Förderanträge/GRASS GIS Community Meeting 2023: Unterschied zwischen den Versionen

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* weitere FOSS4G-nahe Organisationen werden angefragt
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* Restgelder des GRASS GIS Projekts aus 2022 (incl. Gelder, die über https://opencollective.com/osgeo/projects/grass gesammelt werden)
* Restgelder des GRASS GIS Projekts aus 2022 (incl. Gelder, die über https://opencollective.com/osgeo/projects/grass gesammelt werden)
Hinweise zur Fahrtkostenunterstützung:
Dieser Prozess läuft unter der Prämisse ab, dass die Teilnehmenden nichts "dafür können", ob sie nah oder fern des gewählten Veranstaltungsorts wohnen. D.h. wir streben an, die anfallenden Kosten unter Berücksichtigung einer ökonomischen Anreise idealerweise zu 100% zu erstatten.
Wenn aber das für An-/Abreise eingeplante Budget nicht ausreichen sollte, dann werden die Reisekosten zu weniger als 100% erstattet und dabei dieser Erstattungsprozentsatz iterativ solange abgesenkt, bis alle Reisenden, die eine Erstattung gegen Belege beantragen, entsprechend eine Teilerstattung erhalten können.
Bei der Planung fragen wir im Voraus ab, wer von den Teilnehmenden überhaupt eine (Teil-)Erstattung beantragen wird und schätzen damit die Kosten einigermaßen im Voraus ab.
Im aktuellen Fall gibt es einige Interessenten/-innen aus anderen Kontinenten (hier insbesondere die GRASS PSC-Chairwoman aus Argentinien), deren Reisekosten aber aus dem bei OSGeo beantragten Budget finanziert werden soll - derweil das FOSSGIS Budget sich eher an die europäischen pot. Teilnehmenden richtet.
Im Moment, bei noch nicht stabiler Budgetgröße und unklarer Zahl an Teilnehmenden (es ist ja im Juni) arbeiten wir im Moment noch mit Annahmen, die sich aus unseren Erfahrungen der letzten mehr als zehn Jahre speist:
Liste der bisherigen GRASS GIS Sprints und Meetings: https://grasswiki.osgeo.org/wiki/Category:Code_Sprint


=== Welchen Bezug hat das Projekt zu "Freier Software im Bereich GIS" und/oder "Freier Geodaten"? ===
=== Welchen Bezug hat das Projekt zu "Freier Software im Bereich GIS" und/oder "Freier Geodaten"? ===

Version vom 28. März 2023, 20:34 Uhr

Antrag

Projekttitel: GRASS GIS Community Meeting - Juni 2023 in Prag

Das GRASS GIS Gemeinschaftstreffen zum 40. Geburtstag findet vom 2. bis 6. Juni 2023 in Prag statt.

Wer stellt den Antrag?

GRASS GIS Projekt (https://grass.osgeo.org/)

Was soll gefördert werden?

Während des Treffens werden wir folgendermaßen an GRASS GIS arbeiten:

  • Wir werden die GRASS GIS Integration mit QGIS aktualisieren und überarbeiten, um die Wartung zu vereinfachen.
  • Weiterhin werden wir die Kompilationstechnologie auf CMake migrieren, um die Windows-Builds einschließlich der PDAL-Unterstützung deutlich zu verbessern und binär-kompatibel zu OSGeo4W zu werden.
  • Die umfangreiche GRASS-Dokumentation wird von HTML auf Markdown umgestellt, um die zukünftige Mitarbeit zu erleichtern.
  • In der Dokumentation werden Bilder, Beispiele und Arbeitsabläufe dort hinzufügt, wo sie noch fehlen.
  • Software-Wartungsprozesse werden automatisiert und dokumentiert, um den Aufwand für die Betreuer:innen zu verringern und somit die Nachhaltigkeit des Projekts zu verbessern.

Damit gibt es Aufgaben sowohl aus dem Programmierbereich wie auch im Dokumentationsbereich, um eine breite Zahl an Interessent:innen anzusprechen.

