Konferenzanmeldung

Anforderungen

• Erstellung von Events (Konferenz inkl. Workshops, Abendessen, Vorträgen etc...)
• verteilte Planung, Multiuser, Arbeitsgruppen
• Unterstützung für Abrechnung, Erstellung von Einladung/Rechnung/CFP
• Verwaltung von Papers u. eingereichten Unterlagen
• Teilnehmermanagement (Gesamtzahl, pro Event)
• über Browser bedienbar
• Konflikthandling (parallele Veranstaltungen etc)
• Auswertungen (wieviel angemeldet, pro Event, "Stammgäste")

• Kontaktdatenaufnahme
  • Name, Vorname, Straße, PLZ, Ort, Email, Rechnungsanschrift, Teilnehmerrolle, Namensschildaufdruck, ...
• zeitliche gesteuerte Anmeldung

Probleme

• Rechnungsstellung

Auf einer Rechnung müssen nach deutschem Gesetz einige Pflichtangaben gemacht werden, die mir bekannten sind:

• • vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers sowie des Leistenden
  • Steuer- oder Umsatzstuer-Identnummer
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Rechnungsnummer
  • Menge und Art der Lieferung/Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung/Leistung
  • Entgelt nach Steuersätzen
  • Steuersatz und Steuerbetrag

Ich war immer der Meinung, die Rechnungsnummer muss fortlaufend sein. Dies würde ein großes Problem nach sich ziehen: Mit dem CMS ist das nicht möglich. Laut einer Rundverfügung der Oberfinanzdirektion Koblenz, kommt es nur auf die Eindeutigkeit der Rechnungsnummer an. Dies wäre machbar.

Die Verbindliche Auskunft eines Steuerberaters sollte hierzu eingeholt werden.

Ablauf des Call for Papers

1. Pentabarf...

Ablauf der Anmeldung zur Konferenz

1. Event-Admin (Drupal-Rolle) erstellt Event "FOSSGIS Konferenz"
2. Teilnehmer registriert sich
3. Email als Bestätigung und Zahlungsauforderung an Teilnehmer + Kopie an Event-Admin
4. Event-Admin überwacht Zahlungseingang und ändert den Status des Teilnehmers von "registriert" auf "angenommen"
5. Teilnehmer erhält eine Anmeldebestätigung.
6. Event-Admin überwacht die Workshop-Plätze. Ist ein Raum ausgebucht kann das Anmeldeformular per Hand angepasst werden (5 Mausklicks)
7. Event-Admin erstellt eine Übersicht der aktuellen Belegungen und Teilnehmerliste.

Was kann verbessert werden

Folgende Punkte sind beim Einsatz von Civicrm für die Konferenzorganisation aufgefallen. Damit sie nicht in Vergessenheit geraten, wird hier eine Liste geführt, in der Hoffnung zumindest diese Punkte für die nächste Konferenz zu verbessern.

• Textfeld für Hinweise und Kommentare einfügen
• Emailtemplates überarbeiten, keine Mischung von Inhalt und Templatecode
• Rechnung erneut versenden
  • Ein Rechnungdoppel kann auf Anfrage erneut verschickt werden. Soll eine Rechnung geändert werden, muss eine neue Buchung vorgenommen und die fehlerhafte Buchung storniert werden
• Keine 0 Euro Rechnungen verschicken bzw. den Text entsprechend anders formulieren
• Formulareingaben auf Gültigkeit prüfen, besonders wichtig bei Format der eMail-Adresse
• Textfeld für zusätzlichen Namen (OSM-Username, Twittername...) auf dem Namensschild.
• Auf Einzel-/Doppelbelegung bei Workshops hinweisen
• Workflow für Buchungskorrektur verbessern, aktuell wird Buchung storniert/gelöscht und neu angelegt
• Belegung der Workshopräume automatisch berücksichtigen
• Frühbucherrabatt

Alternativen

• Act, Anmeldesystem für PERL-Konferenzen
• Open Conference Systems
• Eventbrite