Arbeitstreffen 2011

Bei der Arbeit im Plenum des Zukunftsworkshops

Zukunftsworkshop - Linux Hotel 18.-20.11.2011

Ergebnisse

Arbeits-Methode

Diskussion und Zielfixierung:

Schwächencharakteristik

• Was ist das Problem?
• Warum wird es als Problem empfunden?
• Welche Fakten belegen dieses Problem?

Diskussion der Vereinsziele in Kleingruppen (Zeitvorgabe):

• Inhaltliche Basis liefert die Satzung insbesondere §3, evtl. strukturell §8
• Sind die Vereinsziele noch zweckmäßig/zeitgemäß?
• Wurden die Vereinsziele in der Vergangenheit erreicht?
• Welche eigenen Vorstellungen vom Zweck des Vereins existieren?
• Wo bestehen Konflikte zwischen Soll und Ist bzw. zwischen eigenen Vorstellungen und Ist?
• Kommunikationskultur: Best Practices, verwendete Werkzeuge, Transparenz, Innen- und Aussenwirkung

=> Der Vorstand möchte durch Arbeitsgruppen die Arbeit auf verschiedene Schultern verteilen.

Ergebnisse

Kommunikation

1. Kommunikation Vorstand mit Verein

• Problem: wenig Kommunikationsfluss mit den Mitgliedern, erst später erfahren die Mitglieder, was passiert ist
• Beleg: Organisation der Intergeo-Präsenz Projektebereich, Intergeoorga wie kam diese zustande?
• Maßnahmen:
  • Vorstandssitzungen ins Wiki inkl. Ankündigungen über Vereinsliste
  • Förderanträge
    • foerderantraege@fossgis.de einrichten und an Vorstand weiterleiten. Zusätzlich im Wiki auf Vorstandspersonen verlinken
    • Workflow unter Beteiligungsmöglichkeit der Vereinsmitglieder soll geschaffen werden
      • 1. Förderantrag ist eingereicht und an Vorstand verschickt.
      • 2. Vorstand leitet Förderantrag an Vereinsliste.
      • 3. Mitglieder diskutieren auf Vereinsliste & Vorstand macht Beschlussvorschlag mit Begründung.
      • 4. Nach zweiwöchiger Offenlegung wird Beschluss vom Vorstand gefasst.
      • 5. stetige Dokumentation dieser vier Schritte als Statusbericht im Wiki

2. vereinsinterne Kommunikation funktioniert nicht

• Problem: Listen sind Hauptkommunikationsmedium, wenn dort keine Kommunikation, dann keine Community
• Beleg: wenig los in den Listen, Kommunikation abseits der Listen
• Maßnahmen:
  • Diskussionen über Förderanträge werden in der Liste geführt
  • Vorstand weist auf Protokolle im Anschluss an Vorstandssitzungen hin

3. Anfragen an den Vorstand - Reaktionszeit/Bearbeitung

• Problem: Anfragen werden gestellt, keine Antwort, keine Bearbeitung, keine Mail - "Danke für die Anfrage", Motivation für Aktivität wird gebremst
• Beleg: Anfrage Sponsoring FOSS4G, OSGeo-Live DVD
• Maßnahmen:
  • Anfragen von Mitgliedern an den Vorstand sind prioritär zu behandeln

Vereinsleben

1. Es gibt kein Vereinsleben

• Problem: Kein Gemeinschaftsgefühl und keine Identität kann sich entwickeln
• Beleg: persönliches Empfinden und aus Gesprächen mit Mitgliedern
• Maßnahmen:
  • über andere geplante Aktivitäten kann sich Gemeinschaftsgefühl entwickeln / verstärken

2. Vereinsaktivitäten funktionieren nicht mehr (OSGeo Park, FOSSGIS, Agit)

• Problem: Präsenz am Stand ist nicht gegeben, keine Verantwortlichkeiten für Standequipement
• Beleg: OSGeo-Park Projekte sind nicht mehr präsent, wenig Leute der Projekte vertreten /
• Nachfrage? Brauchen wir solche Formate - Projektebereich auf den Konferenzen?
• Maßnahmen:
  • AG Intergeo/AGIT Roadmap (Marco Lechner, Harald Schwenk):
    • klärt Bedarf für Projektpräsenz
    • sucht Gründe für mangelnde Präsenz Intergeo 2011