Teilnehmer:innenzahl

Basierend auf früheren Veranstaltungen, erwarten wir zwischen 10 und 20 Personen für dieses Treffen. Das Treffen steht allen Anwender:innen, Unterstützer:innen, und Entwickler:innen offen, die einen sinnvollen Beitrag zum Projekt leisten wollen. Um die Teilnahmzahl zu maximieren, sammeln wir Geld für die Reisekosten und andere Ausgaben, die beim Treffen anfallen werden. Bislang haben 14 Personen aus vier Kontinenten ihr Interesse an einer persönlichen Teilnahme bekundet. Bei den Personen mit weiter Anreise handelt es sich um Hauptentwickler:innen.

Einzugsgebiet der Veranstaltung

Die Veranstaltung ist "global" angesetzt. Das persönliche Treffen wird in Prag, Tschechien, stattfinden. Das Planungsteam prüft derzeit, welche Möglichkeiten der Fernteilnahme für die Online-Teilnehmer:innen am besten geeignet wären.

Dauer

Das Treffen wird 5 Tage dauern, einschließlich eines Wochenendes, um auch denjenigen die Teilnahme zu ermöglichen, die nur außerhalb ihrer Arbeitszeit teilnehmen können.

Gewinn, Verlust und Risiko

Für die Teilnahme wird keine Gebühr erhoben und es wird kein Gewinn angestrebt. Überschüssige Gelder fließen in den allgemeinen GRASS-Haushalt, d.h. insbesondere in das studentische Ministipendienprogramm (https://grasswiki.osgeo.org/wiki/Student_Grants). In der Annahme, dass den Teilnehmer:innen die Reisekosten erstattet werden, wird das Risiko von stornierten oder nicht angetretenen Flügen von den potenziellen Teilnehmern getragen. Eine fehlende oder unzureichende Gesamtfinanzierung wird zu einer geringeren Beteiligung führen, da mehrere potenzielle Teilnehmer ein großes Interesse an einer Reiseunterstützung bekundet haben.

Weitere Infos

Welcher Betrag wird benötigt?

  • Wir hoffen auf ein Fördervolumen von 5000 EUR.

Wie setzt sich das Budget zusammen?

  • Reise und Unterkunft der Teilnehmer:innen: 10.800 €
  • Verpflegung: 2.520 € (Annahme: 14 Personen, 6 Tage, 30 EUR pro Tag und Person)
  • Sonstige Veranstaltungskosten 500 €

Gesamt: 13.820 € (Schätzung)

Welche Ausgaben und welche Einnahmen gibt es. Wer sind weitere Sponsoren wurden angefragt?

Ausgaben:

  • Verpflegung, Übernachtungskosten und weitest möglich wollen wir Fahrtkosten unterstützen

Einnahmen:

  • OSGeo: 6700 € (Anfrage im Wiki)
  • einige Firmen: in Verhandlung
  • neue Sponsoringaktion des GRASS GIS Projekts über Social Media
  • weitere FOSS4G-nahe Organisationen werden angefragt
  • Restgelder des GRASS GIS Projekts aus 2022 (incl. Gelder, die über https://opencollective.com/osgeo/projects/grass gesammelt werden)

Hinweise zur Fahrtkostenunterstützung:

Dieser Prozess läuft unter der Prämisse ab, dass die Teilnehmenden nichts "dafür können", ob sie nah oder fern des gewählten Veranstaltungsorts wohnen. D.h. wir streben an, die anfallenden Kosten unter Berücksichtigung einer ökonomischen Anreise idealerweise zu 100% zu erstatten. Wenn aber das für An-/Abreise eingeplante Budget nicht ausreichen sollte, dann werden die Reisekosten zu weniger als 100% erstattet und dabei dieser Erstattungsprozentsatz iterativ solange abgesenkt, bis alle Reisenden, die eine Erstattung gegen Belege beantragen, entsprechend eine Teilerstattung erhalten können. Bei der Planung fragen wir im Voraus ab, wer von den Teilnehmenden überhaupt eine (Teil-)Erstattung beantragen wird und schätzen damit die Kosten einigermaßen im Voraus ab.

