 2 CIP-Pools bis 30 Personen - das sollte bei der Anmeldung berücksichtigt werden, damit sich nicht mehr anmelden können (Lars)
  • OpenSuse ist installiert, Version muss noch geklärt werden, um Geo-Repository nutzen zu können (Otto)
  • Es stehen optische Laufwerke für Live-Medien zur Verfügung, klären ob CD oder DVD (Otto)
  • Server für Images steht zur Verfügung, noch testen ob das Netzwerk das leisten kann (Otto, Malte)
  • Workshopleiter wegen Bedarf (Software, Daten, ...) kontaktieren (Otto, Malte)
  • Daten und Software müssen rechtzeitig vorliegen - Deadline Freitag 27. Februar.
  • Admin bekommt HiWi gesponsort (Herrn Bunde nochmals kontaktieren, Malte)
• Vernetzung Aussteller
  • Anzahl der Anschlüsse klären
  • Netzwerkkabel und Hub von Aussteller gestellt ?
  • Wer macht Verkabelung und Strom (RRZN ? Malte)
  • Nur ein Rechner pro Anschluss ? (RRZN Nachfrage Malte)
• Technik/Anschlussmöglichkeiten in dern Vortragsräumen
  • WLAN oder über Festnetz mit VPN-Clienten
  • Präsentationen vorab auf den Server uploaden (Lars)
  • Information an die Referenten (Präsentationsrechner mit OpenOffice = 3.0, PDF; Programmkommitee ?)
• 'Messebüro': Notebook + Drucker an der Anmeldung
  • Messekoffer an der Anmeldung
  • 1 Prepaid-Handy mit Karte (Messekoffer, Vereinsliste - Otto)
  • USB-Stick über 1 GB (Messekoffer, Vereinsliste - Otto)
  • Liste der wichtigsten Ansprechpartner mit Telefonnummern erstellen (Herr Bunde, E-Magazin, RZZN)
  • Notebook mit Zugriff auf Netz (Anmelde-Datenbank)
  • Entgegennahme von Vorträgen

• Mobiliar für Aussteller (Malte)
  • 1 Tisch, 2 Stühle, 2 Stellwände
    • Anstelle von 66 Stellwänden sind nur noch 55 vorhanden und reserviert.
    • Aussteller bezüglich Mobiliar mit Deadline kontaktieren, falls ein eigener Stand mitgebracht werden soll. Ansonsten gibt es die Standard Stand Ausstattung von der Uni (Georg).
    • Tische, Stühle ausreichend vorhanden
    • Aufbau am Tag vorher durch Mitarbeiter E-Magazin ?
  • Bistro-Tische
    • 29 Bistrotische sind reserviert

Ausstellung

• Plätze der Aussteller werden verlost
  • ca. 12 Plätze stehen zur Verfügung
• Wenn Ausstellungsfläche voll, dann ist voll
• Cateringbereich = Posterbereich wäre schön
  • Bei 6 Postern kein Problem

Ausschilderung

• Man kann nicht zu viel ausschildern - Lokaltermin
  • Wegweiser (Daniela)
• Poster mit Programm aufstellen, eher acht als zwei
  • Erstellen des Programms (Programmkommitee)
  • Ausdruck des Programms als Poster und Unterlagen (Malte, Daniela)
  • RRZN mit Rechnung ?
  • Deadline absprechen mit Stephan
• Workshop-Programm bei den 2 CIP-Pools(A4), Anmeldung(A3), Hörsälen(A4) und lose in den Unterlagen (A4)
  • Erstellen des Programms (Programmkommitee)
  • Ausdruck des Programms (Malte, Daniela)

Marketing

Wir brauchen Poster und Flyer für die Bewerbung an Unis und auf anderen Veranstaltungen - höfliche Anfrage beim Marketing-Team

lokale Hilfskräfte

wieviele wofür?

