Finanzen: Unterschied zwischen den Versionen

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= Finanzen =
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Der Projektleiter Konferenz stellt zusammen mit dem Schatzmeister des Vereins und dem Konferenz-Team ein Budget auf und führt in der Vorbereitungsphase und während der Konferenz die Buchhaltung der Konferenz. Er muss zu jedem Zeitpunkt einen Überblick darüber haben, welche Gelder bereits ausgegeben sind bzw. noch ausgegeben werden und welche Einnahmen bereits erreicht wurden bzw. noch zu erwarten sind. Nur so kann bei Problemen rechtzeitig gegengesteuert werden.
Der Projektleiter Konferenz stellt zusammen mit dem Schatzmeister des Vereins und dem Konferenz-Team ein Budget auf und führt in der Vorbereitungsphase und während der Konferenz die Buchhaltung der Konferenz. Er muss zu jedem Zeitpunkt einen Überblick darüber haben, welche Gelder bereits ausgegeben sind bzw. noch ausgegeben werden und welche Einnahmen bereits erreicht wurden bzw. noch zu erwarten sind. Nur so kann bei Problemen rechtzeitig gegengesteuert werden.


Teil dieses Handbuches ist eine Kalkulationstabelle (Spreadsheet) für das Budget. Siehe [[File:Fossgis-konferenz-budget.ods]].
'''Budget für das Lokal-Team'''


Catering-Budet --> einarbeiten (hafi)
{| class="wikitable"
|-
! Posten !! Betrag !! Anmerkung
|-
| Social Event
| Kosten ca. 25-35€ pro Teilnehmer
| Seit 2016 im Ticketpreis enthalten
|-
| Catering
| Kosten circa 40 € pro TN
| Mi - Fr: Versorgung mit Snacks, Mittagessen und Getränken ca. 400 TN
|-
| Personal (Hiwis)
| 3.500,00 €
| 280 Stunden für Hiwis
|-
| Kopien, Büromaterial
| 500,00 €
| -
|}
 
Folgende Posten sollten in der Budgettabelle enthalten sein:
'''Ausgaben:'''
* Catering
* Social-Event
* Programmheft
* Tagungsband
* Videoaufzeichnung
* Sonstiges
* Miete
* Lanyards, Namensschildhüllen
* Taschen & T-Shirts
* OSM-Samstag
* Post
* Bildungsurlaub
* Ausfwandspauschale Helfer
* Venueless für Online
* Workadventure für Netzwerkwelt
* Ticket- und Vortragssystem
* Koordinierung
 
'''Einnahmen:'''
* Konferenzticket (normal)
* Konferenzticket (Frühb)
* Konferenzticket (Stut., Rentner)
* Workshops
* Platinsponsoren
* Goldsponsoren
* Silbersponsoren
* Bronzesponsoren
* Aussteller


== Rechnungen ==
== Rechnungen ==


Rechnungen für Ausgaben, die im Rahmen der Konferenzorganisation anfallen, müssen direkt auf den Verein lauten (siehe http://www.fossgis.de/impressum.html). Auf jeden Fall sollte der Schatzmeister vorab informiert werden, dass eine bestimmte Rechnung kommen wird, damit er weiss, was er bezahlen darf bzw. wo er rückfragen kann.
* Rechnungen für Ausgaben, die im Rahmen der Konferenzorganisation anfallen, müssen direkt auf den Verein lauten (siehe http://www.fossgis.de/impressum.html). In jedem Fall sollte jeder Rechnungsvorgang vorab mit dem Schatzmeister abgestimmt werden. Der Schatzmeister wird bei Rechnungsvorgängen im CC geführt.  


Wenn es für das Lokal-Team einfacher ist, kann es kleinere Rechnungen auch direkt bezahlen und dann eine Sammelrechnung an den Verein stellen.
* Wenn es für das Lokal-Team einfacher ist, kann es kleinere Rechnungen auch direkt bezahlen und dann eine Sammelrechnung an den Verein stellen. Dieser Sammelrechnung sollten die Belege (entsprechend der Nummerierung einer Sammelrechnungstabelle nummeriert auf A4 aufgeklebt) beigefügt werden.  


Ausgaben sollten (im Rahmen des möglichen) so spät wie möglich getätigt werden. Viele Ausgaben sind ja von der zu erwartenden Teilnehmerzahl abhängig und die ist erst nach Ende der Frühbucherfrist abschätzbar.
<!-- {{2013/Sammelrechnungstabelle FOSSGIS-Konferenz}} -->
 
 
Ausgaben sollten (im Rahmen des möglichen) so spät wie möglich getätigt werden. Da viele Ausgaben von der Teilnehmerzahl abhängig sind und die zu erwartende Zahl erst nach Ende der Frühbucherfrist abschätzbar ist. Zahlen für Taschen- und T-Shirtbestellungen, Namensschilder und dazugehörigen Lanyards sollten so entschieden werden, dass die Lieferung gewährleistet und die Anzahl so genau, wie möglich ist.