Im aktuellen Fall gibt es einige Interessenten/-innen aus anderen Kontinenten (hier insbesondere die GRASS PSC-Chairwoman aus Argentinien), deren Reisekosten aber aus dem bei OSGeo beantragten Budget finanziert werden soll - derweil das FOSSGIS Budget sich eher an die europäischen pot. Teilnehmenden richtet.

Im Moment, bei noch nicht stabiler Budgetgröße und unklarer Zahl an Teilnehmenden (es ist ja im Juni) arbeiten wir im Moment noch mit Annahmen, die sich aus unseren Erfahrungen der letzten mehr als zehn Jahre speist:

Liste der bisherigen GRASS GIS Sprints und Meetings: https://grasswiki.osgeo.org/wiki/Category:Code_Sprint

Welchen Bezug hat das Projekt zu "Freier Software im Bereich GIS" und/oder "Freier Geodaten"?

  • GRASS GIS ist eines der ersten Freien GIS Softwareprojekte überhaupt und auch ein OSGeo Gründungsprojekt
  • Projektmitglieder sind FOSSGIS Gründungsmitglieder mit Engagement auch im FOSSGIS e.V. und entsprechenden Konferenzen/Workshops
  • Das Treffen zielt auf die Förderung des Community-Gedankens ab. Bei persönlichen Treffen ist die "Bandbreite" in der Kommunikation deutlich höher als bei virtuellen Veranstaltungen.
  • Wir wenden uns komplexen Verbesserungen zu (s.o.), die nur im Team gelöst werden können.

Wo befindet sich das Git-/SVN-Repository des Quellcodes? Unter welcher URL kann man es klonen/auschecken?

Unter welcher Lizenz steht der Quellcode?

Gibt es Fristen? Wann muss entschieden werden, wann muss gezahlt werden?

  • Bewilligung: zeitnah, natürlich nach den gegebenen Fristen.
  • Zahlung: Idealerweise Anfang Mai 2023.

Wird die Veranstaltung von anderer Seite gefördert?

  • Ein Antrag über ~7000 € wird parallel bei OSGeo.org gestellt
  • Weiteres Sponsoring wird ersucht, siehe oben
  • Die Räume, Internetzugang etc. werden für das Treffen von der Fakultät für Bauingenieurwesen der Tschechischen Technischen Universität in Prag (FCE CTU) zur Verfügung gestellt.
  • Personen von NCSU, CONET, FCE CTU, mundialis spenden signifikant Zeit

Welche Konsequenzen hat eine Förderung/Nichtförderung?

  • Förderung: finanzielle Unterstützung, reduzierte Ausgaben für die Teilnehmer, sehr wahrscheinlich steigende Teilnehmerzahlen
  • Nichtförderung: Teilnehmer müssen die meisten Kosten selbst tragen, einige werden dann nicht teilnehmen können.

Welche Art von Dokumentation / Berichterstattung wird nach dem Projekt geliefert?

  • finales Budget wird als Tabelle veröffentlicht
  • Pressemeldung wird erstellt - geplant wie bei früheren GRASS GIS Community Sprints, mit:
    • Zusammenfassung der Aktivitäten
    • Veröffentlichung der oben als Ziele genannten Ergebnisse
    • Erwähnung des FOSSGIS e.V. als Sponsor (sofern dieser Antrag genehmigt wird)

Ansprechpartner

  • Markus Neteler (neteler AT osgeo.org), GRASS-PSC Mitglied und Schatzmeister

Mail an Vorstand (foerderantraege(at) f o s s g i s. de) geschickt?

  • Erste E-Mail wurde am 24. März 2023 versendet.

Zusammenfassung der Diskussion auf der Mitglieder-Mailingliste

wird durch den Vorstand ausgefüllt

Entscheidung

wird durch den Vorstand ausgefüllt

Formalitäten

wird durch den Vorstand ausgefüllt

Report nach dem Event

wird durch den Vorstand ausgefüllt