3. Verein nicht nützlich (attraktiv) für alte Mitglieder

• Problem: "Schlafen" von Altmitglieder führt zu Verlust von Wissen und Know how
• Beleg: Fehlende Präsenz von Altmitgliedern auf FOSSGIS-Konferenz, Arbeitstreffen und in Kommunikationsmedien
• Maßnahmen: -

4. Verein nicht nützlich (attraktiv) genug für neue Mitglieder

• Problem: kritische Masse fehlt
• Beleg: zu wenig Stammtische/Mitglieder bei Versammlungen
• Maßnahmen:
  • Vorteile einer Mitgliedschaft bewerben:
    • ermäßigter Teilnahmebeitrag auf der FOSSGIS-Konferenz
    • Im CMS "Vorteile einer Mitgliedschaft" anlegen

5. Es fehlt ein etabliertes Herbsttreffen

• Problem: Mitglieder treffen sich zu selten und es steht zu wenig Raum für inhaltliche Face-To-Face Diskussionen zur Verfügung
• Einwand: Herbsttreffen mit diesem Arbeitstreffen nach 1,5 jähriger Pause
• Maßnahmen:
  • Björn Schilberg übernimmt Organisation Herbsttreffen 2012 im Linuxhotel

Vorstand

1. Kommunikation Vorstand mit Verein

• Problem: wenig Kommunikationsfluss mit den Mitgliedern, erst später erfahren die Mitglieder, was passiert ist
• Beleg: Organisation der Intergeo-Präsenz Projektebereich, Intergeoorga wie kam diese zustande?
• Maßnahmen:
  • Vorstand etabliert Workflows mit partizipativerer Komponente (z.B. Förderanträge)

2. Anfragen an den Vorstand - Reaktionszeit/Bearbeitung

• Problem: Anfragen werden gestellt, keine Antwort, keine Bearbeitung, keine Mail - "Danke für die Anfrage", Motivation für Aktivität wird gebremst
• Beleg: Anfrage Sponsoring FOSS4G, OSGeo-Live DVD
• Maßnahmen:
  • Anfragen von Mitgliedern an den Vorstand sind prioritär zu behandeln

3. Transparenz der Vorstandsarbeit fehlt

• Mitglieder fühlen sich uninformiert
• Beleg: keine Antwort auf Anfragen ("Thema Spenden")
• Maßnahmen:
  • Besserer Workflow bei Förderanträgen unter Beteiligung der Mitglieder
  • Verbesserung in der Kommunikation (siehe da)

4. Reaktionszeit auf Anfragen inakzeptabel

• Problem: Verdacht auf Aktionismus durch Verein
• Problem: Imageverlust nach außen
• Beleg: OSM-Server Diskussion GFZ
• Maßnahmen:
  • durch obige Kommunikationsverbesserungen abgedeckt

Ausbildung und Wissenschaft

1. Satzungsziel Ausbildung wird nicht besetzt

• Problem: Ausbildung ist zentral, um Bewusstsein für Themen des FOSSGIS zu schaffen und dient der Nachwuchsakquise
• Beleg: zu wenig FOSS(GIS) Präsenz in Hochschulen
• Maßnahmen:
  • AG Forschung und Wissenschaft (Peter Löwe, Robert Nuske, Thomas Schüttenberg):
    • Akquise von Aktiven, die sich in Thema Präsenz in Wissenschaft und Ausbildung einbringen wollen
    • E-Mail an Vereinsliste (Peter Löwe) - Aufruf zu Beteiligung zu diesem Thema

Vereins-Image / Öffentlichkeitsarbeit

1. Bild des Vereins nach innen und außen ist unklar

• Problem: Eigene Erwartungen nicht adressierbar und Verein nicht greifbar
• Beleg: Vom Verein wird nur FOSSGIS-Konferenz und OSGeo Park wahrgenommen. Weitergehende Aktivitäten passieren über Einzelpersonen oder gar nicht.