== Handkasse vor Ort ==
== Handkasse vor Ort ==
Das Lokal-Team organisiert eine Kasse für die Anmeldung. Es ist Aufgabe der Anmelde-Hiwis diese Kasse zu führen. Über Nacht nimmt der Leiter des Lokal-Teams die Kasse mit.
Seit einigen Jahren buchen die Teilnehmenden ihr Ticket vorab online, so dass die Handkasse am Welcome Desk eine immer kleinere Rolle spielt.


In die Kasse gehören die Einnahmen für
Das Lokal-Team organisiert eine Kasse für die Anmeldung. Es ist Aufgabe des Rezeptionspersonals diese Kasse zu führen. Über Nacht nimmt der Leiter des Lokal-Teams die Kasse mit.


* Teilnahmegebühren für die Konferenz, Workshops und den Social Event (soweit sie bar bezahlt werden)
In die '''Kasse''' gehören die '''Einnahmen''' für:
* Einnahmen aus dem Verkauf von T-Shirts und dergleichen
* bar bezahlte Teilnahmegebühren für die Konferenz, Workshops, freiwillige Beiträge für Social Event und Tagungsband
* Einnahmen aus T-Shirt-Verkauf oder andere Einnahmen


Aus der Kasse können spontan nötige kleinere Ausgabe getätigt werden (zum Beispiel wenn jemand Kopien machen muss). Belege dazu gehören in die Kasse.
Aus der Kasse können spontan nötige kleinere '''Ausgaben''' getätigt werden (zum Beispiel für Kopien). Belege dazu gehören für die Abrechnung in die Kasse.


Alle Einlagen oder Entnahmen müssen auf einem Zettel in der Kasse notiert werden:
'''Merke''': Wer Geld bezahlt, bekommt den Originalbeleg der Quittung.


Für alle Einnahmen und Ausgaben wird eine '''Liste''' geführt und in der Hand-Kasse hinterlegt.
Die Liste enthält:
* Datum/Uhrzeit
* Datum/Uhrzeit
* Betrag (+/-)
* Betrag (+/-)
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* Unterschrift
* Unterschrift


Ausnahme sind Einnahmen aus Teilnahmegebühren und Verkauf, für die entsprechende eigene Listen geführt werden.
Sollten sich im Laufe der Konferenz größere Beträge in der Kasse ansammeln, sollten sie zwischendurch an den Schatzmeister übergeben werden. Der Schatzmeister oder ein damit Beauftragter kümmert sich um die weitere Aufbewahrung.


Sollten sich im Laufe der Konferenz größere Beträge in der Kasse ansammeln, sollten sie zwischendurch an den Schatzmeister übergeben werden, der sie auf eine Bank bringen kann.
Nach Ende der Konferenz wird die '''Kasse an den Schatzmeister übergeben'''.
 
Nach Ende der Konferenz wird die Kasse an den Schatzmeister übergeben.


== Personalkosten ==
== Personalkosten ==
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Grundsätzlich arbeiten alle Organisatoren der Konferenz freiwillig und kostenlos. Sprecher erhalten kein Honorar.
Grundsätzlich arbeiten alle Organisatoren der Konferenz freiwillig und kostenlos. Sprecher erhalten kein Honorar.


Um den großen Arbeitsbedarf an Hilfstätigkeiten während der Konferenz abzudecken, können Hiwis bezahlt werden. Die Hiwi-Stunden sind bei 250h zu deckeln.
Um den großen Arbeitsbedarf an Hilfstätigkeiten während der Konferenz abzudecken, kann Personal dafür bezahlt werden. Die Arbeitsstunden sind bei 250h zu deckeln.
Seit 2014 erhalten die Helfer eine Ehrenamtspauschale, diese darf pro Helfer pro Jahr 720 EUR nicht übersteigen. Helfer muss erklären, dass Ehrenamtspauschale nicht anderweitig in Anspruch genommen wird ([https://files.fossgis.de/Konferenz/2023/ehrenamtspauschale_FOSSGISeV_2023.pdf auszufüllendes Formular]).


== Teilnahmebeitrag ==
== Teilnahmebeitrag ==


Wir nehmen einen Eintrittspreis für die Konferenz, verteilen aber großzügig Gutscheincodes für einen kostenlosen Eintritt.
Wir nehmen einen Eintrittspreis für die Konferenz. Für aktive Communitymitglieder ist der Eintritt frei.


Dabei rechnen wir damit, dass vielleicht 70% der Besucher einen Gutscheincode nutzen können.
Bis 2010 war die FOSSGIS-Konferenz kostenfrei, wurde aber mit der Zeit immer größer und damit auch teurer umzusetzen. Grundsätzlich ist es finanztechnisch keine schlechte Idee, wenn wir uns diversifizieren. Um so mehr verschiedene Einnahmenquellen es gibt, um so verlässlicher sind die Einnahmen.  


