Konferenz 2019/Helfer

Helfer auf der Fossgis 2018

Auf dem FOSSGIS Hacking Event haben wir entschieden, Teilnehmer der Konferenz im Vorfeld darauf hinzuweisen, dass wir gerne Hilfe und Unterstützung annehmen.

Die Helfer werden in 2019 vom Lokal Team der HTW Dresden organisiert. Das Engelsystem hilft dabei: https://helfer-2019.fossgis.de/

Aufgaben

• Video - Du bedienst eine Videokamera oder den Videomixer. Es wird kurze Einführungen geben.
• Welcome Desk - am Welcome Desk gibt es immer was zu tun ;-)
• Catering - Kaffee ausschenken, Essen reichen während der Konferenzpausen, Geschirr einsammeln
• Helfer - beim Auf- und Abbau
• Sessionleiter - Vorstellung Sprecher, Moderation bei Vorträge und Diskussionen, Programmänderungen und wichtige Infos durchsagen

Lokalteam

Hier befindet sich ein Teil der Personen des Lokalteams denen bereits fest Aufgaben zugedacht wurden.

• Lokalteamleitung:
• Notrufzentrale:
• Mitgliederbetreuung/Welcome Desk:
• Ausstellerbetreuung:
• Cateringunterstützung (+Mitglieder/Welcome Desk):
• Verantwortlicher für Workshop+Technik:
• Workshophelfer: xxx
• Vortragshelfer: xxx
• VOC: https://c3voc.de/wiki/events:fossgis2018#wer
• Videohelfer: https://www.fossgis.de/wiki/Konferenz_2018/Videoaufzeichnung_Sessionleitung#Einweisung_Videohelfer

offiziellen Helfer für die FOSSGIS Konferenz

Die offiziellen Helfer während der Konferenz erledigen folgende Arbeitspakete:

• im Vortragshörsaal (Stagemanager):
  • Unterstützung beim Vorbereiten der Vorträge
  • Videoaufzeichnungen im Blick, ggf. Unterstützung
  • Kontrolle, ob Unterschrift zur Einverständniserklärung zur Aufzeichnung des Vortrages vorliegt. Wenn nicht, Einverständniserklärung einholen.
  • Teilnehmer platzieren, damit nicht alle außen sitzen
  • Teilnehmer*innen im Hörsaal zählen
  • Getränk besorgen
  • Mikrophon für Diskussion im Plenum
  • Vortrag als PDF auf USB-Stick sichern
  • tragen sich im Engelsystem als Hörsaalhelfer (Stagemanager)

• in den Workshopräumen
  • Teilnehmer muss auf Teilnehmerliste unterschreiben (falls es nicht über Pretix läuft)
  • Workshopfeedbackbogen (bitte darauf achten, dass Workshopbezeichnung oder WS-Nummer auf dem Feedback stehen)
  • Technik Workshops
  • Unterstützung Teilnehmer bei Problemen

• Catering - Aufgaben Cateringhelfer:
  • Lieferungen entgegennehmen
  • Getränke vom Lager holen und ausreichend bereit halten
  • Tische vorbereiten und Angebot anrichten
  • falls nicht vom Caterer: Obst und Gemüse waschen und schnippeln
  • Geschirr wegräumen

• Welcome Desk
  • Registrierung und Anmeldung der TN mit APP oder über Buchungscode (dafür muss in der App die Checkinn-liste "Welcome Desk" ausgewählt werden)
    • wenn Teilnehmer Workshop bucht, gleich im System buchen
    • bei Barzahlung Quittung ausstellen (Original an Zahler) oder Pretix nutzen
  • Ausgabe Tasche, Programmheft, Namensschild
    • T-Shirt (siehe Ticket)
    • Tagungsband (siehe Ticket)
    • (Ticket Abendveranstaltung)
  • Bezahlvorgänge, Handkasse (Handkasse für Verkäufe T-Shirts, USB-Sticks) Achtung MwSt. 7% und 19% beachten (Konferenz-Eintritt: 7%, Workshop: 19%, Konferenz-Sponsoring: 19%) Barzahlung TN-Gebühr, WS-Gebühr, wichtig: Belege erstellen (Quittung wer Geld gibt, bekommt das Original), Betrag auf Liste oder im Pretix registrieren.
  • Sammlung TN-Feedbackbogen
  • Infopoint für sämtliche Fragen

• Checkinn-Listen für WelcomeDesk:
  • FOSSGIS-Konferenzticket [FOSSGIS-Konferenzticket, Frühbucherticket, Standardticket, Supportticket, Studierendenticket, Communityticket, Schnupperticket]
  • T-Shirts [Konferenz-T-Shirt-Bestellung, T-Shirt Damen S, T-Shirt Damen M, T-Shirt Damen L, T-Shirt Damen XL, T-Shirt Herren S, T-Shirt Herren M, T-Shirt Herren L, T-Shirt Herren XL, T-Shirt Herren XXL]
  • Tagungsband [Tagungsband]
  • Workshops - Workshopraum 1 M103/1

• • Workshops -Workshopraum 2 M103/2

• • Workshops - Workshopraum 3 M103/4

• • Dialoge im Bärenzwinger
  • OSM-Samstag [OSM-Samstag Ticket, OSM-Samstag]

Helfer

Wer sich jetzt schon freiwillig zum helfen melden möchte, darf sich hier eintragen:

• Name (Aufgabe) sowie im Engelsystem registirieren: https://helfer-2019.fossgis.de

Hinweis für Pressemitteilung

HInweise für Helfer in Pressemitteilungen beachten und in Werbung und in Teilnehmermail berücksichtigen.