• Vorabend. Taschen zusammen stellen etc., Namensschilder, Ausschilderung
  • keine Hilfskräfte
  • Ausschilderung am 1. Tag ab 9:00 Uhr
• 6 am 1. und 2. Tag, letzter Tag 3
  • Im Wechsel von 9:00 (8:00) bis 18:00 Uhr am 1. und 2. Tag, am letzten Tag bis 14:00 Uhr
• in den Hörsäälen?
• CIP-Pools
  • Herrn Bunde nach Bedarf fragen (Malte)
• Tische und Stellwände schleppen (Hausmeister?)
• Kasse Abendveranstaltung - Workshop (Roland mit Björn)
  • Im Vorfeld 2 Wochen vorher zu überweisen, daher keine Hilfskraft notwendig
• Einrichtung WLAN-Zugang, Hörsaal-Technik, Workshop-Technik 1 Hilfskraft

Programm

Änderungen Programmkommitee:

• Stephan (Leiter), Robert, Torsten, Hans, Otto, Till
• Athina, Arnulf (im Januar nicht in D)

Verschiebung des Termins örtlich und räumlich

• Termin: 16.-18.1.09 - siehe Talk:Protokoll_2009-01-16_Programm
• Deadline 14.1.09 23:59

Themenbereiche aus Protokoll_2008-11-28#CFP_f.C3.BCr_Vortr.C3.A4ge.2C_Workshops.2C_Poster in CFP übernehmen.

• Keine Firmenwerbung in den Vorträgen, muss im CFP formuliert werden mit Hinweis auf (bezahlte) Firmenvorträge (- Briefing der Moderatoren)

• Call For Poster

Keynotes Begrüßung

• Begrüßung 15 Minuten
• 2 Keynotes je 30 Minuten
• 1 Abschlussvortrag

Programmveröffentlichung

• Poster mit Programm aufstellen, eher acht als zwei

Sponsoring und Kosten

• Kosten für Workshops sind €100,- (ermäßigt (Studenten, auf Anfrage) 50,-)
• Ermäßigung für Vereinsmitglieder wurde auf der Jahreshauptversammlung des GAV /FOSSGIS e.V. beschlossen): 80,- €

Tagungsband

• OO-Vorlage
• Langfassungen bis 15. Februar 09
• Druck in Hannover, Berlin?
  • Anfragen: 120 Seiten, farbiger Einband, Klebebindung, Lieferung, Vorlage als PDF.
• Auflage 500

Tagungsunterlagen

• Namensschilder
• Tagungstasche:
  • Tasche mit UNI-Logo über UNI-Transfer (Roland)
  • Alternative für 80 Cent mit eigenem Logo (Roland)
  • Tagungsband (Jörg)
  • Stadtplan (Stephan)
    • Über LGN oder Region (Roland)
  • Kugelschreiber, wie war das beim letzten Mal? Marco: einer der Sponsoren (in medias res) hat Schreibblöcke inkl. Kugelschreiber gestiftet
    • Anfrage Sponsoren durch Sponsoring Abteilung
  • Programmkopie (IUP)

Teilnehmerbetreuung

Unterkünfte

• Über Fremdenverkehrsamt (Stephan)
  • Noch keine Rückmeldung

Catering

(Lokalteam)

• Anfrage bei Cafeteria
  • Kalkulation liegt vor
• Getränke sollten die ganze Zeit zur Verfügung stehen
• warmes Essen nur am 2. Tag
• Am ersten Tag Mittags belegte Brötchen für ca 150 Leute ? (Daniela)

Abendveranstaltung

• Roland recherchiert
  • Anfrage HBX 200 Personen, Angebot wird noch überarbeitet

Verschiedenes

• Postadresse ist noch zu klären (Malte)
  • Adresse IUP oder punktgenaue Lieferung durch Copyshop (Roland)
• Parkplätze vor der Uni für die Aussteller blocken (Daniela)
• Gewinn für Verlosung, Otto spricht mit Jochen.
  • 1.Preis GPS mit OSM Daten (Jochen hilft Otto dabei)
• Feedback-Bogen (Georg, Auswertung 2008?)
  • Mit Verlosungsschnipsel
• Workshop-Organisation vor Ort: wird mit der Uni geklärt, ob HiWis im WS sitzen müssen (Malte).
• Geschenke für die Keynote-Speaker - Vorschläge?
  • Liegt noch nicht vor (Roland)
• Wir gehen davon aus, dass das T-Shirt-Motiv im Orga-Team abgestimmt wird.
  • Alternativ Kugelschreiber und Schreibblöcke mit FOSSGIS Vereinslogo

• FOSSGIS e.V. - Treffen am letzten Tag der Konferenz? (Georg)
• Wo findet eigentlich die FOSSGIS 2010 statt?
  • Idee: Bekanntgabe FOSSGIS 2010 und Ausschreibung FOSSGIS 2011 am Ende der FOSSGIS 2009 in Hannover.