2. Kein Alleinstellungsmerkmal erkennbar

• Problem: Alleinstellungsmerkmale liefern Gründe für Mitgliedschaft

3. Verein wird nur als Ausrichter der FOSSGIS-Konferenz von außen wahrgenommen

• Problem: erfüllt nicht alle Satzungsziele
• Beleg: Assoziationen mit "FOSSGIS" bei Gesprächen mit Externen

4. Sichtbarkeit des Vereins nach Außen

• Problem: sollte Ziel des Vereins sein, Methode, um mehr Leute zu motivieren bzw. neue Leute auf den Verein aufmerksam zu machen
  • mehr Sichtbarkeit könnte die Bedeutung, Sponsoring des Vereins
• Beleg: wenig oder veraltete News, Presseliste keine Kommunikation

5. Fehlende Sichtbarkeit in der Öffentlichkeit

• Problem: Vereinszweck verfehlt
• Beleg: keine Verflechtung mit Standesvertretung (z.B. DDGI)
• Beleg: Keine Mitsprache bei Definitionen von modernen GI-Ausbildungsberufen (Lehre)

Selbstverständnis

1. unklare Interessen des Vereins - was kann der Verein, was soll der Verein?

• Problem: verschiedene Vorstellungen vom Verein bestehen, Hauptziel ist nicht definiert, unter dem sich alle finden
  • Markenkern fehlt, wir verzetteln uns, Daseinszweck des Vereins unklar
• Beleg: verschiedene Vorstellung vom Verein existieren siehe Mails, FOSSGIS Ziele verschiedene 1) Austausch 2) Aquise neuer Kunde
• Maßnahmen: -

2. Verein nicht nützlich (attraktiv) für alte Mitglieder

• Problem: "Schlafen" von Altmitglieder führt zu Verlust von Wissen und Know how
• Beleg: s.o.
• Maßnahmen: -

Zentrale Maßnahmen

1. Öffentlichkeitsarbeit

• Presse-Team reaktivieren (Arnulf Christl, Dominik Helle):
  • PM zu FOSSGIS CfP
  • Presseverteiler überarbeiten
  • Auf Vereinsliste Aktivität bekannt geben und aufrufen
• Guerilla-Marketing entwerfen (Dominik Helle, Olaf Kotzte, Horst Düster)
• Merchandising Ideen sammeln (alle): http://www.fossgis.de/wiki/Merchandising

2. Selbstdarstellung

• Endlich Überarbeitung CMS und Wiki (Thomas Schüttenberg, Horst Düster, Marco Lechner)
  • Sitemap-Konzeption
  • Inhaltliche Sortierung, Umstrukturierung und Ergänzung
  • Prüfung einer Wiki-Fusionierung (Verein & Wiki). Evtl. Umsetzung

Programmvorschlag:

Fr. 18.11.	ab 18:00	Essen und Ankommen (in dieser Reihenfolge, traditionell mit bestellter Pizza)
	20:00 -max(!) 22:00	Einleitung durch Workshopleitung, Diskussion der Erwartungen und Zielfixierung. Vorstellung folgendes Programm.
Sa. 19.11.	08:00	Frühstück (optional: vorher Ruhr-Jogging)
	09:00 - 11:30	Diskussion der Vereinsziele in Kleingruppen (Zeitvorgabe):
		- Inhaltliche Basis liefert die Satzung insbesondere §3, evtl. strukturell §8
		- Sind die Vereinsziele noch zweckmäßig/zeitgemäß?
		- Wurden die Vereinsziele in der Vergangenheit erreicht?
		- Welche eigenen Vorstellungen vom Zweck des Vereins existieren?
		- Wo bestehen Konflikte zwischen Soll und Ist bzw. zwischen eigenen Vorstellungen und Ist?
		- Kommunikationskultur: Best Practices, verwendete Werkzeuge, Transparenz, Innen- und Aussenwirkung
	11:45 -12:30	Zusammenführen der Gruppenergebnisse
		Mittagspause
	14:00 - 18:00	Analyse: Aus Schwächen Chancen machen, Synthese
		- Entwicklung eines neuen aktualisierten Leitbildes
		- Wo soll der Verein in 5 (?) Jahren stehen, welche Funktionen wie ausüben?
So. 20.11.	08:00	Frühstück (optional: vorher Ruhr-Jogging)
	09:00 - 11:30	Konkretisierung Strategien und Maßnahmen aus neuem Leitbild
		- Wie soll Leitbild konkret umgesetzt werden?
		- Welche Maßnahmen und Strategien sind erforderlich?
		- Welches sind die Kenngrößen, die das Erreichen der Ziele beschreiben?
		- Wie kann das Erreichen der Vereinsziele gemessen und damit bestätigt verworfen werden?
	11:45 - 12:30	Abschluss der Veranstaltung

Wir bitten euch für die persönliche Vorbereitung auf den Zukunftsworkshop mit der Vereinssatzung - insbesondere §3 - auseinanderzusetzen.