{{Hintergrund|In den letzten Jahren war die FOSSGIS kostenlos, wurde aber mit der Zeit immer größer und auch teurer umzusetzen. Grundsätzlich ist es finanztechnisch keine schlechte Idee, wenn wir uns diversifizieren. Um so mehr verschiedene Einnahmenquellen es gibt, um so verlässlicher sind die Einnahmen. Es ist unwahrscheinlich, dass sie alle gleichzeitig einbrechen.
<i>Dagegen steht natürlich der Wunsch, mit der Konferenz möglichst viele Leute zu erreichen. Gerade OSM-Aktive oder Studierende können sich einen Eintrittspreis vielleicht nicht leisten. Für Interessierte, die nur mal reinschnuppern wollen, was dieses Open Source eigentlich ist, sollen nicht durch den Preis abgeschreckt werden.</i>


Dagegen steht natürlich der Wunsch, mit der Konferenz möglichst viele Leute zu erreichen. Gerade OSMler oder Studenten können sich einen Eintrittspreis vielleicht nicht leisten. Und auch jemand, der vielleicht nur mal reinschnuppern will, was dieses Open Source eigentlich ist, soll nicht viel Geld zahlen müssen.
Wir wissen aus den Umfragen, dass viele Besucher gerne bereit wären, uns einen Eintrittspreis zu bezahlen. Ihre Firma würde ohne zu Murren einen Eintrittspreis bezahlen, aber eine Spende eben nicht.
}}
Weil die Konferenz Geld kostet, wird die Veranstaltung wird in den Augen einiger als wertiger erscheinen. Wir unterstützen damit unsere Sicht, dass Open Source ready for business ist und stellen eine gewisse Professionalität dar.
Mit mehr Geld machen wir nicht nur ggf. fehlende Einnahmen aus Workshops und Sponsoring wett, sondern können hoffentlich auch mehr erreichen. Z.B. kann man vielleicht dem einen oder anderen Sprecher die Reisekosten zahlen, der sonst nicht kommen könnte usw.


Der Teilnahmebeitrag für die Konferenz beträgt 120 EUR. Er erlaubt den Eintritt an allen drei Tagen. Es gibt keinen Rabatt, wenn jemand weniger Tage kommt.
Die Nachteile sollen natürlich auch nicht verschwiegen werden:
* Es kann sein, dass Besucher sich betrogen vorkommen, wenn sie erfahren, dass sie Geld bezahlt haben und andere nicht.
* Insbesondere zahlende Besucher werden mit einer größeren Anspruchhaltung kommen. Wir müssen beim Service (z.B. Catering) darauf achten, dass alles glatt läuft.
* Die FOSSGIS hat bisher einen sehr angenehmen, lockeren, fast familiären Charakter. Man kann da natürlich die Angst haben, dass sich das mit einem Eintrittspreis ändert. Das liegt m.E. aber mehr an uns und der Art, wie wir die Konferenz veranstalten, als am Geld.


{{Hintergrund|Der Teilnahmebeitrag muss hoch genug sein, dass es sich überhaupt lohnt, ihn zu erheben (und wir wollen ja auch Geld einnehmen), aber nicht zu hoch, dass er Leute abscheckt oder übertriebene Erwartungen weckt. Hier schlagen wir einen Betrag von 120 EUR vor. Das ist immernoch niedriger als vergleichbare Konferenzen. Für einen Besucher aus der Verwaltung oder aus einer Firma, der Anreise und Hotel bezahlen muss und zwei Tage Arbeitsausfall hat, sind zusätzliche 120 EUR kein Betrag, über den er lange nachdenken muss. Besucher sollen idealerweise an allen Tagen teilnehmen, das unterstützen wir dadurch, dass wir keinen Tagestickets haben. Außerdem wird die Anmeldung dadurch vereinfacht.
Wir dürfen natürlich bei alledem nicht vergessen, dass das Geld ja einer guten Sache zur Verfügung gestellt wird. Die Konferenz muss sich selbst finanzieren und noch Geld für die Vereinsarbeit des FOSSGIS abwerfen, wir haben sonst keine wesentliche Einnahmequelle für den Verein. Es gibt also letztlich wenig Alternativen, andere Geldquellen sind nicht in Sicht.
}}


Für Frühbucher (bis ca. 1 Monat vor der Konferenz) gibt es einen Rabatt, sie zahlen nur 80 EUR.
===Teilnahmebeitragsarten===


{{Hintergrund|Das hilft bei der Planung der Konferenz, z.B. der Kapazitätsplanung für Catering und Social Event. Dadurch, dass wir nun einen Eintrittspreis haben, können wir Frühbucherrabatte vergeben und erreichen damit frühere Anmeldungen. Es war schon immer ein Problem, dass wir eigentlich nicht so recht wussten, wieviele Leute kommen werden. Der Rabatt von 1/3 wird psychologisch nochmal größer, weil der Normalpreis deutlich über 100 EUR und den Frühbucherpreis deutlich unter 100 EUR liegt.
Der '''Teilnahmebeitrag für die Konferenz beträgt 220EUR (Frühbucher: 200EUR)'''. Er erlaubt den Eintritt an allen drei Tagen. Es gibt keinen Rabatt, wenn jemand weniger Tage kommt.
}}


