Finanzen

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Diese Wiki-Seite ist Teil des FOSSGIS-Konferenz-Handbuchs.

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Finanzen

Budget

Der Projektleiter Konferenz stellt zusammen mit dem Schatzmeister des Vereins und dem Konferenz-Team ein Budget auf und führt in der Vorbereitungsphase und während der Konferenz die Buchhaltung der Konferenz. Er muss zu jedem Zeitpunkt einen Überblick darüber haben, welche Gelder bereits ausgegeben sind bzw. noch ausgegeben werden und welche Einnahmen bereits erreicht wurden bzw. noch zu erwarten sind. Nur so kann bei Problemen rechtzeitig gegengesteuert werden.

Teil dieses Handbuches ist eine Kalkulationstabelle (Spreadsheet) für das Budget. Siehe Datei:Fossgis-konferenz-budget.ods.

Budget für das Local-Team Catering-Budet --> einarbeiten (hafi)

Posten Betrag Anmerkung
Social Event ca. 45€ pro Teilnehmer ca. 6750,00 € bei 150 Teilnehmern (TN), bis 9000€ bei 200 TN
Catering 11.200,00 € Mi - Fr: Versorgung mit Snacks, Mittagessen und Getränken ca. 400 TN
Personal (Hiwis) 3.000,00 € 250 Stunden für Hiwis
Kopien, Büromaterial 500,00 € bitte das Konferenzbüromaterial bei Katja Haferkorn anfragen

Rechnungen

Rechnungen für Ausgaben, die im Rahmen der Konferenzorganisation anfallen, müssen direkt auf den Verein lauten (siehe http://www.fossgis.de/impressum.html). Auf jeden Fall sollte der Schatzmeister vorab informiert werden, dass eine bestimmte Rechnung kommen wird, damit er weiss, was er bezahlen darf bzw. wo er rückfragen kann.

Wenn es für das Lokal-Team einfacher ist, kann es kleinere Rechnungen auch direkt bezahlen und dann eine Sammelrechnung an den Verein stellen.

Ausgaben sollten (im Rahmen des möglichen) so spät wie möglich getätigt werden. Viele Ausgaben sind ja von der zu erwartenden Teilnehmerzahl abhängig und die ist erst nach Ende der Frühbucherfrist abschätzbar.

Handkasse vor Ort

Das Lokal-Team organisiert eine Kasse für die Anmeldung. Es ist Aufgabe der Anmelde-Hiwis diese Kasse zu führen. Über Nacht nimmt der Leiter des Lokal-Teams die Kasse mit.

In die Kasse gehören die Einnahmen für

  • Teilnahmegebühren für die Konferenz, Workshops und den Social Event (soweit sie bar bezahlt werden)
  • Einnahmen aus dem Verkauf von T-Shirts und dergleichen

Aus der Kasse können spontan nötige kleinere Ausgabe getätigt werden (zum Beispiel wenn jemand Kopien machen muss). Belege dazu gehören in die Kasse.

Alle Einlagen oder Entnahmen müssen auf einem Zettel in der Kasse notiert werden:

  • Datum/Uhrzeit
  • Betrag (+/-)
  • Anlass
  • Name
  • Unterschrift

Ausnahme sind Einnahmen aus Teilnahmegebühren und Verkauf, für die entsprechende eigene Listen geführt werden.

Sollten sich im Laufe der Konferenz größere Beträge in der Kasse ansammeln, sollten sie zwischendurch an den Schatzmeister übergeben werden, der sie auf eine Bank bringen kann.

Nach Ende der Konferenz wird die Kasse an den Schatzmeister übergeben.

Personalkosten

Grundsätzlich arbeiten alle Organisatoren der Konferenz freiwillig und kostenlos. Sprecher erhalten kein Honorar.

Um den großen Arbeitsbedarf an Hilfstätigkeiten während der Konferenz abzudecken, können Hiwis bezahlt werden. Die Hiwi-Stunden sind bei 250h zu deckeln.

Teilnahmebeitrag

Wir nehmen einen Eintrittspreis für die Konferenz, verteilen aber großzügig Gutscheincodes für einen kostenlosen Eintritt.

Dabei rechnen wir damit, dass vielleicht 70% der Besucher einen Gutscheincode nutzen können.

