Konferenz 2009/Protokoll 2008-05-13

Protokoll Vorbereitungstreffen Hannover, 13.5.2008

Wer macht das Gesamtprojektmanagement? Klärung bis Ende Mai.

Server / Wiki

• Umzug FOSSGIS-Wiki aus organisatorischen Gründen zur OSGEO, dort ist die Infrastruktur vorhanden (Till, Arnulf,...)
• Erstellung eines schöneren Designs (Torsten,...)
• Conference-Software? http://conference.osgeo.org/index.php/foss4g/2008 bzw. http://pkp.sfu.ca/?q=ocs
  • Aufwand?
  • Wer macht das, auch langfristig?
  • könnte das mal jemand prüfen? Marco, Simon...? (Simon: ich schaus mir nächste Woche mal an)
  • Überarbeitung der Anmeldeformulare, Datenbank, autom. Rechnungerstellung, Antwort ect.

Zu klären was wir nehmen bis: Anfang Juni

Abschluss bis Intergeo

Veranstaltungsort und Termin FOSSGIS 09

Hannover bietet sich an: Vor-Ort-Team wäre vorhanden (Roland, Otto, Stephan, Georg?, GIS-Zentrum der Uni, ...) Gut erreichbar, Uni vorhanden und groß genug.

Termin: 10.-12.3. oder 17.-19.3.

cebit: 3.-8.3. GI-Tage Nord: 24. bis 25. März

Programm

• 3 oder 5 Leute als Kernteam des Programmkomitee (Athina, Till GAV, ...), ergänzt um weitere:
  • schreiben CFP aus vor/bis Intergeo 2008
  • Call for Reviews
  • achten auf Ausgewogenheit der Themen
  • Programmgerüst oder Themen für CFP vorgeben?
  • Keynote auch für den Abschluss (Datenschutz: Prof. Forgo?)
  • Keynote für den Auftakt (PortalU, BGR, andere Ideen?)

Weitere Aufgaben können delegiert werden:

• Tagungsband
  • mit ISBN und auch längerfristig verfügbar - Jörg bietet sich dafür an
  • mit Firmenpräsentationen?
  • Anzeigen?
  • dann keine Tasche, Notizblock...
• Online stellen des Programms
• Referenten anschreiben
• Programm schön ausdrucken, als Flyer, als Poster,....
• ...

Weiteres:

• Vortragsblöcke für Sponsoren (Aussteller)? je 10-15 Minuten, freier Inhalt.
• Verlosung für Abschlussveranstaltung
• Anwendertreffen, Codesprints

Workshops

Inhaltliche Vorbereitung

Wer?

• Kosten? Endpreis: 99€ (inkl. oder ohne MwSt.? Verein befreit?)
• Keine Frühbucherrabatte, Studierendenrabatte nur auf Nachfrage (wie bisher)
• CFWorkshops?
• Anzahl ausbauen, z.B. nach offiziellem Ende?
• Teilnahmebescheinigungen
• Regelung für Nachmeldungen, zentrale Anlaufstelle
• AGB wg. Absagen. Bei Anmeldung zu akzeptieren.

technische Vorbereitung

• Images (Marco?)
• Rechner-Kapazitäten (Vor Ort)

Abendveranstaltung

Wer: Lokalteam Wo?

• Kosten: 30,- €?
• alternativ: 50,- € Tagungsgebühr inkl. Abendveranstaltung?

• Tanzkapelle?

Gimmicks

• Stadtplan: macht OSM den wieder?
• T-Shirts
• Preise für Verlosung (Bücher, Zeitschriften)

Öffentlichkeitsarbeit

personell: Torsten bietet sich an, bittet um Unterstützung

Budget? Was wird benötigt?

• PM
• Flyer für Intergeo etc.
• Harzer
• Flaggen / Banner
• ...

Sponsoring

personell: Jörg bietet sich an + Georg wie letztes Mal lokal, wenn Hannover: Roland

• Bedarf ermitteln
• aktive Suche
• andere Beiträge?
• Verträge
• Buffetsponsoring

Organisation

• Hotelkontingente
• Wegbeschreibungen
• Catering
• ...

Finanzen und Budget

Personell: Georg, wenn es eine entsprechende Unterstützung durch Software einheitliche DB gibt (siehe Vorschlag von Torsten Brassat zur Übernahme der Wher2B Konferenz Software)

Rechnungen, Anmeldungen

Terminplanung, Kalender

• Ende Mai 2008: Klärung FOSSGIS-Projektleitung
• Ende Mai 2008: Klärung der hier offenen Zuständigkeiten
• Ende Mai 2008: Alternativvorschläge Veranstaltungsort
• Juni 2008: Entscheidung Software-Plattform
• Juni 2008: Veranstaltungsort festmachen
• 3. Quartal 2008 (vor CFP): Erstellung Programgerüst
• September / Intergeo 2008: CFPapers
• 1. November 2008: Ende CFP
• 1.11. - 1.12. 2008: CFR
• bis 20. Januar 09: Langfassungen Sponsorenbeiträge
• Mitte März 2009- FOSSGIS 2009