Dazu kommen die Gutscheincodes, die wir an verschiedene Gruppen ausgeben und die einen kostenlosen Eintritt zu Konferenz ermöglichen. Es gibt ganz verschiedene Möglichkeiten, wie wir solche Codes ausgeben können.
<i>Der Teilnahmebeitrag muss hoch genug sein, dass es sich überhaupt lohnt, ihn zu erheben (und wir wollen ja auch Geld einnehmen), aber nicht zu hoch, dass er Leute abschreckt oder übertriebene Erwartungen weckt. Hier schlagen wir einen Betrag von 220 EUR vor. Das ist immernoch niedriger als vergleichbare Konferenzen. Für einen Besucher aus der Verwaltung oder aus einer Firma, der Anreise und Hotel bezahlen muss und zwei Tage Arbeitsausfall hat, sind zusätzliche 220 EUR kein Betrag, über den er lange nachgedacht werden muss. Besucher:innen sollen idealerweise an allen Tagen teilnehmen, das unterstützen wir dadurch, dass wir keine Tagestickets anbieten. Wodurch auch die Anmeldung vereinfacht wird.</i>


{{Hintergrund|Das gibt uns einen große Flexibilität und wir können von Jahr zu Jahr einstellen, welche Zielgruppen wir besonders unterstützen wollen usw.}}
Für '''Frühbucher''' (bis ca. 1 Monat vor der Konferenz) gibt es einen Rabatt, sie zahlen nur 200 EUR.


Wer soll nun solche Codes bekommen? (Unvollständige und nicht endgültige) Liste:
<i>Frühbucherrabatt hilft bei der Planung der Konferenz, z.B. der Kapazitätsplanung für Catering und Social Event. Dadurch, dass wir nun einen Eintrittspreis haben, können wir Frühbucherrabatte vergeben und erreichen damit frühere Anmeldungen. Es war schon immer ein Problem, dass wir eigentlich nicht so recht wussten, wie viele Leute kommen werden.</i>


* Studenten (Studi-Ausweis muss dann bei der Anmeldung vor Ort vorgezeigt werden)
Es gibt auch Tickets zum reduzierten Preis, diese gelten für Studierende, Rentner:innen, Schüler:innen, Azubis, Freiwilligendienstleistende.
* OpenStreetMap-Aktive (müssen nachweisen, dass sie einen OSM-Account haben)
* FOSSGIS-Mitglieder (bekommen Gutscheincode per E-Mail)
* Aussteller und Sponsoren bekommen Gutschein-Kontingente für Mitarbeiter und Kunden
* Open-Source-Entwickler (Verteilung von Gutscheincodes über einschlägige Developer-Listen)
* Um insbesondere auch lokale Firmen anzulocken, kann man z.B. in der IHK-Zeitschrift für die Konferenz werben und dabei einen Gutscheincode angeben.


Natürlich ist der Eintritt für alle kostenlos, die bei der Orga der Konferenz helfen oder einen Vortrag oder Workshop halten.
<i>Die Tickets zum reduzierten Preis haben wir eingeführt, weil es eine Nachfrage gab. </i>


{{Hintergrund|Wer also kostenlos zu Konferenz will, hat damit einen Grund einen Vortrag einzureichen.}}
Das '''Communityticket''' sowie auch das Helfer:innenticket sind kostenfreie Konferneztickets.


{{Hintergrund|Man sieht aus dieser Auflistung schon, dass es nicht wirklich schwierig sein wird, zu so einem Code zu kommen. Wenn jemand will, findet er immer einen Weg. Und das ist ja auch völlig ok so. Wir sind damit in keiner anderen Situation als wir es vor der Einführung von Eintrittspreisen waren. Letztlich ist der Eintrittspreis sozusagen fast freiwillig. Der Default ist aber, dass man zahlt. Man muss schon etwas Aufwand investieren, nicht zu zahlen und das werden hoffentlich genug Leute nicht tun, sodass eben doch Geld hereinkommt.}}
<i>FOSSGIS-, OpenStreetMap- und OSGeo-Aktive dürfen sich ein Communityticket buchen. Für Helfer:innen steht das Helfer:innenticket zur Verfügung, zu welchem man ab mindestens 6 Stunden helfen berechtigt ist. </i>


Für Workshops wird ein Betrag von 100 EUR pro Workshop genommen. Für die Workshops gibt es keinen Frühbucherrabatt und die Gutschein-Codes gelten nicht.
Dazu kommen '''Gutscheincodes''', die wir an verschiedene Gruppen ausgegeben werden können. Die Gutscheincodes werden über das Anmeldesystem Pretix verwaltet.