In den letzten Jahren war die FOSSGIS kostenlos, wurde aber mit der Zeit immer größer und auch teurer umzusetzen. Grundsätzlich ist es finanztechnisch keine schlechte Idee, wenn wir uns diversifizieren. Um so mehr verschiedene Einnahmenquellen es gibt, um so verlässlicher sind die Einnahmen. Es ist unwahrscheinlich, dass sie alle gleichzeitig einbrechen.

Dagegen steht natürlich der Wunsch, mit der Konferenz möglichst viele Leute zu erreichen. Gerade OSMler oder Studenten können sich einen Eintrittspreis vielleicht nicht leisten. Und auch jemand, der vielleicht nur mal reinschnuppern will, was dieses Open Source eigentlich ist, soll nicht viel Geld zahlen müssen.

Der Teilnahmebeitrag für die Konferenz beträgt 120 EUR. Er erlaubt den Eintritt an allen drei Tagen. Es gibt keinen Rabatt, wenn jemand weniger Tage kommt.

Der Teilnahmebeitrag muss hoch genug sein, dass es sich überhaupt lohnt, ihn zu erheben (und wir wollen ja auch Geld einnehmen), aber nicht zu hoch, dass er Leute abscheckt oder übertriebene Erwartungen weckt. Hier schlagen wir einen Betrag von 120 EUR vor. Das ist immernoch niedriger als vergleichbare Konferenzen. Für einen Besucher aus der Verwaltung oder aus einer Firma, der Anreise und Hotel bezahlen muss und zwei Tage Arbeitsausfall hat, sind zusätzliche 120 EUR kein Betrag, über den er lange nachdenken muss. Besucher sollen idealerweise an allen Tagen teilnehmen, das unterstützen wir dadurch, dass wir keinen Tagestickets haben. Außerdem wird die Anmeldung dadurch vereinfacht.

Für Frühbucher (bis ca. 1 Monat vor der Konferenz) gibt es einen Rabatt, sie zahlen nur 80 EUR.

Das hilft bei der Planung der Konferenz, z.B. der Kapazitätsplanung für Catering und Social Event. Dadurch, dass wir nun einen Eintrittspreis haben, können wir Frühbucherrabatte vergeben und erreichen damit frühere Anmeldungen. Es war schon immer ein Problem, dass wir eigentlich nicht so recht wussten, wieviele Leute kommen werden. Der Rabatt von 1/3 wird psychologisch nochmal größer, weil der Normalpreis deutlich über 100 EUR und den Frühbucherpreis deutlich unter 100 EUR liegt.

Dazu kommen die Gutscheincodes, die wir an verschiedene Gruppen ausgeben und die einen kostenlosen Eintritt zu Konferenz ermöglichen. Es gibt ganz verschiedene Möglichkeiten, wie wir solche Codes ausgeben können.

Das gibt uns einen große Flexibilität und wir können von Jahr zu Jahr einstellen, welche Zielgruppen wir besonders unterstützen wollen usw.

Wer soll nun solche Codes bekommen? (Unvollständige und nicht endgültige) Liste:

  • Studenten (Studi-Ausweis muss dann bei der Anmeldung vor Ort vorgezeigt werden)
  • OpenStreetMap-Aktive (müssen nachweisen, dass sie einen OSM-Account haben)
  • FOSSGIS-Mitglieder (bekommen Gutscheincode per E-Mail)
  • Aussteller und Sponsoren bekommen Gutschein-Kontingente für Mitarbeiter und Kunden
  • Open-Source-Entwickler (Verteilung von Gutscheincodes über einschlägige Developer-Listen)
  • Um insbesondere auch lokale Firmen anzulocken, kann man z.B. in der IHK-Zeitschrift für die Konferenz werben und dabei einen Gutscheincode angeben.

Natürlich ist der Eintritt für alle kostenlos, die bei der Orga der Konferenz helfen oder einen Vortrag oder Workshop halten.

Wer also kostenlos zu Konferenz will, hat damit einen Grund einen Vortrag einzureichen.