Teilnehmerliste

Der Zukunftsworkshop im LinuxHotel

verfügbare Zimmer: EZ (2), WG-EZ(4), DZ(8) => 22 Betten

Kosten:

EZ (40 EUR/Nacht inkl. Frühstück und Getränke)

DZ (25 EUR/Nacht*Person inkl. Frühstück und Getränke)

Jeweils + 5 EUR/Person Endreinigung.

Name	Teilnahme	Bemerkung	Belegung
Marco	Ja	fr-so	DZ
Horst	Ja	fr-so	EZ
Marc	Ja	fr-so	-
Peter	Ja	fr-so	EZ
Robert	Ja	fr-so	egal
Arnulf	Ja	fr-so	EZ
Silke	Ja	fr-so (leider krank, deshalb abgesagt :-( )	EZ
Astrid	Ja	fr-sa	EZ
Thomas	Ja	fr-so	EZ
Dominik	Ja	fr-so	egal
Thomas S	Ja	fr-so	EZ
Harald	Ja	sa-so (komme nun doch erst Sa.)	egal
Björn	Ja	fr-sa	DZ
Olaf	Ja	fr-sa	-

Veranstaltungsthematik - Anschreiben des Vorstands

Liebe Mitglieder des FOSSGIS e.V.,

Der mittlerweile über 10 Jahre junge FOSSGIS e.V. hat, besonders in den vergangenen Jahren, eine sehr dynamische Entwicklung vollzogen. Aus einem kleinen Verein, der fast ausschließlich auf das Desktop GIS GRASS fokusiert war, ist eine Institution geworden, die zahlreiche Aufgaben für den gesamten deutschsprachigen Raum der Open Source GIS Communities übernommen hat. Dazu gehört die Vertretung der OSGeo als local chapter D-A-CH, aber auch das zunehmende Engagement in Sachen Öffentlichkeitsarbeit, welches sich vor allem in der verlässlichen Präsenz auf Intergeo und Agit sowie in der Funktion als Ausrichter der FOSSGIS-Konferenz zeigt. Diese Entwicklungen haben vereinsintern zur Bildung verschiedener Interessensgruppen geführt, was auf der diesjährigen Mitgliederversammlung im Rahmen der FOSSGIS 2011 zu beobachten war.

Die Grundlage des Handelns des Vereins und auch des geschäftsführenden Vorstands wird durch die in der Satzung formulierten Ziele bestimmt. Diese Vorgaben bilden mit den vielfältigen konkreten Aufgaben des Vereins den Rahmen für sein Handeln. Dabei werden diese Aufgaben verschiedentlich ausgefüllt:

• satzungsgemäße Ziele
• OSGeo local chapter D-A-CH (OSGeo Park)
• Förderung der Privatwirtschaft
• Ansprechpartner für OpenStreetMap
• Ausrichter der FOSSGIS-Konferenz
• "klassische" GIS-Mitglieder
• Gemeinnützigkeit (Unabhängigkeit, Vertrauenswürdigkeit)
• Engagement in der Geodatenpolitik auf Landes- und Bundesebene
• Softwareentwicklung und freie Geodaten fördern (sowohl Firmen als auch Endanwender als Nutznießer)

Um auch in Zukunft diese Aufgaben erfolgreich ausfüllen zu können und dabei die Motivation der verschiedenen Interessensgruppen zu berücksichtigen, hält es der Vorstand für erforderlich in einem gemeinsamen Workshop die derzeitigen Ziele und Aufgaben zu hinterfragen

Ziel des Workshops ist ein Leitbild zu entwickeln und daraus konkrete Maßnahmen für die nächsten Jahre abzuleiten.

Dazu rufen wir alle Mitglieder auf sich an diesem wichtigen Prozess zu beteiligen.

Gerne gesehen sind auch Beiträge zur Zukunft des Vereins auf dieser Liste, die dann auf dem Workshop-Wochenende mit aufgegriffen und thematisiert werden können.