{{Hintergrund|Die Workshops haben schon immer einen großen Teil der Konferenz finanziert, das soll auch weiterhin so sein.}}
<i>Gutscheincodes geben uns einen große Flexibilität und wir können von Jahr zu Jahr einstellen, welche Zielgruppen wir besonders unterstützen wollen usw.</i>


Der Social Event kostet 35 EUR kosten und ist damit nicht kostendeckend, insb. da auch viele Teilnehmer (Orga, Speaker) ein kostenloses
Wer soll nun solche Codes bekommen? (Unvollständige und nicht endgültige) Liste:
Social-Event-Ticket bekommen. Für den Social Event gibt es keinen Frühbucherrabatt und die Gutschein-Codes gelten nicht.


{{Hintergrund|Der Social Event ist ein wichtiger Teil der Veranstaltung und die Besucher sollen durch hohe Preise nicht abgeschreckt werden. Eine weiterer Rabatt für Frühbucher oder mit Gutschein-Codes ist finanziell aber nicht drin.}}
* Vortragende und Workshopleitende erhalten einen Gutscheincode für ihr Konferenzticket
* Aussteller und Sponsoren bekommen Gutschein-Kontingente für Mitarbeiter und Kunden


{{Hintergrund|Durch den gestuften Eintrittspreis und die Gutscheincodes haben wir damit ein Werkzeug in die Hand bekommen, je nach Zielgruppen flexibel zu sein. Statt per Default kostenlos zu sein, können wir ganz gezielt das Geld von denen nehmen, die es haben und die verschonen, die es nicht haben.}}
Natürlich ist der Eintritt für alle kostenlos, die bei der Organisation der Konferenz helfen oder einen Vortrag (Ausnahme Lighning-Talks) oder Workshop halten.


Folgende Bestandteile sind also separat zu buchen:
<i>'''Hintergrund der verschiedenen Ticketarten:''' Aus dieser Auflistung ist zu sehen, dass es nicht wirklich schwierig sein wird, zu so einem Code zu kommen. Wenn jemand will, findet sich immer ein Weg. Und das ist ja auch völlig ok so. Wir sind damit in keiner anderen Situation als wir es vor der Einführung von Eintrittspreisen waren. Letztlich ist der Eintrittspreis sozusagen fast freiwillig. Der Default ist, dass Teilnehmer:in zahlt. Man muss schon etwas Aufwand investieren, nicht zu zahlen und das werden hoffentlich genug Leute nicht tun, sodass eben doch Geld hereinkommt.<br>
Durch den gestuften Eintrittspreis haben wir zielgruppenflexible Preise. Statt per Default kostenlos zu sein, können wir ganz gezielt das Geld von denen nehmen, die es haben und die verschonen, die es nicht haben.</i>


* Konferenz (ggf. mit Frühbucherrabatt oder Gutscheincode)
Für '''Workshops''' wird ein Betrag von '''120 EUR pro Workshop''' erhoben (für Workshops gibt es kein Frühbucherticket, auch wenn es in den letzten Jahren möglich war).
* Social Event
* Workshops


{{Hintergrund|Weitere Vorteile dieses Konzepts:
<i>Die Workshops finanzieren einen großen Teil der Konferenz, das soll auch weiterhin so sein.</i>


* Wir wissen aus den Umfragen, dass viele Besucher gerne bereit wären, uns einen Eintrittspreis zu bezahlen. Ihre Firma würde ohne zu Murren einen Eintrittspreis bezahlen, aber eine Spende eben nicht.
Das '''Social Event kostet 35-60 EUR'''.
* Weil sie Geld kostet, wird die Konferenz wird in den Augen einiger als wertiger erscheinen. Wir unterstützen damit unsere Sicht, dass Open Source ready for business ist und stellen eine gewisse Professionalität dar.
* Mit den Gutscheincodes erzielen wir einen Werbeeffekt. Z.B. erhalten Sponsoren und Aussteller in Zukunft ein Anzahl solcher Codes, die sie z.B. an Kunden weitergeben können.
<i>Der Social Event ist ein wichtiger Teil der Veranstaltung und seit 2016 im Konferenzticket enthalten. </i>
* Mit mehr Geld machen wir nicht nur ggf. fehlende Einnahmen aus Workshops und Sponsoring wett, sondern können hoffentlich auch mehr erreichen. Z.B. kann man vielleicht dem einen oder anderen Sprecher die Reisekosten zahlen, der sonst nicht kommen könnte usw.


Die Nachteile sollen natürlich auch nicht verschwiegen werden:
===Ticketbuchung im Pretix===
 
* Es kann sein, dass Besucher sich betrogen vorkommen, wenn sie erfahren, dass sie Geld bezahlt haben und andere nichts.
* Insbesondere zahlende Besucher werden mit einer größeren Anspruchhaltung kommen. Wir müssen beim Service (z.B. Catering) mehr darauf achten, dass auch alles glatt läuft.
* Die FOSSGIS hat bisher einen sehr angenehmen, lockeren, fast familiären Charakter. Man kann da natürlich die Angst haben, dass sich das mit einem Eintrittspreis ändert. Das liegt m.E. aber mehr an uns und der Art, wie wir die Konferenz veranstalten, als am Geld.