Man sieht aus dieser Auflistung schon, dass es nicht wirklich schwierig sein wird, zu so einem Code zu kommen. Wenn jemand will, findet er immer einen Weg. Und das ist ja auch völlig ok so. Wir sind damit in keiner anderen Situation als wir es vor der Einführung von Eintrittspreisen waren. Letztlich ist der Eintrittspreis sozusagen fast freiwillig. Der Default ist aber, dass man zahlt. Man muss schon etwas Aufwand investieren, nicht zu zahlen und das werden hoffentlich genug Leute nicht tun, sodass eben doch Geld hereinkommt.

Für Workshops wird ein Betrag von 100 EUR pro Workshop genommen. Für die Workshops gibt es keinen Frühbucherrabatt und die Gutschein-Codes gelten nicht.

Die Workshops haben schon immer einen großen Teil der Konferenz finanziert, das soll auch weiterhin so sein.

Der Social Event kostet 35 EUR kosten und ist damit nicht kostendeckend, insb. da auch viele Teilnehmer (Orga, Speaker) ein kostenloses Social-Event-Ticket bekommen. Für den Social Event gibt es keinen Frühbucherrabatt und die Gutschein-Codes gelten nicht.

Der Social Event ist ein wichtiger Teil der Veranstaltung und die Besucher sollen durch hohe Preise nicht abgeschreckt werden. Eine weiterer Rabatt für Frühbucher oder mit Gutschein-Codes ist finanziell aber nicht drin.

Durch den gestuften Eintrittspreis und die Gutscheincodes haben wir damit ein Werkzeug in die Hand bekommen, je nach Zielgruppen flexibel zu sein. Statt per Default kostenlos zu sein, können wir ganz gezielt das Geld von denen nehmen, die es haben und die verschonen, die es nicht haben.

Folgende Bestandteile sind also separat zu buchen:

  • Konferenz (ggf. mit Frühbucherrabatt oder Gutscheincode)
  • Social Event
  • Workshops

Weitere Vorteile dieses Konzepts:

  • Wir wissen aus den Umfragen, dass viele Besucher gerne bereit wären, uns einen Eintrittspreis zu bezahlen. Ihre Firma würde ohne zu Murren einen Eintrittspreis bezahlen, aber eine Spende eben nicht.
  • Weil sie Geld kostet, wird die Konferenz wird in den Augen einiger als wertiger erscheinen. Wir unterstützen damit unsere Sicht, dass Open Source ready for business ist und stellen eine gewisse Professionalität dar.
  • Mit den Gutscheincodes erzielen wir einen Werbeeffekt. Z.B. erhalten Sponsoren und Aussteller in Zukunft ein Anzahl solcher Codes, die sie z.B. an Kunden weitergeben können.
  • Mit mehr Geld machen wir nicht nur ggf. fehlende Einnahmen aus Workshops und Sponsoring wett, sondern können hoffentlich auch mehr erreichen. Z.B. kann man vielleicht dem einen oder anderen Sprecher die Reisekosten zahlen, der sonst nicht kommen könnte usw.

Die Nachteile sollen natürlich auch nicht verschwiegen werden:

  • Es kann sein, dass Besucher sich betrogen vorkommen, wenn sie erfahren, dass sie Geld bezahlt haben und andere nichts.
  • Insbesondere zahlende Besucher werden mit einer größeren Anspruchhaltung kommen. Wir müssen beim Service (z.B. Catering) mehr darauf achten, dass auch alles glatt läuft.
  • Die FOSSGIS hat bisher einen sehr angenehmen, lockeren, fast familiären Charakter. Man kann da natürlich die Angst haben, dass sich das mit einem Eintrittspreis ändert. Das liegt m.E. aber mehr an uns und der Art, wie wir die Konferenz veranstalten, als am Geld.

Wir dürfen natürlich bei alledem nicht vergessen, dass das Geld ja einer guten Sache zur Verfügung gestellt wird. Die Konferenz muss sich selbst finanzieren und noch Geld für die Vereinsarbeit des FOSSGIS abwerfen, wir haben sonst keine wesentliche Einnahmequelle für den Verein. Es gibt also letztlich wenig Alternativen, andere Geldquellen sind nicht in Sicht.

Rücktrittsregelungen

Bis zum letzten Tag vor der Konferenz kann man per E-Mail von der Anmeldung zurücktreten und bekommt den vollen Konferenzbeitrag inkl. Workshop und Social Event erstattet. Nach diesem Termin ist kein Rücktritt und Erstattung mehr möglich, weil die Kosten dann bereits entstanden sind.