Wir dürfen natürlich bei alledem nicht vergessen, dass das Geld ja einer guten Sache zur Verfügung gestellt wird. Die Konferenz muss sich selbst finanzieren und noch Geld für die Vereinsarbeit des FOSSGIS abwerfen, wir haben sonst keine wesentliche Einnahmequelle für den Verein. Es gibt also letztlich wenig Alternativen, andere Geldquellen sind nicht in Sicht.
* Konferenzticket (ggf. mit Frühbucherrabatt)
}}
* Workshops [optional]
* Tagungsband [optional]
* T-Shirt [optional]
* Teilnehmer:innenliste[optional]


== Rücktrittsregelungen ==
=== Rücktrittsregelungen ===


Bis zum letzten Tag vor der Konferenz kann man per E-Mail von der Anmeldung zurücktreten und bekommt den vollen Konferenzbeitrag inkl. Workshop und Social Event erstattet. Nach diesem Termin ist kein Rücktritt und Erstattung mehr möglich, weil die Kosten dann bereits entstanden sind.
Bis 3 Tage vor Konferenzbeginn kann das Ticket per E-Mail storniert werden. Wir erstatten den vollen Konferenzbeitrag inkl. Workshop. Nach diesem Termin ist kein Rücktritt und Erstattung mehr möglich, weil die Kosten dann bereits entstanden sind.

Aktuelle Version vom 1. Mai 2023, 18:04 Uhr

Diese Wiki-Seite ist Teil des FOSSGIS-Konferenz-Handbuchs.


Finanzen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Budget[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Der Projektleiter Konferenz stellt zusammen mit dem Schatzmeister des Vereins und dem Konferenz-Team ein Budget auf und führt in der Vorbereitungsphase und während der Konferenz die Buchhaltung der Konferenz. Er muss zu jedem Zeitpunkt einen Überblick darüber haben, welche Gelder bereits ausgegeben sind bzw. noch ausgegeben werden und welche Einnahmen bereits erreicht wurden bzw. noch zu erwarten sind. Nur so kann bei Problemen rechtzeitig gegengesteuert werden.

Budget für das Lokal-Team

Posten Betrag Anmerkung
Social Event Kosten ca. 25-35€ pro Teilnehmer Seit 2016 im Ticketpreis enthalten
Catering Kosten circa 40 € pro TN Mi - Fr: Versorgung mit Snacks, Mittagessen und Getränken ca. 400 TN
Personal (Hiwis) 3.500,00 € 280 Stunden für Hiwis
Kopien, Büromaterial 500,00 € -

Folgende Posten sollten in der Budgettabelle enthalten sein: Ausgaben:

  • Catering
  • Social-Event
  • Programmheft
  • Tagungsband
  • Videoaufzeichnung
  • Sonstiges
  • Miete
  • Lanyards, Namensschildhüllen
  • Taschen & T-Shirts
  • OSM-Samstag
  • Post
  • Bildungsurlaub
  • Ausfwandspauschale Helfer
  • Venueless für Online
  • Workadventure für Netzwerkwelt
  • Ticket- und Vortragssystem
  • Koordinierung

Einnahmen:

  • Konferenzticket (normal)
  • Konferenzticket (Frühb)
  • Konferenzticket (Stut., Rentner)
  • Workshops
  • Platinsponsoren
  • Goldsponsoren
  • Silbersponsoren
  • Bronzesponsoren
  • Aussteller

Rechnungen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Rechnungen für Ausgaben, die im Rahmen der Konferenzorganisation anfallen, müssen direkt auf den Verein lauten (siehe http://www.fossgis.de/impressum.html). In jedem Fall sollte jeder Rechnungsvorgang vorab mit dem Schatzmeister abgestimmt werden. Der Schatzmeister wird bei Rechnungsvorgängen im CC geführt.
  • Wenn es für das Lokal-Team einfacher ist, kann es kleinere Rechnungen auch direkt bezahlen und dann eine Sammelrechnung an den Verein stellen. Dieser Sammelrechnung sollten die Belege (entsprechend der Nummerierung einer Sammelrechnungstabelle nummeriert auf A4 aufgeklebt) beigefügt werden.


Ausgaben sollten (im Rahmen des möglichen) so spät wie möglich getätigt werden. Da viele Ausgaben von der Teilnehmerzahl abhängig sind und die zu erwartende Zahl erst nach Ende der Frühbucherfrist abschätzbar ist. Zahlen für Taschen- und T-Shirtbestellungen, Namensschilder und dazugehörigen Lanyards sollten so entschieden werden, dass die Lieferung gewährleistet und die Anzahl so genau, wie möglich ist.

Handkasse vor Ort[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Seit einigen Jahren buchen die Teilnehmenden ihr Ticket vorab online, so dass die Handkasse am Welcome Desk eine immer kleinere Rolle spielt.

Das Lokal-Team organisiert eine Kasse für die Anmeldung. Es ist Aufgabe des Rezeptionspersonals diese Kasse zu führen. Über Nacht nimmt der Leiter des Lokal-Teams die Kasse mit.

In die Kasse gehören die Einnahmen für:

  • bar bezahlte Teilnahmegebühren für die Konferenz, Workshops, freiwillige Beiträge für Social Event und Tagungsband
  • Einnahmen aus T-Shirt-Verkauf oder andere Einnahmen

Aus der Kasse können spontan nötige kleinere Ausgaben getätigt werden (zum Beispiel für Kopien). Belege dazu gehören für die Abrechnung in die Kasse.

Merke: Wer Geld bezahlt, bekommt den Originalbeleg der Quittung.

Für alle Einnahmen und Ausgaben wird eine Liste geführt und in der Hand-Kasse hinterlegt. Die Liste enthält:

  • Datum/Uhrzeit
  • Betrag (+/-)
  • Anlass
  • Name
  • Unterschrift

Sollten sich im Laufe der Konferenz größere Beträge in der Kasse ansammeln, sollten sie zwischendurch an den Schatzmeister übergeben werden. Der Schatzmeister oder ein damit Beauftragter kümmert sich um die weitere Aufbewahrung.

Nach Ende der Konferenz wird die Kasse an den Schatzmeister übergeben.

Personalkosten[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Grundsätzlich arbeiten alle Organisatoren der Konferenz freiwillig und kostenlos. Sprecher erhalten kein Honorar.

Um den großen Arbeitsbedarf an Hilfstätigkeiten während der Konferenz abzudecken, kann Personal dafür bezahlt werden. Die Arbeitsstunden sind bei 250h zu deckeln. Seit 2014 erhalten die Helfer eine Ehrenamtspauschale, diese darf pro Helfer pro Jahr 720 EUR nicht übersteigen. Helfer muss erklären, dass Ehrenamtspauschale nicht anderweitig in Anspruch genommen wird (auszufüllendes Formular).

Teilnahmebeitrag[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Wir nehmen einen Eintrittspreis für die Konferenz. Für aktive Communitymitglieder ist der Eintritt frei.

Bis 2010 war die FOSSGIS-Konferenz kostenfrei, wurde aber mit der Zeit immer größer und damit auch teurer umzusetzen. Grundsätzlich ist es finanztechnisch keine schlechte Idee, wenn wir uns diversifizieren. Um so mehr verschiedene Einnahmenquellen es gibt, um so verlässlicher sind die Einnahmen.

Dagegen steht natürlich der Wunsch, mit der Konferenz möglichst viele Leute zu erreichen. Gerade OSM-Aktive oder Studierende können sich einen Eintrittspreis vielleicht nicht leisten. Für Interessierte, die nur mal reinschnuppern wollen, was dieses Open Source eigentlich ist, sollen nicht durch den Preis abgeschreckt werden.

Wir wissen aus den Umfragen, dass viele Besucher gerne bereit wären, uns einen Eintrittspreis zu bezahlen. Ihre Firma würde ohne zu Murren einen Eintrittspreis bezahlen, aber eine Spende eben nicht. Weil die Konferenz Geld kostet, wird die Veranstaltung wird in den Augen einiger als wertiger erscheinen. Wir unterstützen damit unsere Sicht, dass Open Source ready for business ist und stellen eine gewisse Professionalität dar. Mit mehr Geld machen wir nicht nur ggf. fehlende Einnahmen aus Workshops und Sponsoring wett, sondern können hoffentlich auch mehr erreichen. Z.B. kann man vielleicht dem einen oder anderen Sprecher die Reisekosten zahlen, der sonst nicht kommen könnte usw.

Die Nachteile sollen natürlich auch nicht verschwiegen werden:

  • Es kann sein, dass Besucher sich betrogen vorkommen, wenn sie erfahren, dass sie Geld bezahlt haben und andere nicht.
  • Insbesondere zahlende Besucher werden mit einer größeren Anspruchhaltung kommen. Wir müssen beim Service (z.B. Catering) darauf achten, dass alles glatt läuft.
  • Die FOSSGIS hat bisher einen sehr angenehmen, lockeren, fast familiären Charakter. Man kann da natürlich die Angst haben, dass sich das mit einem Eintrittspreis ändert. Das liegt m.E. aber mehr an uns und der Art, wie wir die Konferenz veranstalten, als am Geld.

Wir dürfen natürlich bei alledem nicht vergessen, dass das Geld ja einer guten Sache zur Verfügung gestellt wird. Die Konferenz muss sich selbst finanzieren und noch Geld für die Vereinsarbeit des FOSSGIS abwerfen, wir haben sonst keine wesentliche Einnahmequelle für den Verein. Es gibt also letztlich wenig Alternativen, andere Geldquellen sind nicht in Sicht.

Teilnahmebeitragsarten[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Der Teilnahmebeitrag für die Konferenz beträgt 220EUR (Frühbucher: 200EUR). Er erlaubt den Eintritt an allen drei Tagen. Es gibt keinen Rabatt, wenn jemand weniger Tage kommt.

Der Teilnahmebeitrag muss hoch genug sein, dass es sich überhaupt lohnt, ihn zu erheben (und wir wollen ja auch Geld einnehmen), aber nicht zu hoch, dass er Leute abschreckt oder übertriebene Erwartungen weckt. Hier schlagen wir einen Betrag von 220 EUR vor. Das ist immernoch niedriger als vergleichbare Konferenzen. Für einen Besucher aus der Verwaltung oder aus einer Firma, der Anreise und Hotel bezahlen muss und zwei Tage Arbeitsausfall hat, sind zusätzliche 220 EUR kein Betrag, über den er lange nachgedacht werden muss. Besucher:innen sollen idealerweise an allen Tagen teilnehmen, das unterstützen wir dadurch, dass wir keine Tagestickets anbieten. Wodurch auch die Anmeldung vereinfacht wird.

Für Frühbucher (bis ca. 1 Monat vor der Konferenz) gibt es einen Rabatt, sie zahlen nur 200 EUR.

Frühbucherrabatt hilft bei der Planung der Konferenz, z.B. der Kapazitätsplanung für Catering und Social Event. Dadurch, dass wir nun einen Eintrittspreis haben, können wir Frühbucherrabatte vergeben und erreichen damit frühere Anmeldungen. Es war schon immer ein Problem, dass wir eigentlich nicht so recht wussten, wie viele Leute kommen werden.

Es gibt auch Tickets zum reduzierten Preis, diese gelten für Studierende, Rentner:innen, Schüler:innen, Azubis, Freiwilligendienstleistende.

Die Tickets zum reduzierten Preis haben wir eingeführt, weil es eine Nachfrage gab.

Das Communityticket sowie auch das Helfer:innenticket sind kostenfreie Konferneztickets.

FOSSGIS-, OpenStreetMap- und OSGeo-Aktive dürfen sich ein Communityticket buchen. Für Helfer:innen steht das Helfer:innenticket zur Verfügung, zu welchem man ab mindestens 6 Stunden helfen berechtigt ist.

Dazu kommen Gutscheincodes, die wir an verschiedene Gruppen ausgegeben werden können. Die Gutscheincodes werden über das Anmeldesystem Pretix verwaltet.

Gutscheincodes geben uns einen große Flexibilität und wir können von Jahr zu Jahr einstellen, welche Zielgruppen wir besonders unterstützen wollen usw.

Wer soll nun solche Codes bekommen? (Unvollständige und nicht endgültige) Liste:

  • Vortragende und Workshopleitende erhalten einen Gutscheincode für ihr Konferenzticket
  • Aussteller und Sponsoren bekommen Gutschein-Kontingente für Mitarbeiter und Kunden

Natürlich ist der Eintritt für alle kostenlos, die bei der Organisation der Konferenz helfen oder einen Vortrag (Ausnahme Lighning-Talks) oder Workshop halten.

Hintergrund der verschiedenen Ticketarten: Aus dieser Auflistung ist zu sehen, dass es nicht wirklich schwierig sein wird, zu so einem Code zu kommen. Wenn jemand will, findet sich immer ein Weg. Und das ist ja auch völlig ok so. Wir sind damit in keiner anderen Situation als wir es vor der Einführung von Eintrittspreisen waren. Letztlich ist der Eintrittspreis sozusagen fast freiwillig. Der Default ist, dass Teilnehmer:in zahlt. Man muss schon etwas Aufwand investieren, nicht zu zahlen und das werden hoffentlich genug Leute nicht tun, sodass eben doch Geld hereinkommt.
Durch den gestuften Eintrittspreis haben wir zielgruppenflexible Preise. Statt per Default kostenlos zu sein, können wir ganz gezielt das Geld von denen nehmen, die es haben und die verschonen, die es nicht haben.

Für Workshops wird ein Betrag von 120 EUR pro Workshop erhoben (für Workshops gibt es kein Frühbucherticket, auch wenn es in den letzten Jahren möglich war).

Die Workshops finanzieren einen großen Teil der Konferenz, das soll auch weiterhin so sein.

Das Social Event kostet 35-60 EUR.

Der Social Event ist ein wichtiger Teil der Veranstaltung und seit 2016 im Konferenzticket enthalten.

Ticketbuchung im Pretix[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Konferenzticket (ggf. mit Frühbucherrabatt)
  • Workshops [optional]
  • Tagungsband [optional]
  • T-Shirt [optional]
  • Teilnehmer:innenliste[optional]

Rücktrittsregelungen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Bis 3 Tage vor Konferenzbeginn kann das Ticket per E-Mail storniert werden. Wir erstatten den vollen Konferenzbeitrag inkl. Workshop. Nach diesem Termin ist kein Rücktritt und Erstattung mehr möglich, weil die Kosten dann bereits entstanden sind.